Effektiv møteledelse

Det er sikkert ingen overraskelse for deg at møter ofte forbindes med bortkastet tid. I følge Atlassians rapportI løpet av en måned kan folk bruke så mye som 31 timer på uproduktive møter. Det tilsvarer nesten en hel arbeidsuke!

Det er forståelig at teamledere og ledere prøver å ta noen grep for å redusere møtekostnadene. For noen bedrifter kan det for eksempel være å forby alle statusmøter. For andre betyr det å innføre apper og teknikker for å øke effektiviteten i møtene. I denne artikkelen deler vi tips du kan bruke for å planlegge og gjennomføre vellykkede møter.

Hva gjør et møte effektivt?

Effektive møter gir konkrete resultater som har en positiv innvirkning på prosjektet ditt eller organisasjonen som helhet. Det er den generelle ideen. Detaljene avhenger av målet med møtet. Effektive møter er møter som oppnår de målene som møtelederen har satt seg. Derfor er det helt avgjørende at du har et klart formål med hvert eneste møte du holder, og at du deler målene med deltakerne. Mer om det i neste avsnitt.

Hvordan planlegger du et effektivt møte?

Begynn med et mål. Hva ønsker du å oppnå med dette møtet? Skal du ta noen viktige forretningsbeslutninger? Planlegger du en idédugnad? Er det oppdateringer som bør deles med teamet ditt i en ånd av prosjektgjennomsiktighet? De målene du identifiserer, vil sannsynligvis påvirke møtets karakter. De kan til og med overbevise deg om å... ikke organisere møtet i det hele tatt.

Må du virkelig holde dette møtet?

Mange selskaper følger møte som standard policy: Når du er i tvil - innkall til et møte. Dessverre er det ikke den mest produktive måten å bruke de ansattes tid på. Mange rapporter som er publisert de siste årene, understreker den store mengden unødvendige møter. Atlassian analyserte dataene og konkluderte med at halvparten av møtene anses som bortkastet tid. Halvparten av dem! Det får meg til å tenke at nesten alle kunne kutte ned på antall møter de bestemmer seg for å arrangere.

En type møte som ofte blir kritisert, er det beryktede statusmøtet. Jason Fried, grunnlegger og administrerende direktør i Basecamp, skriver at Statusmøter er de verste møtene. Eliminer dem, og du vil faktisk vite mer, spare en haug med penger og vinne mange titalls timer i måneden. Han er ikke alene om denne oppfatningen. Flere organisasjoner innrømmer åpent at de har sluttet å møtes bare for å utveksle informasjon om hvordan arbeidet skrider frem. I stedet kommuniserer de mer effektivt med skriftlige statuser. Denne tilnærmingen er spesielt verdifull for distribuerte team, der det krever mye planlegging for å samle en gruppe mennesker til en samtale i sanntid. Statusrapporter publisert på Slack eller i prosjektledelse programvaren du velger, krever mindre tid enn deres personlige ekvivalenter.

Jeg kan tenke meg at noen av dere kanskje er skeptiske til denne ideen: Folk snakker tross alt raskere enn de skriver ned ting. Er ikke møter mer effektive enn å skrive ned ting? Vel, ikke i dette tilfellet. Statusmøter for grupper av mennesker tar lengre tid enn å forberede et kort notat om egen fremgang. I tillegg er det ikke sannsynlig at møtedeltakerne får med seg like mye av det som blir sagt av alle som deltar i et gitt møte.

I tillegg er det å skrive ned ting en utmerket mulighet til å syntetisere informasjon og kommunisere hvert enkelt element på en kortfattet måte. Resultatet er at du kan produsere innsiktsfull og varig informasjon. Det finnes mange apper og tilleggsprogrammer som kan hjelpe bedriften din med å gå fra personlige statusmøter til asynkrone oppsummeringer. Prøv Standuply eller Gulrotfor eksempel.

Statusdiskusjoner er ikke den eneste typen møter som kan fjernes fra kalenderen din. Hvis du er usikker på om et gitt møte bør avholdes eller ikke, kan du søke råd fra en morsom, men nyttig app: Bør det være et møte?

Nå som du har funnet en god grunn til å avholde et forretningsmøte, må du planlegge det nøye. Det er ikke rom for en improvisert "jeg gikk bare forbi skrivebordet ditt"-økt: data viser at 40% av befolkningen anser dem som betydelige distraksjoner.

Inviter de rette personene til møtet

En av de viktigste ingrediensene i produktive møter er å samle den rette gruppen av mennesker. Inviter medarbeidere som sannsynligvis kan bidra til å nå målet med møtet. Kjør et prosjektgruppemøte hvis du ønsker å dele viktige oppdateringer og organisere en kort spørsmålsrunde etterpå. Hvis målet ditt er å ta en beslutning i løpet av møtet, må du sørge for at beslutningstakerne faktisk deltar. Ellers blir det neppe en effektiv diskusjon.

Når det gjelder antall møtedeltakere, har du kanskje støtt på to-pizza-regelen popularisert av Jeff Bezos. Den sier at to pizzaer skal være nok til å mette hele møtegruppen. Det er en praktisk regel, men jeg vil foreslå at du ikke ser på den som en målestokk (pizzaer kommer tross alt i svært forskjellige størrelser). Bruk heller dette som en anledning til å tenke gjennom deltakerlisten før du sender ut en invitasjon.

Et annet punkt du bør ta med i betraktningen her, er kostnadene ved møtet. Noen ganger føler vi at vi sparer bedriften for penger ved å organisere et møte og på den måten "få ting til å gå fremover". Men jo lengre møtet varer og jo flere personer som er involvert, desto større blir kostnadene for bedriften. Neste gang du skal bestemme deg for hvem du skal invitere til et møte, kan det være lurt å sjekke kalkulatoren for møtekostnader delt av Harvard Business Review. Resultatene kan overraske deg.

Opprett en møteagenda

Med målene for møtet planlagt og en liste over medarbeiderne som skal delta på møtet i bakhodet, må du komme opp med en handlingsplan. Når du skal utforme agendaen for møtet, kan du prøve å svare på følgende spørsmål:

• Hvordan bør møtet se ut?
• Hvem skal snakke, og når?
• Hvilke skritt kreves for å nå målet?
• Hvilke beslutninger må tas?
• Hvor mye tid bør du sette av til hvert punkt på agendaen?
• Når skal møtet starte?
• Hvem skal ta notater, og hvordan?

Det kan være utfordrende å velge riktig tidspunkt for møtet, spesielt når du inviterer personer som ikke er fast tilgjengelige. Ta først en titt på teamets ressurskalender for å finne en passende dato for møtet. Merk at tidspunktet for når møtet starter, ikke bør være tilfeldig. Som vist i Doodles rapport om status for møter i 2019er det bare 12% som foretrekker å ha møter etter kl. 14.00. Verktøy som Calendly eller Meetingbird hjelpe deg med å finne riktig møtetidspunkt.

Vær oppmerksom på at agendaer for teammøter helst bør sendes ut sammen med invitasjonene, og ikke legges til i arrangementsbeskrivelsen senere. Det siste alternativet kan føre til at noen deltakere går glipp av agendaen og dermed ikke vet hva de kan forvente seg under møtet. Det bør fremgå tydelig av timeplanen at det er du som er leder og/eller tilrettelegger for møtet. Hvis det ikke finnes noen individuell eier av et møte, er det vanskelig å gjennomføre alle trinnene på en vellykket måte. Sørg for at alle som skal delta på møtet, vet hva de skal forberede på forhånd. Hvis ikke vil du slite med å styre diskusjonen på en effektiv måte.

Hvordan gjennomføre et effektivt møte?

Som møteleder er det du som har ansvaret for flyten i møtet. Det er du som bestemmer når møtet starter, og om handlingsplanen følges. Husk hele tiden på det primære formålet med diskusjonen. Dette er hovedelementene i effektive møter:

• Tid - Vær oppmerksom på tiden. Hvis møtet for eksempel er planlagt å starte, men en av deltakerne er forsinket, bør du sannsynligvis bare begynne diskusjonen uten vedkommende. Selvfølgelig skjer det ting, og noen ganger kan en forsinkelse skyldes ytre omstendigheter. Men hva om du har noen i teamet ditt som er notorisk sen og alltid er "for opptatt" til å møte opp? Du har sikkert nøye valgt tidspunkt og vurdert kostnadene ved dette møtet. Hvorfor skulle du kaste bort all denne innsatsen bare fordi noen ikke respekterer møtene?
• Regler - Møtelederen er ansvarlig for å sette opp retningslinjer som alle deltakerne skal følge. En praksis som virkelig øker produktiviteten til møtedeltakerne, er å ikke multitaske. Dette betyr vanligvis at alle bærbare datamaskiner skal slås av og telefoner legges bort. Finnes det noe mer irriterende enn en person som har sittet på møtet mens han eller hun surfer på nettet, og som så sier: "Kan du gjenta det siste? Jeg fulgte ikke med." Det er forferdelig sløsing med tid og penger. I tillegg påvirker det energien til alle i rommet på en negativ måte.
• Merknader – å ta notater er avgjørende for nesten alle møter. Du kan utpeke en person som skal skrive ned beslutningene som tas i løpet av økten, eller du kan gjøre det selv. Alternativt kan du oppfordre alle deltakerne til å skrive ned ting (så lenge det ikke er en unnskyldning for å bla gjennom e-postboksen eller Slack). En idé som er verdt å utforske, er å bruke visuelle notater (skissenotater) som den primære teknikken. Les vår veiledning i skisseteknikk for prosjektledere for å se at visuell notattaking er noe alle kan gjøre (ingen tegneferdigheter kreves!). Hvis du har valgt ut én person til å ta notater på møtet, bør du sende notatene til de andre møtedeltakerne. Du vil jo at alle skal være på samme side når det gjelder resultatet av møtet. Se mer om dette i siste del av denne artikkelen.

Effektiv håndtering av ulike typer møtedeltakere

Du finner mange ressurser på nettet som beskriver ulike typer møtepersonligheter (som denne, eller dette, eller den). Alle disse artiklene skiller seg litt fra hverandre når det gjelder antall møtepersoner eller navnene på dem. Felles for dem alle er imidlertid at du sannsynligvis vil møte deltakere som vil dominere møtet med sine meninger, høylytte bemerkninger eller til og med diskusjoner utenfor temaet. På den annen side vil det være personer som kan ha noe svært verdifullt å si, men som av en eller annen grunn vil holde seg stille.

En metode for å gjennomføre produktive møter med ulike personligheter om bord er å prøve å fjerne maktstrukturen. På denne måten oppmuntrer du alle deltakerne til å bidra, uten at de trenger å bekymre seg for å snakke utenfor tur. Et godt eksempel på en slik tilnærming kommer fra Pixars medgrunnlegger Ed Catmull. Han utdypet dette i intervjuet med Slacks administrerende direktør: [under et møte] ingen, fra den kreative direktøren til Catmull selv, kan overstyre produksjonsteamet som kommer inn for å få tilbakemeldinger. Grunnen er enkel: De vet allerede at det er noe som ikke fungerer - de vil ikke bli dømt, de vil ha løsninger. Catmull innrømmer at de ikke alltid får det til. "Av og til er det en jævla katastrofe", sier han. "Men noen ganger skjer det magiske ting. Og med magi mener jeg at egoet har forlatt rommet."

Egoet i rommet kan også komme til uttrykk ved at man overstyrer agendaen og starter diskusjoner utenfor temaet. Møtelederen kan lett bli tatt på sengen når denne typen atferd oppstår. Derfor er det best å forberede seg på slike avbrytelser på forhånd. Du kan etablere en såkalt parkeringsplass for ideer: en tavle eller et stykke papir der du skriver ned ting som deltakerne tar opp, men som ikke er inkludert i handlingsplanen. Gjennomføre et effektivt møte er mye enklere når man kan si "Det er et interessant poeng, la oss sette det på en parkeringsplass og komme tilbake til det etter dette møtet."

Fremgangsmåte etter et møte

Effektive møter slutter sjelden når du forlater konferanserommet. Som regel er det noe som må gjøres. Det kan være at du må iverksette en beslutning som ble tatt i løpet av møtet. Eller kanskje det finnes en liste over ideer som gruppen har generert, og som må deles med andre.

Del notatene fra møtet med alle som deltok. Sørg for å inkludere handlingspunkter og de neste trinnene i notatene. Alle oppgaver som må gjøres, bør tildeles en eier.

Etter møtet bør du evaluere det og sjekke om det er noen elementer i møteledelsen som kan forbedres i fremtiden. En slik tilnærming vil hjelpe deg med å gjøre møtet til et effektivt forretningsinstrument i stedet for en kamp. Vi ønsker deg lykke til!