En effektiv prosjektleder: Hvordan optimalisere arbeidet som prosjektleder?

Det er to ting i livet som er sikre, sier den populære visdommen: døden og skatten. Og hvis du tilfeldigvis er prosjektleder, vil disse to fenomenene sannsynligvis inntreffe før snarere enn senere. Du har min dypeste medfølelse. Men morbid humor til side. Prosjektledelse er en utakknemlig jobb. For en tilfeldig observatør kan det virke som om prosjektledere bærer verdens tyngde på sine skuldre.

De tvinges til å håndtere alt fra misfornøyde aksjonærer til ressursallokering, og de har ikke bare organisatoriske oppgaver, men de må også opprettholde et høyt kreativitetsnivå for å komme opp med løsninger på sparket i de kaotiske øyeblikkene der beste praksis ikke er nok. I denne teksten skal vi se på ulike teknikker som kan hjelpe deg med å bli bedre. Les om hvordan du kan bli bedre til å navigere i organisatoriske fallgruver samtidig som du utnytter ditt fulle kreative potensial. 

Prosjektleder og effektiv kreativitet

Få temaer har skapt så mye diskusjon de siste årene som kreativitet. Begrepet, som i årevis har vært forbeholdt kunstnere og "kreative", har gjort sitt inntog i det offentlige rom. Dets verdi og positive innflytelse har endelig blitt tatt i bruk i hele samfunnet, på områder som inntil nylig ikke ble forbundet med nyskapende tanker eller innfall.

Økonomien vår blir mer og mer påvirket av kreative løsninger. Derfor ser vi at det har vokst frem hele markeder som er dedikert til å frigjøre din "indre kunstner". Mange av disse løsningene lover mer enn de kan holde, og fører som oftest til frustrasjon. Når alt kommer til alt, er drivkraften bak de mest suksessrike kunstnerne langt mer prosaisk. Dessverre finnes det ingen magisk pille som kan gjøre deg til en moderne Picasso eller Stravinskij... Men det finnes enkle vaner som du kan innføre i livet ditt, og som vil hjelpe deg til å bli en mer effektiv og kreativ produktdesigner eller leder. 

På tide å rydde rommet ditt

Det første som bør innføres i livet ditt, er en viss grad av organisering og tidsstyring. Når du frigjør tid, slipper du også å bekymre deg for ting som er irrelevante, og du kan konsentrere deg om de områdene der du kan bruke kreativiteten din på en bedre måte. Jeg sier ikke at du skal bli en kontrollfreak og støte dine nærmeste fra deg på grunn av din nyvunne følelse av å ha et formål.

Men med litt disiplin og opprydding vil du kunne prioritere det som er viktigst. Det er ikke nødvendig med meditasjon eller reiser til Tibet for å oppnå dette nivået av indre fred. Selv om jeg ikke fraråder deg å gjøre slike ting. Disiplin og organisering kan oppnås til en mye lavere kostnad.

Verktøy alene gjør ikke en mester...., men de er svært nyttige

Å føre kalender, lage huskelister, kvitte seg med ting du ikke trenger, og holde orden på plassen din. Dette er vaner som effektive mennesker forplikter seg til. Strategier som dette gir stort utbytte når det gjelder å skape en følelse av å være organisert.

På et profesjonelt nivå finnes det mer spesialiserte verktøy som kan hjelpe deg med å frigjøre tankene dine. Teamdeck er et slikt verktøy som effektiviserer arbeidsflyten og rydder opp i kontorhverdagen. 

Det kan virke som om det å være kreativ er en mystisk kunst...

...men bare for de uinnvidde. I virkeligheten er det knapt noe magi involvert. Målrettet kreativitet er ofte et resultat av organisatoriske ferdigheter som fører til bedre beslutningsprosesser. I tillegg til dette er kunnskap en annen viktig faktor. Spontanitet, intuisjon og improvisasjon er slagord som går igjen når man snakker om kunstnere og deres prosesser. Faktisk ville de fleste av dem finne disse merkelappene støtende hvis man skulle koke hele kunsten deres ned til disse ordene. Mange vil til og med hevde at disse begrepene ikke eksisterer. Kreativitet er i bunn og grunn ikke noe annet enn kunsten å ta beslutninger.

Makten til å ta beslutninger

Til tross for sitt rykte som abstrakt maler, var Picasso en upåklagelig, klassisk skolert mester i sitt håndverk. Når han satte penselen på lerretet, kommuniserte han ikke med noen høyere makt. Han trakk på sin enorme kunnskap og teknikk som han hadde opparbeidet seg gjennom årene.

Den samme regelen gjelder for nesten alle felt du kan tenke deg. Inspirerte beslutninger er ofte et resultat av at man ikke bare har en stor mengde data, men også "riktig type" data, og at man er i stand til å analysere denne informasjonen før man bestemmer seg for en bestemt fremgangsmåte. Det sies at det tar omtrent 10 000 timer med hardt arbeid og dedikasjon å bli en mester på et hvilket som helst felt ... men siden vi lever i en tid med umiddelbar tilfredsstillelse, finnes det måter å fremskynde denne tilstanden på. 

Den subtile kunsten å øke kreativiteten 

Kreativitet er ikke bare knyttet til kompetanse og kunnskap, men kjennetegnes også av innfall og fantasifullhet, som de fleste forbinder det med. Det er en måte å se på verden på uortodokse måter og finne nye løsninger og veier i bredden av den samlede kunnskapen.

Som alle andre ferdigheter må denne evnen trenes opp for å blomstre, og som med alt annet vi prøver oss på, kan det være vanskelig i begynnelsen, men med tiden blir det en selvfølge. Det er skrevet mange guider om hvordan man kan bli mer kreativ, og selv om vi ikke har plass her til å gå ned i dette endeløse kaninhullet, er det noen enkle teknikker vi kan ta i bruk i hverdagen for å bli bedre til å tenke fantasifullt. 

Steg for steg - hvordan effektive prosjektledere startet sin reise med 

1. Tankekartlegging:

   Denne øvelsen hjelper oss til å skape assosiasjoner mellom problemet vi prøver å løse eller konseptet vi prøver å forstå, ved å fysisk skrive ned forbindelsene vi observerer mellom problemet og den uavbrutte tankestrømmen vår. Det hjelper også på hukommelsen.  

2. Idémanipulering:

   Ta grunnideen din og omorganiser dens egenskaper. Ved å endre eller erstatte elementer vil nye ideer blomstre. I musikken bruker mange komponister disse konseptene når de har kjørt seg fast. De flytter rundt på elementer, kanskje til og med på måfå, i håp om at et nytt konsept skal dukke opp og føre dem i en brukbar retning. 

3. Still forskjellige spørsmål:

   Et problem er ikke noe annet enn et spørsmål som trenger et svar, og hvis vi binder oss for mye til én bestemt vending, kan det være ødeleggende for å finne en løsning. Bryt i stedet ned problemet i mindre biter og finn svar på disse elementene. Det vil gjøre problemløsningsprosessen mindre stressende og fremme mer kreative løsninger. 

4. Gå en tur:

   De radikale filosofene knyttet til situasjonistbevegelsen fremhevet vandringen som det viktigste redskapet for å bringe nye teorier inn i verden. De kalte denne praksisen "Dérive", og den hjalp dem til å komme frem til nye konklusjoner ved å la tankene absorbere omgivelsene og slippe seg løs i møte med dagliglivets gjøremål. Frisk luft og avslapping bidrar mer til å skape din neste store idé enn den stressede, innestengte atmosfæren på kontoret. 

Multitasking med litt hjelp

Prosjektlederen er ansvarlig for kommunikasjonen mellom utviklingsavdelingen og kunden, leter etter kreative løsninger for å gjøre briefen om til teknologi, og sørger for perfekt styring av teamets arbeid og tid. Slike ulike arbeidsstiler og områder som man må operere innenfor til daglig krever perfekt organisering og disiplin. Derfor vil en funksjon som samler all informasjonen på ett sted, være uvurderlig.

Teamdeck er et godt prosjektstyringsverktøy for å samle inn og analysere store mengder data. Denne enkle tilgangen til viktig informasjon vil hjelpe deg som prosjektleder til å ta veloverveide beslutninger. Vi har utviklet programvaren vår for å forenkle mange av de prosessene som skaper hodebry. Noen av problemene som Teamdeck løser, er

Tildeling av ressurser

For å oppnå de resultatene du ønsker, trenger du de rette menneskene på de rette plassene. Dessverre blir det vanskeligere å ta disse informerte beslutningene etter hvert som bedriften vokser. Det er menneskelig sett umulig for selv den mest engasjerte leder i et stort programvarehus til å lære nok om sine ansatte til å fordele ansvarsområder i samsvar med deres talenter, nåværende arbeidsmengde eller ferieplaner. Programvareverktøyene kan individualiseres i henhold til bedriftens behov.

I Teamdeck inkluderer personalisering rapporter, tagger, visninger og er enkelt med importalternativet. Takket være denne løsningen vil alle nyttige detaljer være tilgjengelige for prosjektlederen. Det er nå mulig å få tilgang til presis informasjon om en medarbeiders ferdigheter, plassering, ansiennitet, nåværende arbeidsmengde, tidligere arbeidsmengde, ferieplaner og alt annet du måtte finne nyttig for å lede teamet ditt på en effektiv måte. Ved hjelp av teknologien som Teamdeck tilbyr, blir det enklere å lede teamarbeidet. Med verktøyet vårt kan du maksimere produksjonen og minimere problemer som utbrenthet blant de ansatte eller administrativt kaos. 

Prosjektgjennomføring

Selv om du har en vanntett plan og pålitelige folk på rett plass, er det fortsatt en lang vei fra planleggingen til gjennomføringen av et prosjekt. Fleksibilitet er en nøkkelegenskap i denne fasen. Hvis du er i stand til å tilpasse deg raskt, vil du ligge i forkant i din bransje. Dra nytte av dataene for å holde deg på sporet når de ansatte har ferie eller er sykemeldt. På den måten kan du fylle ut eventuelle hull underveis og sørge for at prosjektet holder seg på sporet. Og alt dette uten å måtte skyve på tidsfristen.

I tillegg til å brukes til å styre skuta stramt, kan programvaren også brukes på en mer velvillig måte. En sliten medarbeider er en frustrert og ineffektiv arbeidstaker. Du kan bruke programvaren til å overvåke hvor mye overtid de ansatte jobber, og om nødvendig kan du sende dem ut på pause. Både overutnyttelse og underutnyttelse er like skadelig. Både for effektiviteten og kreativiteten. Ved å opprettholde en sunn balanse vil alle om bord kunne yte sitt beste. 

 

Utvikle potensialet ditt uten å brenne ut

Prosjektlederen står overfor et stort antall oppgaver hver dag. Den største utfordringen er det mangfoldet av ansvarsområder han bærer på sine skuldre. Vi liker å dele folk inn etter deres kompetanse. Denne er mer kreativ, denne har gode mellommenneskelige ferdigheter, denne er en god leder og den fødte leder. Prosjektlederen må fylle alle disse funksjonene. Hvordan gjør man det uten å bli gal?

Artikkelen ovenfor viser noen måter å utvikle og styre kreativiteten på i det daglige arbeidet. I tillegg gir vi deg råd om hvordan du kan optimalisere arbeidet ditt og teamets arbeid ved hjelp av dagens teknologi, som gjør det enklere enn noensinne å organisere kapasitet og tid.

 

Trenger du hjelp til å bli en effektiv prosjektleder?

Programvare for ressursforvaltning valgt av ledende IT- og reklamebedrifter, som Hill-Knowlton eller Unit9.