For tusenvis av team over hele verden, Slakk er den viktigste kommunikasjonskanalen og et knutepunkt der arbeidet skjer. Er det mulig å bruke Slack også til prosjektledelse og ressursstyring?
Selv om Slack kanskje ikke kan erstatte ditt favorittprosjektstyringsverktøy eller din programvare for ressursforvaltningvil en smart integrasjon definitivt hjelpe deg med å jobbe mer produktivt og holde deg oppdatert på de viktigste hendelsene som skjer i teamet ditt.
Her på Teamdeck-bloggen har vi allerede skrevet en del om bruk av Slack til prosjektledelse. Vi har imidlertid ennå ikke hatt mulighet til å fortelle deg hvordan du kan bruke Slack til styring av prosjektressurser formål. Nå er det en perfekt mulighet til å gjøre det, ettersom vi nylig har lansert Teamdecks egen Integrering av Slack-ressursstyring. I dette blogginnlegget finner du ut hvordan en slik Slack-bot kan være nyttig for teamledere, prosjektledere eller vanlige teammedlemmer.
Merk at eksemplene i denne delen av blogginnlegget er basert på funksjonene i Teamdeck-en komplett løsning for ressursadministrasjon og Slack-appen. Hvis du vil lære trinn for trinn hvordan du installerer og konfigurerer Slack-boten for ulike bruksområder, kan du ta en titt på veiledningen vår.
Så hvordan kan Slack øke ressursstyringen din?
Når bedriften din driver flere prosjekter samtidig, noe som er tilfelle for mange byråer og programvareteam der ute, kan ting endre seg raskt. Noen må ta et par dager fri, og det er behov for å endre tidslinjen osv. For å holde ting under kontroll er det likevel best å overvåke denne typen oppdateringer for å sikre at prosjektene holder seg på rett spor. Når du integrerer ressursstyringsappen din med Slack, kan du automatisk sende varsler om endringer i prosjektets tidsplaner til en utvalgt Slack-kanal. En slik kanal gjør det mulig for teamledere og prosjektledere å holde seg på samme side og være oppmerksomme på små og store endringer i ulike prosjekter.
For medarbeiderne dine er det viktig å ha klarhet i oppgavene deres. Noen medarbeidere kan ha langsiktige prosjekter. Men andre medarbeidere (f.eks. illustratører, DevOps-spesialister) vil sannsynligvis bytte prosjekt ganske ofte eller til og med jobbe på flere prosjekter samtidig. Det blir enda mer utfordrende når det gjelder medarbeidernes deltidsledelse som lett kan gå glipp av viktige oppdateringer om prosjektene de er involvert i.
For disse menneskene er det viktig å vite hva de skal fokusere på hver dag. Hvis bedriften din bruker en ressurskalenderNår de kommer inn på Slack, kan de logge seg på kontoen sin og sjekke hva som er i butikken. Ved hjelp av en Slack-integrasjon kan du gjøre det enda enklere for dem. For eksempel kan hver enkelt ansatt angi et daglig varsel med en oppsummering av dagens bestillinger. Når de vet hva de trenger å jobbe med, kan de ansatte komme i gang med oppgavene sine med en gang.
Når du planlegger et prosjekt eller setter sammen et nytt prosjektteam, må du kryssjekke potensielle teammedlemmers tilgjengelighet. Du ønsker tross alt ikke å retildele ressurser eller ansetter nye folk i all hast kort tid etter at prosjektet har startet fordi du har glemt å sjekke noens ferieplan. Med Slack-integrasjoner for ressursadministrasjon kan du enkelt sjekke lagkameratenes tilgjengelighet innenfor en valgt periode og motta denne informasjonen direkte via Slack. Det er praktisk når du er midt i et ressursplanlegging møte og raskt ønsker å få bekreftet at en gitt person vil kunne delta i prosjektet.
Når det gjelder å administrere anmodninger om avspasering fra ansatteI dag er det fortsatt noen bedrifter som benytter seg av e-post eller skjemaer. Dessverre er disse metodene som regel ganske tidkrevende, både for de ansatte som ber om fri, og for dem som er ansvarlige for å vurdere søknadene. Verktøy for ressursplanlegging kommer ofte med funksjoner som gjør det mulig for ansatte å be om feriedager direkte i appen. Det er allerede et mer praktisk alternativ enn for eksempel å måtte forklare forespørselen via e-post. Når du bruker Slack, kan du imidlertid koble den til ressursstyringsprogramvaren din og gjøre det mulig for teammedlemmer å sende ferieforespørsler via Slack. HR-teamet vil også sette pris på en slik integrasjon, ettersom alle ferieforespørsler samles i én Slack-kanal, slik at de enkelt kan spore opp tidligere meldinger de trenger akkurat nå.
Du skjønner sikkert at tidsregistrering for ansatte kan være svært gunstig og støtte teamets prosjektledelse. Det er imidlertid bare tilfellet når de ansatte fyller ut timelister regelmessig og nøyaktig. Ellers vil dataene være fulle av gjetninger som ikke hjelper deg med å evaluere prosjektets tilstand. Når du har en travel hverdag, er det dessverre lett å glemme å bytte tidsregistreringsverktøyet eller å føre inn den registrerte tiden i timelisten på slutten av dagen. Hva er løsningen på dette problemet? Påminnelsesmeldinger du kan motta via Slack. På denne måten glemmer du ikke tidsregistreringen, og du får presise data om arbeidsmengde og produktivitet.
Vanligvis - for eksempel prosjektledelse innen markedsføring programvare er der du lagrer informasjon om prosjektkrav, oppgaver eller milepæler. Det er en integrert del av prosjektet. Du må likevel ikke glemme aspekter knyttet til de menneskelige ressursene dine: deres tilgjengelighet, arbeidsmengde, timelister osv. Denne innsikten finner du i ressursstyringsverktøyet bedriften din bruker.
Hvordan kan du støtte prosjektledelse ved hjelp av Slack integrert med ressursstyringsappen din? Alle brukstilfellene som er beskrevet ovenfor, vil være nyttige for prosjektledere som trenger å vite hva som skjer med prosjektet sitt. I tillegg kan prosjektledere også motta daglige oppsummeringer om fravær i teamet, alles timeplaner eller til og med tilgjengeligheten per time for frilansere og deltidsarbeidere som deltar i prosjektet. Alt for å holde seg oppdatert på alt som skjer i teamet.
Som du ser, kan en robust ressursadministrasjonsapp som kan integreres med Slack, være en enorm tidsbesparelse for teamet ditt og et verktøy for smidigere samarbeid og teamkommunikasjon. Før du kobler noe som helst til Slack, må du selvfølgelig finne en programvare for ressursadministrasjon som passer perfekt for teamet ditt.
Teamdeck er en app som tilbyr ressursplanlegging, tidsregistrering og permisjonshåndteringssystem funksjoner, i tillegg til kraftige prosjekt- og teamanalyser. Vi har designet den med fleksibilitet i tankene, slik at du skal kunne skreddersy appen til teamets behov og prosesser, ikke omvendt.
Vil du sjekke om Teamdeck passer for din bedrift? Avtal en samtale med Aniela, Teamdecks ekspert på kundesuksess. I løpet av samtalen får du muligheten til å beskrive teamets utfordringer og behov når det gjelder ressursstyring. Deretter viser vi deg hvordan du kan løse dem med Teamdeck. Er du klar til å planlegge og følge opp teamets arbeid uten unødvendig stress? Gi oss en sjanse!
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...