Her på Teamdeck-bloggen pleier vi å diskutere forretningsstrategier, inkludert strategier for tidsstyring, for mer effektiv prosjekt- og ressursstyring. For å lykkes med dette er det ofte viktig å vite hvordan man styrer tiden sin på jobben. Derfor bestemte vi oss for å gjennomføre en ukelang test: La tre personer prøve noen populære teknikker for tidsstyring og beskrive resultatene. Det er flere variabler i eksperimentet vårt, ettersom vi alle tre har ulike ansettelsesformer (heltid, deltid og frilans). I tillegg har vi alle litt forskjellige oppgaver i det daglige arbeidet vårt, noe du kan lese mer om nedenfor.
For å gjøre det nyttig også for oss, prøvde vi å finne teknikker som vi faktisk trodde ville være effektive. Vi ønsket tross alt å bli mer produktive, og vi har valgt ut tre ulike teknikker for tidsstyring:
Vi har skrevet dagbok gjennom hele eksperimentet for å samle inn inntrykkene våre av disse tidsstyringsteknikkene. Her er historiene våre:
Ania
Skaper av innhold
Frilanser
Tidsstyringsteknikk jeg har testet: Deep Work (basert på Cal Newports bok)
Hovedpremisset:
I boken sin beskriver Cal Newport et par ulike tilnærminger, blant annet den der du helt eliminerer det såkalte overfladiske arbeidet. Siden min rolle krever at jeg gjør en god del overfladiske oppgaver hver dag, har jeg bestemt meg for å gå for den rytmiske filosofien om planlegging av dypt arbeid. I utgangspunktet planlegger jeg to uavbrutte bolker med dypt arbeid hver dag, og jobber med overfladiske oppgaver innimellom.
Mine tidsluker for dyparbeid varer mellom 90 og 120 minutter. I løpet av denne tiden jobber jeg kun med en tildelt oppgave. Telefonen og SM-varslene er slått av, og jeg drikker litt friskt vann, slik at jeg ikke blir fristet til å forlate skrivebordet.
Forventninger:
Jeg gleder meg veldig til å prøve ut den dype arbeidsmetoden. Har du noen gang sett noen "distrahert valp"-gifs (som denne)? Jeg er den valpen. Den største utfordringen min på jobb er å holde fokus på den aktuelle oppgaven, uten å prøve å multitaske eller sjekke noe jeg ikke trenger å gjøre før om en uke eller så.
Forfatteren av Deep Work-teknikken beskriver den som evnen til å fokusere på en kognitivt krevende oppgave uten å bli distrahert. Dette høres litt for godt ut til å være sant for mitt distraherte jeg, men samtidig er det et flott mål å jobbe mot.
Dag 1:
Min aller første observasjon av de dype arbeidsøktene mine var at de virker som veldig korte. 3 timer med superfokusert arbeid per dag høres ikke så imponerende ut. Resultatene av disse 180 minuttene var imidlertid mer enn tilfredsstillende: Jeg har oppnådd mye!
Jeg har raskt lagt merke til at dyparbeid er mest effektivt for meg når jeg har en enkelt oppgave som ikke krever surfing på Internett. Å skrive et blogginnlegg, som var hovedoppgaven min i en av dagens blokker, gikk veldig bra. Å gjøre research til en artikkel føltes derimot litt mer ustrukturert. Det er vanskelig å vite når man fortsatt gjør research og når man bare leser en interessant artikkel som mer eller mindre handler om temaet.
Dag 2:
Basert på erfaringene fra dagen før har jeg bestemt meg for å vie begge dagens dype arbeidsøkter til ren og skjær skriving. Ingen telefon, ingen sosiale medier, ikke noe internett (bortsett fra min aller kjæreste venn: synonymordboken).
Jøss, det gikk fort! Jeg gjorde mye mer enn forventet. Vanligvis er jeg veldig oppmerksom på humøret mitt når jeg skriver, og ved det minste tegn på tretthet tar jeg en pause. Det virker som en god taktikk, fordi jeg ikke vil at kvaliteten på det jeg skriver skal synke. Men når jeg jobbet dypt, følte jeg meg mer bestemt på å holde ut til slutten av økten.
Når vi snakker om tegn på utmattelse, er det mest åpenbare for meg når jeg begynner å fiksere på en enkelt setning eller en overskrift, og så prøver å perfeksjonere den flere ganger uten å se noen effekt. Jeg var klar over at denne typen mental looping faktisk kunne distrahere meg fra det dype fokuset mitt. I stedet for å prøve å finne løsningen, noterte jeg bare "kan forbedres" og gikk videre. Dette gjorde det hele mye mer produktivt.
Dag 3:
Den første økten var dedikert til skriving, så det føltes kjent og gikk bra.
Jeg måtte gjøre noen ærender rundt lunsjtid, så jeg kunne først starte min andre dype arbeidsøkt rundt kl. 16.30. Jeg var litt sliten: ærendene tappet meg for krefter + jeg spiste en burger til lunsj, noe som ikke er den beste ideen hvis du ikke planlegger en lur etterpå, men hei, la oss se!
Dagens andre økt var viet til å lage layout for e-bøker i InDesign. Jeg synes det er veldig tilfredsstillende å lage slike ting på egen hånd, så jeg prøver å lære meg og bli flinkere til å bruke Adobes verktøy. Det viste seg at skapergleden min tok knekken på ettermiddagsslummen, og jeg brukte til og med mer tid på å jobbe enn jeg opprinnelig hadde planlagt.
Jeg bruker forresten den innebygde iPhone-timeren til å stille inn alarmer for de dype arbeidsøktene mine.
Dag 4:
Den første økten var bra (korrekturlesing av artiklene jeg skal sende ut til kundene mine), men jeg var ferdig med oppgaven i god tid før de 90 minuttene var gått. Jeg hadde ikke lyst til å begynne på en helt annen oppgave med en gang, så jeg bestemte meg for å forlenge den andre økten til 105 minutter i stedet.
Nå ser jeg verdien av å være fri for distraksjoner under de dype arbeidsøktene. Dagens overfladiske arbeidsoppgaver (svare på e-post, sortere noen dokumenter, lage et enkelt banner til en Facebook-gruppe) tok mye lenger tid enn nødvendig, fordi jeg ikke var så oppmerksom på fokusnivået mitt. Kanskje det kunne være en god idé å sette et tidstak også for de overfladiske arbeidsoppgavene?
Dag 5:
Nok en gang slet jeg med noe overfladisk arbeid som engasjerte meg helt i begynnelsen av dagen. Notat til meg selv: Jeg må gå gjennom dagens første dype arbeidsøkt før jeg sjekker innboksen.
Bortsett fra det følte jeg meg egentlig ikke annerledes i dag, selv om det er fredag og jeg forventet å føle meg litt mer lat enn i første del av uken. Niks, det skjedde ikke - jeg elsker at dypt arbeid krever at du følger de samme trinnene uansett dag, tid eller sted. Det støtter virkelig produktiviteten.
Sluttinntrykk:
Jeg er veldig begeistret for denne tidsstyringsteknikken. Deep work gjorde at jeg fikk gjort alt jeg hadde planlagt for uken, uten at arbeidsdagene ble for lange. Tvert imot - jeg fikk mer tid til overs enn vanlig. Den strenge regelen om ingen distraksjoner gjorde at jeg ble ferdig med noen krevende oppgaver på mye kortere tid enn vanlig.
Jeg har planer om å fortsette å eksperimentere med dypt arbeid: Kanskje jeg kan legge til en tredje daglig økt eller gjøre dem to timer lange? Min eneste svakhet var at jeg ville falle tilbake til mine gamle distraherte vaner i løpet av den grunne arbeidstiden. Det bør jeg definitivt jobbe med.
Jeg er ikke sikker på om denne teknikken er lett å implementere for folk som jobber i team, men jeg kan absolutt anbefale den for frilansere som har kontroll over sin egen arbeidshverdag.
Joanna
Spesialist på kundesuksess
Deltidsansatt
Tidsstyringsteknikk jeg har testet: Pomodoro (utviklet av Francesco Cirillo på slutten av 1980-tallet)
Hovedpremisset: Jeg skal jobbe med utvalgte oppgaver i 25 minutter (det er én pomodoro) uten avbrytelser, og deretter ta en pause på 5 minutter. Etter fire pomodoroer tar jeg en lengre pause, og så begynner jeg på nytt.
Forventninger:
Da jeg studerte på universitetet, pleide jeg å studere uavbrutt i 45 minutter og ta fem minutters pauser mellom studieøktene. Jeg tror dette vil være noe av det samme.
Jeg gleder meg til å prøve ut denne teknikken. Det eneste jeg er bekymret for, er at det blir vanskelig å dele opp oppgavene mine i tidsblokker på 25 minutter. Samhandling med kunder er det jeg prioriterer høyest, så jeg vil ikke gi avkall på det på grunn av Pomodoros faste tidsplan.
Dag 1:
Jeg er litt forvirret - teller det å skrive dagbok om metoden som en pause eller ikke? Det er min lange (25 minutter) pause, og jeg bestemte meg for å bruke den til å rapportere mine første inntrykk. Det er selvfølgelig ikke selve teknikken som er problemet, det handler mer om planleggingen min.
Uansett er det vanskelig å få 25-minutters arbeidsøkter til å stemme overens med daglige standups eller samtaler med Adrianna. Ingen av disse regelmessige samtalene varer i hele 25 minutter, og jeg sliter med å finne oppgaver til resten av pomodoroen.
Appen jeg bruker til å ta tiden på pomodoro-øktene mine, har en tikkende lyd som hjelper meg å holde fokus. På den annen side er den for stille til å dempe støyen fra kontorsamtaler, og den passer heller ikke så godt sammen med musikk.
Jeg har en følelse av at jeg jobber fortere fordi jeg vil rekke det innen slutten av pomodoroen på 25 minutter. Jeg utfordrer meg selv.
Jeg har måttet redigere to do-listen min flere ganger fordi jeg har undervurdert varigheten av en oppgave. Jeg måtte legge til tre pomodoros til for å bli ferdig med noe jeg opprinnelig hadde beregnet å bruke 25 minutter på.
Det er litt stressende når jeg vet at jeg bare trenger to minutter på å bli ferdig med en oppgave, men timeren min viser at jeg bare har 11 sekunder. Og så gikk jeg glipp av en pause i dag, fordi jeg ved en feiltagelse hadde planlagt en kundesamtale på det tidspunktet.
Dag 2
I dag bestemte jeg meg for å skreddersy Pomodoro-teknikken til min måte å jobbe på. Jeg har kortet ned de lange pausene til 15 minutter. Når jeg har laget dagens gjøremålsliste, har jeg tatt hensyn til prioriteringen av dem, men også til de planlagte møtene mine. I tillegg har jeg skrevet ned de planlagte start- og sluttidspunktene ved siden av hver oppgave:
10:00 - 10:25 - DAGLIG
10:30 - 10:55 - sende LinkedIn-meldinger om Product Hunt-kampanjen vår
Appen jeg bruker (Focus Keeper) har en fast lengde på pausene (i gratisversjonen), så jeg bruker den bare til å ta tiden på pomodorosene mine, ikke pausene. Jeg har også gitt opp tikkelyden. Jeg er mye mindre engstelig enn i går, og jobber fortsatt veldig effektivt. Å lytte til musikk hjelper meg med å holde fokus. Ikke en eneste gang ble jeg distrahert av kontorsamtaler i dag!
Alt i alt har jeg appen lett tilgjengelig, og jeg bruker den til å ta tiden på pomodoro-øktene mine, men når jeg vet at jeg skal være ferdig med en økt nøyaktig kl. 11.30, blir alt mindre abstrakt. Jeg har til og med klart å planlegge en full kundedemo innenfor én pomodoro.
Jeg lager en "å gjøre"-liste for fire pomodoros om gangen. Etter den lange pausen planlegger jeg de neste fire øktene. På den måten er jeg mer fleksibel, og listen trenger færre endringer.
En ting til - tiden flyr av gårde når den deles inn i 25-minutters biter!
Dag 3:
Pomodoro er ikke så bra når det uventede skjer: et internettbrudd midt i økten eller ny vegansk snacks på kontoret som må prøves umiddelbart, eller når seks personer har standup-møte ved siden av skrivebordet ditt.
Dag 4:
Ingen dag 4 - jeg er deltidsansatt, husker du?
Dag 5:
I dag klarte jeg virkelig ikke å holde arbeidsrytmen 25-5-25. Delvis på grunn av et avlyst møte og delvis på grunn av presserende 10-minuttersoppgaver.
Jeg synes at 25 minutter er en for kort arbeidsperiode for meg. Pausen ville vært mer irriterende enn ikke. Jeg synes det er lett å komme inn i en tilstand av flyt, og når jeg først er der, vil jeg helst bli ferdig med oppgaven. I gjennomsnitt jobber jeg 5 timer per dag, og jeg føler at jeg egentlig ikke trenger hyppige og lange pauser. Jeg har prøvd å ta en 25-minutters pause, og det føltes ærlig talt som bortkastet tid. Jeg trenger bare én lengre pause per arbeidsdag for å spise en matbit.
På tide med litt Pomodoro-ros:
Det er flott å lage en huskeliste, og det hjelper meg med å fullføre oppgavene uten å flytte dem til neste dag.
Sluttinntrykk:
Det er bra:
Det dårlige:
En siste tanke: Denne tidsstyringsteknikken fungerer best når medarbeiderne dine vet at du følger den. Når de forstår at du for eksempel ønsker å få plass til en daglig standup på én pomodoro, vil de være mindre tilbøyelige til å trekke det ut i tid. Og hvem vet, kanskje de også får et produktivitetsløft!
Adrianna
Vekstsjef
Heltidsansatt
Tidsstyringsteknikk jeg har testet: Toppenergitimer
Hovedpremisset: Jeg vil prøve å finne de timene jeg har mest energi (når jeg er mest produktiv), og bruke dem til å gjøre mesteparten av arbeidet mitt.
Forventninger:
Hva forventer jeg? Å finne ut når jeg er mest produktiv, slik at jeg kan planlegge arbeidet mitt bedre. Å jobbe konstant fra kl. 09.00 til 17.00 gir deg ikke så mange muligheter på det området. Det blir noe nytt, så det gleder jeg meg veldig til å gjøre!
Dag 1:
Jeg har klart å våkne klokken 5 om morgenen, slått på Slack og begynt å skrive en rapport. De første tre timene var ekstremt produktive, uten avbrytelser, jeg elsket det.
Jeg hadde en planlagt samtale kl. 17.00, så jeg tok en lengre pause midt på dagen (jeg hadde ikke lyst til å jobbe i over 12 timer). Pausen viste seg å være en stor fiasko. Siden den overlappet med teamets vanlige arbeidstid, fikk jeg mange meldinger og spørsmål, i tillegg til at jeg måtte gå gjennom noen visuelle ressurser. Jeg la igjen noen oppgaver til de sene arbeidsøktene på kvelden, så jeg kommer til å jobbe over 10 timer i løpet av dagen.
Oppdatering: Jeg var så trøtt på kvelden at jeg bare rakk å jobbe i en time. Jeg må sjekke om sene kvelder kan være den tiden jeg har mest energi senere i uken.
Dag 2:
Jeg kjente fortsatt på trettheten fra dagen før, men jeg klarte å stå opp tidlig og jobbe. Den sene kveldsøkten ble ikke noe av fordi jeg brukte for mye tid på å jobbe i løpet av dagen.
Dag 3 og 4:
Jeg byttet om på ting: Jeg holdt meg til morgenøktene mine, men startet dem litt senere (rundt kl. 8). Jeg jobbet til kl. 13 og svarte deretter bare på Slack-meldinger. Denne gangen kunne jeg prøve meg på sene kveldsøkter, og det var veldig produktivt.
Alt i alt tror jeg det handler om kommunikasjon. Når teamet ditt jobber fra 8 til 16, må du i det minste være delvis tilgjengelig. Hvis du virkelig trenger å fokusere på en bestemt oppgave, anbefaler jeg denne metoden, men gi først beskjed til teamet ditt og forbered dem på at du ikke vil være tilgjengelig fra X til Y.
Dag 5:
Dag 5 var litt vanskelig, jeg måtte være til stede og engasjert i løpet av den normale arbeidstiden fra 8 til 16. Jeg hadde et par planlagte møter som jeg ikke kunne hoppe over. Dette viste meg også hvor fleksibel jeg må være på jobb, og hvordan jeg kan tilpasse energitoppene mine til kontorets timeplan.
Sluttinntrykk:
Jeg er glad for at jeg klarte å finne mine personlige topptider for produktivitet (det var målet mitt i begynnelsen). Jeg prøvde forskjellige tider: tidlig om morgenen og sent på kvelden.
Når jeg har mest energi? Ved daggry (med unntak av de 10 minuttene som følger etter alarmen).
Ulempen er at denne tilnærmingen ikke er best egnet til å jobbe med et team. Som Growth Manager må jeg være tilgjengelig for å ta beslutninger eller svare på spørsmål fra utviklingsteamet.
La oss se etter støtte:
En av de vanskeligste oppgavene for bedriftseiere og ressursansvarlige er skiftplanlegging. Det kan være ganske utfordrende og tidkrevende å planlegge hvem som skal jobbe når og med hva, basert på deres personlige preferanser og...
Som programvarehus har vi testet mange, kanskje de beste tidsstyringsappene. I IT- og programvarebransjen - som for det meste har forretningskunder fra USA og Storbritannia - er vi vant til å jobbe med en absolutt...
