Å lage en omfattende plan for prosjektet innebærer mer enn bare å liste opp oppgaver. Det krever også effektiv ressursplanlegging for å identifisere de nødvendige ressursene og deres tilgjengelighet. Ressursplanleggingsprosessen er avgjørende for at prosjektlederne skal kunne estimere prosjektets tidslinje og budsjett nøyaktig. Ved å fastsette prosjektets omfang, leveranser og avhengigheter i oppstartsfasen kan lederne bedre styre ressurskapasiteten. Denne tilnærmingen sikrer ikke bare at ressursene allokeres effektivt, men gjør det også mulig å optimalisere ressurskapasiteten for nåværende og fremtidige prosjekter.
3 ingredienser i en effektiv ressursforvaltningsprosess
Rollen til online kalenderplanlegger og programvare for ressursplanlegging
Slik unngår du utfordringer med ressursallokering
Betydningen av ressursplanlegging i prosjektledelse
Ressursplanlegging er ikke noe annet, og hjelper prosjektledere med å tilpasse prosjektets leveranser til tilgjengelige ressurser. Uten ressursplanlegging kan du ikke kontrollere prosjektets leveranse, tidslinje og budsjett. I dette innlegget vil jeg gå gjennom prosessen med ressursplanlegging, slik at du kan finne og tildele de riktige og tilgjengelige ressursene til prosjektet ditt.
For å parafrasere Project Management Institutes (PMI) karakteristikk av prosjektledelse må det sies at det handler om å bruke kompetanse, ferdigheter, kunnskap, utstyr, instrumenter, programvare, metoder, prosesser og alt som trengs for å skape "verdi for mennesker". (PMI PMP-sertifiseringskurssom tilbys av PMI, vil også gi deg et godt inntrykk av hva ressursplanlegging er innen prosjektledelse).
Tvetydigheten i uttrykket "verdi for mennesker" får oss til å tro at resultatet av prosjektledelse kan være hva som helst. Hva som helst som er nyttig for noen mennesker. Og i forlengelsen av denne tanken er det berettiget å si at for PMI handler prosjektledelse om å bruke ressurser (både intellektuelle og materielle) til å skape og implementere noe som er nyttig (for noen). Enkelt sagt, å bruke det vi har til å skape det vi trenger.
Ressursplanlegging i prosjektledelse handler om å velge ut ressurser/medarbeidere med relevant kompetanse og matche dem med oppgaver for å sikre at prosjektet lykkes. [Kilde: Ovenfor er en visning fra Teamdeck - verktøyet for ressursplanlegging].
Som du vil få vite i de følgende avsnittene, sier ikke definisjonen ovenfor noe om det helt grunnleggende for prosjektledelse (og ressursplanlegging også). Og ingenting om hva som er grunnleggende for prosjektledelse og ledelse.
Association for Project Management (APM) har introdusert en forståelse av prosjektledelse som belyser hva som er viktige aspekter ved prosjektledelse.
Prosjektledelse er anvendelsen av prosesser, metoder, ferdigheter, kunnskap og erfaring for å oppnå spesifikke prosjektmål i henhold til prosjektets akseptkriterier innenfor avtalte parametere. Prosjektledelse har endelige leveranser som er begrenset til en begrenset tidsramme og et begrenset budsjett.
Det som er felles for PMI- og AMP-proposisjonene, er den delen som handler om anvendelse av prosesser, bruk av ferdigheter og metoder for å utvikle eller gjennomføre et prosjekt. Men det som er absolutt bemerkelsesverdig, er tre aspekter som ikke dukker opp i PMIs forslag. Et "prosjektakseptkriterium", tid og det tredje - budsjett.
Som vi vet, blir prosjekter bestilt internt eller eksternt - av noen i bedriften eller av en kunde. Et forretningsbehov forutsetter (kundens) forventninger knyttet til prosjektet. Et forretningsbehov inneholder også en tidsfrist for når prosjektet skal leveres (virksomheten vil ikke vente) og et budsjett som du må holde deg innenfor. I løpet av prosjektet utvikling eller på slutten av denne prosessen, når et prosjekt overleveres til kunden, må akseptkriteriene oppfylle kundens forventninger.
Og her starter den viktigste forskjellen mellom prosjektledelse og bare ledelse. Ifølge APM handler forskjellen mellom de to begrepene om tid. Tidspunktet for når prosjektet er klart til å gjennomføres eller allerede er gjennomført. Mens ledelse er en kontinuerlig operasjon, har prosjektledelse sitt endelige resultat i et avgrenset tidsrom.
Hvordan henger dette sammen med ressursplanlegging?
Som nevnt ovenfor er prosjektledelse en prosess som består av deler som oppgaver, prosedyrer, metoder og så videre. Denne prosessen kalles prosjektledelsens livssyklus og består noen ganger av 3, 4, 5, eller til og med 6 eller 7 faser. Fasene illustrerer et trinnvis rammeverk av de mest fornuftige fremgangsmåtene som brukes for å lede et prosjekt fra begynnelse til slutt. Det gir lederne en strukturert måte å skape, gjennomføre og avslutte et prosjekt på.
Bildet ovenfor illustrerer at ressursplanlegging er et element i prosjektstyringsprosessen. Dens rolle er - litt i forkant av APMs definisjon av ressursplanlegging - å organisere, planlegge, tidfeste og måle menneskers arbeid.
Takket være APM Body of Knowledge er vi klar over at ressurser forstås bredt. Som mennesker (og deres ferdigheter), men også som penger, maskiner, materialer, teknologi og alt annet som trengs for å levere det forventede resultatet. Man kan også si at en ressurs er alt som kreves for å fullføre en oppgave eller et prosjekt. Fra mange bedrifters perspektiv, særlig tjenesteytende bedrifter, handler styring og planlegging av ressurser selvsagt om mennesker. Mennesker og deres ferdigheter.
For APM, en prosjektressursplanlegging eller - som de liker - ressursstyring:
(...) sørger for at interne og eksterne ressurser brukes effektivt, til rett tid og i henhold til budsjett.
Fordi ressursplanlegging er en del av prosjektstyringen, er aspekter som tid og budsjett også uunngåelige. God ressursplanlegging (ressursforvaltning) fører til at de riktige ressursene er tilgjengelige til rett tid for det riktige arbeidet.
Og rollen til ressursforvalter er å identifisere ressursene som kreves (medarbeidere med relevant kompetanse og erfaring) for å levere arbeidet, som en del av prosjektplanleggingen, og å bestemme når ressursene vil være nødvendige, gjennom planlegging.
I likhet med Planview - vår konkurrent på markedet for systemer for prosjektressursplanlegging - mener vi at ressursplanlegging (eller ressursstyring, om du vil) er en tilnærming som har som mål å sikre at ressursene brukes på den mest effektive måten. Uavhengig av om vi snakker om et enkelt prosjekt eller portefølje av prosjekterNår den utføres på riktig måte, oppnår bedrifter maksimal effektivitet i ressursbruken, uten å under- eller overutnytte noen av dem (en ansatt).
I denne prosessen med å tildele oppgaver til teammedlemmene er planleggingen og matchingen med bestemte oppgaver basert på deres kapasitet og tilgjengelighet, og - noe som er åpenbart - på deres ferdigheter som passer best mulig til prosjektets eller oppgavens krav.
For de fleste kreative og tjenestebaserte selskaper er ressursene mennesker, så ressursplanlegging er en prosess du kan bruke til å identifisere teammedlemmer du trenger til prosjektet ditt, og når du trenger dem.
Ressursplanene kan endres og bør derfor justeres jevnlig for å gjenspeile endringer i omfang, medarbeidernes tilgjengelighet osv. slik at prosjektet alltid er oppdatert.
For å bedre kunne forklare hvordan du kan forvalte ressursene i organisasjonen din, la oss snakke om Forutsetninger må du forberede deg på forhånd, teknikker å planlegge ressurser for et prosjekt, og verktøy for prosjektplanlegging Det vil gjøre det mye enklere.
Før du kan lage en treffsikker ressursplan, trenger du noen forutsetninger. Den første av disse forutsetningene er en arbeidsfordelingsstruktur (WBS), som er en leveranseorientert struktur av prosjektets omfang. Den hjelper deg med å illustrere prosjektet med håndterbare deler, slik at det blir enklere for deg å finne ut hva slags team du trenger.
Tildeling og planlegging av nødvendige ressurser/teammedlemmer som kreves for å fullføre et prosjekt, samtidig som det tas hensyn til ressurstilgjengelighet
I programvareutvikling, for eksempel, vil du sannsynligvis først trenge UI/UX-designere til å lage wireframes og deretter designe produktet. Deretter, avhengig av prosjektspesifikasjonen, kan du ha behov for utviklere og QA-spesialister.
Nå trenger du en estimert varighet av prosjektet og oppgavene, slik at du kan planlegge ressurser for prosjektet. En av ressursene planleggingsteknikker Den beste metoden å bruke er metoden for kritisk vei (CPM), som illustrerer prosjektstrukturen, men som også inkluderer prosjektoppgavenes avhengigheter, milepæler og varighet. Ved hjelp av CPM kan du beregne den totale estimerte tiden for prosjektet.
Til slutt, når du kjenner omfanget, er det på tide å finne medarbeidere med kompetanse tilsvarende de oppgavene de skal utføre. Det er viktig å sørge for at disse medarbeiderne er tilgjengelige i den estimerte perioden for hver oppgave.
For å gjøre planene dine mer pålitelige, bruke historiske data fra tidligere prosjekter. Det kan komme fra tidsplaner, estimater eller resultatene til teammedlemmene du vurderer (f.eks. basert på deres timelister). Data fra prosjekter du har levert, gir deg et utgangspunkt for å sette opp et nytt prosjekt, noe som reduserer "gjettinger".
Den interne timeprisrapporten inneholder prosjektressurser - teammedlemmer og prosjekter de er tilordnet. Den hjelper deg med å sammenligne bookinger med timelister, og selvfølgelig med prosjektkostnader
Nå som du har alle de nødvendige inndataene for ressursplanlegging, kan du gå i gang med arbeidet. Ekspertvurdering kommer fra din yrkeserfaring og verdifull innsikt som kan komme fra dine seniorkolleger eller konsulenter som er hyret inn av organisasjonen din. Det høres kanskje opplagt ut, men det er virkelig viktig for at prosjektet skal lykkes.
Deretter kommer identifiseringen av alternativet. Ettersom prosjekter kan endre seg i løpet av levetiden, må du ta hensyn til ulike scenarier. På denne måten kan du finne løsninger som kan brukes når det skjer endringer. To metoder du kan bruke, er
Mønstertenkning - denne metoden innebærer mønstergjenkjenning, noe som er nyttig når man skal foredle eller forbedre seg, basert på tidligere erfaringer.
Lateral tenkning - denne tilnærmingen krever kreativ tenkning og problemløsning med ideer som kanskje ikke er åpenbare ved første øyekast.
Estimering nedenfra og oppDen neste metoden du kan bruke når du planlegger ressurser, er et enkelt konsept som går ut på å involvere de som skal jobbe med prosjektet i estimeringen. Denne metoden innebærer at teamet ditt estimerer oppgaver basert på sin kunnskap og erfaring, noe som resulterer i en mer detaljert prosjektplan, men den er også mer tidkrevende.
Dedikerte prosjektstyringsverktøy, ressursplanlegging eller programvare for tidsstyring er kanskje ikke nødvendig for ressursplanlegging, ettersom du fortsatt kan bruke et regneark til det og gjøre et godt stykke arbeid. (Selv for IT-ressursplanlegging).
Men det er mye mer praktisk å bruke programvare for ressursplanlegging, spesielt siden den gir deg umiddelbar tilgang til alle dataene du har samlet inn så langt, inkludert en liste over medarbeiderne dine, deres tilgjengelighet, eksisterende bestillinger og tidligere utfylte timelister.
Merk: Denne delen av artikkelen er skamløst basert på funksjonene i ressursplanleggeren, ettersom vi mener at den hjelper alle prosjektledere med å planlegge arbeidet sitt mer effektivt.
La oss ta et eksempel med å sjekke de ansattes tilgjengelighet. Med en ressursstyringskalender kan du filtrere alle dine ansatte og teammedlemmer etter stillingstittel og se når de er tilgjengelige, og hvilke prosjekter de jobber med for øyeblikket.
Takket være ressursutnyttelsesrapportene kan prosjektledere visualisere fremtidige trinn, for eksempel planlegging av teamets arbeidsmengde
Å ha programvare for ressursforvaltning hjelper deg også med å bruke data fra tidligere prosjekter. Med utnyttelsesrapporter får du for eksempel tilgang til informasjon om hvordan et gitt teammedlem har prestert tidligere, eller du kan bruke vedkommendes innvirkning på et helt prosjektteam som utgangspunkt for antakelser du gjør for et nytt prosjekt.
Planleggingskonflikter kan oppstå når én medarbeider vurderes for flere prosjekter samtidig. Denne situasjonen kan unngås, men det krever at du har bedre oversikt over medarbeidernes tilgjengelighet og selskapets prosjektportefølje.
Ressursplanlegging forutsetter at man sjekker de ansattes tilgjengelighet for å unngå planleggingskonflikter. Tilgjengelighetsstyring som funksjon finnes ikke i noen prosjektstyringsverktøy
Når det oppstår konflikter, kan du konsultere planene dine med en prosjektleder som også har lagt planer for de samme ressursene, og prøve å forhandle. Dere kan for eksempel finne en måte å planlegge for den samme medarbeideren på ved å sammenligne de kritiske veiene i prosjektene deres. På denne måten kan dere finne ut om noen oppgaver kan flyte, noe som gjør det mulig å flytte noe arbeid. Tilpass deretter prosjektplanen til disse endringene.
Husk å unngå planleggingskonflikter i første omgang:
Dobbeltsjekk om ressursene du planlegger for, er tilgjengelige.
Rådfør deg med andre prosjektledere i organisasjonen, hvis de ikke har behov for de samme ressursene i løpet av prosjektperioden.
Håndtering av teamets arbeidsmengde og selskapets pipeline i løpet av prosjektet, for å sikre at planen din passer til aktuelle bestillinger og prosjektutvikling.
Når du vet hvordan du skal planlegge ressursene dine, blir det ikke bare enklere for deg å finne og tildele de beste ressursene til prosjektet. Det vil også hjelpe deg med å styre kostnadene.
Som det fremgår av PMBOK®, er ressursplanlegging - ved siden av kostnadsestimering, budsjettering og kontroll - en del av prosjektkostnadsstyringen. Hvordan? Husk at prosjektets lønnsomhet er basert på en enkel ligning:
prosjektets lønnsomhet = prosjektets budsjett - (timer brukt på prosjektet * timepris)
av dine ansatte)
Ved å holde oversikt over ressursene og bruke dem i henhold til prosjektplanen vil du derfor ikke bare forbedre prosjektets leveranse, men også sikre bedriften din en god margin.
Når vi oppsummerer utforskningen av strategisk ressursplanlegging innenfor prosjektledelse, er det flere viktige punkter som peker seg ut som avgjørende for en vellykket gjennomføring av et prosjekt. Ressursplanlegging er kjernen i denne prosessen, og krever en strategisk tilnærming til identifisering, allokering og styring av ressurser for å tilpasse dem til prosjektets leveranser og tidslinjer. Dette innebærer
Strategisk ressursplanlegging for identifisering og allokering: Hjørnesteinen i effektiv prosjektledelse er strategisk ressursplanlegging, som innebærer å identifisere de nødvendige ressursene og sørge for optimal allokering og tilgjengelighet gjennom hele prosjektets livssyklus.
Utnyttelse av programvare for ressursplanlegging: Ved å bruke programvare for ressursplanlegging to ganger i prosjektets livssyklus effektiviseres prosessen, slik at prosjektlederne kan unngå vanlige allokeringsutfordringer og forbedre ressursplanleggingen.
Forstå rollen til ressursplanlegging: Ressursplanlegging, som er nevnt fire ganger i denne diskusjonen, er avgjørende for å kontrollere prosjektleveranser, tidslinjer og budsjetter. Den gjør det lettere å tilpasse prosjektleveransene til tilgjengelige ressurser, noe som understreker dens kritiske rolle.
Anvendelse av prinsipper for ressursplanlegging: Bruke kompetansen, ferdighetene, kunnskapen og verktøyene - inkludert programvare for ressursplanlegging - for å skape verdi gjennom effektiv ressursstyring, slik det er beskrevet av ledende institusjoner for prosjektledelse.
Distinguishing Strategic Resource Planning Dynamics: Ved å skille mellom prosjektledelse og generell ledelse med fokus på tid, omfang og budsjettbegrensninger kan man se hvordan strategisk ressursplanlegging passer inn i denne bredere konteksten.
Implementering av teknikker innen ressursplanlegging: Teknikker som WBS (Work Breakdown Structure) og CPM (Critical Path Method) sikrer at ressursene planlegges, planlegges og utnyttes effektivt, noe som gjenspeiler viktigheten av ressursplanlegging.
Kontinuerlig justering i ressursplanleggingen: Regelmessige justeringer av ressursplanene for å gjenspeile endringer i prosjektets omfang, medarbeidernes tilgjengelighet og andre faktorer sikrer at prosjektet holder seg på sporet, noe som viser hvor tilpasningsdyktig ressursplanlegging er.
Gjennom implementering av ressursplanlegging og strategisk ressursplanlegging, inkludert effektiv bruk av programvare for ressursplanlegging, kan prosjekter nå sine mål innenfor de fastsatte tids- og budsjettrammene. Dette sikrer ikke bare effektiv ressursbruk, men støtter også organisasjonens overordnede strategiske mål gjennom grundig ressursplanlegging.
Prosjektets omfang En detaljert oversikt over prosjektets mål, leveranser, funksjoner, funksjoner, oppgaver, tidsfrister og kostnader for prosjektledere.
Leveranser Ethvert unikt og verifiserbart produkt, resultat eller evne til å utføre en tjeneste som må produseres for å fullføre en prosess, en fase eller et prosjekt.
Avhengigheter: Relasjonene mellom oppgavene som bestemmer rekkefølgen aktivitetene skal utføres i.
Ressursplanlegging: Prosessen med å bestemme hvilke ressurser (mennesker, utstyr, materialer) som trengs for å fullføre et prosjekt.
Project Management Institute (PMI): En profesjonell organisasjon for prosjektledelse som spesialiserer seg på utvikling av standarder, forskning, utdanning, publisering og profesjonelle sertifiseringsprogrammer.
PMP-sertifisering: En globalt anerkjent profesjonell sertifisering som tilbys av PMI, og som validerer en prosjektleders erfaring og utdanning innen prosjektledelse.
Foreningen for prosjektledelse (APM): En profesjonell organisasjon innen prosjektledelse som tilbyr medlemskap, kvalifikasjoner, arrangementer og publikasjoner for prosjektmedarbeidere.
Kriterier for prosjektaksept: Det settet av betingelser som må oppfylles før prosjektleveransene aksepteres.
Work Breakdown Structure (WBS): En hierarkisk dekomponering av det totale arbeidsomfanget som skal utføres av prosjektteamet for å oppnå prosjektmålene og skape de nødvendige leveransene.
Kritisk vei metode (CPM): En prosjektmodelleringsteknikk som brukes til å estimere varigheten av et prosjekt ved å identifisere den lengste sekvensen av avhengige oppgaver og måle tiden det tar å fullføre dem.
Programvare for ressursforvaltning: Verktøy som brukes av prosjektledere for å hjelpe dem med å planlegge, allokere og administrere ressurser på en effektiv måte, inkludert planlegging, budsjettering og styring av arbeidsmengde.
Rapporter om ressursutnyttelse: Dokumenter som gir innsikt i hvor effektivt ressursene brukes på et prosjekt, noe som bidrar til planlegging og kostnadsstyring av fremtidige prosjekter.
Kostnadsstyring: Prosessen med å planlegge og kontrollere budsjettet for et prosjekt eller en virksomhet. Den omfatter aktiviteter som kostnadsestimering, -fordeling og -kontroll.
Prosjektets livssyklus: Den serien av faser som et prosjekt går gjennom fra det igangsettes til det avsluttes.
Tildeling av ressurser: Prosessen med å tildele og forvalte eiendeler på en måte som støtter organisasjonens strategiske mål.
Planlegging: Planlegging av når og hvordan ressursene skal brukes i løpet av prosjektets varighet, for å sikre at ressursene utnyttes optimalt.
Budsjettering: Prosessen med å forutse de økonomiske ressursene som trengs for et prosjekt, inkludert estimering og allokering av midler.
Oppgaveavhengigheter: Forholdet mellom oppgaver som dikterer rekkefølgen de må utføres i.
Milepæl: Et viktig punkt eller en viktig hendelse i et prosjekt, som brukes til å overvåke fremdriften mot målet.
Risikostyring: Prosessen med å identifisere, vurdere og kontrollere trusler mot en organisasjons kapital og inntjening.
Engasjement fra interessenter: Prosessen med å involvere enkeltpersoner, grupper eller organisasjoner som kan bli berørt av et prosjekt eller har en interesse i utfallet av det.
Prestasjonsmålinger: Målestandarder som kan brukes til å vurdere effektiviteten, ytelsen, fremdriften eller kvaliteten på et prosjekt, en prosess eller et produkt.
Endringsledelse: Tilnærmingen til å få enkeltpersoner, team og organisasjoner til å nå en ønsket fremtidig tilstand for å oppnå og realisere prosjektresultater og -fordeler.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...