Beregn avvik i ressurskostnader i prosjektledelse for å spore prosjektets lønnsomhet

Avvik i ressurskostnader er en av KPI-er for ressursforvaltning bør du definitivt holde øye med. Denne beregningen uttrykkes vanligvis som en prosentverdi. Den viser forholdet mellom planlagte kostnader per prosjektmedarbeider og faktiske kostnader per medarbeider. 

Hvordan er det nyttig?

Først og fremst gir sporing av avvik i ressurskostnader deg mulighet til å overvåke lønnsomheten i prosjektet. Det er spesielt viktig når du jobber ut fra et fast budsjett. Hva skjer når du ser at teammedlemmene dine genererer mer kostnader enn forventet? Da kan du iverksette nødvendige optimaliseringer for å sikre at prosjektet ikke påvirker bunnlinjen negativt. 

Bedrifter som opererer med tids- og materialbudsjetter, bør også sjekke avviket i ressurskostnadene regelmessig for å kunne reagere i tide på bekymringsfulle mønstre. 

En sammenligning av estimerte og faktiske kostnader kan også gi deg verdifull innsikt i Prosessen for prosjektestimering i bedriften din. Estimater vil aldri være helt presise, men noen team har en tendens til å undervurdere visse aspekter ved prosjektene sine grovt. Mønstre som dette bør være tydelige når du sammenligner variansen i ressurskostnader for ulike roller i prosjektteamet eller ulike prosjektfaser. 

Hvordan beregne avvik i ressurskostnader i prosjektstyringen?

Den enkleste formelen er å dele lagets faktiske kostnader (sporede timer multiplisert med de ansattes timekostnader) med de planlagte kostnadene (prosjektets estimater multiplisert med timekostnadene). Nå ser du hvor mye penger du bør belaste kunden, sammenlignet med hvor mye du trodde du ville belaste dem. Hvis du vil gå enda dypere, kan du også skille mellom interne kostnader - pengene du betaler til teammedlemmene dine + administrative kostnader - og pengene du mottar fra kunden. På denne måten kan du finne ut hvor mye overskudd organisasjonen din genererer. 

For å få pålitelige data om teamets faktiske kostnader bør du, som du kan tenke deg, bruke programvare for tidsregistrering av ansatte. Nå skal vi vise deg hvordan du enkelt kan beregne variansen i ressurskostnadene ved hjelp av en komplett app for ressursstyring - Teamdeck.

Opprett en rapport om avvik i ressurskostnader med Teamdecks programvare for prosjektressursplanlegging

Teamdeck er programvare for ressursforvaltning med kraftige rapporteringsfunksjoner som er tilgjengelige for alle brukere - alt du trenger å gjøre er å opprett en konto her. Du kan teste Teamdeck gratis i 7 dager. Etter en gratis prøveperiode er kostnaden per teammedlem $3.99, som inkluderer ressursplanlegging, tidssporing og permisjonshåndteringssystem funksjoner. 

Er Teamdeck-kontoen din klar? For å kunne lage en meningsfull rapport om prosjektteamene dine, må du be dem om å begynne å spore tiden sin ved hjelp av Teamdecks mobile tidsregistreringsapp eller legge inn tidsregistreringene sine via webappen. 

Men hvis du bare vil se hvordan en slik rapport fungerer, kan du raskt sette opp en demokonto med eksempeldata. Bare klikk på "Spill med eksempeldata" når du er i Organisasjoner-delen av Teamdeck. 

Enten du jobber med teamets reelle data eller med eksempler på datapunkter, er de neste trinnene de samme. Gå til Rapporter i den øvre menyen, og klikk på plussikonet nederst i høyre hjørne. I dag skal vi vise deg hvordan du oppretter en rapport om avvik i ressurskostnader fra bunnen av, så klikk på "opprett tilpasset".

Gi rapporten et navn, og angi et passende datointervall. 

Teamdecks rapporter fungerer slik at du bestemmer hva de skal bestå av. Du kan generere ulike typer diagrammer og tabeller med interaktive felt. La oss begynne med å lage et søylediagram som gir oss et godt inntrykk av hvordan estimater og faktiske tall ligger i forhold til hverandre. 

Klikk på plussikonet i hjørnet og velg søylediagram. Som standard vil det bestå av søyler som illustrerer teamenes bookinger (planlagte timer), timelister (sporede timer), tilgjengelige timer og ferietimer. Vi trenger bare å sammenligne bookinger og timelister, så gå til Metrics og fjern merket for både ferie og tilgjengelighet. 

Tabellen din skal se slik ut:

Hvis du har mange personer i teamet ditt, blir stolpediagrammet selvfølgelig mye mindre lesbart. Avvik i ressurskostnader beregnes vanligvis for ett enkelt prosjekt, så du kan filtrere bort andre prosjekter. Klikk på Filtre, og legg til et passende filter.

Klikk på "Apply" og se et diagram som kun er fylt med relevante data. I dette diagrammet kan du se hvilke ansatte som har logget flere timer enn forventet, og hvilke som har ligget under det estimerte timeantallet. For å få nøyaktige tall her, er det imidlertid bedre å legge til en informativ tabell.

Klikk på plussikonet i hjørnet og legg til en tabell. Du kan gjenta noen av trinnene fra forrige tabell: Fjern merket for unødvendige beregninger (la kun timelister og bestillinger stå igjen inntil videre), og filtrer det relevante prosjektet.

Det kan også være lurt å endre grupperingen av dataene i tabellen. Som standard grupperes dataene først etter prosjekter og deretter etter teammedlemmer. Du kan endre denne innstillingen ved å klikke på Gruppering og bytte rundt på datablokkene. Du kan faktisk fjerne "Prosjekter" helt hvis du bruker et filter. 

I eksempelrapporten vår ser den endelige grupperingen slik ut:

Nå som tabellen din består av to datakolonner (Bookings og Timesheets), er det på tide å legge til flere kolonner som representerer de estimerte og faktiske kostnadene. Først og fremst må du legge til en kolonne for teamets timekostnader. Klikk på Metrics og deretter på "Add custom" -> "Add custom values column". Gi den nye kolonnen et navn (f.eks. "Timekostnad"), og velg dataformatet for valuta.

Når du bruker disse endringene, vil du se at en tom kolonne er lagt til i tabellen. Det fungerer på samme måte som i et Excel-regneark - klikk på en celle for å legge inn data der. 

Når teamets timekostnader er på plass, kan du legge til kolonner som automatisk beregner de totale estimerte kostnadene og de faktiske kostnadene. Igjen, gå til Metrics og klikk på "Add customs", men velg nå "Add custom calculation field", siden vi vil at Teamdeck skal beregne resultatet på egen hånd. Gi kolonnen et navn, velg valutaformat og skriv inn formelen. 

For planlagte kostnader vil formelen være som følger:

= (Bestillinger: Tid / 60) * Egendefinerte verdier: Timekostnad

For faktiske kostnader:

= (Timesheets: Tid / 60) * Egendefinerte verdier: Timekostnad

Når du begynner å skrive inn en variabel, vil Teamdeck foreslå tilgjengelige alternativer. 

For øyeblikket skal du ha fem kolonner i tabellen, inkludert to nye kolonner for estimerte og faktiske kostnader. 

Den siste kolonnen vi bør legge til i tabellen, er den som denne rapporten handler om: Avvik i ressurskostnader. For å beregne den oppretter vi nok en kolonne med et egendefinert beregningsfelt. Denne gangen velger du dataformatet prosent, og skriver inn følgende formel:

= (Egendefinerte formler: Faktiske kostnader / Egendefinerte formler: Planlagte kostnader)*100

Merk: Hvis kolonnene dine har andre navn, bør du justere formelen slik at den gjenspeiler dette.

Nå har du en ny kolonne i tabellen med verdien for avviket i ressurskostnadene for hver av medarbeiderne dine som jobber på et gitt prosjekt. 

Hvis verdien er over 100%, betyr det at dette teammedlemmet har logget mer tid enn estimert. Hvis verdien er lavere enn 100%, betyr det at det opprinnelige estimatet ikke ble nådd. 

En siste ting du kanskje vil gjøre, er å endre måten "total"-raden beregnes på. Som standard er det en sum av alle verdiene i en gitt kolonne. En gjennomsnittsverdi ville vært mye mer nyttig her. Den siste raden er klikkbar og redigerbar som en celle i et regneark, så du trenger bare å skrive inn følgende formel:

= gjennomsnitt(nested(Gruppe: Personer, Egendefinerte formler: ressurskostnadsvarians))

Vil du prøve Teamdeck i din bedrift?

Programvarehus og kreative byråer fra ulike kontinenter bruker Teamdeck til å planlegge og overvåke teamenes arbeid. Hvis du tror at din organisasjon også kan dra nytte av effektiv ressursstyring, bør du absolutt prøve oss. Vi oppfordrer deg til å Avtal en samtale med Aniela, vår Customer Success Expert, som vil vise deg rundt i appen og hjelpe deg med å få teamet ditt om bord på en smidig måte. 

Beregn kostnadsavvik i prosjektstyring med Teamdeck.io

Wunderman Thompson, Stormind Games, Unit 9 - ikke bare har de valgt vår programvare for ressursforvaltning