Fraværshåndtering er et av de viktigste elementene i organisasjonen din. Det gir deg mulighet til å optimalisere arbeidsflyten, unngå flaskehalser og øke produktiviteten til teamet ditt. Sjekk om organisasjonen din trenger et permisjonshåndteringssystem og hvilket verktøy du bør velge!
Hva vil få vite fra denne artikkelen:
I de fleste bedrifter er permisjonshåndteringen et eneste stort rot. Forespørsler som sendes på ressurs eller e-post, blir ofte liggende ubesvart i flere dager eller blir lett glemt. Medarbeidere som ikke vet hvem som skal være i permisjon til enhver tid, kan ikke planlegge oppgavene sine sammen med andre teammedlemmer. Flaskehalser på grunn av manglende kapasitet i travle perioder, for eksempel i ferier eller på slutten av året. Helligdager faller på forskjellige dager i ulike land, noe som er svært viktig når du leder et internasjonalt team.
En dårlig permisjonshåndteringsprosess har en svært negativ innvirkning på arbeidsflyten i hele bedriften, og fører til forsinkelser og kaos. Derfor er det lurt å innføre en effektiv, skuddsikker programvare for permisjonshåndtering på nett.
Du kjenner allerede til fordelene med et permisjonshåndteringssystem. Nå kan du spørre deg selv om bedriften din trenger et slikt system. Hvem vet, kanskje du allerede har det perfekte verktøyet for dette formålet. På den annen side, siden du leser denne artikkelen, er du sannsynligvis på utkikk etter informasjon om hvordan du kan forbedre kvaliteten på permisjonshåndteringen din. Så svar på noen spørsmål og finn ut om virksomheten din trenger en ny løsning.
Det vil være vanskelig for deg å sjekke hver gang hvor mange fridager en ansatt har før du aksepterer deres forespørsel om permisjon. I tillegg er det tidkrevende å legge inn dagene som er brukt etter hver avsluttede permisjon manuelt, noe som kanskje ikke er nødvendig hvis systemet gjør det for deg. Et godt permisjonshåndteringssystem vil automatisk blokkere deg fra å ta ut permisjon som overstiger antall tilgjengelige fridager.
Noen ganger er det lett å gå glipp av en permisjonsforespørsel, så systemet ditt bør informere deg om det via den kanalen du bruker mest. Sørg for at din verktøy for permisjonshåndtering sender en e-postmelding om at en forespørsel er mottatt, og minner deg på å godta den.
Ingenting forlenger godkjenningsprosessen mer enn å sende den fra person til person. En ansatt sender en permisjonsforespørsel til teamlederen sin, som sender den videre til avdelingslederen, som igjen må sende den videre til noen andre, og så videre. Sørg for at forespørsler går rett til den personen som kan godkjenne dem. Et godt utformet permisjonshåndteringssystem gir deg muligheten til automatisk å rute forespørsler til de rette personene. Slik unngår du forvirring og gjør hele prosessen rask og oversiktlig.
Som vi allerede har nevnt, er det vanskelig å administrere et internasjonalt team, blant annet på grunn av lokale helligdager. Det er ikke noe problem når de ansatte jobber i samme land - da feirer alle de samme nasjonale helligdagene, og dere trenger ikke engang å legge dem inn i systemet.
Noe annet er det hvis teamet ditt jobber i 10 forskjellige land, og hvert land har forskjellige lokale helligdager. Hvis du har problemer med å holde oversikt over internasjonale helligdager, kan du finne et system som automatisk blokkerer helligdager for personer som jobber i et bestemt land.
Ferie er ikke det samme. I tillegg til den klassiske ferien finnes det også fødselspermisjon, sykepermisjon, omsorgspermisjon og omsorgspermisjon. Hver av disse behandles litt forskjellig avhengig av kontrakt og omstendigheter. Det er derfor viktig at de ansatte kan definere tilpassede ferieårsaker og -tidspunkter. På den måten unngår du ytterligere forvirring i forbindelse med avregning av fridager.
Ferier påvirker andre aspekter av organisasjonen, som for eksempel styring av prosjektressurser. Det ville vært svært tidkrevende å måtte regne ut hvordan fridager påvirker bedriftens kapasitet hver gang.
Et godt permisjonshåndteringssystem bør derfor enkelt kunne integreres med andre arbeidsstyringsverktøy... Og ideelt sett bør det være mulig å administrere både permisjoner, ressurser, oppgaver og tid i ett og samme verktøy.
Det er ikke så enkelt, for alle prøver å overbevise deg om at deres løsning er den beste, så nedenfor har vi oppsummert noen av de beste verktøyene som finnes på markedet.
Teamdeck - skybasert programvare for ressursforvaltning - er et universelt, oversiktlig og direkte verktøy for håndtering av ulike aspekter ved arbeidet. Det ble utviklet av et erfarent programvarehus for å møte behovene til andre programvarehus og teknologibransjen. Det viste seg imidlertid raskt at programvarehusets særegne og effektive måte å administrere arbeidet på også ble tatt i bruk av andre bransjer, for eksempel kreative byråer, finansorganisasjoner, nystartede bedrifter i vekst og store, moderne selskaper. Teamdeck.io inkluderer en programvarefunksjon for permisjons- og fraværshåndtering.
Systemet gjør det enkelt å administrere permisjoner - å sende permisjonsforespørsler til de ansatte, inkludert årsaker og lengden på permisjonen, og adressere dem til de rette personene. Det gjør det enklere å administrere et internasjonalt team, ettersom det tar hensyn til lokale helligdager og tidssoner i det respektive landet.
Aktuelle ferier for alle teammedlemmer lastes umiddelbart opp i tilgjengelighets- og tidsplanpanelet, slik at du alltid raskt kan se hvilke ressurser du har til rådighet. Teamdecks permisjonshåndteringssystem er tilgjengelig for alle ansatte du velger, inkludert frilansere, som enkelt kan markere fraværet sitt, for eksempel for hele uken eller bare noen få timer på en dag.
Den funksjon for egendefinerte årsaker gir deg muligheten til å bruke en individuell permisjonsform, markere den som betalt eller ulønnet og tilordne de aktuelle medarbeiderne og avdelingene til en individuell permisjonsregel. På denne måten kan du, i tillegg til de klassiske permisjonsformene som årlig ferie eller sykefravær, også overvåke og enkelt administrere andre grunner til å ta fri.
Du kan utføre hele prosessen inne i appen, men Teamdeck sender deg i tillegg en e-postmelding når en permisjonsforespørsel er mottatt. Hvis du ønsker å sjekke organisasjonens fraværsstatistikk, vil Teamdeck generere en oversiktlig og fullstendig rapport for deg.
Dette er et enkelt og brukervennlig HR-verktøy for permisjonshåndtering. Det er basert på en delt kalender, slik at alle som er lagt til i systemet, kan se kollegenes tilgjengelighet med en gang. Det gjør det enkelt å sende forespørsler og godta dem med en gang, og gir deg muligheten til å opprette rapporter. Hvis det du trenger, ikke finnes i standard permisjoner, kan du enkelt opprette egendefinerte alternativer.
Denne HR-programvaren gir hver enkelt ansatt tilgang til sin egen konto, slik at de kan se hvor mange fridager de har igjen, og hvor mange forespørsler de har fått godkjent. Appen er tilgjengelig i en nettversjon og en mobilversjon. Sage HR er integrert med Slack, slik at du kan ta imot ansatt forespørsler om avspasering direkte fra det verktøyet.
Podio er et verktøy som er laget for deg som ikke er fornøyd med ferdige løsninger. Systemet gir deg mange tilpasningsmuligheter og kan skreddersys til bedriftens individuelle behov. For det første er Podios frontend bygget på API-et, slik at utviklere fleksibelt kan utvikle systemet slik at det passer til hele bedriftens behov.
For det andre har systemet omfattende integrasjonsmuligheter med andre verktøy. Ved å laste opp utvalgte utvidelser kan du bruke andre applikasjoner i Podio. Systemet er ikke et typisk permisjonshåndteringssystem, men du kan integrere det med for eksempel Google Calendar eller Teamdeck. På denne måten kan du implementere skreddersydde funksjoner for virksomheten din og få funksjonene du trenger for å spore og godta de ansattes fridager. Og mye mer.
I bamboo HR kan ansatte raskt og enkelt sende inn permisjonsforespørsler, og ledere kan like raskt og enkelt godta dem. Systemet viser mulige planleggingskonflikter med møter eller andre ansattes ferier for å fremskaffe alle dataene som trengs for å godta forespørselen. Begge parter kan legge til en merknad i innsendingen for å begrunne forespørselen og beslutningen.
Permisjonshåndteringssystemet konverterer utvalgte dager til timer for å gjøre det enklere å planlegge selskapets kapasitet. En PTO-policy ikke passer for alle bedrifter, så det er mulig å lage egendefinerte innstillinger i Bamboo HR. Med bare noen få klikk i programmet kan det genereres flere typer permisjonsrapporter. Dette gjør det enkelt for ledere å sjekke ferietrender, også de som ikke er åpenbare ved første øyekast. Dette gjør det enklere for dem å planlegge den strategiske arbeidsflyten i organisasjonen.
Hi Bob er et lettvint permisjonshåndteringssystem. Det lar de ansatte velge hvilken som helst type permisjon, for eksempel ferie og sykedager, PTO-sporing, feriedager eller foreldrepermisjon. De kan spesifisere varigheten på permisjonen og sende forespørsler direkte til sine overordnede.
En viktig fordel med appen er at den er integrert med Slack og MS Teams, slik at ledere raskt kan godkjenne permisjoner samtidig som de bruker sine daglige kommunikasjonsverktøy. Det hele er selvfølgelig også tilgjengelig som nett- og mobilapp.
Programmet lar deg også opprette og tildele egendefinerte retningslinjer for utvalgte grupper av ansatte og stillinger, noe som gjør verktøyet svært fleksibelt, uavhengig av ansettelsesform. Systemet rapporterer automatisk nåværende, tidligere og ventende permisjonsforespørsler, slik at du enkelt kan sjekke statistikk og status for ulike typer forespørsler for individuelle ansatte og avdelinger.
Fraværshåndtering er et problem for alle organisasjoner, uavhengig av størrelse, bransje eller arbeidsmønster. Ikke la mangel på gode rutiner og verktøy redusere effektiviteten og medarbeidertilfredsheten. Analyser bedriftens behov, sjekk de svake punktene i den nåværende løsningen, og la et profesjonelt system for permisjonshåndtering frigjøre nytt potensial for teamet ditt.
Ifølge en CIPD-studie tar ansatte i gjennomsnitt 6 fridager i året av ulike årsaker. Det høres kanskje ikke så mye ut, men hvis man ikke har de rette rutinene for å organisere denne fritiden, kan det få en snøballeffekt på arbeidsorganisasjonen.
Permisjonshåndtering er prosessen med å godta, optimalisere og spore de ansattes fridager og ferier i en organisasjon. Det har en kolossal innvirkning på virksomhetens helse, og du bør prioritere det. Hvilke fordeler kan det gi virksomheten din? Hvordan kan du vurdere om organisasjonen din trenger et verktøy for permisjonshåndtering?
Selv det mest interessante og inspirerende arbeidet kan være slitsomt, og de ansatte har all rett til å hvile og lade batteriene til neste utfordring. Det er veldig frustrerende når teamet ditt føler at de ikke kan ta seg en velfortjent ferie fordi bedriften trenger dem og det ikke finnes noen som kan erstatte dem. Ifølge forskeren Mark Rosekind fra Alertness Solutions kan "Pusteromseffekten av en ferie øke ytelsen med 80%. Reaksjonstiden til ferierende som kom tilbake økte med 40%".
En person som vet at organisasjonen bryr seg om vedkommendes trivsel og balanse mellom arbeid og fritid, vil rett og slett være mer produktiv fordi behovene deres blir møtt. Det er ledelsens ansvar å gjøre det som skal til for å sikre at alle kan ta ut sine fridager og at arbeidet flyter som det skal. Det er dette som kjennetegner god permisjonsledelse.
Alle bedrifter har sine prioriteringer og viktigste prosjekter. Det er imidlertid naturlig at det av og til dukker opp presserende oppgaver og forespørsler som ikke var planlagt i tidsplanen. Det er ikke noe galt i det, så lenge det ikke går på bekostning av viktige ansvarsområder.
Med permisjonsstyring kan du bedre vurdere om en medarbeider har plass til å ta seg av flere oppgaver før avreise, eller om det er bedre for dem å fokusere på prioriteringer som ikke kan vente to uker til de er tilbake.
Å administrere et team som jobber eksternt fra ulike land, krever et kraftig permisjonshåndteringssystem som tar hensyn til ulike tidssoner og nasjonale helligdager i mange land.
Å kjenne kapasiteten i bedriften er grunnlaget for god ressursstyring. Med permisjonsstyring kan du se hvilke ansatte som er i permisjon og effektivt allokere vikarer, fordele oppgaver i henhold til kapasiteten i de relevante avdelingene og tildele støtte der det er behov for det.
Flaskehalser er et kriseøyeblikk for alle bedrifter. De oppstår når du ikke har nok ressurser (penger, ansatte, teknologi, tid) til å utføre en gitt oppgave. Medarbeidernes ferie skaper ofte flaskehalser fordi et ufullstendig team har mindre kapasitet enn vanlig. Med effektiv permisjonshåndtering kan du forberede deg på slike situasjoner på forhånd og minimere vanskelighetene med å opprettholde et normalt arbeidstempo.
De ansattes fravær er ikke informasjon som bare er viktig for lederen. En bedrift er et system av samhandlende elementer, så alle ansatte bør vite om tilgjengeligheten til andre personer i organisasjonen. Og det handler ikke bare om medlemmer av samme team. Når man planlegger arbeidet sitt, må man vite om den personen som kan hjelpe en med en bestemt oppgave, er tilgjengelig på det aktuelle tidspunktet. Dette gjelder for alle avdelinger og stillinger. Permisjonshåndtering sikrer derfor en tydelig arbeidsflytstruktur og fører til større effektivitet.
Før du får kunnskap fra oss om permisjonshåndtering, bør du også vite hvor en permisjonshåndtering er plassert i markedet for å få et større bilde og ta mer nøyaktige kjøpsbeslutninger for programvare for permisjonshåndteringssystem
Permisjonshåndtering er en del av tids- og fremmøtehåndtering. Så la oss ta en titt på disse to. Men for ikke å gå for dypt inn i problemstillinger som ikke er tema for dette kapittelet, kan vi si at tidsstyring er prosessen med å planlegge og utøve kontroll over tiden som brukes på spesifikke aktiviteter. Spesielt de som er knyttet til å øke effektiviteten og produktiviteten. For å si det enkelt handler det om hvordan man fordeler tiden mellom ulike aktiviteter og holder seg produktiv i hver av dem.
Nærværsstyring er måten du holder oversikt over de ansattes arbeidstid på. Det er et system for å dokumentere tiden de ansatte jobber og tiden de tar fri. Hovedmålet er å forhindre at de ansatte går glipp av tid ved å spore arbeidstid, påloggingstid, avganger, pauser og avspasering.
Så er det på tide med hovedbegrepet i samtalen vår - permisjonshåndtering. Ingen trenger å tenke lenge på hva permisjonshåndtering betyr. Permisjonshåndtering (eller bare avspaseringshåndtering, eller PTO-administrasjon) refererer til håndtering av ansattes permisjonsforespørsler. For å være mer spesifikk, handler det om foreldrepermisjoner, sykemeldinger, foreldrepermisjoner, periodepermisjoner, ferier og andre, noen ganger uplanlagte permisjoner.
Og det viktigste målet med dette komplekset av tiltak som kalles "permisjonshåndtering", er å sikre at de ansatte kan nyte godt av fordelene sine på en problemfri måte uten at det går ut over driften av virksomheten.
Permisjonshåndtering er administrasjon av ansattes permisjoner i henhold til bedriftens permisjonsregler, ikke bare for å overholde lovpålagte krav, men også for å øke de ansattes engasjement, produktivitet og employer branding. (GreytHR.com)
Som vi kan lese videre på GreyHRs nettsted, er det tre overordnede punkter i permisjonshåndtering: utforming av permisjonsretningslinjer, implementering og gjennomføring av permisjonsretningslinjer og regelmessig administrasjonsarbeid. GreyHR nevner imidlertid ikke noe om den enorme nærheten mellom permisjonshåndtering og det å drive en virksomhet fremover, eller - for å si det mer relevant - mellom en ansatts permisjon og prosjektenes fremdrift.
Målet med permisjonshåndtering er å håndtere de ansattes permisjonsforespørsler på en rettferdig og nøyaktig måte, slik at virksomheten går som smurt, samtidig som de ansatte får de fordelene de har krav på. (Lucidchart.com)
Mens GreyHR fremhever engasjement og produktivitet (og employer branding) som utvilsomt viktige faktorer for de ansattes fritidsplanlegging, legger Lucidhart vekt på virksomhetens resultater som et kriterium eller fokus som avgjør beslutninger i henhold til godkjenning av fri.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...