Når du driver et selskap eller en oppstartsbedrift, kan det være lurt å holde øye med alle detaljer. Hvis du ansetter programvareutviklere, designere og prosjektledere, er det sannsynligvis daglig arbeid med å holde oversikt over arbeidstiden. Det er kanskje ikke din favorittoppgave på jobben, det kan være skremmende og frustrerende, men i de fleste profesjonelle tjenester er det blitt et must.
Tidsregistrering gjør det mulig å styre de ansattes produktivitet, overvåke tiden som brukes på en gitt oppgave, og til slutt bidrar det til å optimalisere den fremtidige fordelingen av arbeidsstyrken i selskapet.
Enda viktigere er det at det bidrar til å vise kundene hva de faktisk betaler for.
"Tidsregistrering er en nødvendighet for fagfolk som fakturerer på timebasis" - Fast Company
Det er i hvert fall hovedgrunnen til å gjøre det.
Studier har vist at bedrifter som ikke benytter seg av tidsstyring, taper over $18 000 i gjennomsnitt hvert år.
Hvis tidsregistrering implementeres på riktig måte, kan det hjelpe bedriften din til å bli mer effektiv og transparent overfor både team og kunder, ifølge Small Business Trends:
"Riktig programvare for tids- og prosjektregistrering kan hjelpe bedrifter med å forstå og redegjøre for de ansattes bidrag, til tross for at det er blitt mer utfordrende å måle disse bidragene."
Ideelt sett kan tidsregistrering redusere gjetningene ved tildeling av arbeidskraft eller estimering av fremtidige prosjekter, noe som hjelper bedriften med å planlegge budsjettet bedre.
Virkeligheten er imidlertid en helt annen, som McKinsey & Company-rapporten slår fast:
"I gjennomsnitt går store IT-prosjekter 45 prosent over budsjett og 7 prosent over tid, samtidig som de leverer 56 prosent mindre verdi enn forutsatt. Programvareprosjekter har høyest risiko for overskridelser av kostnader og tidsplaner."
Så du tenker kanskje nå:
Hvorfor, hvis det er så nødvendig å registrere arbeidstid, sier du at det kanskje ikke er bra for meg?
Jeg skal forklare det med en gang.
Mange selskaper implementerer programvare for tidsregistrering av ansatte bare for å gjøre det.
I sin "Prosjektlederens guide til tidsregistrering" tar Michał Bielak opp en svært viktig sak:
"... tidsregistrering kan, hvis den ikke implementeres riktig, føre til at de ansatte blir overveldet og faktisk ikke engang blir litt mer produktive."
Dette er et reelt problem i utviklermiljøet, godt uttrykt av Anne Dev i "I'm A Bad Developer, That's The Only Reasonable Explanation". Han beskriver hvor skremt, redd og til og med skamfull han var av apper for tidsstyring han sto overfor:
"Jeg følte meg elendig, og jeg følte meg sint. Jeg følte meg som en byrde for teamet mitt. Og jeg følte at det var tull å sammenligne fire timers lunsj med en kunde med fire timers koding. Men hadde de rett i at jeg ikke presterte godt nok? Eller fornektet jeg min egenverdi og produktivitet?"
Omfanget av dette problemet kan du se i svarene og kommentarene han fikk på Medium og fra Hacker News-fellesskapet. Andre utviklere føler med ham, for de har også følt seg feilvurdert når det gjelder arbeidet sitt, og folk som ikke forstår at programvareutvikling er vanskelig og ikke alltid kan måles i antall timer eller sammenlignes med andre prosjekter.
Så hvordan får du mest mulig ut av tidsregistreringen uten å gjøre de ansatte forbannet?
Den beste måten er å unngå disse fem, vanlige feilene:
For mange ansatte er tidsregistrering en forstyrrelse. De må bruke ekstra tid bare på å fylle ut timelister.
Det finnes mange programvareverktøy for prosjektledere, som Harvest eller Basecamp, men de krever at brukerne må huske å fylle ut spesifikke skjemaer for å spore arbeidstiden sin. Slike rapporter kan være unøyaktige, noe jeg vil komme nærmere inn på om litt, men de er også tidkrevende for de ansatte.
Det finnes imidlertid sanntidssporingsverktøy som Toggl, som ikke krever utfylling av timelister i det hele tatt. I stedet kan de ansatte starte og stoppe sporingsverktøyet når de har behov for det. På den måten kan de faktisk gjøre jobben sin, og de slipper frustrasjon.
Vi er ikke perfekte - la oss innrømme det. Vi gjør feil, lyver eller glemmer. Så hvordan kan tidsregistrering basert på retroaktiv utfylling av regneark være nøyaktig?
En annen forskning viser hvor mange ting vi ikke teller med når vi registrerer tiden vår på jobben, rett og slett fordi de ikke kan faktureres: dette er hovedsakelig e-poster, møter eller kommunikasjon i et team. Å ikke telle e-poster, for eksempel, fører til alvorlige pengetap.
Ifølge Harvard Business Review taper den amerikanske økonomien 50 millioner timer, eller $7,4 milliarder kroner om dagen, i produktivitet. Det skjer bare fordi folk glemmer å registrere tiden de bruker på å lese og svare på e-post som arbeidstid.
Å registrere tid er ikke noe vi liker å gjøre. For mange av oss er det unaturlig eller til og med meningsløst.
Det er lederens plikt å lære opp medarbeiderne om betydningen av tidsregistrering i prosjekter og vise dem hvordan man gjør det riktig.
Som Michał Bielak sa i sin PM's guide:
"[Du kan] ikke bare samle teammedlemmene dine i et rom en dag og si: "Fra nå av skal vi bruke denne IT-programvaren for tidsregistrering for å se hvordan arbeidet går. Klikk her, klikk der, perfekt, takk, møtet er over".
Mangel på kontekst kan føre til situasjoner som den Anne Dev beskrev tidligere i denne artikkelen: Folk kan begynne å få dårlig samvittighet for tiden de har lagt ned i timelistene, og de kan bli frustrerte og sinte på hele prosessen.
Jeg har snakket litt om det før - de ansatte har en tendens til å fylle ut timelistene etter at oppgaven er fullført, noe som fører til gjetning og antakelser.
Rapporter basert på upresis tidsregistrering er misvisende, noe som gir selskapet både ledelsesmessige og økonomiske problemer.
Det verste er at 9,1% av medarbeiderne fyller ut timelistene én gang i uken, og 3,6% gjør det én gang i måneden, noe som fører til enda flere unøyaktigheter i dataene de legger inn. Minn medarbeiderne dine på å fylle ut timelistene regelmessig, eller bytt til sporingsverktøy i sanntid.
Hvordan kan du allokere ressursene dine hvis dataene du får fra timelistene er unøyaktige?
Når du ikke vet nøyaktig hvor mye tid de ansatte bruker på bestemte oppgaver, kan du under- eller overvurdere fremtidige prosjekter, noe som kan påvirke bedriftens budsjett.
Riktige prosjektprognoser er avgjørende i prosjektledelse, så du vil ikke ta beslutninger basert på feil data.
Mens tidsregistrering lar deg holde øye med hvor mange timer medarbeiderne dine bruker på oppgavene, hjelper ressursstyring deg med å fordele ressursene effektivt, basert på arbeidskapasitet og tilgjengelige teammedlemmer.
På denne måten sørger du for at medarbeiderne ikke blir overveldet av for mye arbeid, samtidig som du unngår nedetid i andre team.
Basert på denne enkle ideen har vi utviklet Teamdeck.io - et enkelt verktøy for ressursplanlegging som hjelper deg med timelisterapporter eller med implementeringen av strategier for tidsstyring. Med vår solide bakgrunn innen programvareutvikling forstår vi hvor viktig det er å allokere arbeidskraften riktig i nylige og kommende prosjekter, for å sikre selskapets flyt, samt medarbeidernes og kundenes tilfredshet.
Grunnen til å ta i bruk et verktøy for ressursplanlegging er at du kan begynne å fokusere på hele prosessen og få en overordnet oversikt over teamet ditt. Ved hjelp av et slikt verktøy kan du kontrollere alle ansatte på én gang, overvåke prosjektene de er tildelt, ferier og fridager.
Oppgavestyrt tidsregistrering kan føre til at man overser helheten, mens ressursstyring hjelper deg med å fordele arbeidskraften bedre, ikke bare på grunnlag av tiden de bruker på en gitt oppgave, men på grunnlag av deres tilgjengelighet og arbeidskapasitet.
Jeg prøver ikke å overbevise deg om at du bør velge enten tidsregistrering eller ressursplanlegging (det er helt logisk å bruke begge deler), men jeg håper at du er mer bevisst på farene ved tidsregistrering, spesielt hvis det ikke er implementert på riktig måte i organisasjonen.
Hvis du vil få mest mulig ut av tidsregistrering i bedriften din, må du huske å følge disse få trinnene:
Se her:
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...