For et par måneder siden publiserte en anerkjent nettplattform for prosjektledere - Project-Management. com - en artikkel om de ti viktigste årsakene til at prosjekter mislykkes. Hvis du bare skanner denne teksten, vil du ikke finne noe om prosjektomfangsstyring. Men når du leser den grundig, vil du se at de faktorene forfatteren beskriver, i høyeste grad er knyttet til definering og kontroll av prosjektets omfang.
Hva vil du få takket være denne artikkelen:
Dårlige forberedelser ble ansett som den viktigste årsaken til feil, etterfulgt av mangelfull dokumentasjon og sporing. Listen er lukket av ignorerer prosjektets advarselsskilt. Vi nevner disse fordi dette blogginnlegget er ment å hjelpe deg med å redusere eller eliminere disse farene ved hjelp av effektiv styring av prosjektets omfang.
Les videre for å se at scope management starter med forberedelser og er uløselig knyttet til god dokumentasjon og overvåking av prosjektets fremdrift. Hva med faresignaler i prosjektet? Du vil se at et av de mest illevarslende tegnene er scope creep. Heldigvis kan vellykket scope management hjelpe deg med å unngå dette.
La oss begynne med å definere de viktigste begrepene vi kommer til å bruke i denne veiledningen:
Hva er omfanget?
Som filosofene pleide å si: Uten forståelse av begrepene vi bruker, er det ingen forståelse i det hele tatt. Så hva betyr "omfang"?
La oss begynne med definisjonen som er gitt av institusjoner utenfor prosjektledelseskretsen - av Oxford Dictionary. Takket være dem kan vi lese om to betydninger av begrepet omfang begrep. For det første er omfanget bare et potensial, en mulighet, en ressurskapasitet, en mulighet til å forandre, til å oppnå, til å gjøre noe. Men den andre betydningen ligger såpass nær prosjektledelsessamfunnet at den er verdt å sitere. Omfang er:
(...) det spekteret av ting som et fag, en organisasjon, en aktivitet osv. arbeider med
(Oxford Dictionary)
Når vi sammenligner definisjonen ovenfor med den som representeres av gjenkjennelig blant prosjektledere, vil du se sammenhengen.
Takket være Association for Project Management får vi vite at "scope" refererer til helheten av resultater, utfall og fordeler og det arbeidet som trengs for å levere prosjekter. Man kan si at det er det arbeidet og/eller de kvalifiserte medarbeiderne som kreves for å oppfylle alle prosjektets krav (dvs. for å levere et vellykket produkt).
Verdt å nevne for å unngå misforståelser. Denne betydningen er litt bredere enn å høres lik ut - den produktomfang. Produktomfang - generelt sett - beskriver egenskapene og funksjonene til et produkt eller en tjeneste. Mens:
Prosjektomfang er det arbeidet som må gjøres for å levere et produkt i henhold til produktets omfang (nødvendige funksjoner og egenskaper)
(Wrike.com)
Med dette i bakhodet, hva er prosjektomfangsstyring? For Foreningen for prosjektledelse:
Omfangsstyring er prosessen der output, resultater og fordeler identifiseres, defineres og kontrolleres. "Omfang" er et begrep som brukes i prosjektstyring for å referere til helheten av output, resultater og fordeler og det arbeidet som kreves for å produsere dem.
(APM Body of Knowledge, 7. utgave)
Men i den eldre versjonen, fra PMBOK® Guide, 6. utgave er prosjektomfangsstyring den prosessen som gjør at du kan sikre at prosjektet inkluderer alt arbeidet som kreves, og bare det arbeidet som kreves.
For å si det enkelt kan prosjektomfangsstyring ifølge den 7. utgaven tolkes som tid og trinn (en prosess) for å tilegne seg og dokumentere kunnskap om alle aspekter av prosjektet. Og resultatet av prosjektomfangsstyringsprosessen er en liste over alt prosjektplanen skal inneholde (oppgaver og deloppgaver, budsjetter, ansvarsområder osv.).
Men den 6. utgaven legger vekt på nødvendig arbeid (og/eller rett erfaren medarbeider), arbeid som kreves av prosjektet. Fra det siste perspektivet bør en prosjektleder fokusere på personer eller - som det heter - ressurser som er i stand til (takket være sine ferdigheter og erfaring) å levere prosjektet med de forventede kravene til forventet tid.
La oss oppsummere dette kapittelet med et sitat fra En veiledning til Project Management Body of Knowledge
Styring av prosjektomfanget handler først og fremst om å definere og kontrollere hva som inngår og ikke inngår i prosjektet.
(PMBOK® Guide, 7. utgave)
Vår konkurrent og også velkjente prosjekt programvare for ressursforvaltning leverandøren informerer på sine nettsider om hva som er resultatet og målet med prosjektstyringsprosessen.
Prosjektomfangsstyring er en prosess som hjelper til med å fastsette og dokumentere listen over alle prosjektets mål, oppgaver, leveranser, tidsfrister og budsjetter(...).
(Kissflow.com)
Som vi ser, er det en oversikt over alt prosjektplanen bør inneholde. Og Den største fordelen med prosjektomfangsstyring er at det hjelper deg med å levere prosjektet på en vellykket måte. Takket være denne prosessen vet du hva som må gjøres (og hva som ikke må gjøres), slik at du kan lede teamet ditt med større selvtillit.
Andre fordeler med denne prosessen er blant annet
Trinnene nedenfor er basert på Project Management Body of Knowledge (PMBOK®). Ta en titt på deres instruksjoner hvis du er ute etter en omfattende plan for omfangshåndtering. Nedenfor finner du en prosess for omfangshåndtering som gjør det mulig for deg å implementere den i ditt kommende prosjekt.
Planlegging av omfangshåndtering bør starte med at du forbereder deg på forhånd. Allerede før du samler inn krav og utarbeider et utkast til prosjektets omfang, bør du planlegge hvordan du skal gå frem. Identifiser de viktigste, men aller helst alle interessentene og personene som vil ha noe å si om prosjektets omfang.
Møt teamet ditt og finn ut hvordan prosessen med å skape omfanget skal se ut. Det vil være en fordel om dere også tenker på mulige endringer i prosjektets omfang. På dette tidspunktet er det selvsagt ikke sikkert at du vet hva som kan endres, men du kan bestemme hva som skal skje hvis det skjer endringer.
Samle alle beslutningene dere tar her i scope management-planen. Den vil være det styrende dokumentet for resten av prosessen.
Det er på tide å samle inn prosjektkrav: ting som må gjøres for å nå prosjektmålene. Det er ikke så enkelt som å bare gå til kunden og spørre hvordan vil du at sluttproduktet skal se ut og oppføre seg? Å samle inn krav er en oppdagelsesprosess, ettersom interessentene på dette tidspunktet kanskje ikke engang vet hvilke funksjoner som bør inkluderes i produktet (spesielt hvis du har fått i oppgave å lede et prosjekt knyttet til programvareutvikling). )
Kundene dine har kanskje ikke den eksakte visjonen for sluttproduktet, men de er sannsynligvis klar over hvilke forretningsmål prosjektet skal oppnå. Du kan gjennomføre en rekke workshoper og intervjuer for å avdekke brukernes behov, og på den måten fastsette kravene.
En annen måte å samle inn datadrevne krav på er å gjennomføre en rekke tester med prototyper for å se hvilke egenskaper og funksjoner som får mest positiv respons fra målgruppen.
Du kan også foreta en benchmarking for å sammenligne dine potensielle krav med beste praksis i bransjen.
Når du har fått en liste over ulike krav (egenskaper og funksjoner, forretningsmål, prosesser som trengs for å levere et produkt, akseptkriterier), kan du prøve å definere omfanget. Husk at det som regel ikke er alle elementene du samler inn til å begynne med, som ender opp i det endelige prosjektomfanget.
Å definere prosjektets omfang innebærer å lage et såkalt scope statement-dokument. I et scope statement dokumenterer du omfanget av prosjektet, som består av
Dette trinnet vil hjelpe deg med å visualisere omfanget bedre og bryte det ned i mindre elementer. Arbeidsfordelingsstrukturen er et hierarkisk rammeverk av leveranser som samsvarer med prosjektets output.
Tradisjonelt beskriver WBS hva og ikke hvordan, så du bør fokusere på leveranser i stedet for aktiviteter (f.eks, betaling i stedet for utforme/utvikle/teste betalingsveien). En annen måte å tenke på det på er at WBS beskriver "hva kunden vil motta", ikke "hva prosjektteamet skal gjøre". Noen prosjektledere behandler den imidlertid mer som en oversikt over oppgaver og deloppgaver, noe som også er et nyttig dokument.
Hvorfor bør du i det hele tatt bry deg med å lage en WBS? For det første er det lettere å lage en tidsplan når du ser leveransene brutt ned i mindre biter. Det er også enklere å opprette og fordele oppgaver når du har en WBS å støtte deg til.
Til slutt gjør en slik hierarkisk struktur det raskere å forstå prosjektets omfang, spesielt hvis man er en visuell tenker. Er du usikker på om du identifiserer deg som en slik? Sjekk guiden vår Sketchnoting for prosjektledere for å se hvordan du kan dra nytte av visuell tenkning i prosjektledelse.
Du har prosjektets omfangsbeskrivelse og WBS, så du vet hva som skal inngå i prosjektet. Nå må du få interessentene til å validere og godkjenne omfanget. Gå gjennom den for å se om det er noen uklarheter, og prøv å ferdigstille den før prosjektarbeidet begynner. På denne måten kan du redusere sjansene for at omfanget sklir ut.
Når prosjektet er i gang, må du kontrollere omfanget. Overvåk hva som er gjort i forhold til hva som skulle vært gjort. I løpet av denne prosessen vil du sannsynligvis finne følgende verktøy nyttige:
Sammenlign prosjektrapporter med omfanget og prosjektstyringsplanen for å se om tidslinjen, arbeidsmengden, utførte oppgaver osv. stemmer overens med estimatene dine.
Prosessen med å styre prosjektets omfang kan virke komplisert, spesielt med tanke på hvor mye forberedelser som må gjøres. Men når du først har prøvd, vil du se at dokumentene du lager tidlig i prosessen (scope management-plan og prosjektomfangsbeskrivelse), vil være til stor hjelp senere i prosessen og gjøre deg i stand til å levere det produktet eller den tjenesten teamet ditt jobber med.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...