Ressurskalender (eller prosjektstyringskalender, eller prosjektplanleggingskalender, programvare for ressursplanlegging) lar deg planlegge og administrere og tildele ressurser mer effektivt - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i bedriften din.
Ofte en del av en verktøy for ressursforvaltningEn ressurskalender er et godt utgangspunkt når du planlegger prosjekter, tildeler bookinger og styrer teamene dine. Her følger en oversikt over ressurskalenderen for å gi deg et innblikk i de viktigste funksjonene og hvorfor det lønner seg å bruke en slik kalender i det daglige arbeidet som prosjektleder.
Hva vil du få med denne artikkelen:
Hvordan prosjektstyringskalendere løser utfordringer
Noen få ord om ressurskalenderen, teamplanlegging, tidsregistrering for team, og permisjonshåndtering i 1 verktøy
Innflytelsen fra programvare for ressursplanlegging om prosjektledelse
Betydningen og rollen til ressurskalendere
Løsning av utfordringer innen prosjektledelse: Prosjektstyringskalendere løser en rekke utfordringer ved å tilby en strukturert tilnærming til planlegging og ressursallokering. De gjør det lettere å synkronisere teamets innsats, slik at ressursene utnyttes optimalt og prosjektets milepæler nås i tide.
Omfattende ressursoversikt: Ressurskalendere gir en helhetlig oversikt over ressursallokeringen, inkludert de ansattes tilgjengelighet, kapasitet, arbeidsmengde og utnyttelse. Denne gjennomsiktigheten bidrar til å forhindre over- eller underutnyttelse av ressursene, og opprettholder dermed en balansert arbeidsmengde i teamet.
Integrering med andre verktøy: Moderne ressurskalendere integreres sømløst med programvare for ressursstyring og andre prosjektstyrings- og tidsregistreringsverktøy, noe som skaper en enhetlig plattform for styring av alle aspekter ved et prosjekt. Denne integrasjonen øker effektiviteten ved å redusere behovet for manuell dataregistrering og muliggjøre oppdateringer i sanntid.
En ressurskalender (også kjent som prosjektstyringskalender eller prosjektplanleggingskalender) holder oversikt over de mange oppgavene, hendelsene og datoene som finner sted eller vil finne sted i løpet av prosjektets livssyklus. En ressurskalender er avgjørende for effektiv prosjektledelse, ettersom den bidrar til planlegging og ressursallokering fra starten av et prosjekt. Den holder oversikt over den enkelte medarbeiders tilgjengelighet, kapasitet, arbeidsmengde og utnyttelse (Teamdeck). En ressurskalender er en kalender for kontroll, koordinering og overvåking av ressurser, inkludert både medarbeidere og utstyr. Den gir prosjektledere full oversikt over hele teamet og alle prosjekter, noe som er en god måte å hjelpe bedrifter med å skalerer virksomhetene sine.
Mer presist: en oversikt over hvordan ressursene (medarbeiderne) blir utnyttet, hvilke ressurser med bestemte ferdigheter som er tilgjengelige, hvor lang tid de enkelte prosjektene tar, og hvor mye de enkelte prosjektene vil koste. Prosjekt- og ressurskalendere spiller forskjellige roller når det gjelder å styre prosjektets tidslinjer og ressurstilgjengelighet. En prosjektkalender holder oversikt over fremdrift og tidsfrister, mens en ressurskalender fokuserer på ressursallokering og -tilgjengelighet. Den hjelper også til med å unngå utfordringer knyttet til arbeidsmengde, for eksempel over- eller underutnyttelse. En ressurskalender viser tilgjengeligheten til både menneskelige og ikke-menneskelige ressurser, inkludert arbeidstid og fridager, for å sikre effektiv prosjektplanlegging.
Hva er det prosjektlederne ser etter i ressurskalenderen?
Funksjoner for administrasjon av tilgjengelighet/permisjoner - hvor mye tid du kan booke en ansatt for
Tilpassbare, lettforståelige rapporter
Planlagt arbeid - den tiden en medarbeider er satt av til et prosjekt. Ideelt sett bør ikke den totale bookingen for en person overstige tilgjengeligheten.
Timelister og tidsregistrering for ansatte - tiden en ansatt har arbeidet på et gitt oppdrag/prosjekt. Ideelt sett bør ikke tidsregistreringer overskride bookinger
Funksjoner for analyse av medarbeidernes utnyttelse
Styring og optimalisering av arbeidsmengde
Budsjettering av prosjekter
Prosjektstyring og -planlegging
Integrasjonsevne
Avanserte tilpasninger
Oversikt over teammedlemmenes bookinger, timelister og ferier
Fravær - ansattes ferier, sykefravær og andre typer fravær bør inkluderes i de ansattes flere kalendere, slik at du enkelt kan se når et gitt teammedlem ikke er tilgjengelig.
Nasjonale helligdager - på samme måte som ved permisjoner bør nasjonale helligdager markeres i ressurskalenderen som tidspunkter der ressursene er utilgjengelige, slik at du ikke kan regne med dem når du planlegger et prosjekt.
[Skjermbilde fra Teamdeck - ressurs- og prosjektstyringskalenderen]
Ressurskalendere spiller en avgjørende rolle i styringen av komplekse prosjekter ved at de gir flere fordeler:
Oversikt over ressurser på høyt nivå: De gir et øyeblikksbilde av tilgjengelige menneskelige ressurser, noe som hjelper prosjektledere med å planlegge effektivt og allokere ressurser der det trengs.
Forbedret forståelse av produksjonsrørledningen: Ved å visualisere prosjektets tidslinje og prosjektressurser får lederne en bedre forståelse av selskapets produksjonskapasitet og kan planlegge deretter.
Optimalisert styring av arbeidsmengden: Ved å spore bookinger og tidsregistreringer kan ledere raskt identifisere og håndtere problemer med over- eller underutnyttelse, og sikre en balansert fordeling av oppgaver.
Prosjektledere kan ha nytte av å bruke en ressurskalender på mange måter, f.eks. ved å
har en overordnet oversikt over ressurstilgjengeligheten,
bedre forståelse av selskapets produksjonspipeline,
å kunne planlegge ressursene mer gjennomtenkt,
å kunne justere teamets arbeidsmengde i tilfelle under- eller overutnyttelse.
Effektiv ressursstyring er avgjørende når man håndterer flere prosjekter for å sikre at arbeidsmengden balanseres og at teammedlemmene ikke overbelastes.
Med en ressurskalender kan du planlegg teamets arbeid mer effektivt. Ved å ta hensyn til de ansattes tilgjengelighet, planlagte ferier og helligdager, reduserer du risikoen for å ha for lite arbeidskraft til å fullføre prosjektet.
På samme måte kan du bruke en ressurskalender til å finne medarbeidere du trenger, men som for øyeblikket er opptatt på et annet prosjekt. Når du vet hvor lenge de er utilgjengelige, kan du justere prosjektets tidslinje eller forhandle med en annen prosjektleder om ressursene dere begge trenger.
En annen fordel med en ressurskalender er at du får en klar oversikt over de ansattes arbeidsmengde. Ved å overvåke bookinger eller tidsregistreringer kan du raskt oppdage teammedlemmer som har for mye eller for lite å gjøre, slik at du kan justere bookingene deres deretter. Dette hjelper prosjektteamet med å holde seg informert om tidsplanene sine og potensielle utfordringer, noe som til syvende og sist bidrar til bedre fordeling av oppgaver og opprettholdelse av teammoralen.
La oss begynne med introduksjonen. Teamdeck er en SaaS ressursstyring løsning utviklet av et programvarehus som jobber med NetFlix, Uber eller Universal. Tidligere var programvaren dedikert til deres egne formål, men etter flere titalls måneder ble produktet kommersialisert. Slik ble denne ressurskalenderen - generelt sett - en del av det enorme markedet for programvare for prosjektledelse.
Teamdeck lar brukerne opprette sin egen ressurskalender for bedre ressursstyring, noe som bidrar til å forhindre overbooking og øke oversikten over teamets arbeidsmengde.
Den hjelper hver enkelt prosjektleder og teammedlem gjennom hele prosjektet, med ressursplanlegging, styring og måling av resultater.
Teamdeck har du tilgang til dine ansattes arbeidsmengde med en enkel ressursplanlegger. Informasjonen som er tilgjengelig i Teamdeck, inkluderer bestillinger, timelister, tilgjengelighet og ferier.
I tillegg har vi inkludert to andre detaljer som kan hjelpe deg med å overvåke arbeidsmengden:
Bestillinger vs. tilgjengelighet
Timelister vs. tilgjengelighet
Søylene viser de ansattes bookinger eller timelister sammenlignet med tilgjengeligheten deres. Det er en rask og enkel måte å se om et teammedlem er under- eller overutnyttet, noe som gjør det lettere for deg å iverksette tiltak.
En av de grunnleggende funksjonene i en ressurskalender er muligheten til å spore medarbeidernes tilgjengelighet og administrere permisjoner. Denne funksjonaliteten er avgjørende for å sikre at prosjektledere har et nøyaktig bilde av hvem som til enhver tid er tilgjengelige for å jobbe på et prosjekt.
En prosjektkalender brukes derimot til å identifisere arbeidsdager, skift og tidsfrister for oppgaver, noe som gir en mer statisk oversikt over prosjektets tidslinje.
Kalenderen bør inneholde:
Planlagte ferier: De ansattes planlagte fritid må tas hensyn til for å unngå planleggingskonflikter.
Sykefravær: Ikke-planlagt fravær på grunn av sykdom må spores og håndteres raskt.
Nasjonale helligdager: Helligdager bør markeres for å sikre at det tas hensyn til dem i planleggingen av prosjektets tidslinjer.
Ved å ha en detaljert oversikt over disse faktorene kan prosjektlederne unngå overbooking av medarbeidere og sørge for at prosjektene er tilstrekkelig bemannet.
Tilpassbare rapporter er en annen viktig funksjon i en ressurskalender. Disse rapportene gir innsikt i ulike aspekter av ressursstyringen, for eksempel:
Tildeling av ressurser: Forståelse for hvordan ressursene fordeles på ulike prosjekter.
Fremdrift i prosjektet: Følge status for pågående prosjekter og identifisere eventuelle forsinkelser.
Teamprestasjoner: Analysere prestasjonene til de enkelte teammedlemmene og teamet som helhet.
Disse rapportene kan skreddersys for å dekke prosjektlederens spesifikke behov, noe som gir fleksibilitet og detaljert innsikt som gjør det lettere å ta beslutninger.
Planlagt arbeidsplanlegging sikrer at arbeidsmengden til hver enkelt ansatt er håndterbar og ikke overstiger tilgjengeligheten. Denne funksjonen hjelper til med:
Balansert fordeling av arbeidsmengden: Forebygge utbrenthet ved å sørge for at ingen medarbeidere blir overbelastet med oppgaver.
Effektiv ressursutnyttelse: Sørge for at alle teammedlemmene utnyttes på riktig måte og at ingen ressurser blir stående ubenyttet.
Effektiv planlegging er avgjørende for å opprettholde et høyt produktivitetsnivå og sikre at prosjektene fullføres på en effektiv måte.
Nøyaktig tidsregistrering er avgjørende for å forstå hvor mye tid de ansatte bruker på ulike oppgaver. Denne funksjonen inkluderer:
Timelister: Medarbeiderne kan loggføre arbeidstimer på spesifikke prosjekter, noe som gir en detaljert oversikt over tidsbruken.
Tidsregistrering: Sporing av arbeidstimer i sanntid for å overvåke produktiviteten og sikre at tidsregistreringene er korrekte.
Ved å sammenligne timelister med planlagte bestillinger kan prosjektledere identifisere avvik og gjøre nødvendige justeringer for å forbedre effektiviteten.
Analyse av medarbeiderutnyttelsen hjelper prosjektledere med å forstå hvor effektivt teammedlemmene deres blir brukt. Dette innebærer
Utnyttelsesgrad: Beregning av hvor stor prosentandel av tiden de ansatte bruker på fakturerbare oppgaver i forhold til ikke-fakturerbare aktiviteter.
Kapasitetsplanlegging: Bestemme den optimale arbeidsmengden for hvert teammedlem for å maksimere produktiviteten uten å forårsake utbrenthet.
Denne analysen er avgjørende for å kunne ta informerte beslutninger om ressursallokering og prosjektplanlegging.
Effektiv prosjektstyring krever nøye budsjettering og kostnadskontroll. En ressurskalender hjelper deg med dette:
Kostnadsestimering: Gi nøyaktige estimater av prosjektkostnader basert på ressursallokering og tidsbruk.
Budsjettoppfølging: Overvåke de faktiske utgiftene i forhold til budsjettet for å sikre at prosjektene holder seg på rett spor økonomisk.
Finansiell rapportering: Utarbeide detaljerte økonomiske rapporter for å gi interessenter innsikt i prosjektkostnader og lønnsomhet.
Disse funksjonene hjelper prosjektledere med å opprettholde økonomisk disiplin og sikre at prosjektene er lønnsomme.
Avanserte tilpasningsmuligheter gjør at ressurskalenderen kan tilpasses ulike organisatoriske behov. Disse inkluderer:
Tilpassede visninger: Opprette skreddersydde kalendervisninger som fremhever bestemte team, roller eller prosjekter.
Filteralternativer: Filtrering av kalenderen for å vise relevant informasjon, for eksempel tilgjengeligheten av bestemte ferdigheter.
Persontilpassede innstillinger: Justere kalenderinnstillingene slik at de passer til individuelle preferanser og krav til arbeidsflyt.
Tilpasning øker brukervennligheten til ressurskalenderen, noe som gjør den til et allsidig verktøy for ulike prosjektstyringsscenarioer.
Ressurskalendere spiller en strategisk rolle i prosjektstyringen ved å tilby en sentralisert plattform for ressursstyring. Denne strategiske betydningen er tydelig på flere viktige områder:
Ressurskalendere gir en oversikt på høyt nivå over ressurstilgjengelighet og -allokering. Denne oversikten er avgjørende for:
Proaktiv planlegging: Gjør det mulig for prosjektledere å planlegge og allokere ressurser på en effektiv måte. Teamledere spiller en avgjørende rolle når det gjelder å opprettholde nøyaktige ressurskalendere og sikre effektiv ressursallokering.
Konfliktløsning: Identifisere og løse planleggingskonflikter før de påvirker prosjektets tidslinjer.
Optimalisering av ressurser: Sikre at alle tilgjengelige ressurser utnyttes effektivt for å maksimere produktiviteten.
En sentralisert ressurskalender fremmer bedre samarbeid mellom teammedlemmer og avdelinger. Fordelene inkluderer:
Samordnet innsats: Tilrettelegge for koordinering av oppgaver og aktiviteter på tvers av ulike team.
Åpen kommunikasjon: Det gir en klar oversikt over hvem som jobber med hva, forbedrer kommunikasjonen og reduserer misforståelser.
Felles mål: Sikre at alle teammedlemmene er i tråd med prosjektets mål og tidslinjer.
Ressurskalendere støtter organisasjoners skalerbarhet ved å tilby verktøy for å håndtere økende kompleksitet. Dette inkluderer:
Skalerbar ressursforvaltning: Tilpasse seg organisasjonens voksende behov etter hvert som den ekspanderer og påtar seg flere prosjekter.
Effektiv onboarding: Effektivisering av introduksjonsprosessen for nyansatte ved å gi klar oversikt over teamets timeplaner og tilgjengelighet.
Tilpasningsevne: Tilpasning til endrede prosjektkrav og ressurstilgjengelighet i sanntid.
Effektiv ressursstyring er en kritisk komponent i risikostyringen i prosjektledelse. Ressurskalendere bidrar med:
Identifisere risikoer: Fremheve potensielle ressursrelaterte risikoer, for eksempel overbooking eller mangel på kompetanse.
Risikoreduserende tiltak: Implementere strategier for å redusere disse risikoene, for eksempel ved å omfordele ressurser eller justere prosjektets tidslinjer.
Beredskapsplanlegging: Utvikle beredskapsplaner for å håndtere uforutsette ressursutfordringer.
Tilgjengelighetssøyler i Teamdecks prosjektplanleggingskalender
For å gjøre Teamdeck mer brukervennlig kan du tilpasse visningen ved å velge hvilke rader du vil se.
I tillegg kan du filtrere visningen slik at den viser en spesifikk liste over ansatte, f.eks. bare frontend-utviklere eller designere. Du kan opprette dine egne visninger, slik at du raskt kan få oversikt over ulike team.
For å maksimere fordelene med en ressurskalender bør prosjektledere følge beste praksis innen ressursstyring. Disse omfatter blant annet
Hyppige anmeldelser: Regelmessig gjennomgang og oppdatering av kalenderen for å gjenspeile endringer i prosjektets tidslinjer, ressurstilgjengelighet og teamoppdrag. Regelmessige oppdateringer av ressurskalenderen er avgjørende i prosjektplanleggingsfasen for å sikre nøyaktig planlegging og ressursallokering.
Justeringer i sanntid: Gjør justeringer i kalenderen i sanntid etter hvert som ny informasjon blir tilgjengelig, slik at den forblir et nøyaktig og pålitelig planleggingsverktøy.
Opplæring av ansatte: Gi omfattende opplæring til de ansatte i hvordan de skal bruke ressurskalenderen effektivt, slik at alle er på samme side.
Løpende støtte: Tilby løpende støtte og ressurser for å hjelpe de ansatte med å navigere i verktøyet og feilsøke eventuelle problemer som oppstår.
Gjennomsiktige retningslinjer: Etablere klare retningslinjer og prosedyrer for hvordan ressurskalenderen skal brukes, for å sikre konsistens og ansvarlighet.
Åpen dialog: Oppmuntre til en åpen dialog mellom teammedlemmene for å ta opp eventuelle bekymringer eller forslag til forbedring av verktøyets effektivitet.
Utnytte innsikt: Utnytte innsikten fra ressurskalenderen til å ta datadrevne beslutninger om ressursallokering, prosjektplanlegging og styring av arbeidsmengde.
Kontinuerlig forbedring: Bruk dataene til å identifisere forbedringsområder og implementere strategier for å forbedre de overordnede prosjektstyringsprosessene.
En ressurskalender er et uunnværlig verktøy for moderne prosjektledelse. Den tilbyr en omfattende løsning for ressursstyring, planlegging av oppgaver og optimalisering av arbeidsmengde. Ressurskalenderen gir oversikt over ressurstilgjengelighet og -utnyttelse og bidrar dermed til økt effektivitet, bedre samarbeid og bedre beslutninger. Verktøy som Teamdeck er et godt eksempel på fordelene med avansert programvare for ressursplanlegging, og tilbyr en robust plattform som støtter vellykket gjennomføring av komplekse prosjekter. Ved å følge beste praksis og utnytte det fulle potensialet i ressurskalendere kan prosjektledere forbedre sin evne til å levere prosjekter i tide og innenfor budsjett, noe som til syvende og sist bidrar til vekst og suksess for organisasjonen.
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...
Hvis du ikke bruker en utmerket programvare for ressursplanlegging, bør du ta en titt på planleggingsteknikker. Planleggingsteknikker hjelper deg med å tilpasse prosjektets tidslinje, omfang og ressurser. En tidsplan må passe inn i en spesifisert tidsramme og...