Prosjektledere tenker vanligvis ut fra perspektivet til multitaskere. Møter dagen lang, konstante varsler på slakk og tusen oppgaver i minuttet er deres daglige brød. Mange jobber ser imidlertid ikke slik ut. Analytiske, kreative og produktutviklende medarbeidere trenger tid til å fokusere for å komme inn i "flyten" eller "fasen" når de er mest produktive. Hvordan kan du hjelpe teamet ditt med å fokusere?
Vi lever i multitaskingens tidsalder. Vi jobber og hører på musikk, vi tar bussen og blar gjennom smarttelefonen, vi lager middag og svarer på e-post. Vi gjør sjelden én ting om gangen, og til slutt - vi synes det blir stadig vanskeligere å fokusere og opprettholde oppmerksomheten over lengre perioder.
Ifølge National Center for Biotechnology Information, I 2000 var vår gjennomsnittlige oppmerksomhet 12 sekunder. I 2015 var den bare 8,25 sekunder.! Vi får stadig større problemer med å holde fokus, fordi vi er vant til å hele tiden gi oss selv nye stimuli. Distraktorene er overalt og påvirker produktiviteten og kvaliteten på arbeidet vi gjør. Dette er en stor utfordring for organisasjoner der effektiv tidsbruk er avgjørende. Dessverre er det mange som ønsker å få gjort så mye som mulig på så kort tid som mulig, men til syvende og sist reduserer de kapasiteten til sine ansatte.
Bedrifter gjør mange feil som påvirker teameffektiviteten negativt.
For det første finnes det ingen tidsplan for teamarbeidet, og arbeidsrytmen bestemmes av ad-hoc-oppgaver.
For det andre tar ikke arbeidsplanleggingen hensyn til individuelle forskjeller.
For det tredje er arbeidsplanen laget ut fra prosjektlederens perspektiv, ikke ut fra lederens.
For det fjerde verdsetter ikke bedriftene de ansattes tid og prioriterer ikke oppgavene sine, for eksempel ved å ha for mange møter der alle deltar selv om det ikke er behov for dem.
For det femte analyserer ikke selskapene prestasjonsdataene sine, for eksempel tidsrapporter eller tilbakemeldinger fra teamet.
Betyr dette at det ikke er noe håp, og at vi alle er dømt til å prestere ineffektivt? Absolutt ikke! Det finnes mange måter å forbedre ytelsen på, og det starter med en god verktøy for medarbeideradministrasjon, en fleksibel tilnærming og bevissthet om fokusprosessen. I denne artikkelen gir vi deg tips om hvordan du kan forbedre kvaliteten og komforten i arbeidet ditt ved hjelp av god planlegging.
Alle mennesker er forskjellige. Ja, vi vet at det høres ut som en klisjé, men når du skal finne den perfekte arbeidsmodellen, må du ta hensyn til medarbeidernes individuelle preferanser. Noen jobber bedre om morgenen, andre om kvelden. Noen kjeder seg fort og liker mye variasjon, mens andre foretrekker å fokusere på én stor oppgave før de går videre til neste. Bruk programvare for ressursplanlegging for å tildele de riktige oppgavene til de riktige personene. Funksjonen for rolletildeling vil også være svært nyttig - slik at alle på et øyeblikk kan se hvem som har ansvar for hva.
I løpet av håndtering av arbeidsmengdeer det viktig å sette seg ambisiøse mål og gi teamet en følelse av å lykkes og vokse. Det er imidlertid lett å gå i fellen og overbelaste de ansatte. Hvis de jobbet effektivt en måned og oppnådde en milepæl i prosjektetNeste måned får de enda mer, og så videre. Denne strategien er svært kortsiktig - alle vil til slutt bli overtrøtte, frustrerte, mindre produktive og demotiverte fordi de føler at arbeidet aldri tar slutt. Slik unngår du dette, kontrollere teamets arbeidsmengde. Du kan prøve å jobbe i intervaller, der den ene uken blir mer intens og den andre litt mindre, eller du kan sørge for å holde en balanse i den daglige arbeidsmengden. Bruk programvare for ressursforvaltning for å sikre at de ansatte ikke utsettes for for stort press. Å innlemme en virtuelt datarom kan også øke sikkerheten og effektiviteten i prosjektstyringen.
Ifølge en studie fra University of California Irvine, det tar en person 23 minutter og 15 sekunder å komme tilbake til en tilstand av fokus på en oppgave etter å ha blitt distrahert. Det virker kanskje ikke så mye, men hvis en ansatt har tre møter og ti meldinger på Slack hver dag, blir det et enormt effektivitetstap. Hvordan kan man forhindre dette? Foreslå medarbeiderne dine at de booker seg selv en fokustid. Ved hjelp av kalenderen kan de sette av et møte for seg selv - for eksempel to timer i løpet av dagen. Du kan være sikker på at når teamet ditt får tid til å fokusere kun på oppgaven, vil produktiviteten øke.
I mange organisasjoner er det en tendens til å stemple alle oppgaver som svært presserende og svært viktige. Tanken bak dette er at prioritering av hver oppgave vil få medarbeiderne til å ta alle oppgavene like alvorlig. Resultatet er at folk blir overveldet av for mye press og ikke klarer å fokusere på én ting fordi de hele tiden tenker på de neste fem oppgavene som venter. Når du planlegger arbeidet, kan du bruke prioriteringsalternativet - marker oppgaver i henhold til tidsfrister og hvor mye det haster, slik at de ansatte kan lage sine egne personlige arbeidsstrategier.
Bedriftsmøter er nødvendige og viktige. Men ikke alle. En vanlig organisatorisk feil er å holde møter hver gang noe må "snakkes om". Dette er spesielt typisk for personer som koordinerer arbeidet, for eksempel prosjektledere - jobben deres er å sjekke at alt fungerer som det skal, kommunisere og samle informasjon, og ta beslutninger om neste steg. I deres tilfelle er møtet ofte det viktigste verktøyet i jobben. For de som utfører arbeidet, er hvert møte et avbrekk i flyten og en distraksjon som krever tid etterpå for å komme tilbake til fokuset fra før.
Når du utarbeider den daglige eller ukentlige arbeidsplanen, bør du prøve å begrense antall møter til det som er nødvendig. Sjekk online kalenderplanlegger regelmessig for å sikre at de ansatte slipper å sitte i telefonkø hver time og får tid til å skape i fred. En god idé er en oppgaveplan - hver oppgave bør ha en detaljert beskrivelse av kravene og trinnene, slik at alle enkelt kan sjekke funnene uten å kaste bort tid på et unødvendig møte.
Folk trenger pauser. Statistisk sett bør du ta en 15 minutters pause hver 1,5 time for å friske opp hjernen og øke produktiviteten. Dessverre er det ofte ikke rom for pauser i en intensiv arbeidshverdag. Resultatet er at folk jobber mer, men får mindre gjort fordi produktiviteten synker. Prøv pauseplanleggingsmodellen, oppfordre medarbeiderne dine til å skrive inn korte pauser i kalenderen, gå bort fra datamaskinen en stund, gå ut på terrassen for å få litt frisk luft med en kopp kaffe eller gjør noen enkle fysiske øvelser for å oksygenere hjernen. Du vil bli overrasket over de positive effektene.
Mange store prosjekter ser ut til å trekke ut i det uendelige. Det er veldig demotiverende når du har jobbet med det samme i månedsvis, og det fortsatt er langt frem til målet. Da er det lett å stagnere og miste motivasjon og produktivitet. Prøv å variere oppgavene teamet ditt får. Hvis noen har jobbet med det samme i en uke - involver dem i noe nytt, slik at de kan få perspektiv og komme tilbake med nye ideer. Her er det selvsagt også viktig med en individuell tilnærming og samtale med medarbeiderne dine - noen foretrekker å variere arbeidet og hoppe mellom oppgaver, mens andre foretrekker å fokusere på ett prosjekt fra start til slutt. Fleksibilitet er nøkkelen.
Dette punktet er relatert til det forrige. Hvis du jobber med et stort prosjekt som må fullføres, og du ikke har mulighet til å diversifisere arbeidet ditt - del det opp i trinn. Fullføringen av et arbeidstrinn er en suksess. Suksess er motivasjon. Hvis du jobber med et prosjekt som skal vare i seks måneder - del det opp i milepæler i prosjektet og feire med teamet ditt at hvert trinn er oppnådd.
Når du implementerer en strategi for å øke produktiviteten, må du holde et øye med alle prosesser som foregår i teamet. Bruk et verktøy der du kan ha all informasjonen samlet på ett sted.
Et godt eksempel er Teamdeck - et system der du kan lage en gjennomtenkt arbeidsplan, planlegge møter i en kalender, fordele oppgaver, sjekke arbeidsmengden til de ansatte, overvåke arbeidstiden med timelister, tildele roller, legge til oppgavebeskrivelser og mye mer! Godt planlagt arbeid, der alle har plass til å fokusere og slappe av og vet nøyaktig hva som skal gjøres, er hemmeligheten bak høyere produktivitet.
Alle organisasjoner ønsker én ting: høy produktivitet og gode resultater. For å nå dette målet er den viktigste faktoren å ta hensyn til teamets arbeidsforhold, som er tilpasset arbeidsoppgavene og stillingene deres. En nøye planlagt arbeidsplan vil heve prestasjonene til nivåer du ikke engang har drømt om før!
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...