Å lede prosjekter byr på en god del utfordringer. En prosjektleder må kunne navigere i vanskelige situasjoner, med alt fra vanskelige interessenter til ressursmangel. Det som gjør det enda mer utfordrende, er at prosjektledere ofte sliter med et stort antall oppgaver og strenge tidsfrister.
Faktisk er det slik at mange prosjektledere nylig undersøkt av Digital Project Manager innrømmet at var det å ikke ha nok tid deres største utfordring.
Hvis du er en prosjektleder som skulle ønske at Hermine Grangers tidsvender var tilgjengelig for kjøp, har vi noen gode nyheter til deg. Nei, ikke om magiske forsyninger. Om tiden din. Du kan sannsynligvis optimalisere arbeidet ditt ved å bruke robuste apper og forbedre prosjektstyringsprosessene i organisasjonen din. I tillegg vil det hjelpe deg med å nå dine profesjonelle mål.
Hva er hovedmålene til effektive prosjektledere? For det første ønsker de å levere prosjektene sine i tide og innenfor budsjettet. I tillegg håper de å forbedre prosesser som risikostyring, prosjektestimering og teamkommunikasjon. Hvordan kan du komme nærmere disse målene?
Du bør riktignok fortsette å jobbe med problemløsning, lederskap og prosjektledelse. Men likevel, Noen ganger trenger du rett og slett et verktøy som gjør at du kan spare tid og jobbe smartere. I dette blogginnlegget viser vi deg hvordan Teamdeck, en komplett programvare for ressursforvaltning, hjelper prosjektledere gjennom hele prosjektets livssyklus.
En effektiv prosjektleder vet at hver fase av prosjektet bidrar til prosjektets samlede suksess og effekt. Hvert prosjekt har selvfølgelig sine unike egenskaper og utfordringer, men de viktigste prosjektfasene er de samme. La oss se hvordan en app som Teamdeck kan hjelpe prosjektledere med å optimalisere arbeidet i alle faser.
Prosjektledere innser at ressursallokering er avgjørende for at prosjektet skal lykkes. Hvis du setter de rette personene på de rette prosjektene, er det større sannsynlighet for at prosjektet går som smurt.
Hvis du som prosjektleder har ansvar for å allokere teammedlemmer til prosjekter, vet du at det kan være en svært krevende oppgave. Når bedriften er liten, kjenner du sannsynligvis alle de ansatte, men etter hvert som ressursene vokser, kan du lett gå deg vill og begynne å lure: "Hvem er den rette personen for dette prosjektet?"
Teamdeck gir deg en Ressurskalender for hele selskapet hvor du kan se en liste over ansatte. Du trenger likevel å vite mer om dem enn bare navnene deres for å kunne ta en informert beslutning om å ta dem med i teamet ditt. Avhengig av organisasjonens behov kan du legge til egendefinerte kategorier og legge inn mer informasjon om teammedlemmene: tekniske ferdigheter, ansiennitetsnivå, sted osv. Som prosjektleder kan du også se hvilke tidligere prosjekter en gitt person har vært involvert i i bedriften din, noe som kan være nyttig når allokering av ressurser til et lignende prosjekt.
En annen utfordring prosjektlederne står overfor når de skal planlegge prosjektet, er å oversette estimatene til en tidslinje. Du vet at designfasen vil ta for eksempel 120 timer, men du kan ikke bare anta at den vil ta tre uker. Du må ta hensyn til helligdager, de ansattes ferier og medarbeidernes nåværende kapasitet. En ressurskalender med data om medarbeidernes nåværende bookinger og planlagte fridager vil være uvurderlig her. Du kan enkelt kartlegge en prosjektplan og sjekke om den er i tråd med viktige prosjektdatoer.
Effektive prosjektledere vet at det er viktig å spørre kunden om eventuelle eksterne tidsfrister som teamet ditt må ta hensyn til, for eksempel en markedsføringskampanje som koordineres av et annet byrå. Det kan vise seg at du må forhandle med kunden om noen av disse datoene eller endre prosjektets omfang, men det er bedre å vite det i begynnelsen av prosjektet.
Når prosjektet først er i gang, må en god prosjektleder ha oversikt over de ulike aspektene ved prosessen. Teamdeck hjelper deg med alt fra å håndtere teamets skiftende tilgjengelighet til å holde oversikt over budsjettet.
Effektive prosjektledere vet at det å planlegge en tidslinje er én ting, men du må likevel holde fingeren på pulsen og gjøre justeringer hvis det er nødvendig. En av de tingene som vil hjelpe deg med å holde oversikten over prosjektets tidsplan og folks / ressurskapasitet er innsyn i teammedlemmenes ferieplaner. Teamdeck gir deg den muligheten - du kan se godkjente ferier og forespørsler om avspasering i ressurskalenderen.
Siden ikke alt fravær kan planlegges lang tid i forveien, er det best om du får beskjed om nye forespørsler om fri (via Slackfor eksempel). Du unngår å dobbeltbooke noen, og du får mulighet til å redigere hele timeplanen ved behov.
Balansert ressursutnyttelse er avgjørende for teamets trivsel. Medarbeiderne kan ikke gjøre sitt beste når de jobber for mye. Det er imidlertid viktig, blir underutnyttet gjør også teamet ditt misfornøyd. I tillegg er ingen av disse tilfellene bra for virksomheten. Som prosjektleder bør du overvåke ressursutnyttelsen. Det er enklere når overtid er tydelig markert, slik det er i Teamdeck. Underutnyttelse er også lett å oppdage fordi du ser nøyaktig hvor mye kapasitet folk har igjen.
Hvorfor er det viktig å følge med på folks utnyttelse via en sentral ressurskalender? Ville ikke en prosjektets timelisterapport gjøre jobben? Prosjektrapporter er definitivt nyttige. Vi skal snakke mer om dem i neste del av dette blogginnlegget. Du må imidlertid overvåke den totale arbeidsmengden til teamet ditt, ikke bare prosjektet du leder (les om håndtering av arbeidsmengde).
Tenk deg en situasjon der en medarbeider logger inn "riktig" antall timer på timelistene for prosjektet ditt, men bruker ekstra tid på andre prosjekter, for eksempel opplæring av nyansatte. Det er lett å overse dette hvis du bare analyserer prosjektets timelister. Ved å se på Teamdecks ressurskalendervil du imidlertid se alle prosjektene en person er involvert i.
Budsjettkontroll er en viktig del av vellykket prosjektledelse. Prosjektledere må til enhver tid vite hvor store kostnader som er generert så langt i prosjektet. For at disse beregningene skal være presise, må teammedlemmene spore arbeidet sitt, helst i sanntid.
Hvordan kan Teamdeck hjelpe her? For det første tilbyr vi en praktisk måte for ansatte å fylle ut timelistene sine på ved hjelp av en mobil tidsregistrering eller en webapp. I tillegg kan du opprette en rapport om prosjektkostnader som oppdateres automatisk hver gang det er en ny tidsoppføring i timelisten. Det er en enorm tidsbesparelse: Du setter opp en slik rapport én gang, i begynnelsen av prosjektet, og så er det bare å sjekke den regelmessig i stedet for å gjøre regnestykket på nytt.
Det er viktig å finne den rette balansen mellom fakturerbare og ikke-fakturerbare aktiviteter. Hvis medarbeiderne dine bruker for mye tid på ikke-fakturerbare oppgaver, kan prosjektet vise seg å bli ulønnsomt. Som prosjektleder har du en fordel når du kjenner fordelingen av fakturerbare og ikke-fakturerbare timer. Med Teamdeck er det mulig.
Når teamet ditt logger inn tiden sin, kan de merke tidsoppføringene med tagger som godkjent overtid, ikke-fakturerbar, FoUosv. Du kan definere dine egne tagger slik at de passer til bedriftens behov. En prosjektleder kan se fordelingen av ulike tagger i teamets timelisterapport.
I løpet av prosjektet vil du sannsynligvis utvikle ideer for å forbedre styring av arbeidsflyten i prosjekter eller justering av prosjektstyringsprosesser. Noen ganger vil teammedlemmene selv komme med forslag til optimalisering. De kan for eksempel rapportere at kundekommunikasjon tar mye av deres dyrebare tid. Når bedriften din bruker Teamdeck, kan du alltid gå inn i dataene for å forsikre deg om at en gitt observasjon er korrekt. Timelapper kan vise deg nøyaktig hvor mye av tiden teamet ditt bruker på kundemøter, slik at du vet om det er rom for forbedringer.
Avslutningen av prosjektet er når prosjektlederen kan se tilbake og analysere hele prosjektet. En av rapportene vi anbefaler å lage, er en sammenligning av estimerte og faktiske timer.
På den måten kan du se om teamets estimater var nøyaktige, og finne ut hvilke faser som har de største avvikene mellom planlagte og registrerte timer. Det kan for eksempel vise seg at prosjekteringsfasen er notorisk underestimert i ulike prosjekter. Kanskje bør de som er ansvarlige for å estimere denne fasen, legge til en ekstra buffer i de opprinnelige estimatene?
En slik analyse vil ikke bare være nyttig for deg, men også for andre prosjektledere og bedriftens ledelse. Den kan hjelpe alle med å unngå tidligere feil og sikre at vellykkede prosjektledelsesmetoder blir brukt i bedriftens fremtidige prosjekter.
En god app kan ikke erstatte lederegenskaper eller evnen til å få kontakt med teammedlemmene dine. Den kan imidlertid hjelpe deg med å øke produktiviteten, oppdage alarmerende mønstre i tide eller automatisere noen av dine prosjektledelsesoppgaver. Resultatet? En effektiv prosjektledelsesprosess som har en positiv innvirkning på både bedriftens bunnlinje og teamets trivsel.
Vil du bli en vellykket prosjektleder? Prøv Teamdeck! Få en 30-dagers GRATIS prøveperiode.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...