Ressursallokering hjelper deg med å velge de beste tilgjengelige ressursene for flere prosjekter og styre dem gjennom hele arbeidet, slik at du kan unngå under- eller overutnyttelse av medarbeiderne dine. Dessverre er det ikke alle prosjektledere som bruker det til sin fordel.
Hva vil du få takket være denne artikkelen:
Bare 26% av bedriftene bruker alltid ressursstyring for å estimere og allokere ressurser, og 36% av dem gjør det ofte, ifølge PMI-undersøkelsen ("Pulse of the Profession"). Samtidig holder mindre enn 60% av prosjektene det opprinnelige budsjettet, og knapt 50% av dem blir fullført i tide, ifølge den samme undersøkelsen.
Mange prosjektledere som ønsker å presentere hva prosjektledelse er, bruker Project Management Institute (PMI) sin definisjon. Ifølge den siste handler prosjektledelse om å bruke alt som skal til for å levere noe nyttig til mennesker - som de sier, å "levere verdi til mennesker".
For å være mer presis mener APM at prosjektledelse handler om å bruke visse kompetanser, evner, talenter, ekspertise, verktøy, maskiner, instrumenter, programvare, metoder, teknikker og prosesser til å "levere verdi til mennesker".
Uttrykket "verdi for mennesker" får oss til å tenke at resultatet av prosjektledelse kan være hva som helst. Et hus, en app, en park, eller til og med noen sosiale bevegelser, inkludert et korstog, LGPT eller en religion. Alt som er nyttig for et eller annet antall individer.
De ovennevnte kommentarene er grunnen til at vi - de forretningsforankrede - bruker den definisjonen som er foreslått av Association for Project Management (APM). Den foreslåtte forståelsen av prosjektledelse inneholder kriterier som gjør det lettere å skille mellom ledelse og prosjektledelse. La oss ta en titt:
Prosjektledelse er anvendelsen av prosesser, metoder, ferdigheter, kunnskap og erfaring for å oppnå spesifikke prosjektmål i henhold til prosjektets akseptkriterier innenfor avtalte parametere. Prosjektledelse har endelige leveranser som er begrenset til en begrenset tidsramme og et begrenset budsjett.
Når vi sammenligner både APM- og PMI-definisjonene, ser vi en viss nærhet. Begge handler om å drive ting og bruke kunnskap, erfaring, metoder osv. for å få tingene gjort. Men bare den siste karakteristikken av prosjektledelse er - vil vi gjerne si - forretningsmessig.
Tid, budsjett og "prosjektets akseptkriterier" er aspekter ved - la oss si - den virkelige prosjektledelsen (og selvfølgelig ressursstyring eller ressursallokeringsprosesser). Alt vi vet er at i forretningsverdenen har ethvert prosjekt sitt mål. Og ethvert prosjekt må gjennomføres til en bestemt tid, innenfor et gitt budsjett, og det må godkjennes av oppdragsgiveren - enten det er en kunde eller en direktør i din bedrift.
Og her er hovedskillet mellom ledelse og prosjektledelse. Ledelse er en kontinuerlig, pågående prosess. Prosjektledelse har sitt endelige resultat innenfor et begrenset tidsrom og budsjett.
Dette skillet har den konsekvensen at prosjektledelse ikke bare er en prosess, men en strukturert prosess. Den kalles livssyklusen for prosjektledelse, og den består vanligvis av fem faser.
Akkurat som Ganntic - vår konkurrent på markedet for ressursallokeringssystemer - er ressursallokering og ressursplanlegging (det er et alternativt begrep for ressursstyring) er aspekter av prosjektledelsens livssyklusprosess. De er ansvarlige for planlegging, organisering av ressurser (ansatte) og måling av produktiviteten (ja, det er den fjerde fasen i prosjektledelsesprosessen som er nevnt ovenfor).
Nå vet vi hvor vi finner ressursstyring i sammenheng med livssyklusen for prosjektledelse. Det er på tide å forstå ressursstyring. Hvorfor det? Fordi ressursallokering er en del av ressursstyring, og ressursstyring - som du allerede vet - er en del av prosjektstyringsprosessene.
Takket være APM Body of Knowledge vet vi at ressurser forstås svært vidt. Penger, verktøy, maskiner, teknologi og - det viktigste av alt - mennesker og deres ferdigheter. Ressurser betyr alt som kreves for å fullføre en oppgave og et prosjekt.
Så hva er sammenhengen mellom ressursallokering og ressursstyring (ressursplanlegging)? La oss ta en titt på APMs definisjon. For dem er ressursstyring
(...) anskaffelse, allokering og styring av ressursene(...) som kreves for et prosjekt. Ressursstyring sikrer at interne og eksterne ressurser brukes effektivt, til rett tid og i henhold til budsjett.
Som vi ser, er tid og budsjett de aspektene som er kritiske i denne prosessen, i likhet med definisjonen av prosjektledelse. Og vi bør heller ikke utelukke "akseptkriterier".
Ressursstyring forstås likevel som prosessen med å planlegge, velge, planlegge og tildele ressurser for å oppfylle akseptkriteriene og fullføre prosjektet.
I ressursstyring og ressursallokering handler det om å identifisere tilgjengelige og tilstrekkelige ressurser, og å matche dem med passende oppgaver til rett tid. Og ressurs- eller prosjektlederens funksjon er å identifisere de ansatte med relevant kompetanse og erfaring (såkalte ressurser) som skal levere arbeidet (det er en del av planleggingen), og bestemme når de bestemte ressursene skal brukes (via ressursallokering eller ressursplanlegging).
Denne artikkelen kan tvinge noen mindre erfarne til å tenke at det ikke burde være vanskelig å gjøre. Så på slutten av dette kapittelet skal vi bruke årsrapporten som kommer fra Wellington-selskapet.
Før vi snakker om betydningen av ressursallokering i prosjektledelse, la oss begynne med en forståelse av et av de viktigste begrepene i denne artikkelen - ressurser. Takket være dette innledende avsnittet vil du bedre føle forskjellene mellom noen definisjoner av ressursallokering som er nevnt i avsnittet nedenfor.
Som du kan forestille deg, kan ressurser være helt forskjellige - fra materielle til ikke-materielle. Og det er ikke annerledes i forbindelse med ressursallokering, men forståelsen av hva "ressurs" betyr, avhenger av hvilken bransje som er i bruk.
I dette kapittelet får du se mange varemerker - inkludert konkurrentene våre. Vi sammenligner noen definisjoner og betydninger presentert av Brittanica Dictionary, men også våre velkjente konkurrenter - Wrike, Resource Guru eller TeamGantt company. Betydningen varierer fra mer generell til mer presis og relatert til prosjektledelsesaktiviteter.
Cambridge Dictionary opplyser at ressursallokering er
en prosess for å fordele penger, kompetanse osv. mellom avdelinger i en organisasjon.
Mer streng i en annen veldig gjenkjennelig Brittanica Dictionary, som antyder den økonomiske bakgrunnen for begrepet vårt. Allokering av ressurser forstås som en:
fordeling av produksjonsmidler på ulike bruksområder. (Brittanica Dictionary)
Men - som en del av, la oss si, en prosjektledelsesbransje - vil vi fokusere på betydningen knyttet til denne bransjen. Float - vår konkurrent og velkjente leverandør av programvare for ressursallokering i prosjektledelse - informerer oss i en av sine bloggartikler om at rRessursallokering er prosessen med å utpeke og håndtere ressurser som skal bidra til å løse et teams oppgaver, prosjekter og strategiske mål.
Men når du fortsetter å lese og være mer nøyaktig, legger Float vekt på to aspekter ved ressursallokering. Det første er matchingen. Allokering betyr å matche medarbeidernes eller teammedlemmenes kompetanse og erfaring med de riktige prosjektene eller oppgavene. Og (relevant) matching er ett av to sentrale elementer i forståelsen av ressursallokering.
For det andre må du sørge for at hvert teammedlem og hver medarbeider som deltar i prosjektet, er i stand til å utføre alle oppdrag og oppgaver som ligger i pipeline.
Fra Savioms perspektiv er dette en annen programvare som er rettet mot å hjelpe prosjektledere i ressursstyringsprosesser:
Ressursallokering, også kjent som ressursplanlegging, identifiserer og tildeler ressurser for en bestemt periode til ulike aktiviteter.
Disse aktivitetene kan - som vi leser andre steder skrevet - være relatert til prosjektet eller ikke. Administrasjon, støtte, drift osv. Her trekker Saviom frem anerkjennelse som det første viktige elementet i en ressursallokeringsprosess. For det andre - som mange andre - tildeling. Det tredje elementet er "spesifikk periode".
På nettstedet projectmanager.com får vi vite at begrepet ressursallokering betyr det samme som ressursstyring og ressursplanlegging (mer om det i neste avsnitt). Og fra deres perspektiv er ressursallokering faktisk bare en ressursplanlegging som tar hensyn til tilgjengelige ressurser som kreves for at en oppgave eller et prosjekt skal kunne fullføres med forventet resultat.
Som avslutning på dette kapittelet vil vi si ganske enkelt:
Ressursallokering betyr ganske enkelt å fordele ressurser (for det meste mennesker, deres ferdigheter, inkludert tilgjengelighet, nåværende eller tidligere prestasjoner og tidsstyringsevner) på ulike oppgaver i et prosjekt for å jobbe mot tidsfrister på en så effektiv og økonomisk måte som mulig.
Ressursallokering innebærer i praksis tilgjengeligheten av ressurser, nåværende og forventet kompetanse (deltakelse i prosesser som sikrer bruk av tilgjengelige ressurser, enten alene eller i samarbeid med HR eller et eksternt selskap), erfaring (både prosjektledere og medarbeidere), estimater, avhengigheter, prioriteringer og endringsforespørsler som dukker opp i løpet av hele produktutviklings- eller prosjektledelsesprosessen.
Fra dette punktet kan man si at den siste betydningen antyder at ressursallokering er et resultat av mange valg som ligger bak. Den siste beslutningen om å velge de riktige ressursene innledes av mikrobeslutninger som påvirker teamets prestasjoner og avgjør prosjektets suksess.
Denne delen kunne også vært en del av delen over, men på grunn av dens viktighet har vi valgt å snakke om dette temaet i et eget avsnitt. Hvorfor det?
Å behandle "ressursallokering" som et synonym for "ressursplanlegging" (f.eks. Saviom) og til og med "ressursstyring" (f.eks. Prosjektleder) er ikke helt nytt. Men i prosjektledermiljøet og blant universitetsrepresentantene er det ikke enighet om å sidestille det ene begrepet med det andre eller et tredje. For noen av dem er allokering av ressurser en ressursstyringsprosess.
I Wikipedia var vi vitne til slik informasjon som ikke er helt i nærheten av PMIs forslag:
I prosjektledelse er ressursallokering eller ressursstyring planlegging av aktiviteter og de ressursene som kreves for disse aktivitetene, samtidig som man tar hensyn til både ressurstilgjengelighet og prosjektets tidsramme.
Fra Project Management Institutes perspektiv er det ikke helt sant. Noen av aspektene som er presentert ovenfor, er sanne: ressurstilgang og prosjekttid. Men hva med budsjettet? For det meste er det budsjettet som bestemmer når noe kan gjøres. For hvis du har budsjettet, kan du bestemme tilgjengeligheten til ressursene - menneskene som deltar i prosjektet og eventuelle andre ressurser (verktøy, utstyr osv.).
Ressursallokering tar også hensyn til tilgjengelighet, kapasitet og utnyttelse av ressurser i en bedrift, men må ikke forveksles med ressursplanlegging.
Fra visual-planning.coms perspektiv:
Ressursplanlegging refererer til et sett av handlinger og metoder som brukes av organisasjoner for å effektivt tildele ressursene de har til jobber, oppgaver eller prosjekter de trenger å fullføre, og planlegge start- og sluttdatoer for hver oppgave eller hvert prosjekt basert på ressurstilgjengelighet.
Float foreslår ressursplanlegging er en prosess som brukes av team for å organisere og strukturere medarbeiderne slik at oppgavene de skal utføre, blir planlagt ut fra tilgjengelighet og kapasitet.
Men Ressursguru legger vekt på å gjenkjenne eller identifisere det nøyaktige tidspunktet for når ressurser bør tildeles. De forstår ressursplanlegging som en prosessen med å identifisere nøyaktig hvilke ressurser som kreves og deretter planlegge når de trengs. Fra dette perspektivet er riktig allokerte ressurser et resultat av en svært god identifisering av medarbeidere med relevante ferdigheter (eller bare passende ferdigheter blant tilgjengelige medarbeidere) som sikrer at prosjektet blir gjennomført i henhold til forventede krav. Dette forutsetter selvsagt at et prosjekt eller ressursforvalter som perfekt, eller i det minste svært godt, kan vurdere medarbeidernes potensial og deres nyttige rolle i et bestemt prosjekt.
Likevel, med tanke på de ovennevnte betraktningene og de om ressursallokering i prosjektledelse, er det vanskelig å motstå følelsen av at forståelse av ressursallokeringens rolle mange ganger har dukket opp som en del av styring av prosjektressurser eller til og med ressursplanleggingsprosessen. Men behandling som synonym er også legitimt.
Ressursstyring er forbundet med flere utfordringer som du må være klar over for å kunne allokere ressursene riktig og styre dem gjennom hele prosjektet.
1. Kundeendringer
Som prosjektleder har du kanskje allerede erfart hvordan endringer i omfang, tidslinje eller budsjett kan påvirke prosjektleveransen. Når det gjelder ressursallokering, er det faktisk det samme - med en oppdatert ressurskalender kan du enkelt justere ressursene når endringene dukker opp.
2. Tilgjengelighet av ressurser
Starte opp et nytt prosjektI beste fall kan du bruke de ressursene du trenger, og som er tilgjengelige i bedriften din. Men hva om byrået ditt er kjøre flere prosjekter og du må forhandle om de samme ressursene med andre PM-er? Eller hva om et teammedlem er sykemeldt? Tilgjengeligheten endrer seg, og du må overvåke den hele tiden for å oppdage trusler mot prosjektleveransen.
3. Prosjektavhengigheter
Når du allokerer ressurser, må du ta hensyn til prosjektavhengigheter, som er en form for forhold mellom oppgavene eller aktivitetene i prosjektet. I IT-prosjekter er det for eksempel oppgaver som bare kan utføres etter at andre oppgaver er fullført, så det er ingen vits i å legge beslag på ressurser på et tidlig tidspunkt.
4. Usikkerhet i prosjektet
Selv om du har krysset av i alle boksene når du starter et prosjekt, og blitt enige om tidslinjeDet er alltid ting du ikke kan forutse, både budsjett og omfang. Ressursstyring krever at du er i stand til å reagere på proct usikkerhet, f.eks. ved å flytte ressurser fra andre prosjekter eller omfordele dem.
5. Prioriteringer på tvers av selskapet
Hvis bedriften din har flere prosjekter gående samtidig, må du og de andre medarbeiderne dele på begrensede ressurser, ofte innenfor samme tidsramme. Men selv om dere klarer å forhandle om ressursene dere begge trenger, kan det skje en endring i prioriteringene for ett av prosjektene.
La oss ta en titt på hvordan du kan bruke ressursene du har til rådighet på en effektiv måte.
1. Kjenn prosjektet og teamet
Bare ved å kjenne til omfanget og ressursene som er tilgjengelige i bedriften, kan du fordele teammedlemmer til prosjektet på riktig måte.
Begynn med å opprette en overordnet plan for prosjektetDu kan lage en prosjektplan, som består av krav og leveranser. Når du vet nøyaktig hvem du trenger for å gjennomføre prosjektet, kan du bruke en kompetansematrise til å finne ut hvilke medarbeidere i bedriften du skal involvere.
Hvis du er Teamdeck-bruker, kan du enkelt filtrere medarbeiderne dine etter ferdigheter, slik at du raskt finner relevante medarbeidere og deres eksisterende bestillinger:
Når du filtrerer etter personene du ønsker å booke til prosjektet ditt, kan du sjekke tilgjengeligheten deres for å se om de faktisk er ledige til å bli med på prosjektet. Den enkle tilgjengelighetslinjen er til stor hjelp:
Tommelfingerregelen er at man ikke skal la seg rive med og overallokere ressurser til prosjektet. Faktisk anses det å overdrive ressursbruken som en feil prosjektledere gjør for å beskytte seg mot usikkerhet. Men det fører til at prosjektestimatene og langtidsplanene blir unøyaktige, noe som igjen påvirker selskapets bunnlinje.
Tenk alltid på helheten når du fordeler ressurser. Sjekk bookinger som allerede er gjort av andre prosjektledere for å finne ressurser som dere begge kan ha behov for, i tilfelle du bør tilpasse timeplanen din til det.
Det er også nyttig å vite når teammedlemmene dine har fri. Ser du de gule oppføringene nedenfor? Du må ta dem med i estimatet ditt, for det er nøyaktig når disse medarbeiderne ikke vil være tilgjengelige. På samme måte kan du se nasjonale helligdager som finner sted i løpet av prosjektet.
2. Avdekk risikoer på et tidlig tidspunkt
Vi har snakket litt om det i utfordringer knyttet til ressursforvaltning seksjon. Som prosjektleder er du godt kjent med risikoer som kundevurderinger, forsinkelser, personlige kriser, konkurrerende prosjekter osv. De påvirker også ressursallokeringen.
Når en av de ovennevnte utfordringene oppstår, må du justere bestillingene dine. Når du har oversikt over ressursene i organisasjonen, kan du raskere finne andre ressurser, omfordele ressurser, utvide eller redusere eksisterende bestillinger, eller til og med slette noen hvis det er nødvendig.
3. Hold oversikt over prosjektet
Husker du at ressursallokering handler om å forbedre effektiviteten av teamets nytteverdi? Nå er det på tide å sjekke hvordan det går med teamet ditt. Det kan du gjøre ved å måling av ressursutnyttelse.
Begynn med å spore tid og arbeidsmengde. I Teamdeck kan du enkelt oppdage medarbeidere som har for mye eller for lite å gjøre (noe som også kan være et problem). Husker du tilgjengelighetslinjen? Overtid er markert med rød farge, mens ubenyttet tid er hvit.
For å måle ressursutnyttelsen kan du også bruke en enkel formel:
Ressursutnyttelse = Opptatt tid / Tilgjengelig tid
På denne måten kan du raskt finne ut om teamet ditt er booket til sitt fulle potensial, eller ikke.
I løpet av prosjektet er det også lurt å sammenligne estimatene med de faktiske ressursene en gang i blant, og omallokere ressursene hvis det er behov for det. Det er stor sjanse for at du på grunn av endringer må justere bestillingene for å unngå under- eller overutnyttelse av ressursene, og for å oppfylle prosjektets krav.
Ved å sette opp regelmessige sjekker med teamet ditt kan du også oppdage disse truslene.
Som prosjektleder kan du også ha ansvar for spore prosjektets budsjett. Du kan gjøre det basert på teamets timelister, ved å multiplisere antall timer de har brukt på prosjektet med timeprisen du belaster kunden. Ved å sammenligne estimater med faktiske tall kan du se om du holder deg innenfor budsjettet eller ikke.
4. Analyser prosjektet
Det er en stor fordel å bruke dataene du har samlet inn i tidligere prosjekter. På grunnlag av disse dataene kan du planlegge og styre fremtidige prosjekter på en bedre måte. Å ha en programvare for ressursforvaltning med egendefinerte rapporter er til stor hjelp, ettersom du da kan organisere dataene for å beregne ulike beregninger, for eksempel lønn til ansatte eller KPI-er for salg.
Som du ser, kan du ved å følge de riktige prosessene og bruke et komplett ressursstyringsverktøy gjøre ressursallokeringen enklere og dra nytte av den på mange måter:
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...