Hva er det endelige målet for prosjektledere? Å levere prosjektene sine med suksess. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført enten i tide eller innenfor det opprinnelige budsjettet.
Hva vil du få ut av denne artikkelen:
Rollen til programvare for ressursforvaltning i planleggingsprosesser for ressurskapasitet
Målet med planlegging av ressurskapasitet
Kunnskap om forskjellen mellom ressursplanlegging og kapasitetsplanlegging
Hva du kan gjøre for å komme nærmere en effektiv kapasitetsplanlegging
Effektiv styring av ressurskapasiteten kan hjelpe bedrifter med å øke disse tallene. I denne artikkelen vil du lære mer om ressurskapasitetsplanlegging i prosjektledelse, men vi vil også komme inn på fordelene ved kapasitetsstyring på bedriftsnivå. La oss starte med noen nødvendige definisjoner.
Kompetansebasert søking og tildeling av personer til oppgaver [Skjerm fra programvare for ressursplanlegging].
Uten å komme med en unødvendig innledning: Kapasitet refererer til evnen til å oppnå, prestere eller produsere. Hvis vi bruker bedriftens perspektiv, betyr det evnen til å prestere eller produsere innenfor en bestemt tidsdose. Men hvis vi graver dypere og bruker et operasjonelt perspektiv, vil vi finne ut at kapasitet forstås som en mengde innsatsressurser som er tilgjengelig for å produsere en relativ mengde output over en viss tidsperiode - kan vi lese på managementstudyguide.com. Dette omtales ofte som produksjonskapasitet, som omfatter nivået på ressurskapasiteten som kreves for å møte kundenes etterspørsel, inkludert råvarer, utstyr og arbeidskraft.
Men det er ikke den eneste betydningen som er relatert til temaet i dette kapittelet. La oss sammenligne noen andre forståelser av kapasitetsplanlegging.
På Projectmanager.com kan vi lese at kapasitetsplanlegging er en prosess som stabiliserer de tilgjengelige ressursene for å møte forespørsler eller oppgavens kapasitetsbehov. Det kan forstås som et slags forhold mellom noen som har tilgang til tilstrekkelige ressurser, og krav fra prosjekter og deres forventninger knyttet til ressurser.
Det ser ut til at Saviom - våre konkurrenter på markedet for programvare for ressurskapasitetsplanlegging - deler samme syn: Ressurskapasitetsplanlegging er å forutse gapet mellom kapasitet og etterspørsel etter ressurser. Fra Mavenlinks perspektiv tar ressurskapasitetsplanlegging utgangspunkt i tre aspekter av denne prosessen. For det første å definere hvor mye arbeid ressursene er i stand til å utføre. For det andre identifisering og en indikasjon på hva slags arbeid disse ressursene kan utføre. Det tredje aspektet er å matche disse ressursene med de ressursene som allerede er i bruk for å oppfylle prosjektets forventninger og krav.
Som vi kan lese på Wrikes blogg: Kapasitetsplanlegging er prosessen med å forutse de fremtidige forretningskravene til en organisasjon eller kunde. Kapasitetsplanlegging har også som mål å sikre at ressurser med de nødvendige ferdighetene blir gjort tilgjengelige for å imøtekomme skiftende kunde- og forretningskrav. Fra dette perspektivet - som også representerer vår tilnærming - betyr ressurser ikke utstyr, programvare, bærbare datamaskiner, byggematerialer, rom, budsjett og så videre. Når du ser på kapasitetsplanlegging i prosjektledelse, ser du individet, teammedlemmet og den ansatte. Du ser individer med et bestemt sett av ferdigheter. Noen med de relevante ferdighetene som er nødvendige for å oppfylle kravene i et prosjekt.
Effektiv kapasitetsplanlegging handler om å sikre ressurser med riktig og spesifikk kompetanse
På prosjektnivå handler kapasitetsplanlegging om å avgjøre om man har nok ressurser til å fullføre et gitt prosjekt. Dens rolle er å sørge for at bedriften (eller organisasjonen) har de forventede ressursene som kreves for et prosjekt eller en oppgave, på et forventet tidspunkt, og som er i stand til å fullføre prosjektet med de forventede kravene på det forventede tidspunktet.
Ressurskapasitetsplanleggeren må kunne gi en klar oversikt over hvor mange ressurser som trengs for å nå et angitt mål (en deloppgave, en oppgave, et prosjekt).
Kapasitetsplanlegging handler med andre ord om å forutsi intervallet mellom kapasitet og etterspørsel etter ressurser. De som har kontroll over kapasitetsplanleggingen, må derfor ta hensyn til faktorer som arbeidstid, mestring, ferdigheter og gjennomsnittlig arbeidsmengde. For å kunne beregne teamets kapasitet må du kjenne til tilgjengeligheten og den nåværende arbeidsmengden.
Ett av trinnene i prosessen for planlegging av ressurskapasitet [Skjermbilde fra Teamdeck].
For å si det rett ut: Hvis man sammenligner kapasitets- og ressursplanlegging til ressursstyring, kan den første reduseres til "å forutse fremtidige forretningsbehov og sørge for at vi har de nødvendige ressursene for å starte et prosjekt". Mens ressursplanlegging er "å velge og tildele spesifikke ressurser for og under et prosjekt eller en oppgave".
Man kan også si at kapasitetsplanlegging er å undersøke om teammedlemmene, rollene og kompetansen som trengs, utvilsomt er tilgjengelige for å utføre det innkommende arbeidet før arbeidet faktisk planlegges. Mens ressursplanlegging er å velge, tildele og planlegge fra denne utvelgelsesboksen. Lead-strategi innebærer å skape overskuddskapasitet for å møte forventet etterspørsel og sikre at ressurser er tilgjengelige for å imøtekomme økende etterspørsel og fremtidige prosjekter.
Sammenligning av kapasitetsplanlegging, ressursplanlegging og ressursplanlegging. [Kilde: www.kelloo.com]
Ressursplanlegging handler mer om å koordinere arbeidsstyrken i sanntid: Du tildeler folk til prosjekter samtidig som du overvåker ressursutnyttelsen. Som vi ser, betyr ressursplanlegging styring, ledelse og koordinering av ressursene som trengs for å fullføre en oppgave eller et prosjekt.
Hva gjør du vanligvis når du blir satt til å lede et nytt prosjekt? Hvordan setter du sammen et team og sørger for at teammedlemmene er tilgjengelige nok til å fullføre alle oppgavene? Prosjektledere som prøver å sikre at de har tilstrekkelige ressurser til rådighet, bør gjennomføre følgende trinn:
Samle inn prosjektkrav og estimater. Du må forstå hva som må gjøres for å lykkes med prosjektet. Hva er det tekniske omfanget? Hvilke roller er nødvendige i prosjektteamet? Hva er tidsestimatene for dette prosjektet?
Identifiser tilgjengelige ressurser. Analyser ressurstilgangen, og finn ut hvilke personer som passer til prosjektets kriterier, og som kan bli med i prosjektteamet.
Tilpass kapasiteten til prosjektets behov. Bestem hvem som skal jobbe med prosjektet, og hvor mange timer de skal bookes for. Ideelt sett bør du reservere disse ressursene, selv om prosjektet ikke har startet ennå. Vurder å bruke en forsinkelsesstrategi, som innebærer å møte faktisk etterspørsel i stedet for forventet etterspørsel.
Et eksempel på kapasitetsplanlegging kan være en matvareprodusent som har behov for å øke produksjonen i høysesonger. De planlegger arbeidsstyrken og ressursene sine for å møte den økte etterspørselen. På samme måte kan et IT-byrå allokere flere utviklere til et prosjekt for å sikre levering til rett tid.
Merk: I noen selskaper vil ressurslederen være ansvarlig for hoveddelen av kapasitetsplanleggingsprosessen. Prosjektlederen blir bedt om å etterspørre bestemte roller eller ferdigheter, og ressurslederen analyserer ressurskapasiteten.
Prosjektledere bør være i stand til å vurdere kravene til prosjektene sine, men det kan være mer utfordrende å analysere ressurstilgjengeligheten uten innsyn i medarbeiderpoolen. Heldigvis har organisasjoner ofte en ressurskapasitetsplanlegger til rådighet, noe som kan effektivisere hele prosessen. styring av prosjektressurser prosessen, jobbe effektivt med flere prosjekter og utarbeide langsiktige strategier for kapasitetsplanlegging.
Planlegging av verktøykapasitet er avgjørende for å sikre og allokere verktøy og utstyr som trengs for fremtidig arbeid. Det innebærer å forutse ressursbehov, forstå hvilke nye verktøy som kan være nødvendige, og sikre at verktøyene brukes riktig og er verdt investeringen.
Ressurskapasitetsplanleggere, som Teamdeck, gir deg en enkelt ressurspool med informasjon om alles tilgjengelighet og arbeidsmengde (les mer om håndtering av arbeidsmengde). Som prosjektleder kan du filtrere ut de rollene som er nødvendige for å oppfylle prosjektets krav, og sjekke når disse personene er tilgjengelige.
[/vc_column_text]
En ressurskalender for hele selskapet er et viktig verktøy for vellykket kapasitetsplanlegging.
For å unngå ressurskonflikter kan du bestille utvalgte teammedlemmer på forhånd. Hvis prosjektet ditt ennå ikke er 100% bekreftet, kan du legge til foreløpige bestillinger. Andre prosjektledere vil se at disse personene sannsynligvis vil bli tildelt prosjektet ditt hvis det blir gjennomført. Når du får grønt lys, har du en gruppe personer som er klare til å begynne å jobbe på prosjektet, samt en tidsplan som er synlig for andre ledere i bedriftens ressursadministrasjonsapp.
Legg til foreløpige bestillinger for å planlegge prosjektets tidsplan i god tid.
Programvare for ressursforvaltning** gjør det enklere å vurdere ressurskapasiteten. Ikke bare kan du se om medarbeiderne allerede er tildelt andre prosjekter, men du kan også ta ut ferie og helligdager på kontoen din. Du kan beregne teamets faktiske kapasitet og avgjøre om du er klar til å levere prosjektet innenfor den foreslåtte tidsrammen.
Du har også mulighet til å ta hensyn til økonomien. Noen apper for ressursadministrasjon (inkludert Teamdeck) lar deg lagre informasjon om teamets priser. Bruk Teamdecks rapporter til å beregne hvor mye penger du må sette av i budsjettet for å sikre deg de medarbeiderne du ønsker å booke til prosjektet ditt. Før du binder deg til teamet, må du forsikre deg om at du har råd til dem med det nåværende prosjektbudsjettet. Å kryssjekke ressurskapasiteten med de estimerte kostnadene er enda en måte å sikre at prosjektet blir en suksess.
Begge teamene har tilstrekkelig kapasitet til å levere et gitt prosjekt. De estimerte kostnadene er imidlertid svært forskjellige. Heldigvis kan du vurdere flere scenarier med Teamdeck.
Kapasitetsplanlegging skal hjelpe deg med å unngå overarbeid og underutnyttelse av teamet. Det er likevel nyttig å overvåke ressursutnyttelsen regelmessig når prosjektet starter. Ta en titt på vår guide til måling av teamets utnyttelse. Eller - hvis du er nysgjerrig på aspekter ved prosjektledelse - les verktøy for kapasitetsplanlegging og teknikker artikkel.
[/vc_column][/vc_row]
Å tilpasse prosjektetterspørselen til teamets kapasitet er en viktig del av prosjektstyringsarbeidet, men en strategi for kapasitetsplanlegging kommer hele organisasjonen til gode, ikke bare produksjonsteamene. Når du administrerer en bred portefølje av prosjekter, bør du ikke glemme kapasitetsstyringen. Det vil gjøre det mulig for deg å ta bedre beslutninger om ressursallokering, men også støtte andre deler av bedriften:
Kapasitetsplanlegging er avgjørende for å sikre at det finnes et tilstrekkelig antall ansatte med riktig kompetanse og i de riktige jobbrollene for å møte etterspørselen. Det er også viktig for å identifisere bemanningsbehov, vurdere nedbemanning eller omplassere ansatte for å nå organisasjonens mål og forhindre utbrenthet på arbeidsplassen.
HR-teamene har en klar oversikt over rekrutteringsbehovene og får nok tid til å ansette eller lære opp nye medarbeidere. Kapasitetsplanlegging bidrar til å unngå flaskehalser i fremtiden.
Salgsteamene får bedre oversikt over produksjonspipelinen, slik at de vet om det er plass til flere prosjekter i en gitt periode.
Økonomispesialister kan beregne resultatprognoser basert på den planlagte kapasiteten og de faktiske prosjektene som er tildelt de ansatte.
Tenk deg om: Har bedriften din etablerte prosedyrer for for mye eller for lite teamkapasitet? Hvis ikke, kan du ta opp dette på neste møte i prosjektledelsesteamet. Kanskje dere kan finne løsninger, for eksempel FoU-initiativer, for når dere har ledige medarbeidere og ingen prosjekter å jobbe med? Når alt kommer til alt, underutnyttelse er ikke bra for de ansattes moral.
Kapasitetsplanlegging blir også satt pris på av de ansatte. En slik strategisk tilnærming til ressursstyring betyr at teammedlemmene ikke forventes å jobbe over kapasitetsgrensen. I tillegg vet de ansatte at tilgjengeligheten deres er synlig og respektert av lederne. Det er ikke sannsynlig at de blir satt på et hasteprosjekt midt i sommerferien.
I tillegg kan det å innlemme overkapasitet i planleggingen bidra til å dekke økt etterspørsel og forhindre at omfanget av prosjektet endrer seg, slik at ressursbehovet som er forutsett i etterspørselsprognosene, oppfylles.
Hvis bedriften din bruker en ressursstyringsapp, vet de ansatte hva som kommer til å skje i timeplanen deres: Hva er det neste prosjektet de skal jobbe med, hvor lang tid det vil ta osv.
Vi håper at denne artikkelen har overbevist deg om at kapasitetsplanlegging er både overkommelig og nødvendig. Hvis du glemmer å sjekke hvor mye kapasitet teamet ditt har, er prosjektet ditt i fare: Uten nok kvalifiserte medarbeidere er det lite sannsynlig at du klarer å levere i tide. Samtidig kan du komme til å overskride budsjettet hvis du ender opp med å outsource ekstra arbeidskraft. Heldigvis kan begge scenariene unngås når du sammenligner kapasitet med etterspørsel. Husk å utnytte programvare for prosjektressursstyring for å gjøre hele prosessen mer robust.
Vil du se hvor enkelt det er å planlegge kapasiteten med Teamdeck? Avtal en samtale med Aniela, en av våre kundesuksesseksperter. Hun vil vise deg hvordan du kan ta bedre strategiske beslutninger takket være effektiv styring av prosjektressurser.
Effektiv kapasitetsplanlegging er ikke en isolert aktivitet; den må integreres i organisasjonens bredere strategiske rammeverk. Ved å tilpasse kapasitetsplanleggingen til de overordnede forretningsmålene kan organisasjonen sikre at prosjektledelsesinnsatsen bidrar til langsiktig suksess. Slik integrerer du kapasitetsplanlegging i organisasjonen på en strategisk måte:
Samsvarer med strategiske mål: Kapasitetsplanleggingen bør støtte opp om organisasjonens strategiske mål. Dette innebærer å forstå hvordan ressursallokeringen samsvarer med de bredere forretningsmålene, for eksempel markedsekspansjon, produktutvikling eller driftseffektivitet. Sørg for at prosjektene som planlegges, er i tråd med disse strategiske målene, og juster ressursallokeringen deretter.
Fremme samarbeid på tvers av avdelinger: Effektiv kapasitetsplanlegging krever samarbeid på tvers av ulike avdelinger. For eksempel må økonomiteamet tilpasse budsjettprognosene til ressursallokeringen, mens HR må koordinere rekrutterings- og opplæringstiltak. Oppmuntre til regelmessig kommunikasjon og samarbeid mellom avdelingene for å sikre at ressursplanleggingen er omfattende og i tråd med virksomhetens overordnede behov.
Implementere smidig praksis: Ved å integrere smidige metoder i kapasitetsplanleggingen kan man øke fleksibiliteten og reaksjonsevnen. Smidige metoder legger vekt på iterativ planlegging og tilpasningsdyktighet, slik at teamene kan justere ressursene etter hvert som prosjektkravene utvikler seg. Denne tilnærmingen bidrar til å håndtere usikkerhet og forbedrer evnen til å reagere på endrede prosjektkrav.
Utnytt dataanalyse: Bruk dataanalyser som grunnlag for beslutninger om kapasitetsplanlegging. Historiske prosjektdata, beregninger av ressursutnyttelse og ytelsesanalyser kan gi verdifull innsikt i ressursbehov og trender. Avanserte analyseverktøy kan bidra til å forutsi fremtidige kapasitetsbehov og optimalisere ressursallokeringen basert på datadrevet innsikt.
Utvikle et rammeverk for kapasitetsplanlegging: Etabler et formelt rammeverk for kapasitetsplanlegging som beskriver prosesser, ansvarsområder og verktøy. Dette rammeverket bør inneholde retningslinjer for prognoser, ressursallokering og overvåking. En strukturert tilnærming sikrer konsistens og effektivitet i arbeidet med kapasitetsplanlegging i hele organisasjonen.
Til tross for at det er viktig, byr kapasitetsplanlegging ofte på flere utfordringer. Hvis man tar tak i disse utfordringene på en effektiv måte, kan man forbedre planleggingsresultatene betraktelig:
Uforutsigbar etterspørsel: En av de største utfordringene ved kapasitetsplanlegging er å håndtere uforutsigbar etterspørsel. For å redusere denne utfordringen bør du bygge inn fleksibilitet i kapasitetsplanleggingsprosessene. Bruk scenarioplanlegging til å forberede deg på ulike etterspørselsscenarioer og utvikle beredskapsplaner for å håndtere potensielle svingninger i prosjektkravene.
Ressursbegrensninger: Begrensede ressurser kan begrense muligheten til å oppfylle prosjektkrav. Prioriter prosjekter basert på strategisk viktighet, og alloker ressurser deretter. Vurder å gi ansatte tverrfaglig opplæring for å øke ressursenes allsidighet og redusere avhengigheten av spesifikke ferdigheter.
Nøyaktighet i data: Nøyaktige data er avgjørende for effektiv kapasitetsplanlegging. Sørg for at dataene som brukes til planlegging, er oppdaterte og pålitelige. Implementer prosesser for regelmessig oppdatering og validering av data for å sikre at informasjonen om ressurstilgjengelighet og arbeidsmengde er nøyaktig.
Mangler i kommunikasjonen: Manglende kommunikasjon mellom prosjektledere og andre interessenter kan føre til feilaktig ressursallokering. Etabler tydelige kommunikasjonskanaler og regelmessige avstemminger for å sikre at alle interessenter er informert om ressursbehov og prosjektkrav.
Integrasjon med eksisterende systemer: Det kan være utfordrende å integrere kapasitetsplanlegging med eksisterende prosjektstyrings- og ressursstyringssystemer. Sørg for at verktøyene for kapasitetsplanlegging er kompatible med andre systemer, og at dataene flyter sømløst mellom dem for å unngå duplisering og feil.
Etter hvert som teknologien og prosjektledelsespraksisene utvikler seg, er det flere trender som former fremtidens ressurskapasitetsplanlegging:
Kunstig intelligens og maskinlæring: AI og maskinlæring brukes i økende grad til å forbedre kapasitetsplanleggingen. Disse teknologiene kan analysere store mengder data for å forutsi ressursbehov, optimalisere allokering og identifisere potensielle problemer før de oppstår. AI-drevne verktøy kan gi mer nøyaktige prognoser og anbefalinger basert på historiske data og mønstre.
Plattformer for integrert ressursforvaltning: Trenden mot integrerte plattformer for ressursstyring er økende. Disse plattformene kombinerer prosjektledelse, ressursplanlegging og økonomistyring i én og samme løsning. Denne integrasjonen gir bedre oversikt, effektiviserer prosessene og forbedrer beslutningsprosessen ved å gi et helhetlig bilde av ressurskapasitet og prosjektbehov.
Fjernarbeid og hybride arbeidsmodeller: Fremveksten av fjernarbeid og hybride arbeidsmodeller introduserer nye hensyn når det gjelder planlegging av ressurskapasitet. Organisasjoner må tilpasse planleggingsprosessene sine for å ta hensyn til eksterne teammedlemmer, varierende tidssoner og fleksible arbeidsordninger. Verktøy og strategier som støtter virtuelt samarbeid og ressursstyring, vil bli stadig viktigere.
Økt fokus på medarbeidernes trivsel: Det legges stadig større vekt på de ansattes trivsel i kapasitetsplanleggingen. Organisasjoner erkjenner viktigheten av balanse mellom arbeid og fritid, og tar hensyn til dette i ressursplanleggingsprosessene sine. Denne trenden omfatter blant annet overvåking av arbeidsmengden for å forhindre utbrenthet og sikre at ressursallokeringen støtter et sunt arbeidsmiljø.
Ressurssporing i sanntid: Sporing av ressurser i sanntid blir stadig mer utbredt, noe som gjør det mulig for organisasjoner å overvåke ressursutnyttelse og tilgjengelighet kontinuerlig. Dette muliggjør en mer dynamisk og responsiv kapasitetsplanlegging, ettersom ledere kan foreta justeringer basert på sanntidsdata og nye behov.
Ressurskapasitetsplanlegging er en viktig komponent i vellykket prosjektledelse, og betydningen av dette strekker seg utover enkeltprosjekter og påvirker hele organisasjonen. Ved å integrere kapasitetsplanlegging strategisk i den generelle forretningspraksisen, ta tak i vanlige utfordringer og holde seg oppdatert på fremtidige trender, kan organisasjoner forbedre sin evne til å levere prosjekter i tide og innenfor budsjettet. Å utnytte avanserte verktøy og teknologier, fremme samarbeid på tvers av avdelinger og fokusere på de ansattes trivsel er avgjørende for å oppnå effektiv ressurskapasitetsplanlegging. Ved å ta i bruk disse metodene kan man oppnå mer vellykkede prosjekter, optimalisere ressursutnyttelsen og styrke organisasjonens samlede prestasjoner.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...
Hvis du ikke bruker en utmerket programvare for ressursplanlegging, bør du ta en titt på planleggingsteknikker. Planleggingsteknikker hjelper deg med å tilpasse prosjektets tidslinje, omfang og ressurser. En tidsplan må passe inn i en spesifisert tidsramme og...