Å sette i gang prosjekter med virtuelle team krever andre kommunikasjonsferdigheter, taktikker og verktøy enn å starte et prosjekt som involverer interne medarbeidere. Hos Apptension, programvarehuset bak Teamdeck (det programvare for ressursforvaltning), jobber vi også med eksterne medarbeidere. Og da snakker vi ikke om programmerere som befinner seg i nærliggende byer.
I denne artikkelen skal vi dele med deg hvordan du gjør det:
Teammedlemmene våre bor og jobber i forskjellige land og tidssoner, blant annet i Japan og Storbritannia. Vi vet hvilke fordeler og ulemper det innebærer å jobbe med mennesker som man ikke bare kan møtes i ett rom og snakke med om prosjektet. Eller henge sammen etter jobb for å feire nok en vellykket sprint (noe som for øvrig er veldig viktig for å bygge et sammensveiset team).
Før vi går nærmere inn på det, skal vi kort oppsummere hva virtuelle team er, og om det virkelig er en fremvoksende trend når det gjelder rekruttering og ledelse av medarbeidere.
Virtuelle team er grupper av medarbeidere som jobber på samme prosjekt fra ulike steder, og som kommuniserer med hverandre via e-post eller meldingsapper.
Fjernarbeid blir stadig vanligere blant bedrifter som er avhengige av kunnskapsarbeidere, som kan jobbe fra hvor som helst, ofte bare ved hjelp av en bærbar datamaskin og en god Wi-Fi-tilkobling.
I henhold til offisiell statistikk nevnt av BBCI 2016 jobbet mer enn fire millioner briter hjemmefra. Fjernarbeid sparer penger for folk som slipper å pendle eller leie en leilighet i en bestemt by.
Leter du etter flere eksperttips om prosjektledelse? Sjekk ut vår GRATIS sjekkliste for sprintplanlegging Nå!
Hva med de såkalte "digitale nomadene"? Ifølge Undersøkelse om digitale nomader52% av de intervjuede anser seg selv som "stedsuavhengige", mens 40% gjerne skulle vært det. Digitale nomader liker å jobbe hjemmefra (67%), på kafeer (36%) og i kontorfellesskap (33%), og de besøker opptil 5-10 land i året (30% av respondentene).
Den generelle trenden mot fleksibelt arbeid, inkludert virtuelle team, har blitt anerkjent i World Economic Forums rapportFremtidens arbeidsplasser'. Forfatterne peker på behovet for å "omdefinere grensen mellom jobb og privatliv i denne prosessen". Selv om fjernarbeid kan gjøre det lettere for arbeidsgivere å finne og ansette dyktige medarbeidere, og for arbeidstakere å leve et mer selvstendig liv, er det én bekymring som må løses:
"Utfordringen for både arbeidsgivere, enkeltpersoner og myndigheter blir å finne måter og midler som kan sikre at endringene i arbeidslivet kommer alle til gode."
Økende tilgjengelighet til Internett, skybaserte løsninger som Citrix eller Alternativer til Amazon WorkSpaces for samarbeid, og fremveksten av coworking-områder har gjort det enda enklere å jobbe i virtuelle team. Med riktig taktikk og de riktige verktøyene er det ikke så vanskelig å administrere disse teamene.
Les videre for å finne ut hvordan du håndterer virtuelle team når du leder et prosjekt.
Det er en stor utfordring å gjøre en gruppe mennesker som aldri har møtt hverandre, til et team.
Paradoksalt nok sies det at du bør gjøre det, hvis det er mulig, samle teamet fysisk på et tidlig tidspunkt. Et møte ansikt til ansikt kan bidra til ledelse av prosjektteamVi skal lære hverandre å kjenne og bygge tillit og relasjoner.
Hvis det ikke er mulig, ikke bekymre deg. Gjør ditt beste for å hjelpe de eksterne medarbeiderne dine med å utvikle teamånden virtuelt, f.eks. ved å opprette chattegrupper som er ment å formidle "vannkjølerøyeblikkene". Der kan de ansatte ha uformelle samtaler og utveksle tanker som ikke nødvendigvis er relatert til prosjektene de driver.
Siden vi bruker Slack til det meste av den daglige kommunikasjonen vår, har vi opprettet kanalen #internal, der uformelle samtaler finner sted. I tillegg oppfordrer vi medarbeiderne våre til å opprette sine egne kanaler, fokusere på saker som interesserer dem, og deretter invitere andre likesinnede kolleger. Folk kan også bli kjent med hverandre gjennom morsomme aktiviteter. Det finnes spill utviklet spesielt for eksterne team. De er gode til å bryte isen i begynnelsen av prosjektet.
Når man jobber med eksterne team, er det svært viktig å skape et godt samhold blant de ansatte, slik at de er mer villige til å samarbeide, dele kunnskap og hjelpe hverandre med å utvikle et prosjekt.
En vellykket prosjektlansering avhenger av to ting:
Jo bedre du er i stand til å gjøre dette, desto lettere blir det for teamet ditt å levere det som forventes.
En av de største forskjellene mellom å starte et prosjekt med et virtuelt team og å lede et internt team, er at du må være mer oppmerksom på å unngå detaljstyring.
Begynn med å sette opp enkle mål og prosjektmål. Gjør dem tydelige for alle som er involvert i prosessen, slik at du unngår forvirring og spørsmål på tomannshånd senere. Bruk delte tavler som Jira eller Trello til å tildele oppgaver, slik at alle ansatte kan se hvem som har ansvar for hva.
Når du tildeler oppgaver, må du ta hensyn til de ansattes tilgjengelighet. Når du jobber med virtuelle team, må du huske på dette:
Ved å ha alt dette samlet i én felles tidsplan kan du opprettholde den riktige prosjektflyten. Du vil også kunne unngå forsinkelser som skyldes fravær hos enkelte teammedlemmer som ikke er inkludert i arbeidsflyten.
Det er avgjørende å etablere en tydelig kommunikasjonsprosess helt fra starten av når man jobber med eksterne team.
Ettersom mesteparten av kommunikasjonen vil foregå via e-post og meldingsapper, sier Wade Foster fra Zapier at når du rekrutterer eksterne medarbeidere, er det anbefalt å ansette gode skribenter. Gode skriftlige kommunikasjonsferdigheter hos medarbeiderne dine gjør det lettere å unngå misforståelser.
Når du leder prosjektet, bør du finne en måte å sette opp en felles møteplan med teamet ditt. Daglige samtaler som inkluderer alle som er involvert i prosjektet, kan bidra til å forstå den nåværende statusen: hva som er gjort, hva som må gjøres, og hvordan dette skal gjøres.
Det vil også gjøre det enklere for deg å overvåke arbeidsflyten.
Når det gjelder andre samtaler, som prosjektplanleggingsmøter, gjennomgangsmøter, kundesamtaler osv., bør du prøve å planlegge alt på forhånd og legge inn møtene i de ansattes kalendere. Bruk en virtuelt telefonsystem vil bidra til å øke produktiviteten, redusere feilkommunikasjon og færre ubesvarte anrop. Medarbeiderne kan ringe og motta telefonsamtaler hjemme fra hvor som helst og når som helst, noe som øker medarbeidertilfredsheten og gjør fjernarbeid mer produktivt. Husk tidsforskjellene, og gi teammedlemmene dine beskjed på forhånd.
En av de største utfordringene når det gjelder kommunikasjon med det virtuelle teamet ditt, er å sette opp ad hoc-samtaler. Noen ganger, når noe haster, kan det være lurt å ta en samtale så fort som mulig, men med asynkron kommunikasjon er det kanskje ikke mulig. En måte å løse dette på kan være å fastsette et tidspunkt på dagen der alle teammedlemmene (eller i det minste de fleste av dem) er tilgjengelige, og ta disse samtalene i løpet av disse timene.
Bestem dere for én meldingsapp som alle teammedlemmene skal bruke. Slack, Hipchat, Google Hangouts eller Skype - hva som helst. Bare velg én, og sørg for at alle ansatte bruker den til å kommunisere med hverandre i løpet av prosjektet.
Den rette verktøykassen er avgjørende for å drive et eksternt team. Siden dere ikke bare kan samles fysisk i ett rom og diskutere prosjektet, trenger dere nettbaserte verktøy som gjør det mulig å samarbeide om å planlegge oppgavene, planlegge oppgaver og kommunisere.
La meg raskt introdusere deg for verktøyene vi bruker, som hjelper oss med å administrere over 50 ansatte, inkludert eksterne medarbeidere som befinner seg på ulike steder og i ulike tidssoner.
1. JIRA
Vi bruker Jira til å planlegge og tildele oppgaver til medarbeiderne våre. Med dette verktøyet kan vi enkelt planlegge, spore og administrere alle prosjektene våre.
Når du administrerer virtuelle team, vil du at alle skal kunne se statusen til oppgavene i arbeidsflyten, den tildelte personen og den som er ansvarlig for å rapportere den. I Jira kan du konfigurere arbeidsflyten, noe som gjør det enda enklere å administrere oppgaver på tavlene. Dermed vet alle nøyaktig hva som skjer.
2. Sammenløp
Teamsamarbeid, for eksempel arbeid med delte dokumenter som møtereferater, prosjektplaner, produktkrav, kunnskapsbaser og dokumentasjon - til dette bruker vi Confluence.
Integrasjonen med Jira gjør det superenkelt for oss å administrere prosjektrelaterte ressurser. Muligheten til å opprette delte dokumenter knyttet til tildelte oppgaver hjelper medarbeiderne våre med å forstå prosjektet bedre.
3. Teamdeck
Sist, men ikke minst, bruker vi vår programvare for ressursplanlegging for ressursplanlegging, tidsregistrering og permisjonshåndtering. Med den kan vi sjekke de ansattes tilgjengelighet, booke dem på prosjekter og spore hvor mye tid de har brukt på dem.
Teamdeck gjør det også enklere å jobbe med virtuelle team, deltidsansatte og frilansere. En planleggingskalender gir prosjektledere rask tilgang til medarbeidernes bookinger, ferier, timetilgjengelighet og mer. Dette øker i sin tur teamets synlighet, noe som til slutt fører til mer effektiv ressursallokering i prosjektledelse.
4. Bitbucket
Bitbucket er et versjonskontrollsystem fra Atlassian. Våre programmerere bruker det til å jobbe sammen på et prosjekt uansett sted og tidssone. Det gjør det mulig å samarbeide om kvaliteten på koden gjennom kollegiale kodegjennomganger.
5. Slakk
Til all vår daglige kommunikasjon bruker vi Slack. Her kan vi ha en-til-en-samtaler, gruppechatter og åpne eller private kanaler for alle slags diskusjoner. I tillegg gjør det store antallet tilleggsprogrammer og roboter det enda mer skreddersydd for teamets behov.
Siden vi for eksempel bruker Culture Amp til 360-gradersundersøkelser, la vi til boten deres i Slack. Resultatet er at medarbeiderne våre får vite om kommende undersøkelser via chat.
Å lede et virtuelt team er avhengig av kommunikasjonsferdigheter, taktikker og verktøy (som for eksempel system for medarbeideradministrasjon) du bruker.
Siden dere som regel ikke har mulighet til å møtes ansikt til ansikt for å diskutere prosjektet, dets mål og problemstillinger, vil måten dere gjør det på nettet på, være avgjørende.
Ved å bruke nettbaserte verktøy for samarbeid og tilpasse det til de riktige prosessene og åpenheten, kan du nå målene dine og levere prosjektet som forventet. Finn de beste verktøyene for deg, få med deg teamet ditt, og skap store ting sammen med mennesker spredt over hele verden.
Har du erfaring med å jobbe med virtuelle team? Del den med oss i kommentarfeltet.
Sjekk programvaren for prosjektressursstyring som er utviklet for å støtte eksterne team, valgt av Stormind Games, Hill-Knowlton, NTT Data.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...