Når du planlegger et prosjekt, må du alltid tenke på hvilke ressurser som trengs for å fullføre det. Å lage en liste over roller og ferdigheter som kreves for å gjennomføre prosjektet, lete etter de rette personene i bedriften, administrere tidsplanen og arbeidsmengden deres - alt dette er en del av ressursstyringen. Hvordan gjør man det på en vellykket måte? I dette blogginnlegget får du noen tips om beste praksis for ressursstyring i et prosjektbasert miljø.
Hva vil du få takk denne artikkelen:
Merk: En ressurs kan være en person med bestemte kvalifikasjoner, et stykke utstyr eller til og med en viss mengde tid eller penger. I denne artikkelen vil vi imidlertid utelukkende fokusere på ressursstyring forstått som prosjektteamledelse.
Den nyeste PMBOK®-guiden sier det på en fin måte:
Prosjektressursstyring omfatter prosessene for å identifisere, anskaffe og administrere ressursene som trengs for å fullføre prosjektet på en vellykket måte. Disse prosessene bidrar til å sikre at de riktige ressursene vil være tilgjengelige til prosjektlederen og prosjektteamet til rett tid og på rett sted.
Som sådan, styring av prosjektressurser krever at du må navigere i ulike prosesser: fra å definere prosjektbehov og skaffe passende ressurser til å lede teamet gjennom hele prosjektet og måle resultatene.
Effektiv ressursstyring innebærer at prosjektet blir levert i tide, innenfor budsjett og i henhold til kravene. Det er ikke lett å få til. Heldigvis finnes det flere grep du kan ta i ulike faser av prosjektets livssyklus for å øke sjansene for å fullføre jobben. I denne artikkelen skal vi se nærmere på noen av de beste fremgangsmåtene for vellykket ressursstyring.
Som prosjektleder eller ressursforvaltermå du være ganske nysgjerrig på selve prosjektet. Hva er det forretningsmessige målet bak det? Hvilke brukerbehov prøver du å oppfylle? Hva er det endelige målet for kunden? Når du har svart på disse spørsmålene, vil du ha en bedre forståelse av prosjektet utover det å kjenne til omfanget (noe som selvfølgelig også er nødvendig). Den ekstra innsatsen du legger ned i forberedelsene på dette stadiet, kan lønne seg senere: For det første vil du ha flere argumenter når du diskuterer ulike scenarier med kunden, men husk at en velinformert prosjektleder også er til stor hjelp for teamet.
Prøv også å skaffe deg mye informasjon om kundene/interessentene. Kanskje noen av kollegene dine allerede har samarbeidet med dem? Jo mer du vet om hva du kan forvente når det gjelder foretrukne prosesser, verktøy og arbeidsmoral, desto bedre rustet er du til å håndtere utfordringer i fremtiden.
Til slutt bør du også spørre om potensielle begrensninger. Hvis du er klar over tids- og budsjetthensyn, kan du ta bedre beslutninger underveis.
Når du har en god idé om hva prosjektet dreier seg om, er du klar til å begynne å lage prosjektestimater. Du må lage en liste over ressurser (f.eks. roller) som trengs for å levere prosjektoppgavene. Deretter må du estimere kapasiteten de trengs i.
Her kan du riktignok dra nytte av din erfaring som prosjektleder og bidra til å lage estimatene. Men ikke vær redd for å be andre om å delta i denne prosessen og bidra med sine ekspertvurderinger.
Det er her det kan bli litt overveldende. Hvorfor det? Avhengig av størrelsen og strukturen på bedriften din, kan det hende at du må utforske en pool med hundrevis eller tusenvis av ansatte.
Heldigvis er også denne delen av prosessen relativt enkel å håndtere ved hjelp av programvare for ressursstyring. Forestill deg at du har en liste over ressurser, sammen med deres kapasitet, tilgjengelighet og kompetanse. Alt du trenger å gjøre, er å booke de ressursene som passer til prosjektets krav. Programvare for ressursplanlegging...vårt eget Teamdeck er en av dem, gjør nettopp det.
Du kan filtrere organisasjonens ressurser etter kompetanse/kontorsted/senioritet eller andre tilpassede dimensjoner du har behov for. Fra utvalget av passende personer velger du bare de som er tilgjengelige i den perioden du har i tankene for prosjektet. Ferdig avtale!
Med Teamdeck kan du filtrere tilgjengelige ressurser etter stillingstittel eller prosjektpriser. Det forenkler arbeidet dramatisk ressursallokering.
Når du skal velge hvem som skal delta i prosjektet, kan det være lurt å ta hensyn til følgende:
Det er kanskje en klisjé å si at man bare har én sjanse til å gjøre et godt førsteinntrykk, men når det gjelder effektiv ressursforvaltning, er kickoff for prosjektet fasen er helt avgjørende. Det er nå du blir kjent med teamet ditt og etablerer din tilstedeværelse. Sørg for å dekke følgende punkter:
Ta en titt på denne listen over ressurser som kan være nyttige gjennom hele prosjektets livssyklus, men spesielt i begynnelsen av et nytt prosjekt:
Hvis du jobber etter en smidig prosjektledelsesmetodikk, er du sannsynligvis ikke redd for endringer i prosjektet. En sunn dose fleksibilitet er en integrert del av jobben, og det å reagere på for eksempel innkommende tilbakemeldinger fra brukerne er det som til syvende og sist påvirker prosjektets suksess.
Andre endringer er imidlertid ikke like velkomne: planlegging av ressurskapasitet ville være et godt eksempel her. Folk blir syke, bytter jobb, brekker beina osv. Du må være forberedt på å allokere nye ressurser til teamet eller endre kapasiteten som de nåværende teammedlemmene er involvert i.
Fleksibel prosjektplanlegging vil også være til nytte her: Hvis du lager sjenerøse estimater basert på worst/best case-scenarioer, har du sannsynligvis det nødvendige slingringsmonnet når endringer inntreffer.
Datadrevet prosjektledelse vil trolig få stor gjennomslagskraft i prosjekter i nær fremtid, av den enkle grunn at det gjør prosjektlederne mer effektive i det de gjør. Data er kilden til informasjon og mønstre om teamet ditt. De kan også bekrefte eller avkrefte antakelsene dine. Til slutt: Det finnes ikke noe bedre argument når man skal prøve å få frem et poeng. Hvis du kan underbygge beslutningene dine med data, vil du føle deg mye mer komfortabel med å gjennomføre dem.
På den annen side risikerer du å forsvinne i støyen hvis du samler inn data uten å vite hva du skal måle og hvordan. Til å begynne med kan det være lurt å samle inn data som gjør det mulig å måle ytelsen til prosjektressursene dine (alle disse rapportene kan forresten enkelt lages med Teamdeck):
Med høyden på stolpene som indikerer utnyttelsesgraden, kan du raskt oppdage personer som kan utnyttes bedre.
Effektiv ressursplanlegging og ledelse innebærer å forstå prosjektet godt og aktivt overvåke fremdriften, ikke bare i form av oppgaver som blir gjort, men også i form av å opprettholde optimal arbeidsmengde og teamutnyttelse. Det er en mangefasettert prosess, men med riktig teknologi kan du navigere i denne kompleksiteten på en vellykket måte.
Teamdecks misjon er å gjøre effektiv ressursstyring mulig - å gjøre det mye enklere for team av ulik størrelse. Vi er ekstremt stolte av at appen vår brukes til å sette sammen team som jobber med ambisiøse byggeprosjekter, flytter grensene for kreativitet eller bokstavelig talt forandrer verden til det bedre med virkningsfulle ideelle kampanjer.
Hvis du ønsker å effektivisere ressursallokering og unngå planleggingskonflikterer Teamdeck kanskje det rette verktøyet for deg - registrer deg i dag. Vi ønsker deg mer enn gjerne velkommen i vår kundeliste.
Spar tid og penger med prosjekt programvare for ressursplanlegging og øke effektiviteten i ressursforvaltningsprosessene
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...