Å lede teamet er en av de vanskeligste delene av prosjektlederens jobb.
Som leder må du bli kjent med menneskene du jobber med, kjenne igjen styrkene deres, måten de jobber på og hvordan de samarbeider med sine teamkolleger.
I små team er det mye enklere. Men etter hvert som teamet vokser, eller når teammedlemmene jobber fra forskjellige steder, blir det mer og mer uoversiktlig.
Ressursforvaltning har som mål å hjelpe ledere til å organisere bedriftens ressurser på en bedre måte, slik at de kan utnytte sitt fulle potensial.
Men har du nok informasjon om dine ansatte og deres prestasjoner til å planlegge arbeidet deres på en optimal måte?
Prøv å svare på disse spørsmålene for å se hvor godt du kjenner medarbeidernes arbeidsvaner og tilgjengelighet:
Problemet er bare at du sannsynligvis ikke er i stand til å svare på alle disse spørsmålene. Når du bytter fra det ene verktøyet til det andre, fyller ut regneark og gjør endeløst papirarbeid, kan du lett miste oversikten over teamets faktiske arbeidsmengde og resultater.
Den gode nyheten er: Teamdeck har det du trenger.
Først må du vite at dette programvare for ressursforvaltning gjør at du kan administrere teamet ditt på en helhetlig måte, uten å måtte integrere flere verktøy. Det reduserer derfor tiden du bruker på å bytte mellom ulike verktøy, og reduserer kostnadene ved flere abonnementer.
Her er en oversikt over hva du får med Teamdeck:
La oss nå se nærmere på hva du kan oppnå ved å kombinere alle disse prosessene.
Når du planlegger et prosjekt, må du ta hensyn til en rekke faktorer:
De skaper alle et komplekst nettverk av dynamiske avhengigheter som du ikke enkelt kan overskue ved hjelp av et enkelt regneark. Teamdeck gir deg en sanntidsoversikt over teamets arbeidsmengde og tilgjengelighet. Vil du legge til teamkollegenes ferdigheter og lokasjon? Bruk egendefinerte felt for å berike timeplanen og forkorte beslutningsprosessen.
Når du setter opp teamets globale timeplan, kan du effektivt booke medarbeidere på ulike oppdrag, selv om du sjonglerer med flere prosjekter om gangen.
Teamdecks timeplaner er oversiktlige og viser all informasjon på et øyeblikk. I tillegg er de enkle å redigere.
Tidsplanen i Teamdeck gjør det tydelig hvem som jobber med hva og hvor lenge, slik at du bedre kan planlegge og fordele ressurserog unngår under- eller overutnyttelse av de ansatte.
Søyler for arbeidsmengde viser de ansattes tilgjengelighet.
Tenk deg at du må flytte et teammedlem til et annet prosjekt. Du kan se i tidsplanen din hva som er kapasiteten til resten av teamet. Dermed kan du se om de nå er overveldet av oppgaver og trenger mer arbeidskraft til prosjektet, eller ikke.
Hvis du for eksempel driver et prosjekt med eksterne eller deltidsansatte teammedlemmer, kan det være lurt å vite hvor mange timer per dag de er tilgjengelige, og deretter avgjøre om det er nok til å fullføre prosjektet.
I tillegg ser du fridager og nasjonale helligdager i timeplanvisningen, slik at du kan ta hensyn til dem når du planlegger prosjekter og styrer arbeidsmengden.
Tidsregistrering er blitt et must i mange profesjonelle tjenester, spesielt hvis organisasjonen fakturerer per time.
Samtidig har mange av bedrifter mislykkes med tidsregistrering. Det skjer fordi:
Det verste er at selskaper lager rapporter basert på gjettede tidsregistreringer, og så bruker de denne misvisende innsikten til å lage nye estimater.
Hvordan er Teamdeck annerledes? Teamdeck tilbyr en tidsregistreringsapp som krever at brukeren bare velger et prosjekt og deretter klikker på start/stopp for å registrere en tidsregistrering. De blir deretter automatisk oversatt til nøyaktige timelister.
Det er enkelt og tar ingen tid å spore tid ved hjelp av Teamdecks webapp.
Det gjør hele prosessen mye raskere og mer utholdelig, og derfor er flere medarbeidere villige til å gjøre det hver dag.
Brukerne kan også oppdatere timelistene sine manuelt, slik at de som foretrekker å oppsummere arbeidet sitt på slutten av dagen, kan holde seg til sine egne preferanser.
Hvor mange ganger har du ikke hørt disse spørsmålene fra dine ansatte?
Personlig kommunikasjon er ofte ikke effektiv, ettersom folk har en tendens til å glemme eller misforstå hverandre, for eksempel når de diskuterer å forlate kontoret tidligere. Ved å administrere kommunikasjonen i appen unngår man slike problemer.
Som leder kan du legge til medarbeidernes fridager i timeplanen deres.
Som bedriftsleder kan du definere hvilke typer avspasering bedriften aksepterer (og hvilke som er betalt). På denne måten kan de ansatte selv fylle ut et enkelt skjema, bestemme type fravær (betalt ferie, sykefravær osv.), varigheten av friperioden, skrive inn ytterligere kommentarer og til slutt velge en leder som skal motta denne meldingen.
Legge til en ny ferieforespørsel som ansatt.
Hvis du ønsker å forvalte ressursene dine effektivt, kan det å bare forfølge én del av ressursstyringen faktisk forringe resultatene dine.
Du kan oppnå mye mer ved å implementere ulike aspekter av medarbeiderstyring, og her kan Teamdeck være til stor hjelp.
Det gir deg full oversikt over de ansattes tilgjengelighet, deres prestasjoner og prosjektene de er en del av.
Hvis du ikke lagrer og analyserer informasjon om tidligere og pågående prosjekter, hvordan kan du da planlegge for fremtidige prosjekter?
For å sette i gang vellykkede prosjekter må man ikke bare forstå kravene og forretningsmålene, men også hvordan teamet presterer og hvor tilgjengelige de er.
Teamdeck hjelper deg med å få en bedre forståelse av teamet ditt, slik at du kan fokusere på å levere prosjekter.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...