Bruker du Excel-regneark til prosjektledelse? Du bør kanskje revurdere det.

 

På Internett finner du ulike Excel-maler for prosjektstyring: en mal for Gantt-diagram, en budsjettmal, en mal for prosjektets tidslinje osv.

Mange bedrifter bruker fortsatt regneark til å planlegge og styre prosjektene sine. Når jeg snakker med programvare for ressursforvaltning brukere, får vi ofte vite at de pleide å bruke regneark for å holde oversikt over tid eller spore ansattes avspasering. 

Hva er problemet da? Hvis Microsoft Excel-maler fungerer for et selskap, bør de likevel investere i et dedikert PM-verktøy? Dette blogginnlegget har som mål å gi deg muligheten til å vurdere om regneark virkelig er praktisk for din organisasjon. Hvis de er det, er det flott, men du vil sannsynligvis se skjulte kostnader ved å bruke dem til prosjekt- og ressursstyring.

Hvorfor bruker bedrifter regneark til prosjektstyring?

Før vi diskuterer de mange problemene du kan støte på når du bruker et regneark til prosjektsporing eller prosjekt- og ressursplanleggingLa oss snakke om årsakene til at de brukes i det hele tatt. Etter vår mening velger bedrifter å administrere prosjektene sine med Excel fordi regneark virker tilgjengelige, brukervennlige og gratis. Tross alt har alle i utgangspunktet en regneark-app installert på maskinen sin. Skybaserte alternativer som Google Sheets er også allment tilgjengelige. Saken er at selv om regneark er populære, er de ikke utviklet for prosjektledelse. Derfor kan det være alt annet enn enkelt, gratis og effektivt å bruke dem som sådan.

De største fallgruvene ved "Excel-prosjektledelse"

La oss se nærmere på de største problemene prosjektledere må takle når de bruker regneark til å lage en prosjektplan eller administrere løpende oppgaver.

Regneark er det:

• tidkrevende å bruke. La oss si at teamet ditt har funnet frem til effektive måter å planlegge og styre prosjekter på ved hjelp av regneark. Kanskje har du til og med utarbeidet Excel-maler for prosjektledelse som fungerer godt for virksomheten din. Likevel kan det å organisere, oppdatere og koble sammen regneark være en svært kjedelig og tidkrevende prosess. Tenk deg at du skal implementere selv de minste justeringer i Excel Gantt-diagrammet ditt, og at du må fargelegge om en haug med celler. Det er som å jobbe med en fargeleggingsbok for voksne, men ikke på en morsom måte.

• ikke egnet for prosjektsporing i sanntid. Når du er avhengig av Excel-filer, kan du ikke være sikker på at de er oppdaterte eller at det ikke finnes flere versjoner av dem i omløp. Med skybaserte ark er situasjonen bedre, men andre begrensninger ved regneark gjelder fortsatt her.

• ikke lett å mestre. Siden alle har en viss erfaring med å bruke regneark, burde de være et intuitivt verktøy for medarbeiderne dine, ikke sant? Joda, når vi snakker om veldig enkle tabeller og lister. Men for å kompensere for manglende PM-funksjoner må du sannsynligvis innlemme avanserte formler eller tilleggsprogrammer som kan ha en bratt læringskurve for dine ansatte.

• begrensende. Igjen, regneark er ikke utviklet for prosjektledelse eller ressursstyring. Derfor er det ikke overraskende at de mangler mange nyttige funksjoner som teammedlemmene dine ofte vil ha behov for. Du kan ikke lagre filer der, legge til notater eller innhente tilbakemeldinger. Nå er vi sikre på at noen av dere vil innvende mot dette utsagnet og si "Selvfølgelig kan du gjøre disse tingene. Du må bare gjøre noen løsninger." Slike løsninger kan imidlertid ta lang tid å utvikle og dermed koste mye penger. I tillegg er det ikke sikkert at de er like effektive som en enkel PM-app kan være.

• ikke egnet for samarbeid. Det er et spesielt paradoks når det gjelder prosjektstyring i regneark. På den ene siden ønsker du å inkludere medarbeiderne i prosessen og la dem delta i oppgaveløsningen eller ressursallokering. På den annen side kan strukturen i regneark og formlene som brukes i dem, være veldig enkle å rote til, så det er ikke sikkert at du er villig til å la flere personer samarbeide om dem.

• har en tendens til å bli komplisert. Ja, det er mulig å planlegge et enkelt aspekt av et prosjekt i et regneark. Men når bedriften jobber med store prosjekter, vil regnearkstrukturen fort vokse til flere filer/ark. Årsaken til det er at det er vanskelig å gjenspeile prosjektets mange avhengigheter og relasjoner i ett og samme ark. En kompleks regnearkstruktur kan selvsagt være vanskelig å navigere i, spesielt for nye teammedlemmer.
• ikke presentabel for kundene dine. Det er vanlig at kundene ønsker å få et visst innblikk i prosjektets fremdrift eller budsjettets nåværende status. Å sende dem et komplisert og kryptisk regneark er ikke en optimal løsning. Resultatet er at prosjektlederne bruker timevis på å skrive ned statusrapporter for prosjektet og lage presentasjoner for kunder. Det er ekstraarbeid som godt kunne vært unngått (hvordan? Se neste del av dette blogginnlegget).

Hvordan kan ressursplanleggere erstatte regneark for prosjektledelse?

Først og fremst er dedikerte prosjekt- og verktøy for ressursplanlegging løse utfordringene som ble presentert i forrige avsnitt. De er utviklet med tanke på nettopp disse prosessene, så de har naturligvis funksjoner som støtter planlegging av prosjekter, planlegging av ressurser eller oppdatering av prosjektplanen. I tillegg tilbyr de vanligvis følgende funksjoner som kan øke teamets ytelse ytterligere og spare deg for mye tid og penger:

• Prosjektrapporter. Forestill deg at du raskt kan generere en dashbord for prosjektledelse for å holde et øye med de kritiske nøkkeltallene eller eksportere en visuelt tiltalende rapport til kunden. Med PM- og ressursstyringsapper kan du enkelt beregne de viktigste KPI-ene, for eksempel nedbrenningshastigheten, ressursutnyttelsesgradeller fortjenestemarginer. Ikke bare kan du imponere kundene dine med nøyaktige rapporter, men du kan også bruke disse analysene til å finne optimaliseringsmuligheter internt i organisasjonen.
• Varslinger i sanntid. Du kan selvfølgelig sette opp regnearkvarsler ved hjelp av kreative løsninger eller apper som Zapier. Verktøy for prosjektledere tilbyr vanligvis innebygde varsler og integrasjoner. Du kan for eksempel få en dytt hver gang en oppgave er fullført, eller en ny ferieforespørsel fra en ansatt sendes inn.

Robust programvare for prosjektstyring vil selvfølgelig hjelpe deg med å løse mange flere problemer du står overfor. Nøkkelen er å velge en app som passer til teamets behov og som er fornuftig i forhold til bedriftens budsjett.  

Alternativer til regneark og Excel i prosjektledelse

Mange organisasjoner spør seg selv om de bør bruke penger på apper når det finnes et gratis alternativ som Microsoft Excel. Heldigvis finnes det mange gratis eller svært rimelige apper på markedet. Du finner noen eksempler i blogginnleggene våre:

• Verktøy for kapasitetsplanlegging
• Programvare for prosjektplanlegging
• Permisjonshåndteringssystem - hvordan velge

Husk at det å betale for en app kan bety at du sparer penger i det lange løp. Tenk deg at teamet ditt sparer et par timer hver uke takket være et kraftig PM-verktøy. Multipliser dette tallet med de ansattes timelønn og beregn avkastningen på investeringen - du blir kanskje overrasket. Et av selskapene som bruker Teamdeck, anslår at de sparer ca. $10 000 hver måned ved å bytte til en dedikert ressursadministrasjonsapp - du kan lese en fullstendig casestudie her.

Leter du etter alternativer til regneark i prosjektstyringen?

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]