Alle som noen gang har ledet et team eller en bedrift, vil kunne fortelle deg at det er ekstremt vanskelig å fullføre et prosjekt uten å planlegge hvem som skal gjøre det og når det kan gjøres. Likevel er mange selskaper avhengige av ad-hoc ressursallokering og "la oss håpe det ordner seg"-holdningen.
Hva får leserne takket være denne artikkelen:
Faktisk var det bare 62% av organisasjonene undersøkt av Project Management Institute innrømmet at de alltid eller ofte bruker ressursstyring til å estimere og fordele ressursene sine.
Det er spesielt alarmerende ettersom den samme studien viser at utilstrekkelig ressursallokering er det som setter mange prosjekter i fare. På spørsmål om hva som var de viktigste årsakene til at tidligere prosjekter mislyktes, oppga 23% av respondentene "utilstrekkelige ressursprognoser" og "ressursavhengighet".
Det er riktignok ikke det vanligste problemet, men sammenlignet med "endringer i organisasjonens prioriteringer" (nevnt av 41% av respondentene), virker ressursplanlegging som en faktor som i stor grad ligger i dine hender.
Ressursstyring er kanskje ikke det viktigste å konsentrere seg om for unge selskaper som, forståelig nok, fokuserer på vekst.
Når veksten kommer, må de imidlertid raskt forbedre planleggingen for å kunne lykkes. Det gjelder spesielt for selskaper som sjonglerer med flere prosjekter samtidig - byråer, konsulentselskaper eller programvarehus.
Mangelfull ressursallokering fører til kommunikasjonskaos og setter prosjekter i fare.
Jeg er en stor tilhenger av å etablere prosesser for ressursstyring uavhengig av teamets størrelse. Faktisk kan gjennomtenkt teamplanlegging fremskynde veksten tidlig og opprettholde et sunt selskap.
La oss gå gjennom de viktigste stegene du må ta for å kunne dra nytte av fordelene med ressursstyring.
Mange team sliter med begrenset teamoversikt, noe som fører til overarbeidede medarbeidere, prosjektforsinkelser eller dårlig kommunikasjon mellom ulike prosjektledere.
En global ressurskalender er et must for alle bedrifter, uansett størrelse. Er du den eneste personen som er ansvarlig for ressursallokeringen i bedriften din? Da må du likevel ha oversikt over hvem du har om bord, og hvor stor arbeidsmengde de har (som prosjektledere vet vi hvor viktig det er å ha oversikt over arbeidsmengden).
En liste over ansatte er en begynnelse, men jeg anbefaler på det sterkeste å tildele attributter som stillingstittel, ansiennitet eller arbeidssted (hvis du jobber i et virtuelt team) slik at du enkelt kan filtrere ressursene dine. Prosjektledere som ennå ikke har jobbet med bestemte teammedlemmer, kjenner ikke nødvendigvis ferdighetene deres, så en slik global prosjektplan med egendefinerte tagger hjelper dem med å avgjøre hvem de skal tildele et gitt prosjekt.
En annen ting du må huske på når du prøver å forbedre ressursallokeringseffektiviteten, er arbeidsmengden. Det er ikke uvanlig at bedrifter er altfor avhengige av noen ansatte, mens andre som kunne ha utført en gitt oppgave, blir utelatt. Ved å se på timeplanen kan du oppdage både overarbeidede og underutnyttede medarbeidere, og deretter utjevne oppgavene deres.
Økt synlighet for teamet vil også bli verdsatt av salgs- og produktteamene dine. Når de forhandler om nye avtaler eller bestemmer seg for flere funksjoner til appen din, kan de ta informerte beslutninger om tidsfrister.
La oss si at du har tre interne designere som ikke har noen umiddelbare oppdrag og dermed kan jobbe med et nylig vunnet prosjekt. Hvis man bare tar hensyn til arbeidsbelastningen, har du gode muligheter, eller til og med mange valgmuligheter. Det viser seg imidlertid at en av designerne er sykemeldt, en annen er på ferie, og den tredje designeren har nettopp bedt om å få jobbe deltid denne måneden.
Og vips, så er prosjektet ditt i fare, og du må kanskje utsette det eller sette ut ekstra designere. Begge deler vil typisk påvirke bunnlinjen din.
Å ha innsikt i teamets tilgjengelighet er avgjørende for en vellykket ressursallokering.
Enten medarbeideren din tar seg fri i lang tid eller bare er borte en halv dag, må du og prosjektlederne dine vite hvem som realistisk sett kan påta seg nye oppgaver.
Ideelt sett bør du vise både teamets oppgaver og tilgjengelighetsdata i én og samme tidsplan, slik at du kan ta hensyn til begge deler når du planlegger prosjekter. Be deltidsansatte og frilansere du ofte jobber med, om å dele sin daglige tilgjengelighet med deg.
Teamdeck fungerer slik at de ansatte selv kan legge inn sin tilgjengelighet og til og med be om fridager. Forespørslene godkjennes eller avslås deretter av lederne, og timeplanen oppdateres umiddelbart.
Det er noe som taler for at ressursprognoser og ressursallokering er delvis vitenskap og delvis erfaring. For å dra full nytte av den vitenskapelige delen av denne formelen bør du begynne å bruke historiske data - det er åpenbart, men aldri enkelt.
For mange bedrifter er tidsregistrering noe de har blitt enige med kundene sine om. Andre synes det er en relikvie som ikke passer helt inn i den avslappede kulturen de er i ferd med å bygge opp.
Min holdning til tidsregistrering er at når det gjøres på riktig måte, er det ikke påtrengende for de ansatte og innsiktsfullt for lederne. Jeg anbefaler å registrere arbeidet i sanntid eller i det minste fylle ut timelister samme dag. Det øker nøyaktigheten i dataene dine.
Når du skal allokere ressurser til et nytt prosjekt, bør du analysere tiden teammedlemmene har brukt på tidligere oppdrag. Hvis de gjentatte ganger går over estimert tidkan de passe dårlig inn i et prosjekt med korte tidsfrister.
Alternativt kan du evaluere utnyttelsen av teamet ditt (ved å sammenligne folks bookinger med timelistene deres) og se hvilke ansatte som har vært overutnyttet i de siste prosjektene. Kanskje det er behov for å ansette en ny person med lignende ferdigheter.
Du har kanskje krysset av i alle boksene og funnet frem til de beste tidsplanene for teamet ditt. Men det er uunngåelig at noe endrer seg og påvirker planene dine: det kan være omfanget av prosjektet eller tidslinjen. Folk kan bli syke eller slutte i selskapet midt i prosjektet.
Det er svært viktig å være klar for endringer og kunne handle raskt når man står overfor dem. En ting som hjelper selskapet mitt med å håndtere flere ulike prosjekter samtidig, er sanntidsplanen vår. Alle prosjektledere kan se alles nåværende tilgjengelighet og arbeidsmengde.
Det er ett problem med regneark og dokumenter som du har utarbeidet med stor omhu før prosjektets kickoff. De blir utdaterte så snart noe endres. For de fleste prosjekter er det veldig snart. Det er begrenset hvor mye du kan kontrollere, så det er best å forberede seg på å omfavne endringene.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...