Har du noen gang følt at du har alt på stell når du skal starte et nytt prosjekt? Jeg mener mål, delmål, leveranser, et team og en tidsplan. Men så kommer det en uventet endring som ødelegger den nøye forberedte planen.
Hvis det er tilfelle for deg, trenger du ikke å få panikk. Med disse tips for fleksibel planleggingkan du justere planene dine og være klar for endringer.
Før jeg går nærmere inn på det, vil jeg gjerne fortelle deg hvorfor det å introdusere en fleksibel tilnærming til prosjektledelse er så viktig.
Fleksibel planlegging gjør det mulig for ledere å planlegge teamets arbeidsmengde og ressurser mer nøyaktig samtidig som du driver flere prosjekter. Ofte er det mange variabler som ikke kan forutsies - spesielt i programvareutvikling eller byrå miljøet. Det kan påvirke din prosjektbudsjett, tidslinje og sist, men ikke minst - deadline. Fleksibel prosjekt- og ressursplanlegging hindrer ledere i å holde fast ved de gamle planene og lar dem handle i samsvar med alle uforutsette endringer.
Leter du etter flere eksperttips om prosjektledelse? Sjekk ut vår GRATIS sjekkliste for sprintplanlegging Nå!
Ved å vurdere eksterne avhengigheter kan du avdekke ting du ikke har kontroll over.
To eksempler på ytre påvirkninger er selvfølgelig tid og penger - som du normalt tar hensyn til når du estimering av et prosjekt-men også hendelser som nasjonale helligdager eller sykefravær hos dine ansatte.
Når du står overfor avhengigheter som er utenfor din kontroll, bør du prøve å kontrollere dem for å oppnå best mulig resultat. Hendelser som nasjonale helligdager er for eksempel noe du enkelt kan sjekke på forhånd, som foreslått av PMI som oppført av PMI:
Nylig har vi listet opp felles utfordringer knyttet til ressursforvaltning. Her er noen av dem:
Du bør kunne liste opp alle tilgjengelige medarbeidere og deretter velge ut de som passer best til prosjektet. Men hva om noen av dem blir syke eller bestemmer seg for å slutte? Finnes det folk som kan erstatte dem? Hvis ikke, er det mulig å ansette noen andre, f.eks. en frilanser?
Når du kjenner begrensningene dine, kan du komme opp med ulike scenarier og finne løsninger på dem på forhånd: :
Du kan også lage en arbeidsfordelingsstruktur (WBS) for å liste opp alle aktivitetene i prosjektet, og tilordne mulige risikoer til hver enkelt av dem.
En annen måte å avdekke potensielle risikoer på, er å se på historiske data. Gå ganske enkelt gjennom tidligere prosjekter og undersøk hvilke utfordringer dere har stått overfor. Deretter kan du vurdere om det er en sjanse for at de kan oppstå i dette prosjektet også, og forberede tiltak.
I forberedelsene til prosjektet har du sannsynligvis laget en overordnet plan med prosjektmål og avhengigheter.
Du bør også planlegge hyppige oppdateringer av kundens prioriteringer, slik at du kan sjekke om det er noen potensielle endringer i timeplanen din.
På denne måten sikrer du at du er på bølgelengde med kunden og at planen er i tråd med forventningene deres.
Ved å gå gjennom alternative scenarier kan du styre prosjektet med større trygghet.
Først må du undersøke prosjektets kritiske vei, som er en oversikt over alle oppgavene og avhengighetene mellom dem. Finn årsaksavhengigheter og oppgaver som er avgjørende for prosjektleveransen. Finn deretter de oppgavene som kan flyte, noe som betyr at endringer i leveransen av dem ikke vil påvirke prosjektets overordnede suksess eller forringe tidslinjen. Mange prosjektstyringsverktøy lar deg merke oppgaver, noe som gjør det enklere å holde oversikt over den kritiske veien.
Ved å skissere de målbare tiltakene og milepælene, og deretter legge til flytende oppgaver, kan du se hvordan det er mulig å endre rekkefølgen på oppgavene eller sjonglere med ressursene hvis det er nødvendig.
Ved å avholde hyppige møter med teamet og kunden kan du holde deg oppdatert og avdekke risikoer og utfordringer etter hvert som de oppstår. Inkluder disse møtene i planen før prosjektet starter, og informer teamet og kunden om når og hvordan de skal avholdes.
Hvilke møter bør du inkludere?
Scrum-møter som daglig, sprintplanlegging, sprintretrospektiv og sprintgjennomgang er ment å holde deg informert om fremdriften i prosjektet. Disse møtene hjelper deg også med å lære om eventuelle hindringer teamet ditt har møtt, slik at du kan ta tak i dem og finne løsninger på problemene.
Møter med kunden gir deg mulighet til å holde dem informert om fremdriften, men også til å få tilbakemeldinger som du kan ta med med en gang, i stedet for å måtte gjøre arbeidet på nytt senere.
At du lager en prosjektplan på forhånd, betyr ikke at du ikke trenger å revidere den senere.
Fleksibel planlegging betyr at du kan ha en prosjektplan på høyt nivå på plass, men også hvordan man justerer den, overvåker den med tanke på risikoer og utfordringer og forbedrer den når det trengs.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...