Vi har alle hørt om, og kanskje til og med opplevd, den lammende effekten flaskehalser har på en organisasjon. Begrepet "flaskehals" refererer til enhver situasjon som skyldes både personalmessige eller tekniske problemer som forsinker gjennomføringen av et prosjekt. Slike situasjoner kan skyldes at en avdeling er overfylt med arbeid, en teknisk feil eller til og med stress som reduserer produktiviteten til hele teamet.
Generelt måles systemets kapasitet ut fra kapasiteten til flaskehalsen. Denne tilstanden kan være skadelig både for teamets indre arbeid når frustrasjonen øker og temperamentet stiger, og for bedriftens image utad. Ingen ønsker tross alt å fremstå som inkompetente! I tillegg kommer de økonomiske byrdene slike flaskehalser medfører, ettersom lønnsomheten kan synke betraktelig. I denne artikkelen vil vi gå gjennom hvordan du kan identifisere flaskehalser, hvordan du kan løse dem og hvordan Teamdeck passer inn i løsningen på denne gåten.
Den raskeste måten å identifisere en flaskehals på er å se på arbeidsflyten i bedriften og identifisere om arbeidet utføres jevnt eller i rykk og napp (Mer om system for arbeidsflytstyring). Sistnevnte situasjon er symptomatisk for problemet. Det er verdt å merke seg at flaskehalser ikke bør skremme deg fordi de er vanlige i alle selskaper. Selv om de er en kilde til frustrasjon, vil det å bli irritert bare hindre deg i å løse problemet effektivt og i bedre tid. Interessant nok oppstår de fleste flaskehalsene i forbindelse med programvaretesting og kvalitetsgjennomgang.
Det første skrittet for å gjenvinne kontrollen under en flaskehals er å overvåke situasjonen nøye og identifisere de mest presserende problemene. Feil måte å nærme seg disse problemene på er å tilnærme seg dem kvantitativt. Hvis vi blindt kaster penger og menneskelige ressurser på problemet, er det lite sannsynlig at vi løser problemene. Det vil bare være bortkastet tid og krefter. Først trenger du en riktig diagnose. Først da bør du ta skritt for å løse problemet. Løsningene bør være av kvalitativ art. Når vi har identifisert de elementene som bidrar mest til flaskehalsen, kan vi iverksette hensiktsmessige løsninger. La oss se nærmere på noen vanlige løsninger for å bekjempe flaskehalser:
Medarbeiderne som befinner seg midt i den metaforiske stormen, bør utpekes til å håndtere de mest kritiske problemene. Hvis man først må ta seg av detaljer på dette tidspunktet, vil det føre til betydelige forsinkelser og økte kostnader.
Dette er en svært upopulær holdning og kan føre til misfornøyde medarbeidere, men som en kortsiktig løsning kan det bidra til å avhjelpe problemet. Du kan bruke det sparsomt som en rask løsning, men overarbeid kan føre til frustrasjon og utbrenthet. Fokuset bør være å konsentrere seg om ideer som sikrer effektiviteten i systemet som helhet, uten å misbruke arbeidsstyrken.
Dette omfatter både menneskelige og materielle ressurser. Ved å føre oversikt over hva som skjer, kan du finne ut hvor ressurser sløses bort på aktiviteter som ikke er verdiskapende.
Ved å utforme rutiner for beste praksis som alle ansatte kan sette seg inn i, vil det gi bedre tidsstyring (med kreativ programvare for tidsregistrering i byråer), mindre nedetid, og i tilfeller med høy turnover kan nyansatte raskt komme i gang sammen med mer erfarne medarbeidere.
Hold deg oppdatert på de nyeste teknologiske nyvinningene og verktøyene. Med mer effektiv teknologi kan medarbeiderne fokusere på andre aspekter av produksjonsprosessen, og innsatsen kan rettes mot de mer problematiske elementene i flaskehalsen.
Ved å sette ekstra personell på det problematiske leddet i produksjonskjeden kan man bidra til å løse flaskehalsen. Dette må selvfølgelig gjøres med en viss grad av planlegging for å sikre at den personen som har den rette kunnskapen, er på plass og kan tilby løsninger. Hvis markedsavdelingen for eksempel bare har tilgang til én opptatt grafisk designer, kan det å ansette en ekstra grafisk designer bidra til å løse problemet og sette markedsavdelingen på rett spor.
Feriesesonger er synonymt med at de ansattes fravær hoper seg opp. Dette er skadelig for organisasjonens arbeidsflyt. Koordiner ferietidspunktene med de ansatte på forhånd for å unngå at avdelingen blir lammet av stort fravær.
Vanlige årsaker til flaskehalser er dårlige lederbeslutninger og mangelfull organisering på ledelsesnivå. I en organisasjon der én person er ansvarlig for å sjonglere med flere avdelinger, kan det for eksempel være denne personen som er flaskehalsen. Ved å delegere beslutningsprosessene til en annen medarbeider kan man redusere flaskehalsene ved at beslutningene tas raskere. Dette krever selvsagt at personen som er årsaken til forsinkelsene, gir avkall på sine tendenser til detaljstyring!
Teamdeck er ideelt for å koordinere flaskehalshåndtering på grunn av måten det stimulerer til effektiv arbeidsflyt. Det er et perfekt verktøy for styring av ressursallokering, ansattes skift og fravær. Du kan løse problemene som er nevnt ovenfor, for eksempel å velge de rette personene til oppgaven, ved å bruke Teamdecks funksjon, som gjør det mulig å allokere menneskelige ressurser basert på erfaring, kompetanse og tilgjengelighet. Dette muliggjør langsiktig planlegging, ettersom du kan analysere organisasjonens struktur over lange perioder. Dessuten kan du på forhånd være fullt klar over hvor potensielle problemer kan oppstå på grunn av personalmangel.
En annen fordel for å maksimere de ansattes effektivitet er programmets funksjon som gjør det mulig å overvåke arbeidsmengden regelmessig. Teamlederne kan til enhver tid ha oversikt over teamets nåværende arbeidsmengde. Dette gjør det mulig å delegere oppgaver til medarbeidere som har mer fritid, slik at de kan hjelpe dem som har for mange oppgaver. En annen verdifull funksjon er Teamdecks evne til å overvåke utgiftene dine regelmessig. Dette er avgjørende når man skal bekjempe flaskehalser som har en negativ effekt på prosjektets budsjett.
Flaskehalser er uunngåelige selv i de mest effektive bedrifter. Tekniske feil, fravær blant de ansatte og et utall andre potensielle problemer som kan oppstå, oppstår overalt. Det er selvsagt viktig å lete etter teknologiske eller organisatoriske løsninger... Men det er også viktig å huske på de psykiske problemene som ansatte og teamledere kan møte under en flaskehals. En av de viktigste "ikke gjør det"-reglene for å håndtere flaskehalser er å la aggresjon dominere problemløsningsprosessen.
Det er altfor lett å la sinne diktere diskusjonen. En usunn dialog innad i bedriften kan gå hardt utover bedriftens resultater og forårsake alvorlige problemer som varer mye lenger enn flaskehalsen. En umoden følelsesmessig reaksjon på forsinkelser i produksjonen kan føre til at de ansatte opplever høyere stressnivåer, noe som igjen kan føre til utbrenthet og depresjon. En ulykkelig arbeidsstyrke vil ikke være i stand til å løse problemer. De viser mindre entusiasme, og i verste fall kan teamet søke jobb andre steder - noe som skaper enda flere problemer som må håndteres. Med tanke på hvor utbredt og allestedsnærværende flaskehalser er, bør ledelsen møte problemet med empati og forståelse. Det er det viktigste skrittet for å løse enhver organisasjons problemer.
Til tross for at flaskehalser er en ond sirkel som vil dukke opp fra tid til annen, er de en viktig del av enhver bedrifts vekst. Siden de er uunngåelige, kan vi like gjerne omfavne dem og se på dem som en mulighet til å reflektere over de ulike aspektene ved organisasjonen vår. De er drivstoffet for fremgang, og gir oss mulighet til å utforske nye teknologiske løsninger eller lederstiler.
Det vil hjelpe oss med å gjenvinne produktiviteten og midlertidig stryke ut de mest irriterende krøllene. Vi lever i en gullalder når det gjelder å håndtere disse problemene, ettersom den teknologiske revolusjonen de siste 30 årene har endret måten vi jobber og løser problemer på.
Det har blant annet gitt oss innovative programmer som Teamdeck, som er en programvare for ressursplanlegging for å håndtere organisatoriske spørsmål på arbeidsplassen. Samtidig har en økende følelse av bedriftsansvar og etikk blitt mer fremtredende. I dag forstår stadig flere ledere hvor viktig det er å behandle de ansatte med verdighet. Disse to fremskrittene i næringslivet har resultert i de ovennevnte verktøyene og tipsene for å håndtere kapasitetsstyring flaskehalser. Det ligger i menneskets natur å finne løsninger på problemer, og vi vil aldri gå tom for kriser å løse, så vi kan like gjerne løse dem på en så menneskelig måte som mulig.
For de som er på utkikk etter eller ønsker å være nærmere programvare for prosjektplanlegging eller verktøy for kapasitetsplanlegging markedet - la oss komme sammen med artiklene våre.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...