Ideer til et effektivt daglig Scrum-møte

Å gjennomføre et daglig Scrum-møte er en tradisjon mange team følger. Noen av dem ser konkrete resultater av disse møtene, mens andre sliter med å holde fremdriften oppe. Kanskje er du i en av disse gruppene, eller kanskje organiserer du ikke engang daglige standups for Scrum-teamet ditt. I dag skal vi prøve å vise deg hvordan du kan komme i gang med eller forbedre teamets Daily Scrum.

La oss begynne med å henvise til Scrum-veiledningsom er en god kilde til informasjon om alt som har med Scrum å gjøre, inkludert Scrum-møter. Her defineres Daily Scrum som et "15-minutters tidsavgrenset arrangement for utviklingsteamet. Daily Scrum holdes hver dag i sprinten. Her planlegger utviklingsteamet arbeidet for de neste 24 timene."

Ut fra denne definisjonen virker det daglige Scrum-møtet ganske enkelt. Subtile detaljer kan imidlertid få teammøtene til å avspore og gjøre dem til uproduktive statusoppdateringer. For å komme til bunns i dette, begynner vi med å oppsummere målene med disse daglige møtene.

Leter du etter flere eksperttips om prosjektledelse? Sjekk ut vår GRATIS sjekkliste for sprintplanlegging Nå!

Hva er målet med det daglige Scrum-møtet?

Daily Scrum er en mulighet for teamet ditt til å:

• Inspiser fremdriften mot sprintmålet. Det bør være hovedfokuset på teamets standups: Hvor langt er vi kommet i forhold til målet for den aktuelle sprinten?
• Synkroniser aktiviteter og planlegg de neste 24 timene. Vær oppmerksom på dette, for du vil snart se at dette målet med et Daily Scrum-møte ofte blir neglisjert, og at folk i stedet fokuserer på det arbeidet som allerede er gjort.
• Identifiser hindringer som kan stoppe fremdriften i arbeidet. På papiret er det flott at teammedlemmene får mulighet til å gå gjennom problemene hver dag. Det gir alle et forsprang og en sjanse til å ta tak i dem før de eskalerer. I virkeligheten har noen team dessverre en tendens til å ignorere denne delen av de daglige Scrum-møtene.
• Eliminer andre møter. Når du legger en plan for de neste 24 timene på 15 minutter, sparer du mye møtetid. Sørg for å sjekke ut vår guide til effektiv møteledelse og lær hvordan du kan gjøre også andre møter produktive.
• Fremme åpenhet og forbedre kommunikasjonen. Et daglig Scrum-møte er en utmerket måte for teamet ditt å få en klar forståelse av hva som skjer i prosjektet. prosjekt og diskutere en strategi for å nå sprintmålet.

Bør en Scrum-master være til stede under det daglige Scrum-møtet?

Scrum-masterens rolle er å sørge for at alle teammedlemmene forstår hensikten med disse møtene, men det er utviklingsteamet som er ansvarlig for å gjennomføre den daglige standupen. Denne tilnærmingen bidrar til å fremme teamets ansvarlighet og selvorganisering. Når teamet er i stand til å gjennomføre effektive Daily Scrum-møter, trenger ikke Scrum-masteren å være til stede så lenge møtene varer.

Hvordan skiller et Daily Scrum-møte seg fra et statusmøte?

Mange Scrum-utøvere understreker at det er viktig å ikke la teamets Daily Scrum-møter gå over til å bli statusmøter. Problemet er at mange ikke ser den store forskjellen mellom disse to. Vi skal prøve å oppklare dette.

Når du tenker på statusoppdateringer (møter eller for eksempel skriftlige statusrapporter for prosjektet), ser du sikkert for deg at du og teamet ditt rapporterer til noen, enten det er en leder eller en kunde. Og det er nettopp det som er greia: Under en daglig standup rapporterer ikke teamet ditt til noen. I stedet jobber de sammen for å legge en plan for de neste 24 timene.

En annen forskjell mellom Daily Scrum og statusmøter er hva som blir diskutert under møtene. Statusoppdateringer er ofte oppsummeringer av hvem som gjorde hva, og hva som var resultatet av denne handlingen. Det er her ting kan bli litt uklart. Deltakerne på et Daily Scrum-møte diskuterer tross alt også arbeidet som er gjort. Forskjellen er at det primære resultatet av daglige møter ikke bør være en liste over ting som er gjort, men en felles visjon om hvordan Scrum-teamet kan jobbe de neste 24 timene for å nå sprintmålene sine.

Disse forskjellene kan virke små, men det er en stor fordel å ikke gjøre teamets daglige standups om til statusmøter. Hold deg til Scrum-guiden: møtene dine blir mer effektive. I tillegg vil teammedlemmene se verdien av det og delta aktivt.

Ideer for å optimalisere teamets daglige scrum-møter

Selv om hvert Scrum-møte er styrt av noen regler, er det likevel mye fleksibilitet du og teamet ditt kan dra nytte av. Nedenfor har vi skissert noen tips for å optimalisere teamets Daily Scrum-møter. Vi har ikke fokusert på bestemte teknikker (daglig planke-standup, noen?), men i stedet listet opp små ting du kan vurdere for å gjøre teamets arbeid mer effektivt.

• Sørg for at alle teammedlemmene forstår målene med dette Scrum-møtet. Hvis de ikke vet hvorfor de samles hver dag, kan det fort gå i retning av et statusmøte. De samme rådene gjelder for øvrig også for andre Scrum-møter: Du kan lese om vår ideer til retrospektiver her.
• Stol på teamet ditt. Igjen, jo mer du prøver å kontrollere møtet, desto mer kan det føles som en statusoppdatering. La teammedlemmene lede sine daglige Scrum-møter. La dem legge planen for resten av dagen.
• Oppmuntre folk til å snakke åpent om aktuelle hindringer. Vi har allerede nevnt at noen team ikke føler seg komfortable med å dele utfordringene de står overfor. Når du ser at fremdriften mot sprintmålet ikke er så jevn som forventet, men folk likevel ikke nevner noen hindringer, vet du at kommunikasjon og åpenhet bør sannsynligvis tas opp.
• Gå utover de tre spørsmålene. Teamet ditt følger sannsynligvis formelen med tre spørsmål for sitt daglige Scrum-møte (Hva gjorde jeg i går? Hva skal jeg gjøre i dag? Er det noen hindringer i veien?). Det er en pålitelig oppskrift for å holde orden på ting. Du må bare sørge for at folk ikke nøyer seg med å svare på disse tre spørsmålene. De må tross alt fortsatt ta stilling til om det er behov for justeringer i planen. Ellers er ikke dette Scrum-møtet så forskjellig fra en statusoppdatering. Du vet godt nå at dette ikke bør være tilfelle. Hvis du føler at det er en viss "3-spørsmålstretthet" blant teammedlemmene dine, kan du krydre det hele ved å endre rekkefølgen på spørsmålene eller omformulere dem litt.
• Ikke fokuser på å holde alle opptatt. Deltakerne på et Daily Scrum-møte kan føle at det er et visst stigma hvis de ikke rapporterer at de jobber med mange oppgaver/er opptatt. Slik bør det ikke være: Prioriteten er å nå Sprint-målet, ikke å maksimere alles kapasitet. Som menneskene bak en app for ressursforvaltningforstår vi viktigheten av å sporing av ressursutnyttelsemen du kan justere den når du føler at arbeidsflyten er effektiv, ikke omvendt.
• Innfør en parkeringsplass for ideer som kommer opp under den daglige standupen, men som ikke er relevante for dette Scrum-møtet. Teamet har bare 15 minutter på seg til å vurdere fremdriften og legge en plan for de neste 24 timene. En samtale utenfor temaet kan få hele møtet til å spore av. Med en parkeringsplass på plass kan folk gå videre med møtet. Dere mister likevel ikke potensielt viktige ideer, og kan diskutere dem senere.

Gjør teammedlemmene mer synlige, slik at de daglige scrum-møtene blir effektive

Dette temaet fortjener en egen seksjon, for det er nettopp dette vi hjelper bedrifter med hver eneste dag. Vår programvare for ressursforvaltning gjør det mulig å spore hvem som er på jobb en gitt dag og hvem som er på ferie. Deltidsansatte og frilansere kan legge inn nøyaktig tilgjengelighet, slik at du vet at de er tilgjengelige for eksempel mellom kl. 09.00 og 11.00.