Hver gang du estimere et nytt prosjekt og tildele ressurser til det, lager du en overordnet prosjektplan. Planlegging på høyt nivå fokuserer på å fastsette prosjektets krav og leveranser, og deretter spore dem over tid. Det er noe annet enn en detaljert prosjektplan, som består av alle oppgavene som trengs for å fullføre prosjektet. Man kan si at en overordnet plan er en leders syn på prosjektet.
Jira er for eksempel et flott verktøy for verktøy for prosjektplanlegging som lar deg spore hver enkelt oppgave i et prosjekt. TeamdeckTeamdeck hjelper deg derimot med å administrere ressurser i organisasjonen og tildele folk til prosjekter basert på hvor tilgjengelige de er. Teamdeck er programvare for ressursforvaltning med en tidsregistreringsverktøy for team, verktøy for ressursplanlegging, og permisjonshåndteringssystem funksjoner.
Planlegging på høyt nivå innebærer å styre prosjektets mål, avhengigheter og tilgjengelige ressurser (ressursplanlegging), sammen med tidslinje og budsjett. Den angir hva som skal gjøres, når og av hvem, uten å gå inn på detaljer i de enkelte oppgavene. Den gir deg en klar oversikt over omfanget og de nødvendige ressursene, slik at du kan ta velbegrunnede beslutninger om estimering og gjennomføring av prosjektet.
Prosjektplanlegging på høyt nivå er nært knyttet til prinsippene for smidig prosjektledelse, som sier at en prosjektleder (PM) skal overvåke prosessen, som kan beskrives som en tilretteleggende måte å lede på.
I dette tilfellet betyr "fasiliterende lederskap" at prosjektlederen leder teamene i riktig retning og sørger for god kommunikasjon og prosjektflyt, samtidig som han eller hun lar teamet selv ta ansvar for prosjektene. På denne måten kan prosjektlederne øke eierskapsfølelsen blant teammedlemmene, noe som viser seg å gjøre dem mer produktive.
Når du lager en overordnet plan, må du inkludere
På denne måten kan du fokusere på prosjektkrav, forretningsmål og roller som trengs for å levere prosjektet, og på grunnlag av dette lage en tidsplan og tildele ressurser til prosjektet ditt.
|
Leter du etter et verktøy som gir deg bedre oversikt over teamene dine? Med Teamdeck kan du raskt få et helhetsbilde av hvert enkelt prosjekt. Prøv det gratis. |
Vi har allerede listet opp hva en overordnet prosjektplan bør inneholde.
Nå skal vi se nærmere på hvordan du kan bruke den til å planlegge ressurser, estimere kostnadene og administrere tidsplanen din.
Du må evaluere prosjektets mål og omfang for å avgjøre hvem som skal være med i prosjektet. Bruk en kick-off-fase for å få en bedre forståelse av prosjektet og rollene som kreves for å gjennomføre det.
Når du skal allokere ressurser, er det første du må gjøre å tilpasse de ansattes kompetanse og erfaring til prosjektets krav. Når du har utarbeidet en overordnet prosjektplan, er du allerede kjent med mål og leveranser. Nå gjenstår det bare å sette opp en liste over medarbeidere som oppfyller prosjektets kriterier.
Når du tildeler ressurser, må du huske å ta med ikke bare det de jobber med for øyeblikket (eller fremtidige prosjekter de allerede har fått tildelt), men også
På denne måten reduserer du sjansen for at uventede hendelser forstyrrer prosjektet ditt over tid.
Det er mye enklere å vurdere teamets tilgjengelighet når du bruker planleggingsverktøy som Teamdeck. Det kommer med en tidsplan der du kan sjekke den nåværende arbeidsmengden til de ansatte.
Når du har identifisert teammedlemmene og bekreftet at de er tilgjengelige i løpet av prosjektperioden, estimerer du budsjettet sammen med dem ved hjelp av estimeringsteknikken basert på story points, som vi har beskrevet mer inngående i denne artikkelen om oppstart av prosjektet.
Det viktigste å ta med seg: Ved hjelp av prosjektplaner på høyt nivå kan du identifisere ressursene du trenger for å levere et prosjekt, bekrefte at de er tilgjengelige og anslå prosjektets budsjett.
Planlegging på høyt nivå handler ikke bare om prosjektets start. Det handler også om å overvåke prosjektet over tid.
En av teknikkene du kan bruke, er ressursutjevning. Det handler ganske enkelt om å tilpasse arbeidsmengden til de ansattes tilgjengelighet for å unngå overbooking (les om håndtering av arbeidsmengde). Det du imidlertid må passe deg for, er at det endrer prosjektets bane, noe som kan føre til forsinkelser i utviklingen.
For å fordele slakken jevnere kan du bruke ressursutjevningsteknikken. I henhold til PMBOK® Guideer det å justere "aktivitetene i en planleggingsmodell slik at ressursbehovet i prosjektet ikke overstiger visse forhåndsdefinerte ressursgrenser".
Det viktigste å ta med seg: Ved å bruke en tidsplan for å overvåke teamets arbeidsmengde i løpet av prosjektet kan du se hvordan tilgjengeligheten til teammedlemmene endrer seg. Deretter kan du justere arbeidsmengden deres kapasitet og prosjektomfang, unngå under- eller overbooking, og utbrenthet blant ansatte.
Vi har diskutert hva planlegging på høyt nivå er, og hvordan det hjelper å ha en tidsplan for å styre teamet ditt på en bedre måte. Bruk den til å få bedre oversikt over ressursenes kapasitet og prosjektets omfang.
For å kunne implementere en overordnet prosjektplan:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...