I dette blogginnlegget har vi samlet et par teknikker for å velge ut de viktigste oppgavene på en strategisk måte. La oss først snakke om prosjektprioritering generelt.
Hva leserne våre får vite:
Som en ProsjektlederNår du er prosjektleder, er hovedmålet ditt å levere et vellykket prosjekt. Det betyr vanligvis å ferdigstille prosjektet i tide, innenfor budsjettet og med alle nødvendige funksjoner og egenskaper. For å nå dette målet må du imidlertid lag en fornuftig tidsplan for teamet ditt og fullføre ulike oppgaver i rekkefølge. Hvilke av dem bør teamet ditt ta tak i først? Hvilke av dem er viktigst? Prioritering av oppgaver er uunngåelig, men du kan enten gjøre det på en god måte eller risikere å forårsake forsinkelser eller ressurskonflikter.
Kjenner du til uttrykket "det viktigste først"? Tro det eller ei, men den forklarer prioriteringsprosessen på en god måte.
Du må identifisere de "første" tingene: de viktigste oppgavene, de mest presserende aktivitetene osv. og deretter fullføre dem som det første du gjør.
I bunn og grunn er alt du trenger å gjøre å finne ut hvilken oppgave som er viktigst. Det kan føles som om det er lettere sagt enn gjort. Men i virkeligheten kan du bruke teknikkene som er beskrevet nedenfor, og ta den avgjørelsen med selvtillit.
...sørg for at du har full oversikt over hva som faktisk må gjøres for å kunne levere et gitt prosjekt. Det er så viktig å definere og kontrollere prosjektets omfang at vi til og med har viet et helt blogginnlegg til styring av prosjektets omfang.
Når du har samlet inn prosjektkravene og avtalt omfanget med de ulike interessentene, kan du skrive ned alle oppgavene som skal utføres. Samle dem i et dokument eller i verktøy for prosjektplanlegging. På dette tidspunktet kan du dele dem inn i ulike kategorier (f.eks. prosjektfaser) og senere prioritere oppgaver innenfor disse gruppene.
Husk å holde teammedlemmene informert:
I tillegg til prosjektets mål og omfang bør teammedlemmene også være klar over avhengighetene mellom oppgavene og mulige begrensninger. Denne informasjonen kommer godt med når dere begynner å jobbe med prosjektplanen og rekkefølgen på oppgavene.
Det kan være enkelt å skille en oppgave med høy prioritet fra en oppgave som nesten ikke har noen betydning. Det kan imidlertid vise seg å være langt mer utfordrende å rangere oppgaver med samme prioriteringsnivå. Likevel er du nødt til å foreslå en viss rekkefølge hvis du vil at prosjektoppgavene skal bli gjort.
Heldigvis finnes det flere teknikker som gjør det mulig for deg som prosjektleder å prioritere arbeidet ditt. La oss gå gjennom noen av disse, én etter én.
Det er en av de mest populære strategiene for å velge ut de viktigste aktivitetene å fokusere på. Alt du trenger å gjøre, er å dele alle oppgavene inn i fire grupper avhengig av hvor viktige de er og hvor mye det haster:
Det er nok å kaste et blikk på Eisenhower-matrisen for å se hvilke oppgaver du bør ta tak i først (presserende og viktige), og hvilke du bør fokusere på senere (ikke presserende og viktige).
Hva med de to andre gruppene? Gruppe 3 kan vanligvis delegeres, og gruppe 4 består av oppgaver du enkelt kan fjerne fra oppgavelisten din.
Det ser litt annerledes ut i prosjektinnstillingene, der du ikke nødvendigvis har mulighet til å delegere eller eliminere arbeidsoppgaver. Men bare det å vite at en gitt oppgave ikke er kritisk viktig, kan hjelpe deg med å finne en plass til den i prosjektteamets tidsplan.
Denne metoden krever igjen at du grupperer de potensielle oppgavene dine. Du bruker kategorier knyttet til hvor viktig en bestemt oppgave er i prosjektet:
Selv om det er en nyttig teknikk for å prioritere oppgaver, kan den være enda mer nyttig som en del av scope management-prosessen. Du kan be interessentene om å merke prosjektkravene i henhold til disse fire gruppene. Da ser du hvor de prioriterer.
Alle som noen gang har jobbet med prosjektledelse, kjenner sannsynligvis til Pareto-prinsippet. Ifølge dette prinsippet oppstår 80% av effektene fra 20% av årsakene. Med andre ord kan 20% av oppgavene gi 80% av prosjektfordelene.
Hva er målet ditt? Identifiser den 20% av oppgaver. For å gjøre det kan du prøve å forestille deg hvilken verdi som kan skapes ved å fullføre hver oppgave. På denne måten vil du kunne skille kjernearbeidet fra det som er "bells and whistles".
Du kan også prøve en motsatt tilnærming for å vurdere verdien som kan oppnås: Tenk på hva som vil skje hvis teamet ditt ikke leverer en bestemt oppgave. Som oftest vil du kunne finne oppgaver som bare må gjøres, ellers vil ikke prosjektet bli vellykket. Dette er de høyest prioriterte oppgavene.
Når du prioriterer prosjektoppgaver, bør du prøve å være bevisst på hva du selv føler for dem. Du kan bli fristet til å nedprioritere noe fordi du rett og slett ikke gleder deg til å jobbe med det. Det kan også hende at teamet ditt utsetter oppgaver som er viktige, men som ikke er så veldig spennende. Som prosjektleder må du ta hensyn til deres følelser og forventninger, men også vurdere oppgavene objektivt.
Uansett hvilken av disse teknikkene du velger å følge, må du være oppmerksom på oppgaver som har andre avhengigheter. Du kan ha oppgaver som er avhengige av andre elementer når de skal fullføres. Prioriter dem deretter.
Det samme gjelder for prosjektbegrensninger (f.eks. ressursmangel). Hvis du forventer at noen av oppgavene dine vil bli påvirket av disse begrensningene et stykke ut i prosjektets tidslinje, kan det være lurt å planlegge dem til et tidspunkt der det er mer sannsynlig at de blir utført (f.eks. nå).
Teamet ditt kan være til stor hjelp når det gjelder å prioritere ulike prosjektoppgaver. Atlassian har publisert en oppskrift på en gruppeprioriteringsøvelse som en del av deres Team Playbook. Du kan sjekke det ut her.
Forandringer er uunngåelige i prosjektledelse. Det gjelder også for prioriteringer - de kan også endre seg. En god idé er å revidere den prioriterte listen over arbeidsoppgaver med jevne mellomrom og vurdere om rekkefølgen fortsatt er hensiktsmessig. Husk å kommunisere med teamet ditt når noe endrer seg: De må få vite at det har skjedd et skifte i prioriteringene.
En ting til: Selv om du bør være forberedt på endringer, betyr ikke det at du bare skal akseptere dem uten å stille spørsmål. Det er din jobb å undersøke årsakene til alle større prosjektendringer. Hvorfor det? For det første må du alltid være klar over de gjeldende forretningsmålene. For det andre kan endrede prioriteringer være et faresignal om "scope creep" (en uventet/ukontrollerbar vekst i prosjektets omfang).
Her har du en liste over teknikker du kan bruke for å prioritere prosjektoppgaver. Hva gjør du når du er ferdig med å prioritere? Du bør registrere disse beslutningene: Det finnes vanligvis et felt for "oppgaveprioritering" i prosjektstyringsverktøyet ditt.
Du kan også overvåke resultatene av prioriteringsarbeidet ditt i teamets ressurskalender. Noen verktøy for ressursforvaltning (inkludert Teamdeck) kan du merke sporet tid (og bookinger) med tagger for "høy prioritet" eller "lav prioritet". Hvis teamet ditt bruker tagger på timelisten, kan du lage en rapport og analysere hvor mye av tiden de bruker på de viktigste oppgavene. Bruker de mye tid på ikke-essensielt arbeid? Da er det på tide å gjøre noe med det.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...