Selskaper legger vanligvis mye arbeid i ressursallokering. Du ønsker å holde alle opptatt, samtidig som du sørger for at oppgavene deres er verdifulle (noe som ofte betyr fakturerbare) for selskapet. Det blir virkelig vanskelig når teamet vokser, spesielt når du må fordele folk på flere prosjekter som pågår samtidig.
Artikkelen inneholder:
Noen formler for å måle ressursutnyttelsesgraden
Hva betyr tilgjengelighet i ressursutnyttelsen
Den innflytelsesrike rollen til programvare for ressursforvaltning i utnyttelsen av ressurser
Forskjeller mellom produktiv utnyttelse og fakturerbar utnyttelse
Hvordan implementere ressursutnyttelse
En av de enkleste måtene å sjekke om allokeringsarbeidet ditt er vellykket, er å følge med på teamets utnyttelse og ressurskapasitet. Før vi introduserer deg for ulike beregninger og formler for ressursutnyttelse, vil vi gjerne definere ressursutnyttelse på en forståelig måte. Derfor presenterer vi i denne artikkelen - i likhet med mange andre - en sammenligning av definisjoner, betydninger og begreper som brukes av prosjektledere.
Innsikt i medarbeider- eller ressursutnyttelse er knyttet til begrepene "overutnyttelse" og "underutnyttelse". Begge deler bør du være oppmerksom på. Hvorfor er det slik? For mye arbeid eller oppgaver i løpet av et prosjekt (multitasking) gjør at det ikke blir fullført helt eller med de funksjonene man trodde. Så før vi begynner, ta en titt på Gartners konklusjon fra undersøkelsen Slik unngår du å overbelaste IT-prosjektteamet ditt.Overbelastning av folk gir som regel bakslag, reduserer ytelsen og øker antall feil. Gartner-undersøkelser viser at team med lavere utnyttelsesgrad kan redusere tiden det tar å levere forretningsverdi med 30% eller mer. Når vi vet dette, er det fornuftig å følge nøye med på ressursutnyttelsen.
For å parafrasere Project Management Institutes (PMI) definisjon, forstås prosjektledelse som bruk av spesifikk kunnskap, kompetanse, ferdigheter, utstyr, verktøy, programvare, prosesser og teknikker for å produsere noe av "verdi for mennesker". Det kan lett tolkes som at prosjektledelse handler om å gjøre ting ved hjelp av det vi har. Mentalt og fysisk.
Og hvis vi vil være sarkastiske, kan vi bruke tvetydigheten i uttrykket "verdi for mennesker" og si at det foreslåtte PMI-konseptet om et prosjekt også kan bety opprettelsen av en sosial bevegelse, inkludert en politisk eller religiøs bevegelse.
Men sammenlignet med PMI-definisjonen som er nevnt ovenfor, kan Association for Project Managements forslag anses som strengere. Den siste legger vekt på objektive og målbare kriterier, som tid og budsjett.
I forretningslivet er begge deler - selv om de er forhandlingsbare - pålagt en viss prosjektramme. Enten det er snakk om et kundeoppdrag eller et oppdrag som en bedriftsdirektør har sendt til markedsavdelingen, må oppdraget fullføres innenfor den forventede eller, for å være helt ærlig, kommersielt levedyktige tidsrammen og gi avkastning på investeringen. Så, ifølge APM: Prosjektledelse er anvendelse av prosesser, metoder, ferdigheter, kunnskap og erfaring for å oppnå spesifikke prosjektmål i henhold til prosjektets akseptkriterier innenfor avtalte parametere. Prosjektledelse har endelige leveranser som er begrenset til en begrenset tidsramme og et begrenset budsjett. Så i motsetning til bare ledelse, inneholder prosjektledelse, hvis vi snakker om prosjekter, krav som tid og budsjett for hvert prosjekt som skal fullføres. Nedenfor følger noen eksempler på prosjektressurser (med noen få krav):
Skape en atombombe med en sprengkraft som ikke er mindre enn Tsarbomben, i løpet av 24 måneder og med et budsjett på $50 millioner
en demning på Vistula-elven frem til 31. mars 2025, uten at budsjettet på 120 millioner USD overskrides
utvikling av en desktop-app (inkludert analyse av konverteringsveier og valg av den beste) på 8 uker for en skoprodusent, med 12 000 USD
oppdatere merkevareposisjoneringen (inkludert distribusjon av nytt BTL-materiale) i løpet av 12 måneder innenfor et budsjett på $100 000
Med eksemplene ovenfor kan vi forestille oss hvor mange trinn, administrative oppgaver og prosedyrer som er involvert i hvert prosjekt. Hvor mange personer - med relevant kompetanse - blir en del av hvert av dem?
Så, som sagt ovenfor, er prosjektledelse anvendelsen av prosessen. Eller vi kan si det rett ut: prosjektet er en prosess. Og prosessen kalles prosjektledelsens livssyklus. På internett kan man finne en inndeling av denne prosessen i tre, fire, fem, til og med seks og syv faser. Men den mest populære er den som tilhører PMI, og går ut fra 5.
Som du ser, er hver fase en gruppe oppgaver, og det ligger mange ulike problemstillinger og utfordringer bak hver fase. Det er også verdt å legge til - spesielt for dem som er helt i begynnelsen av sin rolle som prosjektleder - at disse fasene ikke alltid bør behandles kronologisk. Noen elementer kan påbegynnes tidligere, mens andre er en pågående prosess i løpet av prosjektet (f.eks. resultatstyring, eller - for å være mer presis i forhold til temaet for denne artikkelen - bruk av ressursplanleggingsverktøy). Og hver av dem blir - på en eller annen måte - optimalisert gjennom hele prosessen. Ressursutjevning er en viktig teknikk som brukes til å balansere ressursallokeringen og unngå over- eller underutnyttelse i løpet av prosjektets livssyklus.
For å komme tilbake til hovedtemaet: Hvor i PM-livssyklusprosessen er ressursutnyttelse viktig?
Av de fem fasene i prosessen er ressursutnyttelse å finne i fase tre. Som en del av overvåkings- og kontrollfasen, eller for å være mer presis, som en del av resultatstyringen.
Initiering og unnfangelse
Planlegging
Lansering og gjennomføring
Overvåking og kontroll den inkluderer ytelseskontroll, dvs. ressursutnyttelse
Avslutning av prosjektet
For ledere er ressursutnyttelsen den mest verdifulle og nyttige måleparameteren og KPI-en innen resultatstyring.
Som vi vet, er ressursplanlegging og ressursplanlegging avgjørende for å sikre at en prosjektplan går i boks. Effektiv ressursutnyttelse er en annen del av dette puslespillet, eller - som vi gjerne vil si - ressursstyring. Mens ressursallokering - enkelt sagt - dreier seg om å tildele en kompetent ressurs til en oppgave, måler ressursutnyttelse effektiviteten og tiden ressursen bruker på den tildelte oppgaven (fakturerbart eller strategisk arbeid, ikke-fakturerbare timer/minutter, administrative timer/minutter osv.)
Ressursutnyttelse er en indikator som hjelper prosjektledere og ressursforvaltere med å finne ut hvordan de ansatte bruker tiden sin i løpet av et prosjekt. Takket være denne kunnskapen kan de foreta langt mer effektive ressursvurderinger og -beslutninger som øker produktiviteten og lønnsomheten. Ressursutnyttelse måler produktiviteten til hver enkelt medarbeider og/eller utnyttelsesgraden for hele teamet. Den overvåker om de ansatte er overutnyttet eller underutnyttet, og fastsetter retningslinjer for styring av arbeidsmengden.
For å si det mer nøyaktig, fra prosjektlederes og virksomheters perspektiv er ressursutnyttelsesgrad et begrep som brukes for å beskrive prosentandelen av en medarbeiders tilgjengelige tid som brukes på fakturerbare oppgaver eller prosjekter. Ressursutnyttelsesgraden viser hvor mye av teamets tid som brukes på fakturerbare oppgaver, samt hvor produktivt hvert enkelt teammedlem er. Ressursprognoser hjelper prosjektledere med å forutsi fremtidige ressursbehov basert på nåværende utnyttelsesgrad.
Ressursutnyttelse er med andre ord et mål som viser om hele teamet eller bestemte medarbeidere er fullbooket. Det refererer til prosessen med å planlegge prosjektet og få mest mulig ut av de tilgjengelige ressursene i bedriften.
Hvis du for eksempel vet at noen allerede er overutnyttet og rett og slett har for mye å gjøre, kan du se etter noen andre med lignende ferdigheter som kan passe inn i prosjektet ditt. Denne beregningen hjelper deg også med å identifisere personer som er underutnyttet, slik at du kan tildele dem nye prosjekter.
Den eneste måten å finne ut av det på, er å gå gjennom alternativene og velge det som passer best til dine behov. Teknikker for ressursoptimalisering kan bidra til å forbedre effektiviteten og nøyaktigheten i beregningene av ressursutnyttelsen.
Den typiske formelen for ressursutnyttelse er
Denne verdien, uttrykt i prosent, viser hvor mye av teamets tid som går med til å jobbe.
Selv om det høres enkelt ut, er det flere spørsmål som dukker opp når man prøver å måle ressursutnyttelsen. Skal du basere beregningen på faktisk arbeidstid (timelister) eller heller planlagt arbeidstid? Hva med ferie og helligdager? betalt fritid? Hvor ofte bør du egentlig følge opp teamets ressursutnyttelsesplan? En veldefinert ressursallokeringsstrategi kan ha stor innvirkning på nøyaktigheten i beregningene av ressursutnyttelsesgraden.
Svaret er: Det kommer an på. Det er så mange variabler at det er praktisk talt umulig å anbefale en universelt god løsning. Den eneste måten å finne ut av det på, er å gå gjennom alternativene og velge det som passer best til dine behov.
En måte å måle kapasitetsutnyttelsen på er å sammenligne ressursenes tilgjengelighet med planlagt arbeidstid.
Effektiv ressursplanlegging er avgjørende for å sikre at bestillingene stemmer overens med teamets tilgjengelighet.
Den største fordelen med denne metoden er at hvis poengsummen er for lav, kan du likevel optimalisere planene dine. Gå til tidsplanen og se om prosjektene dine er planlagt riktig. En omfattende ressursallokeringsplan kan bidra til å sikre at alle ressurser utnyttes effektivt og at hullene minimeres. Kanskje er det hull i bookingen til enkelte personer, eller kanskje har dere f.eks. to utviklere som jobber fire timer i uken på et prosjekt når dere kunne hatt én person som jobbet fulltid med det?
Finn ut hvordan du kan fylle hullene i teamets timeplan. Kanskje du bør starte et FoU-prosjekt eller innføre innovasjonsfri? Det vil ikke bare hjelpe deg med å unngå produktivitetstap, men det er også en god måte å holde medarbeiderne engasjerte på. Underutnyttelse er mer frustrerende for dine ansatte enn du kanskje er klar over.
Se opp for at folk har for mye å gjøre. Det er en risiko for at oppgavene deres ikke blir levert i tide (og du vil heller ikke at de skal være utslitte). Overbooking kan tyde på at du trenger å ansette nye medarbeidere.
Til slutt er det enkelt for salgsteamet å beregne estimert ressursutnyttelse for å se hvor mye plass det er igjen i produksjonspipelinen. På denne måten er det mindre sannsynlig at du går glipp av forretningsmuligheter (eller forplikter deg til prosjekter som du i utgangspunktet ikke er i stand til å levere i tide).
Alt i alt hjelper en analyse av den bestillingsbaserte ressursutnyttelsen deg med å optimalisere og forbedre ressursutnyttelsen og -allokeringen, og med å forutse salgs- eller rekrutteringsbehov.
En annen måte å måle ressursene på og oppnå optimal utnyttelsesgrad på, er å sammenligne teamets registrerte timer (timelister) med deres tilgjengelige timer. Mange mener at dette er den eneste måten å beregne ressursutnyttelsen nøyaktig på, fordi man opererer med faktiske arbeidstimer, ikke bare estimater. Ressurssporing er avgjørende for å kunne overvåke og registrere ressursbruken nøyaktig over tid.
Mange mener at dette er den eneste måten å vise nøyaktig hvordan man beregner ressursutnyttelsen på, fordi man opererer med faktiske arbeidstimer, ikke bare estimater.
Siden dette er en retrospektiv poengsum, kan du vanligvis ikke gjøre skaden ugjort selv om poengsummen din er skuffende. Det hjelper deg imidlertid til å ta bedre beslutninger i fremtiden.
Historiske data om teamets ressursutnyttelse varierer og kan være en god indikator på om du trenger å ansette ekstra folk (eller finne ekstra oppgaver til de eksisterende teammedlemmene). Du kan også sjekke hvor produktive medarbeiderne dine pleier å være.
Min anbefaling er å bruke begge metodene for å beregne ressursutnyttelsen. Sammenlign den faktiske (registrerte) utnyttelsen med den estimerte (basert på bestillingene), og analyser forskjellene. De kan påpeke problemer med estimering av arbeidsmengde eller problemer med prosjektstyring. Sjekk om det er personer eller prosjekter som gjentatte ganger ligger over eller under den estimerte utnyttelsesgraden. En slik analyse gjør det mulig å oppdage forbedringsområder og iverksette tiltak. Ressursutnyttelsesanalyser hjelper prosjektledere med å forstå mønstre og ta datadrevne beslutninger for fremtidige prosjekter.
Nå som du kjenner til ulike formler for beregning av ressursutnyttelse, er det på tide å gjøre ting litt mer komplisert. Frem til nå har vi brukt begrepet "tilgjengelige timer". Men hva betyr det egentlig? Skal du tenke på tilgjengelighet som den tiden medarbeideren din var på jobb? Eller bør du også inkludere ferier og helligdager?
I første omgang kan man kanskje tenke at det å inkludere fritid i den totale tilgjengeligheten er kontraintuitivt, for folk var tydeligvis ikke tilgjengelig da. Vær imidlertid oppmerksom på at du kanskje likevel må kompensere de ansatte for denne perioden hvis du opererer med fastlønn.
Som arbeidsgiver kan det være lurt å se hvor mye tid medarbeiderne dine faktisk bruker på jobb i det store og hele. Hvis du bestemmer deg for å ta med fritid i beregningen, må du huske på at teamets ideelle ressursutnyttelse kan være betydelig lavere i de travleste feriemånedene (desember og august). Planlegging av ressurstilgjengelighet bidrar til å sikre at du har de riktige ressursene tilgjengelige når du trenger dem, selv i ferietidene.
Noen selskaper bruker 2080 som et fast antall timer (52 uker * 40 timer). Andre beregner det faktiske antallet tilgjengelige arbeidstimer i løpet av et gitt år. Hvis du ønsker å utføre mer avansert filtrering (f.eks. inkludere ferietimer, ekskludere helligdager, ta hensyn til deltidsansatte), bør du vurdere å bruke programvare for ressursstyring.
Når definisjonen av "tilgjengelige timer" er klar, bør du vurdere hva det er du kaller "arbeidstid". Snakker du om alle timene de ansatte bruker på arbeidsrelaterte aktiviteter, f.eks. på å skape et internt prosjekt? Eller kanskje de timene de bruker på å jobbe med ting du kan ta betalt for av kundene dine?
Du kan beregne den såkalte "produktive utnyttelsen", som tar hensyn til alle de travle timene, og "fakturerbar utnyttelse". Den sistnevnte er spesielt verdifull for byråer, konsulentselskaper eller programvarehus: selskaper som jobber med prosjekter for kundene sine. Med fakturerbar utnyttelse kan du måle hvor mye tid de ansatte bruker på arbeid som faktisk lønner seg. Ressursfakturering er avgjørende for å spore og administrere fakturerbare timer for kundeprosjekter.
Du har kanskje spikret formelen du skal bruke for å måle ressurstilgjengelighet og -utnyttelse, men du må ta høyde for at dataene er i stadig endring. Folks fremtidige tilgjengelighet endres hver gang de ber om en fridag eller blir syke, noe som også påvirker bestillingene dine.
Det er all grunn til å tro at dataene dine bør oppdateres jevnlig, og at teamets utnyttelsesgrad også må justeres i sanntid. Den enkleste måten å holde oversikt over dette på, er å bruke programvare for ressursstyring. Ressursstyring i sanntid gjør det mulig å foreta dynamiske justeringer av ressursallokeringen basert på gjeldende data. Vi har utviklet Teamdeck som et ressursstyringsverktøy som kan automatisere arbeidet ditt, slik at du kan fokusere på prosjektledelsesoppgaver.
Teamdeck bruker tre typer datapunkter for beregningene dine:
tilgjengelighet (samt fri eller helligdager),
bookinger (planlagt arbeidstid),
timelister (registrerte arbeidstimer).
På denne måten kan du beregne både den estimerte og den faktiske teamutnyttelsen og deretter sammenligne dem. Programvaren leveres med en rapporteringspakke som gjør det mulig å visualisere dataene og dele dem med de enkelte teammedlemmene (eller kunden). Ressursstyringsverktøyene har omfattende funksjoner for sporing, analyse og optimalisering av ressursutnyttelsen.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...