Når du har ansvaret for et prosjekt, vet du som regel veldig godt hva teamet ditt må gjøre for å oppfylle prosjektkravene. Men hva om kunden kommer med en ny funksjon, uansett hvor liten den er, som du bør begynne å jobbe med på toppen av det eksisterende prosjektomfanget?
Hva vil du lære takket være denne artikkelen:
Som prosjektleder kjenner du sikkert til dette scenariet, ettersom prosjekter ofte endres på grunn av tilbakemeldinger fra brukerne eller dynamiske markedsforhold. Det er naturlig, og det kan føre til svært positive resultater (for eksempel et sluttprodukt av bedre kvalitet). Problemet er imidlertid at disse uventede endringene kan føre til at prosjektets omfang kryper så langt ut at du har svært liten kontroll over fremdriften.
La oss se nærmere på scope creep og diskutere hvordan du kan håndtere det i din karriere som prosjektleder.
Først og fremst, hva er prosjektets omfang? I prosjektledelse forstås omfang som alle oppgaver, prosesser, aktiviteter, krav og leveranser i et prosjekt. Enkelt sagt er det alt arbeidet som kreves for å fullføre et prosjekt.
Prosjektomfanget er en del av prosjektplanleggingen. Resultatet av denne fasen i prosjektledelsens livssyklus er Project Scope Statement. Det er en dokumentasjon av prosjektets omfang (også kalt "scope statement" eller "terms of reference") som inneholder en etablert sjekkliste med nøyaktige
Når prosjektomfanget er fastsatt, er det tid for en fase som kalles prosjektomfangsstyringsplan. Den skisserer alle prosessene som er involvert i gjennomføringen av prosjektet, og fungerer som en retningslinje for å holde prosjektet innenfor definerte forventninger og rammer.
Den enkleste måten å beskrive scope creep på er å si at det er legge til funksjoner og krav som ligger utenfor det avtalte prosjektomfanget. Begge deler av denne definisjonen er viktige fordi endring eller utvidelse av prosjektomfanget ikke nødvendigvis er det samme som scope creep.
Tvert imot er endringer en helt normal ting i prosjektledelse. Omfanget kryper når endringer ikke er avtalt, og økningen i prosjektkrav er ukontrollert.
En definisjon i PMBOK® Guide (5. utgave) sier at scope creep er ukontrollert utvidelse av produkt- eller prosjektomfanget uten tilpasninger til tid, kostnader og ressurser. Denne beskrivelsen understreker en avgjørende faktor som bør hjelpe deg å forestille deg de potensielle konsekvensene av scope creep. Jeg snakker om hvordan disse nye funksjoner i prosjektets omfang ikke er tilpasset tidslinjen, ressursene eller budsjettene. Det betyr i praksis at en hvilken som helst (eller alle) av disse variablene kan gå veldig galt og ødelegge prosjektet ditt.
Nå som vi har definert scope creep, la oss diskutere de viktigste årsakene til det.
Scope creep skyldes sannsynligvis en kombinasjon av følgende faktorer:
Dårlig prosjektomfang. Dette er vanligvis den viktigste faktoren som bidrar til at prosjektet sklir ut. Når prosjektets omfang er vagt eller ikke-eksisterende, hvordan kan du da kontrollere det? Å ha en tydelig avgrensning er imidlertid ikke den endelige løsningen på denne utfordringen. Du må validere omfanget og godkjenne det sammen med alle prosjektets interessenter.
Et annet problem kan oppstå når du ikke rådfører deg med de rette personene i teamet ditt om kravene. Noen krav kan for eksempel vise seg å ikke være teknisk gjennomførbare, selv om omfanget er klart og kunden har gitt grønt lys. Derfor er det viktig at du
Vil du lære mer om denne prosessen? Sjekk ut vår guide til styring av prosjektomfang. Det vil hjelpe deg med å styre omfanget på en vellykket måte.
Det er også sannsynlig at omfanget øker når du ikke har etablerte prosedyrer for håndtering av endringsforespørsler. Eller kanskje du har etablert noen regler for endringskontroll, men interessentene er ikke klar over dem. I neste del av dette blogginnlegget skal vi snakke litt mer om hvordan du håndterer endringer slik at de ikke får prosjektet til å spore av.
En av de mindre forventede årsakene til scope creep er når teammedlemmene blir direkte påvirket av kunden til å legge til en ny funksjon eller utvide en eksisterende. Slikt eksternt press kan være vanskelig å legge merke til for prosjektledere, spesielt hvis teammedlemmene ikke kommuniserer det åpent.
En annen mulig fare er når interessentene viser varierende engasjement i prosjektet. Tenk deg en situasjon der kunden ikke følger så nøye med på prosjektets omfang i kravinnsamlingsfasen. Kanskje er de opptatt med andre ting eller rett og slett ikke særlig engasjert i prosjektet. Men når de ser de første resultatene av arbeidet ditt, blir de plutselig mer engasjerte og begynner å komme med nye forslag til funksjoner eller omdefinere prosjektmålene. Du kan tenke deg hvordan dette lett kan føre til at omfanget av prosjektet sklir ut.
Til slutt må vi nevne ytre påvirkninger, som ofte er utenfor din kontroll. Det er vanskelig å forberede seg på uventede scenarier, men som prosjektleder bør du ha noen beredskapsplaner klare. De vil hjelpe deg med å håndtere endringer selv om de overrasker deg.
Som du ser, er det mange mulige årsaker til scope creep - listen vår er definitivt ikke uttømmende. Det du må huske på, er at scope creep også kan oppstå på grunn av en kombinasjon av ulike faktorer. Derfor er det nyttig å vite hvordan du potensielt kan unngå scope creep overhodet.
Til å begynne med vil vi bare si at endringer i omfanget ikke er noe du bør unngå for enhver pris. Hvis du jobber i et smidig miljø, forventer du sannsynligvis at endringer vil skje. Det du ønsker å redusere, er resultatet av ukontrollert vekst i omfanget. La oss gå gjennom noen strategier for å forebygge scope creep:
Noen prosjektledere vil kanskje mene at det ofte er lettere sagt enn gjort å "skape et klart omfang av prosjektet" - og de har et poeng. I mange prosjekter, spesielt innovative prosjekter, er det ikke sikkert at du er 100% sikker på hvordan det ferdige produktet kommer til å se ut. Dette er tilfellet for mange programvareutviklingsprosjekter, der det ofte gjøres endringer basert på tilbakemeldinger fra brukerne og tester. Prosjektteamene står overfor enda en utfordring når de bestemmer seg for å bruke banebrytende teknologi eller eksperimentelle løsninger.
Dette betyr imidlertid ikke at det er uunngåelig at omfanget blir for stort i slike situasjoner. Du kan fortsatt øke sjansene for å bygge et rimelig omfang ved å starte med den såkalte oppdagelsesfasen. Det er en periode der du kan teste hypoteser, utfordre antakelser eller bygge prototyper. Alt sammen for å validere ideene dine og sjekke om de foreslåtte løsningene er levedyktige.
Vi har nettopp diskutert flere beste fremgangsmåter for å unngå scope creep, men hva hvis du allerede opplever det? Kanskje det startet med tilsynelatende små endringsforespørsler, eller kanskje interessentene har forventet flere funksjoner helt siden prosjektstart. Det er mulig å håndtere scope creep, og her er et par alternativer for deg.
For det første kan scope creep føles nedslående, men dette er ikke tidspunktet for å bli passiv og oppgitt. Prosjekter som opplever scope creep, kan likevel bli bra.
Sørg for at du ser nærmere på alle endringsforespørsler og analyserer konsekvensene av dem nøye. Vurder hvordan endringene vil påvirke budsjettet og tidslinjen i prosjektet. Selv om teamet ditt allerede har implementert en gitt endring, er det likevel verdifullt å undersøke hvilken innvirkning den kan ha på resten av prosjektet.
Det er også en god anledning til å vie litt oppmerksomhet til ressursprognoser. Endringsforespørsler kan også ha påvirket dette aspektet av prosjektet. Har dere nok tilgjengelige medarbeidere til å gjennomføre prosjektet? Må du leie inn/outsource noen personer? Ta hensyn til de ansattes tilgjengelighet og teamets arbeidsmengde hensyn til (les om håndtering av arbeidsmengde). Du ønsker ikke å overutnytte teammedlemmene dine og potensielt brenne dem ut på grunn av omfanget.
En annen strategi for å håndtere scope creep er å fjerne noen av de opprinnelige kravene. Hvis prosjektets backlog er prioritert, bør du kunne identifisere elementer som kan byttes ut med de nye kravene. På den måten kan du kanskje kjøpe deg litt ekstra tid og kostnader for å levere prosjektet.
Når endringsforespørsler strømmer inn, kan teamet ditt bli litt desorientert når det gjelder forventninger til prosjektet. Dette kan igjen føre til at man begynner å "gold plate" og bruker enda mer tid på enkelte oppgaver. Du bør dobbeltsjekke at alle medarbeiderne forstår de nye prosjektkravene.
Ikke glem å se på helheten i prosjektet. Omfanget av prosjektet påvirker det også. Kanskje er det nå fornuftig for deg og prosjektets interessenter å diskutere muligheten for å opprette et eller flere delprosjekter eller lansere en MVP? En av ulempene med scope creep er at teamene mister momentum, og at prosjektene tar lengre tid enn forventet. Å levere en del av prosjektets omfang som en separat versjon kan bidra til å gjenvinne fremdriften og gi teamet en følelse av å ha oppnådd mer. Det er også forretningsmessige fordeler med denne tilnærmingen: Ved å lansere en MVP (minimum levedyktig produkt) tidlig i prosjektet kan kunden teste produktet og få tidlig suksess blant kundene.
Selv om du opplever at omfanget kryper, bør du likevel regelmessig overvåke prosjektets tilstand. Prosjektrapporter vil hjelpe deg til å evaluere teamets prestasjoner og beregne effekten av det økende omfanget.
Scope creep er ikke et sjeldent fenomen. Som prosjektleder vil du nesten helt sikkert oppleve det på et eller annet tidspunkt i karrieren. Halvparten av respondentene som ble spurt av Project Management Institute i 2018s Pulse of the Profession-undersøkelsen har opplevd scope creep i løpet av de siste 12 månedene. I 2020, den nyere utgaven av denne rapporten viste at selskaper som er mer modne i sine evner, er mindre påvirket av scope creep enn organisasjoner med lav modenhet (30% til 47%).
Disse innsiktene er ikke overraskende, for selv om scope creep kan være ødeleggende, er det mulig å håndtere, spesielt for erfarne prosjektledere og ledere. Vi håper at dette blogginnlegget har hjulpet deg med å finne nye måter å håndtere scope creep på, til fordel for teamet ditt.
Vil du lære mer om prosjektledelse? Ta en titt på andre ressurser for prosjektledere som vi har publisert:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...