Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å:
Identifiser og fjern eventuelle flaskehalser som hindrer produksjonsprosessen eller tjenesteleveringsprosessen.
Øk produksjonshastigheten ved å optimalisering av ressurser på hånden, eliminerer uproduktiv tid og andre begrensninger som kan påvirke kapasiteten negativt.
Kapasitetsstyring hjelper bedrifter med å overvinne utfordringer som oppstår når de må oppfylle kundenes krav - enten det er på kort eller mellomlang sikt. Det bidrar også til å styre driften av forsyningskjeden og utvikle organisatoriske planer for fremtiden.
Organisasjoner må vurdere hvor mye av ressursene deres som er tilgjengelige for å sikre at de når produksjonsvolumet i løpet av en gitt periode. Kapasitetsstyring brukes i stor grad innen produksjon, detaljhandel, service og informasjonsteknologi.
I et nøtteskall er dette de viktigste målene for god kapasitetsstyring:
Anerkjenn kapasitetsbehov for å oppfylle forventet arbeidsmengde, både i dag og i fremtiden.
Lag og oppretthold en solid plan for kapasitetsstyring.
Sørge for at resultatmålene nås innenfor riktig tidsramme og budsjett.
Overvåk kapasiteten kontinuerlig for å bidra til styring av servicenivået.
Støtte til å fastslå og løse hendelser.
Undersøk effekten av variasjon på kapasiteten, og iverksett tiltak for å forbedre ytelsen der det er mer kostnadseffektivt.
Kapasitetsstyring er en viktig del av en organisasjon, men hvorfor? Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å styre produksjonen i forhold til etterspørselen i markedet, sikre optimal ressursutnyttelse og identifisere og eliminere flaskehalser for å oppnå maksimal fortjeneste. Her er noen punkter for å diskutere det samme:
Kostnadsevaluering: Kapasitetsstyring hjelper organisasjoner med å forbedre sin evne til å evaluere kostnader, spesielt i vekstsesonger eller nedgangstider. Det hjelper dem med å identifisere plutselige prisendringer og handle i henhold til situasjonen.
Produksjonseffektivitet: Planlegg produksjonssykluser i god tid og optimaliser produksjonseffektiviteten.
Kostnadsreduksjon: Redusere de generelle kostnadene ved å drive virksomhet.
Lagerstyring: Hjelper med bedre lagerstyring og håndtering av problemer i forsyningskjeden.
Tildeling av ressurser: Tildel menneskelige og materielle ressurser på en bedre måte.
Skalering: Viktigst av alt er at kapasitetsstyring bidrar til skalering av virksomheten. Den gir en grundig analyse av hvordan virksomheten skal drives før den utvides.
Slik kan en typisk prosess for kapasitetsstyring se ut. En god prosess for kapasitetsstyring sikrer nøyaktig dataregistrering, effektiv styring av kapasiteten og organisasjonens generelle effektivitet og produktivitet. Disse prosessene varierer imidlertid fra organisasjon til organisasjon.
Prognoser og mulighetslister bidrar til å forstå hva slags etterspørsel som vil oppstå i de kommende sesongene. For eksempel må det ansettes flere folk, det trengs flere maskiner, eller den forrige trenger reparasjoner eller vedlikehold.
Markedstrender og kundekrav er i stadig utvikling. Dette bidrar til å skape en mulighetspipeline. Det er avgjørende å forstå om uforutsette hendelser eller sesongmessige faktorer påvirker etterspørselssiden.
Før organisasjonen øker produksjonen i henhold til den nye planen, må den vurdere om den eksisterende ressurskapasiteten eller infrastrukturen kan håndtere denne produksjonen. Hvis den ikke kan det, kan det være nødvendig å anskaffe eller leie inn nye maskiner, enheter eller utstyr.
Når en ordentlig plan er på plass, er det på tide å implementere og gjennomføre den. Hvis det er behov for å innføre flere enheter eller maskiner for å øke produksjonen, bør planen være å kjøpe inn nye maskiner/enheter, installere dem, kickstarte arbeidet og oppfylle de ekstra kravene i tide.
Hvis du ikke overvåker og gjennomgår produksjonskapasiteten kontinuerlig, kan du gå glipp av viktige faktorer. I tillegg er det alltid rom for forbedringer, akkurat som i alle andre prosesser.
Ofte er det en sammenblanding mellom kapasitetsstyring og kapasitetsplanlegging. Selv om de ligner på hverandre i visse henseender, er de også ganske forskjellige. Kapasitetsstyring er et vidt begrep, mens kapasitetsplanlegging kan omtales som en undergruppe av kapasitetsstyring. Målet for begge er imidlertid å sørge for at det er riktig mengde kapasitet til rett tid for å møte kravene.
Mike Wise, forfatter av Microsoft DataDriven-bloggen, sier at "en stor forskjell som skiller kapasitetsplanlegging fra kapasitetsstyring, er at kapasitetsplanlegging er noe som kan "kastes bort". Det vil si at kapasitetsplanlegging er noe som gjøres på forhånd. Det er behovsinnhenting og -vurdering, mens kapasitetsstyring er hele livssyklusen med overvåking, datainnsamling, dataanalyse, optimalisering av infrastrukturen og så tilbake til overvåking igjen."
Digitale organisasjoner som planlegger å utarbeide en vinnende strategi for kapasitetsplanlegging og -styring, bør tenke på disse begrepene som separate enheter.
Før du går i gang med kapasitetsstyring, er det viktig at du prioriterer det og gir det din fulle oppmerksomhet. Effektiv kapasitetsstyring omfatter følgende komponenter:
Gå tilbake til tidligere problemer som har oppstått i forbindelse med kapasitetsstyringen, og se etter lignende mønstre. Kanskje var det en bestemt måned eller sesong da det var vanskelig å styre kapasiteten?
Tenk over hvor mange som har sluttet siden forrige kapasitetsstyringssyklus, og vurder hvordan det vil påvirke en periode med mye arbeid. Du må også holde oversikt over personer du har leid inn eksternt på korttidsbasis.
Effektiv personalforvaltning er avgjørende for å kunne tildele oppgaver basert på teammedlemmenes sterke sider, forhindre utbrenthet, overholde prosjektfrister og beholde medarbeidere og kunder.
Undersøk og håndter alle driftsfaktorer som kan påvirke hvordan arbeidskapasiteten forvaltes. Implementering av programvare for kontaktsenter i skyen kan for eksempel øke effektiviteten i kundeservicen ved å tilby funksjoner som automatisk anropsruting, sanntidsanalyser og integrering med andre kommunikasjonskanaler.
Dermed kan teamene konsentrere seg om det som er viktig, og fokusere på prosjekter med større potensial for avkastning ved å implementere effektiv styring av forretningskapasitet.
Det er viktig å vite hvilke krav som stilles til teamene. Fra kunder som kjøper tjenestene, til interne prosjekter som skaper vekst i virksomheten. Solid kunnskap om etterspørselen sikrer at ressurstilgangen holder seg på et tilstrekkelig nivå.
Når det gjelder arbeid, er det alltid flere variabler i spill. Det er viktig å forstå hva disse variantene er - og hvordan de kan påvirke kapasiteten. På den måten sikrer man at løsningen på slike scenarier blir den mest effektive.
Som vi vet, er kapasitetsplanlegging for det meste basert på estimater og prognoser. Dessverre er ikke prognosene alltid nøyaktige. Derfor må planleggingen av kapasitetsstyringen justeres med jevne mellomrom.
Kapasitetsstyring er et vidt begrep og består av en rekke ulike begreper som du kanskje ikke er klar over. Vi vil definere en komponent, kapasitet, kapasitetsrapport, Capacity Management Information System (CMIS), ytelse, kapasitetsforvaltere og kapasitetsplan.
Ifølge CIPS Institute er "en komponent en grunnleggende struktur i en bestemt tjeneste, en essensiell del av en tjeneste". For eksempel er en database en "komponent" i en server. Komponenter er betydelige, så de må kjøpes inn, bygges, vedlikeholdes og overvåkes.
CIPS Institute definerer kapasitet som "de tilgjengelige ressursene som kan utnyttes for å møte en viss etterspørsel". For å illustrere med et eksempel: I en restaurant er kapasiteten antall tilgjengelige ansatte, antall tilgjengelige bord og stoler og tidsrammen for når restauranten er åpen.
I bunn og grunn definerer man scenarier for forventede krav. For eksempel hvilke ressurser som kreves innenfor en bestemt tidsramme. Kapasitetsplaner hjelper virksomheter med å levere riktig kundeservice.
Et dokument som inneholder data om tjenesten som leveres, ressursene som brukes, og teamets samlede prestasjoner. Kapasitetsrapporter hjelper ledere med å ta de riktige beslutningene.
Et virtuelt lager for å samle og lagre data knyttet til kapasitet.
Innen kapasitetsstyring er ytelsesstyring et mål som gjenspeiler hvor raskt et system kan svare på forespørsler.
Kapasitetsstyring er en viktig oppgave i et arbeidsområde. Effektiv kapasitetsstyring er avgjørende for å møte etterspørselen og samtidig optimalisere ressurs- og prosjektstyringen. Men det er ikke en enkel oppgave. Ifølge Forbes er det noen vanlige utfordringer man støter på i forbindelse med kapasitetsstyring. La oss utforske dem i detalj.
Kapasitetsplanleggere må daglig håndtere en mengde informasjon som må legges til i prosjektregnearkfor det meste manuelt. For å få en sømløs kapasitetsstyringsprosess må dataene som legges til, være nøyaktige og oppgis i riktig format.
En kompleksitetsutfordring er ganske lik en datautfordring. Siden kapasitetsplanlegging innebærer at ledere jobber med utallige beregninger og komplekse formler, er det uunngåelig at det oppstår feil. For eksempel ved å legge til unøyaktige data i regnearket. Dessverre kan slike hendelser ødelegge hele prosessen.
Kommunikasjon er hjørnesteinen i enhver vellykket bedrift. Mangel på kommunikasjon eller, enda verre, utilstrekkelig kommunikasjon kan føre til et hav av problemer. For å unngå slike scenarier er det avgjørende at alle ansatte som er en del av kapasitetsstyringsprosessen, utveksler informasjon jevnlig.
Ledere over hele verden har utviklet noen få strategier for kapasitetsstyring for å oppnå bedre resultater. Ta en titt på disse mye brukte strategiene for kapasitetsstyring:
I denne konservative og reaktive strategien kartlegger lederen først kapasiteten, og venter deretter til etterspørselen øker jevnt og trutt. Deretter øker lederen produksjonen på et bestemt nivå som er tilstrekkelig til å dekke markedets behov på det aktuelle tidspunktet.
Mens lag-strategien er mer subtil og forbundet med mindre risiko, er lead-strategien nærmest det motsatte. I dette tilfellet øker selskapet produksjonskapasiteten allerede før etterspørselen øker.
Dynamisk strategi er drevet av prognoser og baserer seg hovedsakelig på aktuelle markedstrender. Her tar lederen utgangspunkt i salgsdata og aktuelle trender, og analyserer dem sammen for å gjøre justeringer i produksjonen.
Match-strategien er en blanding av lead- og lag-strategier. Her øker selskapet kapasiteten etter å ha undersøkt den nåværende etterspørselen i markedet. Når det viser seg at etterspørselen vil øke, øker selskapet produksjonen trinnvis.
Kapasitetsstyring brukes av programvareselskaper og finansavdelinger, kreative byråerDet gjør det enklere for både produksjons- og produktteam å maksimere produksjonen og møte etterspørselen på en effektiv måte. La oss ta en TV-produsent som eksempel. Det er to ting som gjelder for en TV-produsent:
De må sørge for at de kan møte forbrukernes krav året rundt med de ressursene de har til rådighet.
Nylig spådde selskapet at etterspørselen etter TV-apparater kan øke kraftig fordi fotball-VM starter om åtte måneder.
Siden etterspørselen vil øke kraftig, må lederne i selskapet finne ut omtrent hvor mange TV-apparater som må selges for å møte den økende etterspørselen. En slik analyse kan vise at de vil trenge mer ressurser og arbeidskraft for å håndtere den økende etterspørselen, men det er også forventet at etterspørselen kan avta så snart fotball-VM er over.
Her kan det være lurt å leie maskiner eller samarbeide med ulike entreprenører i den aktuelle perioden, i stedet for å kjøpe nye maskiner eller ansette nye folk. Så snart leieavtalen og arbeidskraften er på plass, kan produksjonen starte. Selskapet må imidlertid starte produksjonen minst 2-3 måneder før fotball-VM starter. På den måten sikrer man at TV-apparatene er ute i butikkene og er tilgjengelige akkurat når etterspørselen øker.
Et kreativt byrå kan levere 700 design per uke.
Et bakeri kan bake 80 paier per dag.
En bilprodusent kan sette sammen 200 biler i måneden.
Kapasitetsstyring er mer enn bare en strategisk prosess - det er en viktig praksis som sikrer at virksomheten kan oppfylle kravene på en effektiv og bærekraftig måte. Ved å styre kapasiteten effektivt kan organisasjoner optimalisere ressursene sineDet innebærer en kontinuerlig syklus av planlegging, overvåking og tilpasning til interne og eksterne endringer. Det innebærer en kontinuerlig syklus med planlegging, overvåking og tilpasning til både interne og eksterne endringer. Etter hvert som virksomhetene streber etter å skalere og tilpasse seg markedsdynamikken, vil en robust strategi for kapasitetsstyring være avgjørende for å oppnå fremragende drift og opprettholde veksten. Ved å ta i bruk beste praksis og utnytte strategier som er skreddersydd for spesifikke behov, vil organisasjoner bli i stand til å navigere i utfordringer og gripe muligheter, og dermed forbedre den generelle ytelsen og konkurranseevnen.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Hvis du ikke bruker en utmerket programvare for ressursplanlegging, bør du ta en titt på planleggingsteknikker. Planleggingsteknikker hjelper deg med å tilpasse prosjektets tidslinje, omfang og ressurser. En tidsplan må passe inn i en spesifisert tidsramme og...