Teknologibransjen er utrolig dynamisk: prosjekter endres, det dukker stadig opp nye løsninger som skal implementeres, og teamene står overfor utskiftning av ansatte. For å mestre denne tornadoen av endringer kreves det at ressursstyringen er bunnsolid. Denne artikkelen viser deg hvordan du gjør det.
Leserne våre blir kjent med:
Å vite hvordan man kan forbedre seg styring av prosjektressurser er avgjørende for ethvert programvarehus. Dette er et faktum. De selger de ansattes tid for kundenes penger. Vi snakker tross alt ikke om en repetitiv jobb der de samme medarbeiderne hver dag, i mange år, kommer til kontoret for å utføre de samme oppgavene i åtte timer.
Før du bestemmer deg for å ta skritt for å forbedre ressursstyringen i programvareselskapet ditt, må du vite hvorfor det i det hele tatt er verdt innsatsen. Det kommer du til å gjøre:
Det kommer en tid da du, etter å ha brainstormet med ledergruppen din, bestemmer deg for at noe definitivt må endres, og at bedriften din krever nye løsninger. Dere trenger en moderne tilnærming og reformer, slik at dere kan ta markedet med storm og legge konkurrentene langt bak dere. Du vil ha alt. Og du vil ha det nå.
Dessverre er det nettopp dette som gjør at ambisiøse planer ofte ikke blir noe av. Selv med den beste ressursstyringen er det ikke mulig å gjennomføre alle endringene på én gang. Spesielt ikke når du har å gjøre med en mellomstore eller store programvarehus, der prosesser må fungere sammen. Det første steget for å optimalisere arbeidet ditt er derfor å identifisere problemet (eller problemer). Kanskje er det svake punktet mangel på personale, manglende sporing av permitteringer og ferier, mangel på dokumentasjon som trengs for å ta imot nye medarbeidere og overlevere prosjekter, undervurderte eller overvurderte prosjekter, kompliserte beslutningsprosesser. Den beste måten å identifisere problemer på for å starte en endring i organisasjonen, er å analysere dataene. Rapporter basert på de ulike prosessene og resultatene i virksomheten din vil vise seg å være uvurderlig.
Å vite hva som må endres, er grunnlaget for å gjennomføre endringen. Neste trinn er å prioritere disse problemene. Vurder hvilke som forårsaker de største tapene eller blokkerer andre prosesser - ta tak i disse først, og gjennomfør deretter ytterligere forbedringer en etter en. Det lønner seg å dele store prosjekter inn i individuelle faser og oppgaver for å nå målene på en systematisk måte.
Ofte er gjennomføringen av en oppgave, selv en enkel en, som å sprette en ball.
Situasjonen som er beskrevet ovenfor er selvfølgelig ganske karikert ... men ikke så mye? Problemet med den kompliserte prosessen med å akseptere individuelle stadier og tvil om hvem som har myndighet til å ta beslutninger om ulike spørsmål, påvirker mange selskaper. Og ikke bare de store - selv en organisasjon på 20 personer kan stå overfor en flaskehals når det gjelder aksept. Det første kriseøyeblikket er når ledelsen ikke lenger er i stand til å bestemme alt selv. Det er da den må delegere mer selvstendighet til ansatte på mellomnivå. Jo flere mennesker i selskapet, desto større blir problemet, så en effektiv struktur må komme på plass så snart som mulig. Spesielt siden tempoet i oppstartsutviklingen ikke tilgir treghet. Blokkering av arbeidssyklusen er den beste måten å tape tid og penger på.
Se hvem som har myndighet til å ta beslutninger. Neste skritt er å forenkle hele prosessen, og dette gjøres best ved å gi de enkelte avdelingene og spesialistene en viss autonomi. Ved å fastsette generelle regler for de aktuelle arbeidsoppgavene kan man gjøre det daglige arbeidet betydelig raskere. I et moderne selskap er det verdt å satse på god arbeidsflyt, selv om man gir avkall på total kontroll.
For å forvalte ressursene dine på en god måte, må du vite hva du har tilgjengelig. Det er akkurat som i et spill - du kommer ikke til å spille godt hvis du bare kjenner halvparten av kortene dine. Den grunnleggende informasjonen som er viktig for deg er:
Ressursbasen din er nøkkelen til effektiv prosjektledelse og til å delegere folk dit de trengs. Det gir deg mulighet til å styrke team som har for mye arbeid på skuldrene. Det gjør det også mulig å tildele nye oppgaver til de medarbeiderne som rett og slett ikke har noe å gjøre og kjeder seg. Det er selvsagt ineffektivt å oppbevare og bruke slike data i eget hode eller i Excel-tabeller. Det er derfor en god idé å bruke verktøy for ressursforvaltning som på en oversiktlig måte viser hvilke teammedlemmer som nå er i stand til å engasjere seg i hvilke oppgaver og prosjekter de vil gjøre det best.
En svært vanlig hindring for smidig arbeid er mangel på nødvendig kunnskap og materiell. Hvor mange ganger har du ikke måttet spørre flere personer i bedriften om hvor bestemte filer eller dokumentasjon befinner seg? Denne prosessen er slitsom og tidkrevende, selv når det dreier seg om nåværende ansatte i bedriften. Tenk deg hva som skjer i det øyeblikket noen slutter ... og tar med seg den hemmelige kunnskapen om hvor du finner materiale som gjelder prosjektet du jobber med for øyeblikket.
Kunnskap er også din ressurs, og den er utrolig viktig. Lag en god, organisert database med alt materiale som kan være nyttig i forbindelse med introduksjonsprosessen, overtakelse av ansvarsområder eller bare i det daglige arbeidet i bedriften. Dette er selvfølgelig ikke en engangsprosess - slike baser gir bare mening hvis de holdes oppdaterte. Programvarehuset genererer så mye informasjon at dette må bli en vane. Du kan imidlertid være sikker på at alle vil ha nytte av det.
De ulike avdelingene i en bedrift oppfører seg noen ganger som separate organismer. Det er tross alt det som er deres funksjon. Hver avdeling skal ta seg av ulike aspekter for å få bedriften til å gå som smurt. På den annen side kan man som organisasjon oppnå mye mer hvis de ulike avdelingene støtter hverandre.
Nye virksomheter kan gi markedsavdelingen god innsikt i innholdsproduksjon, mens markedsavdelingens promotering er bra for salget. Markedsavdelingen kan også gjøre mye for å utarbeide et overbevisende tilbud. Utviklere kan hjelpe HR-avdelingen med å lage de beste stillingsannonsene ved å fortelle dem hva de skal se etter og hvordan de skal overbevise kandidatene. Deretter kan HR-avdelingen hente inn nye medarbeidere med den mest ønskelige kompetansen som vil være perfekt for prosjektet dere jobber med.
Ved å forbedre kommunikasjonen mellom avdelingene og sørge for at de vet hva hverandre jobber med og hva de har behov for, kan du gi riktig støtte og oppnå enda mer gjennom synergi. Et integrert team er svært viktig for kvaliteten på arbeidet og trivselen til medarbeiderne dine.
Det eneste konstante i markedet er volatiliteten. Å oppdatere kunnskapen din om aktuelle behov i bransjen er en evigvarende historie. En del av det å forbedre ressursstyringen er å hele tiden overvåke hva som er verdt å investere i og utvikle. Som en effektiv ressursforvalter eller Prosjektleder bør du regelmessig gjennomgå:
I denne prosessen er tid og regelmessighet viktig. Ved å kjenne markedets behov kan du kanalisere ressurser inn i de mest lovende løsningene så raskt som mulig, slik at du alltid kan tilby kundene dine innovasjoner før konkurrentene gjør det.
Temaet kan virke trivielt og opplagt - arbeidsplanlegging er tross alt det viktigste grunnlaget for all ressursstyring i prosjekter. Men jo mer vi fordyper oss i det, jo flere muligheter, men også risikoer, oppdager vi.
Hva er arbeidsplanlegging? Å lage huskelister i en notatbok er arbeidsplanlegging, ja visst. Men arbeidsplanlegging er også å skrive ut et prosjekt tre år frem i tid ved hjelp av big data, sannsynlighet og spesialisert programvare. Og det er interessant å merke seg at begge disse måtene er effektive. Bare ikke for alle. Nøkkelen her er å tilpasse systemet til virksomhetens egenskaper og arbeidsstilen til teamet ditt.
Nyere trender fokuserer ofte på smidighet og fleksibilitet, slik at arbeidet organiseres i sprinter, for eksempel ukentlig, som inneholder et visst antall oppgaver som er gjennomførbare på den tiden. Det er også en god idé å dele opp de enkelte oppgavene i mindre komponenter. På den måten unngår man at et stort antall oppgaver blir hengende over oss i flere måneder fremover. På den annen side krever noen langsiktige prosjekter en tidsplan som er planlagt i god tid. Med en gjennomtenkt plan unngår du forsinkelser og får et bredere perspektiv på ressursstyringen.
Hvis medarbeiderne dine begynner å føle at du er underbemannet, er dette sannsynligvis tilfelle. Slike situasjoner er svært ugunstige. Frustrasjon og utmattelse bygger seg opp i teamet, og prosjekter begynner å bli forsinket. Det er selvfølgelig du som er eksperten og kjenner rytmen i bedriften din best. Noen ganger kan det være mer hektiske perioder, og du må kanskje bruke underleverandører. Så går alt tilbake til det normale, men vær på vakt for tegn på at teamet ditt er overarbeidet og føler seg overveldet. Det er ikke verdt å vente for lenge med å rekruttere en ny medarbeider, særlig ikke fordi den perfekte kandidaten ikke lurer rundt hvert hjørne. Rekrutteringsprosessen kan noen ganger ta veldig lang tid.
På dette stadiet i lesingen av artikkelen tenker du sikkert "OK, men hvor skal jeg håndtere all denne informasjonen for å være effektiv? Jeg kan jo ikke holde orden på alt i Slack-samtaler, en e-postinnboks og tusenvis av tabeller." Det er her moderne arbeidsstyringsverktøy kommer til unnsetning og gjør alt drittarbeidet for deg. La oss illustrere det med Teamdeck - programvare for ressursstyring. Systemet vårt lar deg administrere arbeidet ditt og prosjektplanDu kan også sjekke hvilke medarbeidere som er opptatt og hvor lenge de har planlagte prosjekter, automatisk finne de rette personene til et prosjekt, opprette hele team med den nødvendige kompetansen og løse planleggingskonflikter.
I tillegg vil du kunne spore og administrere timelister i sanntid for å se hvilket team som trenger mer støtte og hvilke prosjekter som er mest tidkrevende. På hvert trinn kan du også generere en rapport for å analysere dataene og korrigere aspekter som ikke fungerer som de skal. Teamdeck er et verktøy skapt av et programvarehus av nødvendighet. Vi har vært der, vi har sett det, så systemet vårt er enkelt og inneholder bare de funksjonene du virkelig trenger.
Å jobbe i et programvareselskap er dynamisk, så du trenger fleksibilitet for å håndtere det på best mulig måte. Hvis du ønsker å forbedre ressursstyringen, må du være forberedt på at det er en kontinuerlig, pågående prosess som krever oppmerksomhet og engasjement. Det er ikke nok å løse problemer én gang og så glemme arbeidsflytoptimalisering. Heldigvis vil god praksis og effektive løsninger bære frukter, og når de store endringene først er gjennomført, blir det lettere å gjøre flere små forbedringer.
Forbedre ressursstyringen og skap en flott mulighet til å utnytte virksomhetens potensial bedre. Hver påfølgende endring vil gi merkbare effekter, så det er verdt å satse på en god strategi og være systematisk. På TeamdeckVi oppfyller alltid våre kunders forventninger og ser etter den løsningen som best oppfyller deres behov. Du kan enkelt importere alle dataene i verktøyet vårt. Vi ønsker at din Teamdeck Vi ønsker å skreddersy programvaren til hvert enkelt selskap vi jobber med, og derfor gir vi mange muligheter for å lage en tilpasset versjon av programvaren. Kontakt oss og ta steget inn i et nytt nivå av arbeidsledelse!
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...