Knowledge Management har siden begrepet ble lansert på slutten av 80-tallet vært forbundet med store organisasjoner og komplekse bedriftsstrukturer. Store selskaper har store budsjetter og en lang liste med krav, og derfor er verktøyene som skal støtte kunnskapshåndteringsprosessene, ofte ganske dyre og omfattende.
Saken er imidlertid at også mindre bedrifter kan ha nytte av kunnskapshåndtering. De taper mye penger på dårlig kunnskapsdeling, informasjonssiloer eller på å gjøre samme feil mange ganger. I denne artikkelen går vi gjennom hvordan man kan implementere god praksis for kunnskapshåndtering i mindre bedrifter.
Ordbok for næringslivet definerer kunnskapsledelse som:
Strategier og prosesser som er utformet for å identifisere, fange opp, strukturere, verdsette, utnytte og dele en organisasjons intellektuelle ressurser for å forbedre dens resultater og konkurranseevne. Den er basert på to kritiske aktiviteter: (1) innhenting og dokumentasjon av individuell eksplisitt og taus kunnskap, og (2) spredning av denne kunnskapen i organisasjonen.
I henhold til denne definisjonen er en optimal kunnskapshåndteringsprosess basert på:
Vi skal ha disse to trinnene i bakhodet i neste del av artikkelen. Før vi går nærmere inn på noen konkrete tips om kunnskapsledelse, vil vi gjenta hvorfor det er så viktig å ta i bruk kunnskapsledelse.
I bunn og grunn handler kunnskapsledelse om å sørge for at medarbeiderne tar gode beslutninger. Dette er et ganske universelt behov, uavhengig av bedriftens størrelse. Standardisering av prosesser gjør det mulig for bedrifter å øke produktiviteten: ting blir gjort raskere og med bedre kvalitet.
Å fokusere på kunnskapsinnhenting og -deling er også en fin mulighet til å identifisere og feire ekte eksperter på et gitt felt. En slik tilnærming vil sannsynligvis gjøre ekspertene mer engasjerte og fornøyde med arbeidsplassen sin. Samtidig vil resten av teamet tilegne seg verdifull kunnskap. Det er en vinn-vinn-situasjon for bedriften din.
Ved å ta i bruk kunnskapshåndtering tidlig blir det enklere å skalere selskapet. Når teamet vokser, har du allerede prosesser på plass for å utnytte den kollektive kunnskapen på best mulig måte. Disse fordelene gjelder både prosjektbaserte organisasjoner (kreative byråer, programvarekonsulentselskaper) og selskaper som jobber med å utvikle sitt eget produkt.
Du trenger ikke nødvendigvis å starte med en fullverdig prosess eller dedikert programvare. Effektiv kunnskapshåndtering kan bli en del av bedriftskulturen når du oppmuntrer til å dokumentere og dele alles ekspertise. Her er noen ideer du kan prøve uten å måtte bekymre deg for programvarebudsjettet:
Åpenhet i prosjektet krever at informasjonen er synlig i prosjektteamet. Her finnes det en rekke ideer du kan implementere: fra tydelige, veldokumenterte prosjektkrav til regelmessige tilbakemeldingsmøter. Å fremme åpen kommunikasjon og kunnskapsdeling mellom personer som jobber på samme prosjekt, vil sannsynligvis påvirke teamenes effektivitet, men også legge grunnlaget for retningslinjer som gjelder for hele selskapet. På toppen av det hele, studier viser at åpenhet verdsettes høyt av de ansatte.
Å bygge opp en kunnskapsbase eller et intranett kan virke som noe store organisasjoner trenger. Sannheten er imidlertid at bedriften lett kan vokse ut av det opprinnelige systemet for lagring av dokumenter og informasjon (for eksempel Google Docs eller Dropbox). En omfattende kunnskapsbase vil være spesielt verdifull hvis du:
Hos Teamdeck bruker vi Atlassians Konfluens for å lagre kunnskap som er viktig for teammedlemmene våre. Det er også her vi legger ut skriftlige retningslinjer og deler oppdateringer om selskapet. Det er nyttig når vi skal introdusere nye medarbeidere eller prøve å finne en optimal måte å gjøre ting på basert på teamets tidligere erfaringer.
Apropos tidligere erfaringer: For å kunne lære noe i fellesskap, må man ha noe å lære av. Det er en god idé å dokumentere postmortem-økter, etterarbeidsrapporter eller retrospektive møter. Selv om det føles litt pinlig fordi prosjektet du dokumenterer, endte opp med å mislykkes, er det likevel en god mulighet til å lære. Takket være disse "lærdommene" kan andre ansatte kanskje forstå årsakene til et problem og unngå feil i fremtiden. Understrek overfor teamet ditt at denne prosessen ikke handler om å peke finger eller skryte. Det handler om å lære av tidligere feilsteg eller suksesser.
Ta en titt på denne post mortem-teksten av Gitlab, skrevet etter det beryktede databaseavbruddet. Jeg er sikker på at hundrevis av utviklere som har lest dette innlegget, ikke vil gjenta lignende feil. Dette betyr ikke at alle erfaringer bør være offentlig tilgjengelige: Noen ganger er det uaktuelt på grunn av konfidensialitetsavtaler. Det er imidlertid noe du kan tenke gjennom, spesielt hvis eksterne brukere har blitt berørt av en gitt hendelse.
Som nevnt i første del av denne teksten, må du finne frem til ekspertene: personer som har mye kunnskap om et gitt aspekt ved virksomheten. Når de er identifisert, må du oppmuntre dem til å dele kunnskapen sin. Dette kan gjøres på mange ulike måter - fra teammøter om et bestemt tema til blogging og mentorprogrammer.
Sørg for at du ikke bare tar hensyn til eksplisitt kunnskap (allerede kodifisert/lett å artikulere), men også til den tause kunnskapen. Sistnevnte er basert på medarbeidernes kunnskap: deres unike innsikt, intuisjon eller en ferdighet som ikke så lett kan verbaliseres. Tenk på estetisk sans, evnen til å komme opp med innovative ideer eller... sykling.
Taus kunnskap er som regel svært verdifull, men den er vanskelig å dele. Tenk på hvordan du kan koble ekspertene dine sammen med andre teammedlemmer i en "virkelig" setting, som ikke nødvendigvis trenger å være i samme team. For eksempel kan det å organisere et hackathon være en god mulighet for de ansatte til å samarbeide med hverandre. Mens de jobber sammen, kan de se en stilltiende innsikt i aksjon og lære av den.
Det er én ting til du må gjøre for å lykkes med å innføre knowledge management i bedriften din: vise at dette er en reell prioritering. Det kan være at teammedlemmene ikke dokumenterer kunnskap fordi de synes det er bedre å fokusere på "det egentlige arbeidet". Det kan også være lett å la være å ta initiativ til kunnskapsdeling når det blir travle tider. Det er bedriftslederens oppgave å sørge for at medarbeiderne ser verdien av å ta vare på viktig innsikt. Å dokumentere og dele sin ekspertise bør være en del av jobben, ikke en ettertanke. Først da kan man virkelig ta i bruk en kunnskapsdrevet tilnærming og dra full nytte av kunnskapshåndtering.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...