Som programvarehus har vi testet mange, kanskje de beste tidsstyringsappene. I IT- og programvarebransjen - som for det meste har forretningskunder fra USA og Storbritannia - er vi vant til å jobbe med et absolutt stort antall prosjekter. Hvert av dem krever samarbeid mellom mange spesialister, utviklere, designere og - selvfølgelig - prosjektledere. I løpet av disse årene har vi byttet ut mange tidsstyringsapper, helt til vi utviklet vår egen. I denne artikkelen vil vi dele med deg våre erfaringer knyttet til programvare som vi - i en periode - har implementert i selskapet vårt.
Hva vil du lære takket være denne artikkelen:
Dette kapittelet har ett mål: å gjøre deg mer bevisst på forskjellene mellom de mange tidsstyringsappene.
La oss forenkle ting litt for å gi deg en idé om hvordan markedet for denne typen programvare ser ut. Noen av dem er som kombinasjoner, som inneholder mange funksjoner og funksjoner, og en av dem er tidssporing. Du kan si at dette er prosjektstyringsverktøy som i tillegg til tidsregistrering har funksjoner som teamplanlegging, prosjektplanlegging, fremdriftssporing eller budsjettering.
Det finnes også de som har tidsregistrering og ulike funksjoner knyttet til dette som sitt kjerneprodukt.
|
Ledelse av arbeidsstyrken |
Håndtering av timelister |
Prosjektplanlegging |
Overvåking av aktiviteter |
|
Medarbeider- og arbeidsplanlegging |
Tidsregistrering av oppgaver |
Tildeling av oppgaver |
Sporing av dataaktiviteter |
|
Styring av arbeidsmengde og kapasitet |
Fakturerbar og ikke-fakturerbar tidsregistrering |
Budsjettering av prosjekter |
GPS-sporing |
|
Sporing av ytelse og utnyttelse |
Håndtering av tilgjengelighet |
Sporing av prosjektets fremdrift |
Sporing av overtid |
|
Teamkommunikasjon og samarbeid |
PTO, fraværsregistrering |
Prosjekt- og ressursprognoser |
Opptak av skjermbilder |
|
Fildeling |
Estimater vs. faktiske tall |
Fakturerbare priser |
Videoopptak |
|
Sporing av overtid |
Fakturering |
Sporing av utgifter |
URL- og appsporing |
Det er imidlertid verdt å huske at det finnes programvare som er innrettet mot å måle produktiviteten til en ansatt, og som måler tiden for utførte oppgaver - en måling som vanligvis gjøres av en leder, spesielt de fakturerbare timene.
Men det finnes også de som har som mål å støtte en ansatt under hans profesjonelle og private aktiviteter. De som er utformet for å hjelpe ham med å fokusere på bestemte oppgaver (spesielt under fjernarbeid, der det er mange distraherende faktorer).
I forbindelse med dette presenterer vi en tabell som viser (selvfølgelig ikke alle) funksjoner som finnes i ulike tidsstyringsapper.
Prising: $3,99 / per måned / per teammedlem
Tilgjengelig på nettet og som mobilapp (Android, iOS)
Dette verktøyet ble utviklet av et programvarehus fra Polen for å administrere arbeidet til flere personer i en organisasjon. Det inneholder alle funksjoner som ressursplanlegging, tidssporing, en verktøy for håndtering av timelister, permisjonshåndtering og - verdt å nevne - tilpassbar rapportering. Ofte integrert med Google Kalender.
Teamdeck gir deg mulighet til å tildele ressurser slik at du har riktig antall personer med riktig kompetanse til hvert prosjekt. Du kan også enkelt se hva medarbeiderne dine jobber med og om de har tid til å forplikte seg til et nytt prosjekt. For langsiktige prosjekter, kan du også lage en tidsplan og fastsette milepæler for prosjektet.
Teamdeck er også et godt verktøy for å overvåke arbeidstiden. Du kan laste ned en mobilapp for å følge med på tiden din mens du er på farten. Timelistene viser deg hvilke oppgaver som tar mest tid, slik at du lettere kan beregne om de er lønnsomme for deg eller om en prosess må optimaliseres.
Teamdeck har også en smart ressurs, en online kalenderplanleggerDet gjør det enklere for deg å planlegge møter og sjekke tilgjengeligheten til medarbeiderne dine. Dette er spesielt nyttig hvis du lede et eksternt team. Bruk feriekalenderen for å alltid ha oversikt over om medarbeiderne dine er i permisjon. På denne måten vet du alltid hvor tilgjengelig den enkelte er, og hvem som kan erstatte vedkommende.
Dette er også et svært praktisk alternativ for internasjonale selskaper, som du kan kjøre helligdager for et hvilket som helst land i kalenderen og se alle lokale helligdager. Hvis du trenger data om teamets arbeid, Teamdeck genererer tilpassede rapporter for deg.
Prising: den mest populære = $10 bruker/per måned,
DeskTime er et annet velkjent tidsregistreringsverktøy, også ansett som den beste tidsstyringsappen, rettet mot forretningsbrukere og frilansere. Det er også nyttig for oppmøtesporing, fraværssporing og effektiv prosjektstyring av arbeidsflyten.
Denne appen beskriver seg selv som en automatisk tidsregistrering. hva betyr det? Dette verktøyet foreslår hva du eller medarbeideren din har jobbet med, i stedet for at du må fortelle det til appen. En automatisk tidsregistrering gjør at du ikke trenger å legge inn data manuelt, fordi den registrerer all data- og arbeidsaktivitet.
Denne tidsstyringsapplikasjonen gir full kontroll over de ansattes arbeid takket være overvåking av datamaskinbruk. Som en nettsteds-, program- og applikasjonskontroll informerer den om aktivitet og kategoriserer den mellom produktiv og uproduktiv.
Pris: 3 planer; Business Plan - $5 per bruker per måned, faktureres årlig
Tilgjengelig på iOS, Android og PC
Denne appen dukker opp på nesten alle lister over de beste tidsstyringsappene, så det er umulig å ikke nevne den. Til tross for at den første versjonen ble opprettet i 2007, brukes Todoist fortsatt ikke av noen få mennesker, men av mer enn 25 millioner brukere over hele verden. Men hva er det egentlig? Todoist er en applikasjon som brukes til å lage typiske gjøremålslister - derav navnet.
Styrken til dette verktøyet ligger i dets enkelhet - minimalistisk design, funksjoner begrenset til de som virkelig er nyttige, gjør det hele veldig intuitivt. Todoist overvåker også produktiviteten din, og visualiserer den i form av poeng eller nivåer, noe som er en ekstra motivasjon.
I applikasjonen kan du veldig enkelt lage tematiske lister og gruppere dem i kategorier. I kategorien "personlig" kan du for eksempel ha en liste over husarbeid eller en treningsplan. I kategorien "arbeid" kan du derimot lage en liste over oppgaver og deloppgaver for hvert prosjekt. Du kan også gi hver oppgave en bestemt prioritet, angitt med en farge.
Todoist forstår naturlig språk, slik at oppgaver som "hent en pakke i morgen kl. 14.00" automatisk blir lagt til i kalenderen din. Du kan også delegere oppgaver til andre brukere, noe som er nyttig ikke bare på jobben når du skal fordele ansvarsområder mellom teammedlemmene, men også når du administrerer hjemmet ditt og bestemmer hvem som skal vaske vinduene, handle inn og gå ut med søpla. Programmet har flere ferdige maler som er tilpasset ulike behov og virksomheter, noe som gjør det svært enkelt å administrere privat- og yrkeslivet på samme tid.
En veldig praktisk funksjon ved dette verktøyet er at det kan integreres med andre systemer, som Google eller Slack. Todoist er også tilgjengelig på praktisk talt alle enheter og systemer. Du kan altså administrere oppgavene dine fra datamaskinen, smarttelefonen eller nettbrettet.
Pris: Prisene starter på $9,00 per funksjon, per måned
Tilgjengelig på nett, Android, iOS
Oppmerksomhet er den mest verdifulle valutaen i nettverdenen, så det er ikke overraskende at alle nettsteder og apper vi bruker, vil gjøre alt for å få den. Vi slår på Google for å sjekke "bare én ting" eller Instagram for å svare på "bare én melding", og vi vet ikke når vi har brukt 20, 40 eller 60 minutter på internett uten å gjøre den ene tingen vi brukte telefonen til. Ofte er vi ikke engang klar over hvor mye tid vi bruker på slik uproduktiv scrolling. Og det er akkurat det Rescue Time er til for.
Formålet med programmet er å overvåke nettaktiviteten din og lage rapporter om hvor mye tid du bruker på bestemte nettsteder og applikasjoner.Hvor lenge du har vært produktiv, om du jobber etter arbeidstid eller om du tvert imot ikke jobber når du burde. Med RescueTime kan du få oversikt over hvor mange minutter og timer du bruker på ulike aktiviteter på Internett hver dag. Om dette er mye eller lite, er opp til deg, men Bare det å vite det hjelper deg til å ta skritt mot forandring.
Overvåking og rapportering av tidsbruk på nettet er tilgjengelig i gratisversjonen av programmet. I den betalte varianten kan verktøyet sende deg varsler. Varslene er tilpasset dine behov. RescueTime sender deg for eksempel et varsel hvis du har brukt sosiale medier i mer enn en time, eller hvis du har vært produktiv i fire timer. Du kan også sette en grense og la appen blokkere nettsteder som tar for mye av tiden din.
Pris: 4 planer; den fjerde - kalt for Teams - $14,99/måned/bruker
Tilgjengelig som mobilapp (iOS, Android) og desktop
I et møte, på universitetet, når du jobber med et prosjekt, på en spasertur, når de mest interessante ideene dukker opp i hodet ditt - Du tar notater hele tiden. Noen ganger lager du en fil i Google Docs, andre ganger skriver du noe ned på en gammel regning, i en notatbok, på smarttelefonen, på Messenger, i kalenderen eller i en e-post. Og alt er bra helt til du plutselig må finne notatene du trenger ... et sted. Det er her Evernote kommer til unnsetning. Denne appen er det perfekte oppbevaringsstedet for alle notatene du måtte trenge. Du kan enkelt skrive ned og til og med registrere tankene og ideene dine i den.
Du kan også enkelt katalogisere andre formater som bilder, skisser, tekstdokumenter og talefiler. Og for å holde alle notatene dine organisert og lette å finne, kan du tilordne tagger til dem. Evernote har også en kalenderfunksjon, slik at du alltid kan sjekke planene dine for den nærmeste fremtiden. Appen er tilgjengelig på alle enhetene dine, slik at du kan opprette og sjekke notatene dine når du trenger det.
Pris: månedlig medlemskap = £3,95/måned
Tilgjengelig på: iOS, Android og PC
Det største problemet med internett når du prøver å konsentrere deg, er alle de interessante tingene du ser. En morsom video, en interessant artikkel, et nytt album eller en venns innlegg - alt tar oppmerksomheten din. Av frykt for å gå glipp av noe eller glemme å gå tilbake til innholdet du er interessert i, foretrekker du å se det med en gang. Hvis det bare fantes et verktøy som gjorde det mulig å katalogisere alle de interessante tingene på en enkel måte og legge dem igjen til senere...
Vent, det er det. Og den heter Pocket. Med denne appen kan du enkelt tagge alle sidene og titlene som interesserer deg. På denne måten unngår du å avbryte arbeidet ditt, samtidig som du ikke mister verdifullt materiale du har funnet på nettet.
Pris:
Tilgjengelig på iOS og Android
Vi liker alle å få umiddelbar tilfredsstillelse når vi gjør noe bra. Vi elsker å samle poeng og få belønninger for det, vi er vant til det fra barndommen da vi samlet stjerner for god oppførsel på skolen. Etter hvert som vi vokser opp, får andre ting verdi for oss ... og likevel kan denne enkle tilfredsstillelsen fortsatt motivere oss. Og det er denne enkle betingelsen Forest utnytter. For å holde fokus, tenk Forest.
Forest er sannsynligvis en av de morsomste tidsstyringsappene i denne rangeringen. Formålet er å hjelpe brukeren med å holde fokus i lengre perioder. Slik fungerer det. Hver gang du trenger å konsentrere deg, starter du appen og planter et virtuelt tre. Du stiller inn en tidtaker for hvor lenge du vil konsentrere deg. Hvis du forlater appen før denne tiden og begynner å bruke telefonen, vil treet ditt dø.
Hvis du derimot klarer å holde målet ditt, vil treet vokse. Hver gang du klarer å konsentrere deg uten å bruke telefonen, vokser det et nytt tre, helt til du har skapt din virtuelle skog. Dette enkle spillet oppmuntrer deg til å konsentrere deg litt lenger neste gang. Kampanjens partner er Trær for fremtidensom planter ekte trær for hvert virtuelle tre i appen. Er det ikke flott?
Pris: 4 planer; den siste = 1,50 kr. $17,50 USD per bruker / per måned / faktureres årlig
Tilgjengelig på: nett, iOS, Android
Hvis du er en visuell elev og liker å se alle oppgavene dine på en oversiktlig måte, vil Trello være perfekt for deg. Det er en virtuell tavle hvor du kan feste kort med oppgavene dine, prioritere dem og tildele dem en status: å gjøre, pågår, ferdig. For hver oppgave kan du legge til et notat. Trello er perfekt for å administrere arbeidet til flere personer, delegere oppgaver og sjekke hvordan det går med prosjektene. Den store fordelen er det svært estetiske og oversiktlige oppsettet. Den visuelle fremstillingen av oppgavene gjør det enkelt å få oversikt over statusen på arbeidet. Så du kan bruke tips om tidsstyring eller Trello.
Trello er svært populært som forretningsverktøy, men det fungerer også utmerket som en livsstilsapplikasjon. Du kan administrere alle prosjektene dine i Trello: organisering av et arrangement, frivillig arbeid på teateret, husarbeid med samboerne dine. Du kan også bruke Trello individuelt for alltid å ha en rask oversikt over ansvarsområdene dine.
Pris: Ultimate Control-abonnementet koster $89/måned, faktureres årlig
Tilgjengelig på nettet og som mobilapp for iOS og Android
ProofHub er blant de best rangerte programvarene for teamsamarbeid og prosjektledelse, og tilbyr en rekke kraftige funksjoner på et sentralisert sted, blant annet programvare for tidsregistrering av ansatte. ProofHubs programvare for tidsregistrering er svært nyttig for prosjektteam, ettersom den gjør det mulig for dem å forbedre tidsstyringen ved å spore hvor mye tid de bruker på ulike oppgaver.
ProofHubs innebygde programvare for tidsregistrering gjør det mulig for brukere å spore tid enten manuelt eller ved hjelp av automatiske tidtakere. Du kan også legge til timelister for å registrere tidsdata og bruke dem til klientfakturering, estimering, lønn, sporing og til og med tidsstyring. Du kan også angi tidsestimater for ulike oppgaver for å definere hvor lang tid det skal ta å fullføre en bestemt oppgave.
Andre nyttige funksjoner som hjelper deg med å forbedre strategier for tidsstyring og ferdigheter er - prosjektplanleggingskalender, programvare for filhåndtering, online korrektur, Kanban-tavler, tabellvisning og sanntidsoppdateringer. For eksempel, kan du legge til automatiske påminnelser for oppgavene dine, slik at du ikke går glipp av dem. På samme måte kan du samarbeide på nettet om dokumentene dine for å motta tilbakemeldinger og forslag.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Det er nok åpenbart for mange, ikke bare prosjektledere, kundeansvarlige og så videre, hva riktig ledelse og effektiv tidsbruk betyr. Men for å tenke fornuftig om temaet vårt, er det bedre å ha et klart og tydelig syn på betydningen av det grunnleggende begrepet som brukes i denne artikkelen. Ifølge Oxford Languages ordbok:
evnen til å bruke tiden sin effektivt eller produktivt, spesielt på jobben.
Tiden er selvfølgelig ikke som tyggegummi som kan tøyes på mange forskjellige måter. Og det andre problemet, en del av dagen, et øyeblikk i løpet av dagen bestemmer også hvordan vi jobber, og hvor effektive vi er. For noen mennesker utføres arbeidsoppgavene bedre/raskere etter at de har våknet, for andre er det samme arbeidet bedre ved middagstid. Dette er - som det ser ut til - hva forfatterne av Management Study Guide ønsker å si:
Tidsstyring handler om å styre tiden effektivt, slik at riktig tid brukes til riktig aktivitet. (managementstudyguide.com)
Som med mange andre ting i livet, er det en prosess. En prosess der man samler erfaring, basert på data som aldri er ugjendrivelige. Prosessen som kan optimaliseres på en bedre eller dårligere måte - avhengig av om du måler, hvordan du måler, og hva du måler. Likevel, for å parafrasere Mindtools' forslag til hvordan du kan forstå time management - det handler om å planlegge hvordan man fordeler tiden mellom ulike aktiviteter.
Fra dette synspunktet vil du ikke være i stand til å endre noe, organisere og planlegge oppgaver uten data eller - det må sies - feil. Denne prosessen med å samle inn data er samtidig en prosess med å utvikle regler og prinsipper som organiserer tid og oppgaver. Disse reglene er også gjenstand for optimalisering. Så det er en kontinuerlig prosess. Hva har alt dette å gjøre med tidsstyring i virksomheten, eller rettere sagt: tidsstyring og medarbeidere?
Vår konkurrent på markedet for tidsstyringsapper - programvaren Clockify - forstår tidsstyring som
(...) et sett med prinsipper og verktøy som hjelper deg med å bruke tiden din mer effektivt. Tidsstyring for ansatte består dermed av alle de nødvendige ferdighetene som kan hjelpe medarbeiderne dine til å gjøre jobben sin mer produktivt.
Clockifys forfattere antyder tydelig hvem prinsippene for tidsstyring gjelder for. Det er selvfølgelig ikke sant at det bare er ansatte som må holde styr på tiden på jobben. Tidsstyring er rettet mot hvem som helst, hvor som helst, uavhengig av type arbeid eller aktivitet. Men det som er reelt, er ferdigheter og støtteverktøy (for eksempel en programvare for tidsregistrering av team eller en enkel mobil tidsregistrering) er uerstattelige i denne lange prosessen.
Å si at markedet for tidsstyringsapper er enormt er ikke bare trivielt, det er også barnslig. For øyeblikket er antallet slike programmer ikke synkende. Dessuten vokser det år for år. Med henvisning til Rapport fra B2B-analyseselskapet Markets and Markets:
Markedet for programvare for oppgavehåndtering forventes å vokse fra 1,79 milliarder USD i 2017 til 4,33 milliarder USD innen 2023, med en CAGR på 13,74% fra 2018 til 2023 Den glemte kunsten å konsentrere seg.
Fra dette synspunktet er det nesten umulig å presentere alle nyttige, nyttige og mest relevante tidsstyringsapper. Med andre ord (det må sies): ingen kan si at det finnes "den beste appen for tidsstyring" som passer for hver enkelt bedrift.
Enhver tidsregistreringsapp, enhver tidsstyringsapp, enhver av de beste programvare for tidsregistrering av ansatte (uansett hva du kaller det) - er ikke skuddsikkert; er ikke motstandsdyktig mot enhver kritikk. Enhver programvare (ikke bare tidsregistrering på nett) har et eller annet aspekt som er irriterende, utilstrekkelig eller ikke utviklet nok til å tilfredsstille alle brukere (ikke bare prosjektledere, men også ressursledere, HR-ledere og - selvfølgelig - ansatte, designere, utviklere). Det vil alltid være noe som ikke passer.
Hvis vi skal si alt det som er sagt ovenfor, i én setning: den beste tidsstyringsappen betyr bare og alltid den beste for en bestemt bedrift.
Så før du velger hvilken app som vil hjelpe deg med å administrere tiden effektivt, foreslår vi at du utarbeider en RFP, velger leverandører og ... bare prøver det. La også medarbeiderne dine få muligheten til å dele sine erfaringer med deg. Og så er det bare å ta en beslutning.
Effektiv ressursplanlegging er et avgjørende mål for bedrifter av alle størrelser, enten de driver virksomhet på nettet eller i tradisjonelle bransjer. Gitt det store mangfoldet av virksomheter som har behov for ressursplanlegging, er det utfordrende å gi en anbefaling som passer for alle...
Team over hele verden står overfor lignende utfordringer når det gjelder å planlegge teamets tidsplan. Å lage en prosjektplan er vanskelig i seg selv, og det er enda vanskeligere å holde den oppdatert og reagere på endringer...
En av de vanskeligste oppgavene for bedriftseiere og ressursansvarlige er skiftplanlegging. Det kan være ganske utfordrende og tidkrevende å planlegge hvem som skal jobbe når og med hva, basert på deres personlige preferanser og...