Det kan være stressende å begynne i en ny prosjektlederjobb: Enten du er en erfaren prosjektleder eller en person som nettopp har startet sin prosjektlederkarriere, vil du sannsynligvis støte på noen nye utfordringer. Den gode nyheten er at du har fått jobben, så den nye arbeidsgiveren din har tillit til dine ferdigheter innen prosjektledelse. Nå er det på tide at du forbereder deg og får en god start på den nye jobben. Vi har samlet en rekke tips for å gjøre deg klar til å skinne i din nye stilling.
Det er en del ting du kan gjøre før første dag på jobben. Først og fremst bør du ta deg av det nødvendige papirarbeidet. Er det noen dokumenter du må levere til HR-teamet i det nye selskapet? Det kan også være lurt å dobbeltsjekke personalfordelene dine. Noen ganger kommer de med valgfrie pakker, så det er bedre å tenke gjennom dem på forhånd.
Husk logistikken: Noe av det beste du kan gjøre for å unngå unødvendig stress, er å planlegge og teste pendlingen din. Sørg for at du har en klar idé om kleskoden på det nye kontoret, parkeringsforholdene, hvordan du kommer deg inn i bygningen osv. Bruk et øyeblikk på å analysere utstyret ditt. Hvis du jobber på et kontor, har du sannsynligvis en arbeidsstasjon som venter på deg. Hvis du derimot jobber eksternt, er du kanskje selv ansvarlig for å skaffe nødvendig maskinvare. Hvis du i løpet av denne perioden før arbeidet begynner, kan du stille spørsmål. Ikke nøl med å ta kontakt med den nye arbeidsgiveren din.
Det kan være verdifullt å undersøke det nye selskapet. Du har sikkert gjort en del forarbeid før intervjuet, så du har en god idé om hva de gjør og hvordan de er organisert. Nå er det på tide å få en bedre forståelse av bedriftskulturen. Sjekk ut bedriftens sosiale mediekanaler, eller les gjennom personalhåndboken hvis du allerede har mottatt den. Ikke tenk for mye på det! Denne oppgaven er ment å få deg til å føle deg tryggere på den kommende karriereendringen, ikke å få deg til å lete etter "røde flagg".
Til slutt, sørg for at du bruker tiden mellom jobbene til å faktisk leve litt og slappe av. Du har fortjent denne fritiden: Få mest mulig ut av den! Du bør prioritere å ankomme den nye arbeidsplassen med mye positiv energi, ikke miste nattesøvnen og prøve å forberede deg på jobben.
Onboarding av nyansatte er en viktig prosess i alle organisasjoner. Din nye arbeidsgiver har sannsynligvis en fast prosedyre eller til og med en spesiell vei for nye prosjektledere som begynner i teamet. Detaljer om onboarding av prosjekter prosessen vil variere fra selskap til selskap. Ett er likevel sikkert: Du kommer til å lære mye ny informasjon. For å unngå å bli overveldet, kan du prøve å dekke disse fire aspektene når du organiserer den nye kunnskapen din og stiller oppfølgingsspørsmål:
La oss gå gjennom dem én etter én.
Prosess. Hvis du skal lede prosjekter i en organisasjon, må du kjenne til alle etablerte prosjektrelaterte prosedyrer. Sannsynligvis har dere allerede diskutert det grunnleggende under rekrutteringsprosessen, og du kjenner f.eks. til prosjektledelsesmetodikken som den nye bedriften din bruker. Spør om maler, rapporteringsvaner, møter (inkludert scrum-møter), kommunikasjonsprosedyrer, prosjektets livssyklus osv. Målet er å styre prosjektet på en måte som er effektiv, men som også er kjent for teamet ditt.
Du kan selvfølgelig ha blitt utnevnt til en person med ansvar for å skape nye prosesser og bygge opp prosjektledelseskulturen i en gitt bedrift. Det er likevel nyttig å kjenne til de tidligere prosessene for å kunne forbedre dem.
Verktøy. De fleste prosjektledere kan ikke forestille seg å gjøre jobben sin uten tilgang til programvare som hjelper dem med å holde orden og holde teammedlemmene oppdatert. Det kan hende du må lære deg å bruke et nytt verktøy, med mindre det nye selskapet ditt bruker apper du allerede er kjent med. Sannsynligvis vil du måtte forholde deg til denne typen nettbaserte verktøy:
Se også: Produktivitetsfremmende Slack-apper for prosjektledere
Hvis du leder et programvareprosjekt, bør du også finne ut hvilke verktøy som brukes av teamet ditt (f.eks. bugtrackere, kodelagre, wireframing-verktøy). Det er også viktig å vite hvilke apper og verktøy som brukes av teammedlemmene dine, for eksempel i svært spesialiserte bransjer som byggebransjen. Det er ikke sikkert at du kjenner til en spesifikk app, men du bør vite hva den gjør og hvem som bruker den. På denne måten kan du kommunisere effektivt med teamet ditt.
Prosjekter. Når du begynner som ny prosjektleder i en organisasjon, er det som regel fordi det er et prosjekt som krever en leder. En av dine første prioriteringer bør være å finne ut så mye som mulig om prosjektet. Omfanget, tidslinjen, kravene, budsjettene, risikoene, avhengighetene: alt du trenger for å komme i gang med arbeidet. Avhengig av hvor langt prosjektet er kommet, kan det også være nødvendig å snakke med forgjengeren din: Det kan være at du overtar et prosjekt fra noen andre. Spør om fremdriften så langt, eventuelle problemer som har dukket opp underveis, og forholdet til interessentene. Prøv å oppmuntre til oppriktige svar: Hvis du fortier noe, vil det bare gjøre jobben din vanskeligere i det lange løp. Gå gjennom prosjektdokumentasjonen og vurder om den er oppdatert og fullstendig. Hvis ikke, spør om det er noe du er usikker på.
Hvis det er mulig, kan du også prøve å samle inn informasjon om bedriftens andre prosjekter. Kanskje kan du se noen mønstre og avdekke forbedringsområder eller risikoer. Du vil også lære mer om teammedlemmene dine i prosessen.
Kunder. Alle prosjekter har interessenter. Enten du leder et internt prosjekt eller det er en ekstern kunde som har hyret inn bedriften din, må du være klar over hvem det er. En av de viktigste delene av prosjektlederens rolle er å bygge et godt forhold til interessentene. Det betyr ikke at du skal være en ja-person, snarere tvert imot: Når kunden stoler på din dømmekraft, bør det være lettere å overtale dem til å avstå fra noe du og teamet ditt ikke støtter. Etter hvert som du blir kjent med kunden, bør du prøve å lære mer om virksomheten deres. Målet bak prosjektet du skal begynne å administrere, brukerbasen, eventuelle undersøkelser de har gjort før lanseringen: Denne innsikten vil hjelpe deg med å ta bedre beslutninger om prosjektet.
Når du begynner i en ny prosjektlederstilling, er det svært viktig at du introduserer deg selv på en god måte. Det er tre grupper av medarbeidere du bør huske på:
Prosjektteamet ditt. Som du sikkert kan tenke deg, er prosjektlederens forhold til teamet sitt helt avgjørende. Først må du finne ut hvem som er med i prosjektteamet, og hvilke roller de har (både på bedriftsnivå og i prosjektet). Lytt aktivt etter deres innsikt: De kan fortelle deg ting om prosjektet eller kunden som du ikke kan få vite av personer som ikke har jobbet i teamet.
Oppmuntre til tilbakemeldinger og åpen kommunikasjon. Å bygge en kultur av prosjektgjennomsiktighet vil hjelpe deg med å utvikle tillit mellom deg og teamet ditt. Prøv å være tydelig på din rolle som prosjektleder helt fra starten av, og fastsett noen grunnregler. Det vil hjelpe deg med å opprettholde balanse mellom jobb og fritid og forhindre jobbglidning.
Lederne dine. Å møte sjefen din er en uunngåelig (og viktig) del av onboardingprosessen. Et av de mer interessante tipsene om dette forholdet kommer fra Owen Gadeken, som skrev:
"Nå spør du kanskje: "Hva med møtet med den nye sjefen min?" Ja, det er alltid viktig, og du har sikkert hatt minst ett møte allerede. Men jeg anbefaler at du bevisst utsetter eventuelle oppfølgingsmøter til du har samlet inn nok informasjon til at du i det minste kan gjøre en foreløpig vurdering av prosjektet ditt, ellers kan du komme til å gi løfter eller forpliktelser du ikke kan holde. "
Kilde: Gadeken, O. C: Gadeken, O. C. (2009). Så du er den nye prosjektlederen: tips for en god start. Paper presentert på PMI® Global Congress 2009-North America, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
Andre kollegaer. Du vil sannsynligvis ha nytte av å bli kjent med så mange kolleger som mulig, spesielt hvis organisasjonen din har færre enn for eksempel 500 ansatte (denne oppgaven kan være umulig i store selskaper). Det kan til og med være lurt å spørre teamet ditt: "Hvem bør jeg kjenne?" Som prosjektleder må du kanskje samarbeide med HR-team, kontorsjefer, salg, økonomi osv. Når du vet hvem som er hvem, er du i en god posisjon. Du bør selvfølgelig også bli kjent med andre prosjektledere, og hvis det er mulig, bør du også bli kjent med andre prosjektledere, Finn en person som kan bli din mentor.
På et eller annet tidspunkt forventes det at du begynner å jobbe: I mange organisasjoner vil dette skje bare noen dager etter at du har blitt introdusert til organisasjonen. Overgangen mellom onboarding og den "virkelige jobben" kan være vanskelig, ettersom du går fra å bli tatt vare på til å være (mest sannsynlig) på egen hånd. Hvordan bør du takle denne utfordrende perioden?
Sett målbare mål og prioriteringer: både for prosjektteamet og deg selv. En slik liste vil være din mest verdifulle ressurs når du er i tvil.
Del forventninger med teamet ditt. Dine medarbeidere vil sette pris på å vite hva som er deres mål og primære ansvarsområder. Du, på din side, vil kunne være tryggere på at strategien din blir gjennomført.
Gi uttrykk for dine bekymringer og meninger, spesielt når de har å gjøre med prosjektledelsesprosesser. Ingen liker den personen som kommer inn i teamet og vil snu 180 grader på alt fra dag 1. Men det er noe for seg selv å få et par friske øyne: Det kan hende at du rett og slett legger merke til flere mangler og forbedringsområder enn andre. Så lenge du kommuniserer rolig og saklig, bør du ikke få problemer. Husk at det er du som til syvende og sist må ta konsekvensene av mangelfulle prosesser og metoder. Det er sannsynligvis bedre å samarbeide med kollegene dine om å forbedre spesifikke områder.
Her er et par tips som kan hjelpe deg med å holde orden i de første utfordrende ukene i en ny jobb:
De første ukene i en ny stilling kan være utfordrende. Hvis du følger retningslinjene våre, bør du likevel kunne få et godt grep om de kommende ansvarsområdene og oppgavene dine. Hvis du er i tvil, kan du alltid vende deg til nettressurser for prosjektledere. Vi legger jevnlig ut nyttige guider for prosjektledere, så husk å bokmerke Teamdecks blogg! Og hvis du ikke har prøvd appen vår ennå, kan du registrere deg for å se hva andre prosjektledere er begeistret for.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...