Programvarehus og IT-konsulentselskaper må som regel kunne håndtere flere prosjekter samtidig. For å lykkes med det trenger man velprøvde prosjektstyringsprosesser og selvfølgelig pålitelige prosjektledere som vet hvordan man driver IT-prosjekter.
Men selv om du har gode prosjektledere om bord og de beste metodene for prosjektledelse til rådighet, kan det hende at du oppdager noen optimaliseringsmuligheter. Kanskje kan ikke prosjektlederne nå sitt fulle potensial fordi de må jobbe med tidkrevende rapporter hver uke? Eller kanskje teammedlemmene dine blir frustrerte over å måtte sjonglere data mellom flere apper? Heldigvis kan du bruke automatisering til å løse disse og andre utfordringer.
Automatisering av prosjektledelse kan forstås som en prosess der oppgaver knyttet til prosjektledelse utføres automatisk. Vi snakker ikke om å levere prosjekter automatisk, for eksempel ved å bygge programvare uten menneskelig inngripen. Nei, teamet ditt må fortsatt bruke sin ekspertise på dette området. I stedet kan automatisering i prosjektledelsen hjelpe dem med å oppnå bedre produktivitet, for eksempel ved å unngå dobbel dataregistrering eller bruke mer effektive arbeidsflyter for kommunikasjon.
En av de mest åpenbare fordelene med automatisering på arbeidsplassen er økt produktivitet: Teamene dine slipper å kaste bort tiden på tidkrevende, trivielle oppgaver. I tillegg kan automatisering hjelpe de ansatte med å ta bedre og mer informerte beslutninger. Hvordan er det mulig?
Automatisering kan støtte styring av prosjektressurser prosesser gjennom sanntidsrapporter, systemer for tidlig varsling eller varslinger. Slike mekanismer hjelper prosjektledere og andre teammedlemmer med å reagere raskt når noe går galt. De er også nyttige når man trenger å analysere prosjektets tilstand og avgjøre om det er behov for optimaliseringer.
I tillegg bidrar PM-automatisering til å sikre at de ansatte får mest mulig ut av de tilgjengelige verktøyene. Ved å integrere dem og dra nytte av automatiserte arbeidsflyter får teamet fullt innsyn i de ulike fasene og aspektene av livssyklusen for programvareutvikling i prosjektet. Du kan sikkert også tenke deg at automatisering bidrar til å forbedre arbeidsmoralen i teamet. Når folk føler seg mer produktive og bemyndiget på jobben, blir de også mer engasjerte.
Noen svært utfordrende aspekter ved prosjekt- og ressursstyring vil du sannsynligvis ikke kunne automatisere. Tenk deg for eksempel at prosjektkravene i et av teamets prosjekter endres betydelig. Å måtte gjøre det på nytttildele ressurserå endre prosjektets tidslinje, og kanskje til og med revurdere om dette prosjektet er verdt å fortsette, er ikke noe du kan automatisere på en effektiv måte.
Så hvordan kan du identifisere prosesser der automatisering gir god mening? Tenk på områder som er veletablerte i programvarehuset ditt og som gjentas regelmessig. Et godt eksempel kan være prosessen med å starte et prosjekt, der du vanligvis har flere oppgaver som må planlegges hver gang et nytt prosjekt lanseres. Ved å sette opp en mal eller arbeidsflyt for prosjektoppstart i IT- eller programvare for styring av markedsføringsprosjekterkan du spare tid og la prosjektlederne fokusere på andre ting enn å sette opp de samme oppgavene om og om igjen.
I forrige punkt rådet vi deg til å analysere områder der teamet ditt kan ha nytte av å automatisere oppgavene sine. Det er et godt første skritt, men det er ikke sikkert at du klarer å se alle automatiseringsmulighetene. Det er verdifullt å oppmuntre prosjektteamet til å komme med egne ideer. For å kunne gjøre det, må de imidlertid vite - i det minste generelt - hvilke automatiseringsmuligheter som finnes.
Forklar dem at det finnes innebygde automatiseringsfunksjoner i ulike verktøy de bruker til daglig, men at det også finnes egne apper (f.eks, Zapier) for å skape automatiserte arbeidsflyter. La oss si at du har en prosjektleder som tar notater i Evernote under kundemøter, og som skriver ned potensielle teamoppgaver. Når denne prosjektlederen innser at han eller hun kan bruke Zapier til å gjøre notatene sine om til oppgaver automatisk, vil han eller hun sannsynligvis implementere slik automatisering. Før var de kanskje ikke engang klar over at en slik arbeidsflyt var mulig å bygge.
Automatiske varsler er en fordel - bare spør utviklingsteamet ditt. De har sannsynligvis satt opp varsler når serveren er nede, eller når et av systemene svikter. Når det gjelder prosjektstyring, kan du varsle prosjektteamet når de nærmer seg grensen for det planlagte budsjettet.
E-post- eller Slack-varsler kan fungere som varsler, men også som nyttige påminnelser. Tenk på følgende scenario:
De fleste programvarehus bruker tidsregistrering for å holde oversikt over kostnadene i prosjektene sine. Dessverre er det ikke sjelden at de ansatte glemmer å fylle ut timelistene i tide eller slå på en automatisk timeregistrering. I stedet legger de til gjetningene sine på slutten av uken eller, enda verre, måneden.
En analyse basert på så upresise data vil selvsagt ikke være pålitelig, og kan til og med være misvisende. En automatisk Slack-påminnelse om å fylle ut en timeliste hver dag kan hjelpe deg med å håndtere dette problemet.
Les mer om automatiserte Slack-varsler om prosjektteamene dine.
En prosjektleder er åpenbart en avgjørende rolle i prosjektteamene dine. Tilfeldigvis er det også ofte en person som utfører aktiviteter som kan optimaliseres med automatisering av prosjektstyringen. Mange prosjektledere bruker for eksempel timevis på å skrive ned statusrapporter for prosjektet for kundene hver uke. Du tenker kanskje: Det er viktig at kundene våre vet hva som skjer i prosjektene deres.
Ja, men prosessen med å skrive ned prosjektrapporter har en tendens til å være svært ineffektiv. Hvordan kan du automatisere den? Et smart valg er å bruke automatisk oppdaterte prosjektrapporter som du konfigurerer én gang og deretter bare sjekker den nåværende statusen. Slike rapporter er tilgjengelige i mange PM-apper og ressursstyringsverktøy.
Når vi snakker om apper, må du sørge for at verktøyene teamene dine bruker, tilbyr automatiseringsalternativer. Hvis ikke må du lage tilpassede løsninger. Det er ikke sikkert at det er en stor teknisk utfordring for et programvarehus å bygge en personlig integrasjon med et gitt verktøys åpne API, men det er en ekstra kostnad for bedriften din som du bør være klar over.
Se etter verktøy som tilbyr tilpassede arbeidsflyter og utløsere, automatiske statusoppdateringer, kraftige rapporteringsalternativer osv. Det er også lurt å spørre spesifikt om mulighetene for PM-automatisering under en produktdemo. Teamet bak appen du vurderer, vil sannsynligvis gi deg interessante ideer om hvordan du kan automatisere teamets oppgaver.
Effektiv ressursforvaltning er en viktig strategi for et programvarehus som ønsker å planlegge og administrere prosjekter på en enkel måte. Du må ta hensyn til ressursplanleggingog prøv å opprettholde en balansert arbeidsmengde (les om håndtering av arbeidsmengde). Av den grunn bruker mange IT-selskaper dedikerte programvare for ressursforvaltning på toppen av prosjektstyringsprogramvaren deres.[/vc_column_text]
En interaktiv ressurskalender gjør det mye enklere å planlegge og følge opp prosjekter.
Husk at verktøy for ressursforvaltning kommer også med nyttige automatiseringsfunksjoner. TeamdeckTeamdeck tilbyr for eksempel varsler og varslinger via Slack/e-post, automatisk oppdatering av rapporter, innebygde integrasjoner og et kraftig API. Du kan bruke disse funksjonene til å sette opp varsler eller påminnelser, sørge for at prosjektledere raskt kan utarbeide prosjektrapporter og koble Teamdeck til den PM-programvaren du velger.
Høres det ut som en løsning du kan bruke i programvarehuset ditt? Ikke nøl med å ta kontakt med oss og Avtal en samtale med Anielakontakt vår kundesuksess-spesialist. Vi viser deg gjerne rundt i Teamdeck og gir deg innsikt i hvordan du kan bruke denne appen til å gjøre prosjektledelsesprosessene i organisasjonen din mer effektive.
En av de vanskeligste oppgavene for bedriftseiere og ressursansvarlige er skiftplanlegging. Det kan være ganske utfordrende og tidkrevende å planlegge hvem som skal jobbe når og med hva, basert på deres personlige preferanser og...
Som programvarehus har vi testet mange, kanskje de beste tidsstyringsappene. I IT- og programvarebransjen - som for det meste har forretningskunder fra USA og Storbritannia - er vi vant til å jobbe med en absolutt...
