Ressursstyringsprogramvarens betydning for å fullføre et prosjekt i tide.
Hvordan starte et prosjekt for å miste mindre.
Prosjektoppstart er et øyeblikk der du gjør antakelser og tar beslutninger som til syvende og sist kan være avgjørende for prosjektet.
I denne fasen må du forberede deg, samle inn så mye informasjon som mulig ved hjelp av et dokumenthåndteringssystem, evaluere arbeidsmengden og fordele ressursene på en gjennomtenkt måte. Og noen ganger kan det være en god idé å bruke et personlig prosjektstyringsprogram.
På den annen side er det også tiden for deg å sette i gang med å sette tonen for hele prosjektet og etablere en effektiv og positiv kultur for teamet ditt.
Vi i Teamdeck - som har utviklet programvaren for ressursstyring - er opptatt av å hjelpe andre prosjektledere med å estimere, planlegge, gjennomføre og overvåke prosjekter på en bedre måte. Derfor har vi satt sammen en gratis e-bok om beste praksis for ressursstyring.
Denne artikkelen er et utdrag fra vår e-bok, der vi diskuterer viktige neste steg som er avgjørende for å sikre at prosjektet ditt blir vellykket. En strukturert møteagenda for kickoff-møtet er avgjørende for å holde møtet strømlinjeformet og effektivt, involvere teamet og interessentene aktivt og gjøre justeringer for smidige prosjektkickoffer.
Full forståelse av prosjektet betyr at du kjenner interessentenes forventninger til sluttproduktet og teamets arbeidsomfang. Suksesskriteriene bør defineres tydelig. Noen potensielle og målbare kriterier er: å levere i tide, å holde seg innenfor det opprinnelige budsjettet og å nå salgsmålene. Disse kriteriene gir ikke bare en klar retning, men fungerer også som referansepunkter for å evaluere prosjektets fremdrift og suksess.
Detaljer om prosjektet, som mål og målsetninger, tidslinje, budsjett og prosjektleveranser, bør allerede ha vært inkludert i prosjektbeskrivelsen. Les den nøye, og oppsummer hvilke detaljer du kan lese ut av den, og hva som mangler. Det er viktig å sørge for at prosjektbeskrivelsen er omfattende og tar for seg alle kritiske aspekter ved prosjektet. En godt utformet prosjektbrief legger grunnlaget for en effektiv prosjektplanlegging og -gjennomføring.
Hvis noe er uklart, ikke vent med å ta en samtale med kunden. Det er viktig å samle inn så mye informasjon om prosjektet som mulig før dere i det hele tatt begynner å planlegge arbeidet. Denne proaktive tilnærmingen bidrar til å identifisere potensielle problemer tidlig og gjør det mulig å løse dem i tide, slik at man unngår misforståelser eller forsinkelser senere i prosjektet.
Når du føler at du har nok detaljer, kan du invitere kunden til et oppstartsmøte for prosjektet. Du kan gjøre det personlig, via Skype eller til og med organisere en mer profesjonell telefonkonferanse. Poenget er at dere får et møterom der dere kan snakke om prosjektets omfang, kundens forventninger, hva dere kan levere og hvordan. Dette møtet setter tonen for prosjektet og sikrer at alle er på samme side når det gjelder prosjektets mål og leveranser.
Når du har forstått de felles målene for prosjektet, er det på tide å identifisere hvem du trenger for å gjennomføre det, og hvem som har ansvar for hva. En klar definisjon av roller og ansvarsområder for prosjektgruppens medlemmer bidrar til å unngå forvirring og sikrer ansvarlighet. Hvert teammedlem bør vite hva som forventes av dem, og hvordan arbeidet deres bidrar til å nå de overordnede prosjektmålene.
Det betyr at du må følge opp for å identifisere rollene i prosjektet - hvem er det egentlig du trenger å involvere? Eller: Hvilke roller er det uten dem prosjektet ikke kan gjennomføres? Dette innebærer å identifisere de viktigste ferdighetene og kompetansen som kreves for prosjektet, og kartlegge disse i forhold til teammedlemmene. Det er også viktig å vurdere teamets tilgjengelighet og arbeidsmengde for å sikre at de kan bruke den nødvendige tiden og innsatsen på prosjektet.
Avhengig av prosjektet og kundens krav kan du ha behov for frontend- og/eller backend-utviklere, grafiske designere, motion designere eller markedsføringsspesialister og tekstforfattere. Hver rolle bør være klart definert, med spesifikke oppgaver og ansvarsområder for hvert enkelt teammedlem. Dette bidrar til å sikre at alle aspekter av prosjektet blir dekket, og at ingenting faller mellom stolene.
Når du vet nøyaktig hvem du trenger å involvere i prosjektet, kan du finne de beste medarbeiderne for jobben. Det kan du gjøre ved å evaluere ferdighetene deres - bruk en kompetansematrise til å gjøre det. En kompetansematrise er en enkel tabell som inneholder de ansattes ferdigheter og hjelper deg med å rangere og score dem for å se om de kan håndtere oppgavene eller ikke. Dette verktøyet er uvurderlig når det gjelder å identifisere de rette personene til de rette oppgavene, og dermed sikre at prosjektteamet er godt rustet til å håndtere utfordringene i prosjektet.
Når du har identifisert rollene og personene som kan fylle dem, sjekker du de ansattes tilgjengelighet og tildeler dem til neste prosjekt her. Dette innebærer planlegging og ressursplanlegging for å sikre at teammedlemmene ikke blir overbelastet og kan yte sitt beste. Effektiv ressursstyring er nøkkelen til å sikre at prosjektet holder seg på sporet og fullføres i tide og innenfor budsjettet.
Nyttige tips: Hvis du ikke bruker en kompetansematrise, kan du bruke en liste over ansatte med en beskrivelse av deres ferdigheter og erfaring. Det bidrar til å unngå underutnyttelse og overbooking, ettersom oversikt over tilgjengelige ressurser kan sikre en bedre allokering av arbeidskraften.
Det er all grunn til å tro at planleggingsfasen kan være avgjørende for prosjektet ditt. Unøyaktige estimater, dårlige personlige avgjørelser og det å overse potensielle risikoer er ofte årsaken til forsinkelser og budsjettendringer. Effektiv planlegging innebærer ikke bare å skissere oppgavene og aktivitetene som kreves for å fullføre prosjektet, men også å forutse potensielle utfordringer og utvikle strategier for å redusere dem. Når man planlegger et eksternt prosjekt, er det avgjørende å sette tonen og visjonen, etablere felles mål, oppgaver og tidslinjer og forberede prosjektteamet på det offisielle oppstartsmøtet med kunden.
Ifølge data fra 2016 er bare 49% av prosjektene fullført i tide. I tillegg holder 53% av alle prosjekter seg innenfor budsjettrammen. - PMI. Denne statistikken understreker hvor viktig effektiv prosjektplanlegging og ressursstyring er for å sikre prosjektsuksess.
Styring av prosjektressurser er en av de viktigste ingrediensene i en effektiv planleggings- og igangsettingsfase. Du har allerede identifisert rollene som trengs for å lykkes med prosjektet, og de rette personene som kan håndtere oppgavene. Nå er det på tide å allokere ressursene effektivt og sørge for at de utnyttes optimalt gjennom hele prosjektet.
For å få bedre medarbeider- og prosjektledelse, kan et estimat for hvor lenge du vil trenge visse personer involvert i hvilke av følgende oppgaver, bidra til å kickstarte et prosjekt. En oppdatert ressurskalender er viktig og vil gjøre arbeidet ditt mye enklere. Denne kalenderen bør ikke bare inneholde informasjon om medarbeidernes tilgjengelighet, men også eventuelle andre forpliktelser de måtte ha, for eksempel andre prosjekter eller fri.
Når du vet hvem og hvor lenge du trenger hjelp i prosjektet, setter du opp en prosjektkalender. Den bør inkludere ting som tilgjengelige ressurser, andre prosjekter de kan være en del av eller forpliktelser de måtte ha, fridager og nasjonale helligdager. Når du jobber med eksterne teammedlemmer, må du ta hensyn til tidssonene. Denne detaljerte planleggingen bidrar til å sikre at prosjektets tidslinje er realistisk og oppnåelig.
På denne måten unngår du overbooking eller underutnyttelse av ansatte, og du får riktig flyt i prosjektet helt fra begynnelsen. Teamdeck er et verktøy for ressursstyring og tidsregistrering, med funksjoner for tidsregistrering av ansatte og fraværshåndtering, som du kan bruke til allokering og overvåking av ansatte og ressurser. Disse verktøyene gir sanntidsoversikt over ressurstilgjengelighet og -utnyttelse, noe som gjør det enklere å ta informerte beslutninger og gjøre justeringer etter behov.
For å lage en grundig prosjekthandlingsplan må du estimere tiden medarbeiderne dine trenger for å fullføre aktivitetene. Estimering kan være vanskelig, for når det gjøres på feil måte, kan det gjøre mer skade enn nytte for prosjektet. Nøyaktig estimering krever en dyp forståelse av oppgavene som skal utføres, ferdighetene som kreves, og kapasiteten til teamet ditt. Dette omfatter blant annet spesifikke vurderinger for estimering av ressurser og oppgaver for interne prosjekter, for eksempel forberedelse av prosjektteamet til det offisielle oppstartsmøtet og organisering av et internt oppstartsmøte for prosjektet.
I artikkelen "Why do we estimate?" understreket John Cutler betydningen av kontekst når man estimerer. Estimater bør være basert på historiske data og den spesifikke konteksten for det aktuelle prosjektet. Dette bidrar til å sikre at estimatene er realistiske og oppnåelige.
På den annen side er det å estimere oppgaver i timer for mange det samme som å lese teblad. Derfor er det etter vår egen erfaring tryggere å måle brukerhistorier i story points. Story points er måleenheter som gjør det mulig å vurdere størrelsen på ulike brukerhistorier. De er relative, noe som betyr at en historie med 4 poeng er to ganger større enn en historie med 2 poeng. Denne relative estimeringsteknikken bidrar til å sikre at estimatene er konsistente og sammenlignbare på tvers av ulike oppgaver.
Når du har etablert historiepunkter (skalaen kan være 1-10), må du tilpasse dem til teamets arbeidshastighet. Hvis teamet klarte å bruke nok tid på å fullføre historier til en verdi av 14 poeng i forrige iterasjon, er det sannsynlig at de vil fullføre like mye arbeid igjen. Dette gjør det enklere å sette realistiske og oppnåelige mål for prosjektet.
Når du har estimatene for alle ønskede elementer i prosjektet, kan du dele dette tallet på teamets hastighet og finne ut hvor mange iterasjoner som trengs for å fullføre prosjektet. Dette bidrar til å sikre at prosjektets tidslinje er realistisk og oppnåelig.
Når du tildeler tid til å lede bestemte personer, må du ta hensyn til deres ressurskapasitet, både når det gjelder hvor mye arbeid de kan utføre basert på sin erfaring, og hvor mange "arbeidstimer" de har til rådighet i løpet av dagen. Dette bidrar til å sikre at teammedlemmene ikke blir overbelastet og kan yte sitt beste.
Sørg for at du forstår forskjellen mellom ideell tid og forløpt tid. Førstnevnte er den tiden som faktisk brukes på en gitt oppgave, mens sistnevnte inkluderer venting, forstyrrelser, kontekstbytte og forberedelser. Dette skillet er avgjørende for å sikre at estimatene dine er realistiske og tar hensyn til de ulike faktorene som kan påvirke den faktiske tiden som kreves for å fullføre en oppgave.
Merk at når du spør utviklerne om hvor lang tid en gitt oppgave vil ta, vil de gi deg et estimat i "idealtid", det vil si en uavbrutt arbeidsperiode. Dette bidrar til å sette realistiske forventninger og sikre at prosjektets tidslinje er oppnåelig.
Gjennomføring er der planen blir omsatt til handling. I denne fasen koordinerer prosjektlederen mennesker og ressurser, samt integrerer og utfører aktivitetene i prosjektet i samsvar med prosjektstyringsplanen. Under gjennomføringen er det viktig å holde et øye med prosjektets fremdrift for å sikre at det går i riktig retning. Regelmessige statusmøter kan være til stor hjelp. Disse møtene bør handle om hva som er gjort, hva som er i gang, og hva som gjenstår å gjøre.
Kommunikasjon er nøkkelen i denne fasen. Bruk programvare for prosjektstyring for å holde alle oppdatert og følge med på fremdriften i prosjektet. Verktøy som Teamdeck kan hjelpe til med planlegging, oppgavehåndtering og tidsregistrering. Disse verktøyene gir sanntidsoversikt over prosjektets fremdrift og bidrar til å identifisere eventuelle problemer tidlig, slik at de kan løses i tide.
Overvåkings- og kontrollprosesser er nødvendige for å spore, gjennomgå og regulere fremdriften og resultatene i prosjektet, og for å identifisere eventuelle områder der det er behov for endringer i planen. Denne fasen sikrer at prosjektmålene nås ved å måle og overvåke prosjektets ytelse.
Noen av verktøyene og teknikkene du kan bruke i denne fasen, er resultatgjennomganger, styring av inntjent verdi og programvare for prosjektledelse. Regelmessige rapporterings- og gjennomgangsmøter bidrar til å holde prosjektet på rett spor. Disse møtene gir mulighet til å gå gjennom prosjektets fremdrift, identifisere eventuelle problemer og gjøre nødvendige justeringer for å sikre at prosjektet holder seg på sporet.
Avslutning av et prosjekt innebærer å fullføre alle aktiviteter på tvers av alle prosessgruppene i prosjektledelsen for å formelt fullføre prosjektet eller fasen. Dette innebærer blant annet å få kundens godkjenning, overlevere prosjektdokumentasjon, frigjøre prosjektressurser og gjennomføre en gjennomgang av prosjektet i etterkant.
En gjennomgang i etterkant av prosjektet hjelper deg å forstå hva som gikk bra, og hva som kan forbedres i fremtidige prosjekter. Dette er et viktig skritt i arbeidet med kontinuerlig forbedring av prosjektledelsen. Innsikten fra disse gjennomgangene kan være uvurderlig når det gjelder å forbedre prosjektledelsesprosessene og sikre at fremtidige prosjekter blir vellykkede.
Starten på et nytt prosjekt trenger ikke å være så stressende og skremmende som noen sier. Hvis du har etablert den riktige prosessen helt fra begynnelsen og fulgt den trinn for trinn, kan det første møtet på jobben ikke bare bli enklere, men du kan også unngå å gjøre noen av de vanligste feilene.
Forstå hva det handler om.
Snakk med kunden før du planlegger noe som helst, og avtal et oppstartsmøte for prosjektet.
Forstå rollene i prosjektet.
Finn de beste medarbeiderne for jobben, og sjekk tilgjengeligheten deres.
Fastsett prosjektplan.
Estimer ressurser og oppgaver.
På denne måten sikrer du at du vet alt om prosjektets krav, tilgjengeligheten av egne ressurser, forventninger og tidslinje før prosjektstart.
La teamet ditt gjøre sitt beste med effektiv programvare for ressursplanlegging
Få en 30-dagers GRATIS prøveperiode
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...