Populariseringen av fjernarbeid har reist mange spørsmål om hvordan man leder et eksternt team, spesielt når det er internasjonalt. En slik arbeidsform krever en helt ny tilnærming og nye verktøy, i tillegg til at det krever nye prioriteringer. I dagens artikkel vil vi presentere 10 tips om hvordan du kan lede et eksternt team som jobber fra forskjellige land.
Covid-19 har endret måten mange bedrifter jobber på. Folk i lukkede kontorbygninger økte risikoen for at viruset skulle spre seg, så ledelsen måtte finne en løsning. Det viste seg å være fjernarbeid. Fjernarbeid ble selvsagt ikke oppfunnet samtidig med pandemien, men det er først nå at bedrifter har begynt å implementere denne modellen i så stor skala. Noen virksomheter hadde allerede erfaring med hjemmekontor. For andre organisasjoner var det derimot en helt ny utfordring, som krevde en fullstendig overhaling av eksisterende ledelsesmønstre.
Fjernarbeid gir både nye muligheter og nye problemerMen et godt gjennomført system for fjerntransformasjon kan gi bedriften din store fordeler. Spesielt siden muligheten til å jobbe eksternt i dag er et svært viktig kriterium for at en organisasjon skal være konkurransedyktig i markedet. Ifølge Growmotely-rapporten er så mange som 97% av de spurte medarbeiderne ønsker ikke å gå tilbake til kontoret på heltid. Dette viser hvor viktig det er å kunne bruke hjemmekontoret i det minste delvis.
For arbeidsgiveren innebærer fjernarbeid dessuten en rekke fordeler som det er verdt å ta hensyn til. For det første - lavere kostnader ved å drive selskapet. Bare det faktum at når teamet ditt jobber hjemmefra, trenger du ikke å leie et så stort kontor. Noen selskaper har til og med gitt opp å ha et kontor helt og holdent. Kostnadene ved å leie slike lokaler er tross alt svært høye.
For det andre, ansatte har mindre sannsynlighet for å være fraværende. Når de ikke føler seg bra, men ennå ikke er veldig syke, foretrekker de ofte ikke å ta fri, men jobber fra sengen. Det er også ofte lettere for dem å avbryte arbeidet en time eller to når de har et ærend, mens hvis de skulle jobbe hjemmefra, ville de sannsynligvis tatt en dag fri. En Stanford-studie fant også at ansatte som kan jobbe hjemmefra, er 22% mer produktive. 32,2% av de spurte ansettelseslederne bekreftet at produktiviteten til fjernarbeidere har økt.
Leter du etter flere eksperttips om prosjektledelse? Sjekk ut vår GRATIS sjekkliste for sprintplanlegging Nå!
Modeller for fjernarbeid er selvsagt ikke entydige, og avhenger av virksomhetens behov og særtrekk. Det er definitivt enklere for teknologibedrifter og internasjonale selskaper å sende ansatte til et hjemmekontor enn det er for virksomheter som er basert på manuelt arbeid. Ta en titt på organisasjonen din og avgjør hvilken form som passer best for deg: full fjernarbeid eller kanskje hybrid? Eller overlat valget til medarbeiderne dine - de vet tross alt hvor de jobber best. Uansett hvilken modell du bestemmer deg for, vil denne veiledningen hjelpe deg med å administrere et eksternt team.
En av de største endringene for ansatte som jobber eksternt, er kommunikasjon. På kontoret er det alltid enkelt å spørre kollegaen ved nabopulten om hvem man skal henvende seg til med et spesifikt spørsmål, eller om noen har permisjon eller ferie for øyeblikket. Når man jobber eksternt, kan det være svært tidkrevende å søke etter slik informasjon, spesielt i en stor eller mellomstor bedrift. Derfor er det viktig å bruke et system som gjør dette enklere.
For eksempel kan funksjonen Egendefinerte felt fra Teamdeck (programvare for ressursforvaltning), kan hjelpe deg med å gruppere ansatte etter hvilke avdelinger de tilhører og hvilke ferdigheter de har. Dette er svært nyttig når du skal tildele folk til prosjekter og lage rapporter. Det gjør det også enklere å se hvem som har ansvar for hva i bedriften.
Klart definerte oppgaver og forventninger er grunnlaget for arbeidet generelt. I fjernmodus blir det imidlertid helt avgjørende. Det er vanskelig å beskrive hvor mye frustrasjon, misforståelser og forsinkelser som kan oppstå når man ikke har et klart definert arbeidsomfang. Derfor er det så viktig at medarbeiderne dine vet nøyaktig hva du krever av dem, hva de skal gjøre og hvilken tidsfrist de har. Bruk et shuffle-panel som oppdateres i sanntid. På denne måten vil hver medarbeider få spesifikke oppgaver i en sprint. De vet nøyaktig hva som er deres ansvar, og når du forventer at de skal ha fullført en bestemt milepæl. Det er ditt ansvar som leder å sørge for tydelighet og åpenhet.
Når du jobber eksternt, må du regne med å miste noe av kontrollen. Du har ikke mulighet til å kontrollere hva de ansatte gjør hele tiden. Det er veldig viktig å ansette folk som kan styre sin egen tid og sine egne mål. Uavhengighet og tillit er avgjørende når man skal lede et internasjonalt team som ikke jobber fra et kontor. Det er selvsagt ikke slik at de ansatte skal få være i fred og at du mister innsikten i fremdriften i prosjektet.
Du må gi teamet ditt maksimal støtte og detaljert informasjon om oppgavene de skal utføre. Det er også svært viktig å følge med på de viktigste fasene i viktige prosjekter, slik at du vet hva som skjer i bedriften og om alt går etter planen. Men hvis du hele tiden prøver å overvåke alle deler av teamets arbeid, vil du ikke oppnå de ønskede resultatene i det hele tatt. Du kommer til å kaste bort mye tid på å kontrollere at alle gjør det de skal. Medarbeiderne vil føle seg frustrerte og kontrollerte, og den indre motivasjonen vil synke fordi de ikke føler at de har ansvar for sitt eget arbeid.
På kontoret kan du alltid spørre noen "har du tid til et kort møte?". Eller bare komme inn og presentere saken din på fem minutter. Når teamet jobber eksternt, blir saken mye mer komplisert. Spesielt når du har mange ansatte over hele verden og du ikke kan kontrollere tiden deres i løpet av en hel dag, uke eller måned. Dette er også svært viktig hvis du har ansatte som jobber i ulike tidssoner eller på deltid.
I en slik situasjon blir det enda mer komplisert å styre tilgjengeligheten. For å holde virksomheten i gang, må du vite hvor tilgjengelig teamet ditt er. Det vil hjelpe deg med å planlegge kalenderen din så optimalt som mulig. Det er også her verktøyet vårt kommer til nytte. I Teamdeck-kalenderen finner du Tilgjengelighet funksjon.
Alle ansatte kan når som helst fylle inn sin tilgjengelighet, noe som gjør det enklere å planlegge vakter og møter. Du kan også legge til gjentatt tilgjengelighet i stedet for å definere den dag for dag.
Når man leder et eksternt team som jobber fra forskjellige land, er det også svært viktig å ta hensyn til lokale helligdager. Det er her Organisatoriske enheter funksjonen kommer godt med. Den lar deg gruppere teamet ditt etter sted og tildele dem de aktuelle helligdagene. På den måten vil kalenderen ta hensyn til landet de befinner seg i, og de lokale helligdagene som gjelder der, når du vil planlegge et møte eller en oppgave for medarbeiderne dine.
Tidsstyring av prosjekter - Har du noen gang hørt det? Du kan ikke fortsette å spørre hvert enkelt teammedlem "Har du gjort det ennå?", "Når skal du gjøre det?", "Kommer vi til å holde tidsfristen?". Selv i en stasjonær jobb ville dette vært fullstendig ineffektivt, og enda mindre når du har mange ansatte rundt om i verden! Du må ha et system på plass for å administrere prosjekter og arbeidsplaner.
Når du samler alle oppgavene og tidsplanene for langsiktige prosjekter i et oversiktlig panel, blir det mye enklere for deg å kontrollere at alt går etter planen, og du kan bare involvere deg når det er nødvendig. En slik programvare for prosjektressursstyring sparer enormt mye tid. Det garanterer også at du ikke går glipp av noe, fordi det automatiserte verktøyet vil huske viktige ting for deg!
Disse rådene er også viktige når du jobber stasjonært, men når du jobber eksternt, blir det avgjørende fordi du egentlig ikke har noen andre alternativer. Du kan ikke overvåke alt som skjer i virksomheten din uten moderne ledelse og kommunikasjonsverktøy. Det er ikke lenger et valg å innføre dem i virksomheten din - uten dem kan du rett og slett ikke jobbe på daglig basis.
Når man jobber eksternt, er det avgjørende å forbedre kommunikasjonen mellom teammedlemmene. På kontoret er e-post ofte nok, fordi man bare kan gå til et annet skrivebord for å ordne opp i alle småting. Når de ansatte sitter på hjemmekontoret, er e-post ikke den beste løsningen, fordi det ikke er praktisk for løpende, rask og responsiv kommunikasjon. Vurder en direktemeldingstjeneste som Slack eller Skype for å legge til rette for rask informasjonsutveksling mellom mennesker. Når du jobber i et internasjonalt selskap, er det sjelden du møter folk ansikt til ansikt, så du trenger et praktisk verktøy for nettmøter. Zoom, Google Meets eller Microsoft Teams vil gjøre jobben helt fint. Som vi allerede har nevnt, er det også ekstremt viktig å administrere arbeidet til teamet ditt. Tildeling av oppgaver, kontroll av fremdriften i prosjekter, fastsettelse av milepæler og tidslinjer, oppretting av rapporter og administrasjon av kalenderen og ferier. Sjekk hva verktøy som Teamdeck, Asana eller Jira kan tilby deg.
Det er vanskelig å opprettholde følelsen av å være en del av et team når du ikke engang ser kollegene dine. Følelsen av fremmedgjøring og ensomhet er en av de største ulempene ved fjernarbeid og en stor utfordring for arbeidsgivere. Det sier seg selv hvor viktig det er for medarbeiderne og motivasjonen deres å føle seg som en del av teamet. Vi skrev litt mer om dette i denne artikkelen. Så hvordan kan man ta seg av teambuilding på en god måte når man leder et eksternt team som jobber fra forskjellige land?
Til å begynne med må du fokusere på det du har tilgjengelig hver dag, nemlig nettbasert kommunikasjon. Det hjelper mye hvis hele teamet hver dag, i det minste i en kort periode, har en statusanrop. Her kan dere diskutere pågående arbeid og fremdrift, men også spørre hvordan alle har det og hvordan de har det. Dette bidrar til å skape en følelse av at dere har jevnlig kontakt. Det er også en god idé å ha 1:1-møterIkke bare med lederen din, men også med andre personer i bedriften. Du kan implementere et system som matcher medarbeidere i tilfeldige par og arrangerer et halvtimes møte der de kan bli bedre kjent med hverandre.
Regelmessige møter med hele selskapet er også svært viktige, der dere kan diskutere større endringer og prestasjoner. Chatter og kanaler, for eksempel på Slack, gjør det også mulig å holde seg oppdatert på hva som skjer med andre personer i bedriften. Det er også en god idé å ha ulike aktiviteter for de ansatte, for eksempel sport på nettet eller en bokklubb. Når du har mulighet til det, er det også lurt å arrangere et teambuilding-arrangement slik at de ansatte kan møtes ansikt til ansikt. Hvis du blir kjent med kollegene dine på denne måten, blir det lettere å bygge relasjoner senere, selv om det bare er på nettet.
Det er én ting som kan være enhver leders bane og velsignelse. Sladder. På kontoret er det noen ganger nok å si noe til noen få personer, og i løpet av et øyeblikk vet alle det. Og det trenger ikke å handle om dårlige eller vanskelige temaer, men også om ideer til utvikling, organisering av arrangementer, nye medarbeidere og andre aktuelle temaer. Å lede et eksternt team krever imidlertid at du er mye mer årvåken når det gjelder om de ansatte vet alt de bør vite.
På kontoret snakker man bare om ting over lunsjen eller ved kaffemaskinen. Når medarbeiderne dine er på hjemmekontoret, er det ditt ansvar å være åpen og holde dem informert om alle viktige ting. Noen ganger krever dette tilvenning og endring av tidligere vaner. Du må helt sikkert skrive e-post til hele teamet oftere og bruke et felles chatterom. Du kan imidlertid være sikker på at det å holde teamet informert om hva som skjer i bedriften, vil hjelpe deg mye i din ledelse. Det er mye mer behagelig å jobbe med folk som vet alt som foregår. Dessuten vil de ansatte også føle seg som en del av selskapet og være mer interessert i dets anliggender.
Når alle medarbeiderne befinner seg på avstand, i ulike land og kulturelle kontekster, er det vanskelig å opprettholde fellesskapsfølelsen i bedriften. Sørg derfor for at bedriften din har sin egen personlighet og identitet. Skap en sammenhengende kommunikasjon for bedriften din. Definer hva som er viktig for den, hvilke verdier den har, og hva som er dens misjon. La medarbeiderne føle at de tilhører et sted som har sin egen karakter. Det er viktig at alle føler seg vel i bedriften, så spør medarbeiderne dine hva de synes om bedriftens policy. Kanskje de har noen forslag eller innspill? Dette er svært verdifullt. Spesielt når du jobber eksternt, må du involvere de ansatte i utformingen av selskapet og gi dem en følelse av at deres stemme er viktig. Å være en del av en gruppe og en organisasjon øker følelsen av tilhørighet og motivasjon.
Når teamet ditt jobber fra kontoret, følger onboarding gjerne et lignende mønster. I møtet med en ny medarbeider forteller du litt om selskapet og hva dere jobber med. Sannheten er imidlertid at det meste av nøkkelinformasjonen om arbeidsoppgavene, prosessene, arbeidsflyten og alt som virkelig betyr noe, får den ansatte fra kollegene sine ved å spørre om ting som plager dem. Med fjernarbeid finnes det ingen slik mulighet. Medarbeiderne kastes umiddelbart inn i nye ansvarsområder. Det er vanskeligere å be om råd fordi man ikke alltid vet hvem man skal henvende seg til med en gang. Noen ting er også vanskeligere å forklare på nettet. Selv om nesten alt selvfølgelig kan gjøres på nettet, og støtten fra teamet er veldig viktig. For å gjøre det så enkelt som mulig for en ny medarbeider å akklimatisere seg, er det viktig med en god introduksjonsprosess.
Sett opp møter med andre teammedlemmer som kan introdusere den nye personen til ulike aspekter ved selskapet. Du kan også ha en spørsmål og svar-økt med de eksterne teammedlemmene, som ikke bare kan svare på spørsmål, men også gi innsikt. Prøv å tilby et nettbasert kurs, for eksempel på en e-læringsplattform. På denne måten vil den nyansatte alltid kunne gå tilbake til leksjonene til han eller hun føler seg trygg på den nye arbeidsplassen.
Det er en stor utfordring å lede et eksternt team som jobber fra forskjellige land. For å optimalisere en slik arbeidsmodell må du tenke nytt og gjøre noen endringer. Men du kan være sikker på at hvis du bruker tipsene ovenfor, vil du raskt merke en forbedring i ledelsen av fjernteamet ditt.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...