Som bedrifts- eller teamleder er du utvilsomt klar over hvilken effekt KPI-er kan ha på teamets moral og prestasjoner. Nøye utvalgte prestasjonsindikatorer vil hjelpe alle i teamet med å se om de er på rett spor. I tillegg bidrar de til å holde alles fokus på de viktige måltallene, og de representerer prosjektmålene på en god måte.
Hva vil du få med denne artikkelen:
- Nøkkelindikatorer - verdier, forskjeller, typer
- Nyttige metoder for å beregne KPI-er i prosjektstyringsprosesser
- Rollen til programvare for ressursforvaltning i resultatstyring
Typiske HR-målinger omfatter overvåking av om det er høy turnover eller hvor lang tid det tar å fylle ledige stillinger. På den annen side vil ressursstyringsmålinger være nært knyttet til å måle effekten av ressursplanlegging og prosjektledelse.
Det er avgjørende å overvåke nøkkeltallene regelmessig, slik at du kan ta tak i problemer med en gang og potensielt forhindre at prosjektet går galt. De ansatte vil også sette pris på datadrevet tilnærming til ressursstyring, ettersom det betyr at de sannsynligvis vil ha mer balanserte tidsplaner.
I den første delen av dette blogginnlegget vil vi liste opp et par viktige beregninger knyttet til styring av prosjektressurser. Du vil lære hvordan de kan være nyttige for deg og hvor du kan hente dem fra. Senere skal vi fortelle deg litt om Teamdeck, som er beste ressursstyringsverktøy som gjør det enkelt å spore alle disse parameterne i bedriften din.
Estimater vs. faktiske tall
Å sammenligne de estimerte verdiene du kom frem til i prosjektplanleggingsfasen med de faktiske resultatene, er en god måte å sjekke om prosjektet går etter planen. Vi anbefaler at du sjekker både hvor mye tid de ansatte bruker på et gitt prosjekt, og hvor store kostnader det genererer. Deretter sammenligner du det med estimatene dine.
Estimerte vs. faktiske arbeidstimer per teammedlem
Når du planlegger et prosjekt og allokering av ressurserNår du starter prosjektet, estimerer du hvor mange timer hver medarbeider vil bruke på det. Når prosjektet er i gang, bør du jevnlig sammenligne disse estimatene med de faktiske timene som medarbeiderne har lagt ned.
Hvordan er det nyttig?
Det er en utmerket metode for å oppdage tidlige tegn på forsinkelser i et prosjekt: Hvis noen bruker mye mer tid på en gitt oppgave enn forventet, kan det påvirke prosjektets tidslinje betydelig. Du kan også bruke disse beregningene til strategisk ressursplanlegging i fremtidige prosjekter. Når du kjenner det typiske tempoet til alle medarbeiderne, er det lettere å anslå hvor mye tid de bruker.
Estimert vs. faktisk kostnad per teammedlem (avvik i ressurskostnader)
Du vil naturligvis også se på kostnadene som genereres av teamets arbeidskraft. Robuste ressursstyringsverktøy som Teamdeck lar deg tildele time- eller dagspriser til hver av de ansatte og opprette sporing av prosjektkostnader rapporter basert på dem og teamets timelister.
Hvordan er det nyttig?
Det er avgjørende å forstå de løpende kostnadene ved prosjektene dine for å holde virksomheten lønnsom. Når du vet at et gitt prosjekt sannsynligvis vil ende opp med å bli dyrere, kan du handle ut fra denne informasjonen. Du kan for eksempel forhandle om budsjettet med kunden eller endre omfanget av prosjektet.
Fakturerbare vs. ikke-fakturerbare timer
Når vi snakker om lønnsomhet, bør du også være oppmerksom på fordelingen av fakturerbare og ikke-fakturerbare timer i prosjektene dine. Beregn begge tallene og se hvor mye av teamets tid som brukes på ikke-fakturerbare aktiviteter som administrative oppgaver, allmøter eller opplæringsøkter.
Hvordan er det nyttig?
Hvis folk registrerer mange ikke-fakturerbare timer, kan det være et tegn på at dere trenger å optimalisere noen prosesser i bedriften. Kanskje du kan organisere færre møter i hele selskapet? Alternativt kan en høy andel ikke-fakturerbare timer i forbindelse med prosjekter være en grunn til å reforhandle enkelte aspekter av kontrakten med kunden. Dere kan for eksempel gå med på å behandle enkelte typer timer som fakturerbare, selv om dere ikke har tatt betalt for dem frem til nå.
Ressursutnyttelse
Ressursutnyttelsen er et av de viktigste måltallene du kan følge med på i bedriften din. Du vil tross alt ikke at de ansatte skal være overarbeidet, men du vil heller ikke at noen skal stå uten arbeidsoppgaver. Det finnes to måter å beregne ressursutnyttelseog du kan bruke dem i to ulike faser av prosjektets livssyklus.
Når du planlegger prosjektet, beregner du den planlagte utnyttelsen
Formelen for planlagt utnyttelse er enkel. Ta hensyn til de ansattes estimerte bookinger (f.eks. 50 timer per prosjekt per måned), og del det på den planlagte kapasiteten (hvor mye tid de vil være tilgjengelige i en gitt periode). Denne beregningen blir riktignok enklere når du har en ressursadministrasjonsapp som lagrer ressurskapasitet og bookinger. (Noen få andre ord om planlegging av ressurskapasitet).
Hvordan er det nyttig?
Effektiv ressursstyring er ikke mulig hvis du ikke er oppmerksom på å skape balanserte tidsplaner for teamet ditt. Det er et must å sjekke hvordan de planlagte tidsplanene ser ut i forhold til ressursenes kapasitet. (Og dette er grunnen til at vi regnes som en verktøy for kapasitetsplanlegging også). På prosjektplanleggingsstadiet har du sannsynligvis fortsatt et visst handlingsrom. Du kan omfordele noen personer eller fordele bookingen på flere teammedlemmer.
Overvåk den faktiske utnyttelsen etter hvert som prosjektet gjennomføres
Denne KPI-en er svært lik den forrige. Den eneste forskjellen er at du i stedet for booking tar hensyn til timelister (faktiske timer). Som et resultat får du en prosentverdi av teamets faktiske utnyttelse.
Hvordan er det nyttig?
Du bør overvåke ressursutnyttelsen regelmessig. Dessverre er det ofte slik at arbeidet ikke er likt fordelt på alle. Noen har rett og slett mye mer å gjøre enn andre. Det kan imidlertid vise seg at du har ressurser som er perfekt rustet til å utføre en gitt jobb, men som for eksempel ble oversett i ressursplanleggingsfasen. Det er klart at folk som må jobbe overtid, ikke kapasitet kan bli frustrerte og til og med slutte i jobben. Det er interessant å merke seg at folk som er underutnyttet er heller ikke fornøyd.
Hvordan måle KPI-er for ressursforvaltning?
Du kan sikkert tenke deg at det ville være slitsomt å beregne alle disse ytelsesindikatorene i et regneark. I tillegg er poenget med å følge med på ressursstyringsindikatorer å bruke pålitelige data, noe du ikke har tilgang til når bedriften for eksempel ikke bruker systemer for tidsregistrering eller fraværshåndtering.
Den mest effektive måten å overvåke de nevnte KPI-ene på, er å spore dem i et verktøy som bedriften bruker til ressursstyring. Det finnes flere verktøy for ressursforvaltning tilgjengelig på markedet, så du bør kunne finne den rette for din virksomhet. Vi er usedvanlig stolte av Teamdeck, appen vi utviklet da vi innså at det ikke fantes noen byråvennlige løsninger som kombinerer programvare for prosjektplanlegging, tidsregistrering for ansatte, og lsystem for styring av takskjegget funksjoner.
Hvordan kan Teamdeck hjelpe deg med å holde oversikt over ressursstyringen din? Først og fremst er det en app der du kan planlegge og administrere teamets arbeid uten problemer. Det finnes en ressurskalender - en enkelt kilde til sannheten om teamkollegene dine:
- bestillinger
- timelister
- daglig tilgjengelighet
- ferier.
Ved hjelp av Teamdecks ressurskalender kan du enkelt svare på følgende spørsmål:
- Hvem jobber med hvilket prosjekt?
- Har vi nok kapasitet til å håndtere et nytt prosjekt?
- Hvem er tilgjengelig for å delta i prosjektet mitt (og har den nødvendige kompetansen)?
- Hvem er overarbeidet, og hvem har tid til å påta seg flere oppdrag?
Siden du kan se folks timelister i ressurskalendermå det finnes en måte for dem å registrere tiden på. Med Teamdeck kan de enten bruke en praktisk mobilapp for tidsregistrering eller legge inn tidsregistreringene manuelt i kalenderen, f.eks. ved slutten av hver arbeidsdag.
Vi har også utviklet funksjoner for feriehåndtering som sikrer maksimal brukervennlighet for alle involverte. Hver enkelt ansatt kan sende en ferieforespørsel med bare noen få klikk, direkte fra ressurskalenderen. De som er ansvarlige for ressursstyringen, ser også denne forespørselen i appen og kan svare med en gang. Alle godkjente ferier vises umiddelbart i kalenderen, slik at man unngår potensielle konflikter i planleggingen.
Når det gjelder måling av ulike KPI-er, vil du definitivt ha glede av Teamdecks rapporteringspakke. Vi har utviklet den for å hjelpe teamledere, prosjektledere og HR-spesialister med å lage tilpassede prosjekt- og teamrapporter.
Du setter opp rapporten én gang, og deretter kan du overvåke den regelmessig gjennom hele prosjektet. Dataene oppdateres automatisk etter hvert som folk logger inn flere tidsregistreringer, bookinger endres osv.
Det viktigste er at du kan legge inn verdier utenfor Teamdeck i rapportene dine, for eksempel ressursenes timepriser eller prosjektenes budsjetter. Fleksible formler gjør det mulig å utføre enda mer avanserte analyser.