Prosjektplanlegging - rolle, utfordringer og verktøy

Alle vellykkede prosjekter, uansett størrelse eller omfang, starter med riktig prosjektplanlegging. En prosjektplan er et veikart over hvordan prosjektet skal gjennomføres fra start til slutt. Den beskriver aktivitetens start- og sluttdatoer og rekkefølgen som skal følges for å få en vellykket avslutning. En tidsplan skal kunne fortelle hvor prosjektet befinner seg, og hva som gjenstår å gjøre.

For at tidsplanen skal tjene sitt formål, er det imidlertid avgjørende at prosjektplanen styres. Dette er prosedyren som etablerer dokumentasjon og retningslinjer for utvikling, overvåking, kontroll og styring av tidsplanen med hensyn til ressurser og tid som er avsatt for å sikre at prosjektet blir fullført i tide og på en vellykket måte.  

I denne artikkelen diskuterer vi hvilken rolle styring av prosjektplaner spiller for prosjektgjennomføringen, hvilke utfordringer som kan oppstå, og hvilke verktøy som finnes for effektiv styring av tidsplanene.

Hva er rollen til prosjektplanlegging?

Ideelt sett kan prosjektplanlegging defineres som den viktige prosessen som er nødvendig for å sikre at et prosjekt fullføres innenfor de tids- og ressursbegrensningene som gjelder. Enkelt sagt er det de aktivitetene som kreves for å hjelpe prosjekt- og ressursforvaltere ha kontroll på prosjektets tidsplan gjennom hele prosjektperioden. Her følger en beskrivelse av hvilken rolle tidsplanstyring spiller i prosjektledelse.

1.  Utvikling av tidsplan

Styring av tidsplanen starter med å utvikle tidsplanen for prosjektet. Aktiviteter som er viktige i denne funksjonen, er blant annet

• Definere tidsplanen - Dette innebærer å identifisere alle aktivitetene som kreves for å fullføre prosjektet. Dette gir prosjektlederne og teamet en fullstendig forståelse av hva som må gjøres for å fullføre prosjektet.
• Definere sekvensen - Dette innebærer å identifisere hvordan aktivitetene følger hverandre i prosjektsyklusen. Dette avdekker også avhengighetsforhold og typen forhold mellom aktivitetene.
• Estimering av varighet - Dette innebærer å estimere hvor lang tid hver aktivitet kommer til å ta, samt start- og sluttdato.  

2.  Godkjenning av tidsplan

For å kunne implementere tidsplanen er det nødvendig å få tilslutning fra prosjektets interessenter. I dette trinnet er det tidsplanleggerens rolle å forhandle med interessentene for å få deres godkjenning. Interessentene må godkjenne tidsplanen for at de skal kunne stille de nødvendige ressursene og personene til rådighet for å utføre oppgavene. Når godkjenningen er oppnådd, lager prosjektlederen en baseline og kommuniserer tidsplanen med teamet.

3.  Overvåking av tidsplanen

Den andre rollen i tidsplanstyringen er å overvåke tidsplanen etter hvert som den skrider frem. (og det er grunnen til at du bør vite hvordan velge programvare for tidsregistrering). Denne rollen innebærer å fokusere på fremdriften i prosjektet for å fastslå status til enhver tid. Prosjektlederen identifiserer hvordan tidsplanen endrer seg som følge av andre interne og eksterne faktorer, og hvilken innvirkning det har på prosjektets tidsplan. Dette er også viktig for å finne ut hvilke tiltak som må iverksettes for å få prosjektet tilbake i rute for å unngå forsinkelser eller for å ta høyde for endringene i tidsplanen.

4. Oppdatering av prosjektplanen

Styring av tidsplanen innebærer også at tidsplanen oppdateres jevnlig, og at det tas hensyn til endringer som har skjedd siden prosjektet startet. Dette krever at prosjektlederne bestemmer hvilken prosess de skal bruke for å oppdatere tidsplanen, for eksempel ved å analysere hvilken innvirkning endringene vil ha på budsjettet, prosjektets omfang og kvalitet, og hvem som har myndighet til å gjøre endringene. I tillegg innhenter prosjektlederen godkjenning fra interessentene og kommuniserer endringene til teamet.

Potensielle utfordringer i styringen av prosjektplaner

Planlegging er ikke en enkel sak. Prosessen med tidsplanstyring, fra utvikling, overvåking og oppdatering av tidsplaner, er uten utfordringer innen prosjektledelse. Her er noen vanlige utfordringer du bør se opp for.

• Unøyaktig tidsestimering

Det er svært viktig å få riktig varighet på aktivitetene for å sikre en effektiv gjennomføring av prosjektet. Likevel er det noe av det vanskeligste å få til. I tillegg er det stor sannsynlighet for at interessentene i godkjenningsfasen undervurderer hvor lang tid det kan ta å fullføre enkelte oppgaver. Dette skyldes at de ikke er aktivt involvert i arbeidet, eller at de ønsker å spare ressurser. Dessverre kan undervurdering av tiden føre til at prosjektet overskrider tids- og ressursrammene. Hvis teamet presses for hardt, reduseres effektiviteten, noe som går ut over produktiviteten.

• Dårlig kommunikasjon

Kommunikasjon er avgjørende for å sikre at alle involverte er på samme side i planleggingen. Mangelfull kommunikasjon fører til tidsspille når de ansatte forlater arbeidet for å be om avklaringer eller finne informasjon på egen hånd. På den annen side kan overkommunikasjon føre til overbelastning og forvirring. Prosjektledere må holde teamet og interessentene oppdatert om tidsplanen, endrede prioriteringer og mer. Ved å huske på hvor viktig effektiv kommunikasjon er for å fullføre et prosjekt, kan man komme langt i å overvinne denne utfordringen.

• Dårlig risikostyring

Det er ikke alltid at tidsplanen vil gå som planlagt. Prosjektledere må forutse risiko og anslå hvilken innvirkning den kan ha på tidsplanen hvis den inntreffer. Hvis man ikke gjør dette, kan det resultere i en urealistisk tidsplan. Dessverre kan det være utfordrende å fastslå potensielle risikoer.

• Dårlig styring av arbeidsflyten i prosjekter

Å administrere arbeidsflyter, spesielt når omfanget er stort, kan være en utfordring for mange. Hvis man ikke er i stand til å håndtere arbeidsflyten på en god måte, blir det dessverre vanskeligere å håndtere endringer som gjør at prosjektet avviker fra den opprinnelige tidsplanen.

Investering i prosjekt programvare for administrasjon kan bidra til å redusere noen av disse utfordringene. Effektiv prosjektledelse er imidlertid svært viktig, selv med teknologien på plass. For å sikre en effektiv tidsplanlegging er det nødvendig med en prosjektleder som har kunnskap om disse ulike områdene. Å engasjere prosjektledere som har PMP-sertifiseringsopplæring er avgjørende. Denne opplæringen gir prosjektledere de ferdighetene som kreves for å lede et prosjekt fra start til slutt, inkludert tidsplanstyring.  

Verktøy for effektiv styring av prosjektplaner

Verktøy for styring av prosjektplaner bidrar til å effektivisere prosesser og operasjoner for å spare tid og øke nøyaktigheten. De gjør det enklere å utvikle, overvåke, oppdatere og kommunisere prosjektplanen, samtidig som de holder teamet engasjert. Heldigvis er de fleste prosjektstyringsprogrammer integrert med verdifulle verktøy for tidsplanstyring. Her er noen av verktøyene du bør se etter:

1.  Gantt-diagrammer

Dette verktøyet viser prosjektets tidslinje og avhengigheten mellom oppgavene. Det kan være nyttig for å spore fremdriften i tidsplanen, identifisere forsinkelser og holde øye med eventuelle avvik fra tidsplanen. I tillegg er det nyttig for å identifisere oppgaver som er nødvendige for å sikre at prosjektet fullføres i tide.

2.  Work Breakdown Structure (WBS)

Dette verktøyet hjelper deg med å bryte ned prosjektmålet i små, gjennomførbare trinn - oppgaver og deloppgaver. Når WBS er på plass, er det lettere å få oversikt over tidslinjen.

3.  Prosjektets baseline

Dette verktøyet bidrar til å spore prosjektets fremdrift i sanntid. Det gjør det enklere å sammenligne prosjektplanen med de faktiske resultatene.

4.  Kommunikasjons- og samarbeidsverktøy

Disse er avgjørende for å sikre effektiv kommunikasjon og teamsamarbeid, slik at alle jobber på samme side.

5.  Tidsstyrings- og planleggingsverktøy

Tidsstyringsverktøy hjelper deg med å holde oversikt over tiden teammedlemmene bruker på en bestemt oppgave. Planleggingsverktøy gir oversikt over hvilke oppgaver teammedlemmene jobber med, og om de er i posisjon til å påta seg mer arbeid.

Konklusjon

Styring av prosjektplaner er en viktig del av prosjektledelsen. Det omfatter utvikling, godkjenning, overvåking og oppdatering av tidsplaner. Styring av tidsplaner er imidlertid ikke uten utfordringer. Det kan dreie seg om alt fra unøyaktige tidsestimater til dårlig kommunikasjon. Det positive er at det finnes verktøy som kan redusere disse utfordringene og sikre effektiv prosjektplanlegging og en vellykket og rettidig gjennomføring av prosjektet.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]