Vurderer du å innføre retningslinjer for betalt fritid i bedriften din? Denne guiden vil hjelpe deg å starte prosessen med større selvtillit: Du vil lære om ulike typer PTO og få en oppskrift på hvordan du kan spore teamets fridager på en effektiv måte.
Hva vil du få med denne artikkelen:
Betalt fritid (PTO), personlig fritid, tilgjengelighet, fravær eller permisjonshåndtering - er begreper som må identifiseres med det å ikke jobbe mens man fortsatt mottar vanlig lønn. På grunn av ferie, sykefravær, helligdager, familie-, fødsels- eller pappapermisjon har en ansatt mulighet til å tilbringe tid utenfor kontoret.
Det er verdt å si (for å få et større bilde av fenomenet vi snakker om) at PTO og permisjonsstyring er en del av noe større - tidsstyring eller nærværsstyring. For å unngå å legge for mye informasjon her, må det sies at tidsstyring (eller strategier for tidsstyring) handler om å planlegge og utøve styring av tiden en ansatt bruker på spesifikke jobbaktiviteter. De generelle målene med denne prosessen er å øke de ansattes effektivitet og produktivitet.
Når det gjelder nærværsstyring, er dette en måte å holde oversikt over de ansattes arbeidstid på. Det er systemet som registrerer arbeidstiden og den tiden en ansatt tar fri. Forhindre tidstap ved å bruke et programvare for tidsregistrering av ansatteDet viktigste målet med nærværsstyring er å kontrollere arbeidstid, påloggingstid, avganger, pauser og selvfølgelig avspasering.
Når man har ovenstående i tankene, er rollen og viktigheten av PTO-sporing og forankret PTO-policy blir tydeligere å forstå og verdt å ta hensyn til.
Først og fremst er det viktig å merke seg at ikke alle bedrifter har retningslinjer for PTO. Det er ikke nødvendigvis et tegn på at man ikke bryr seg om de ansatte. I mange land er det tross alt lovfestet en viss mengde betalt fritid. Likevel kan en PTO-ordning være et godt ansattgode og et konkurransefortrinn på en gitt arbeidsplass, og det er grunnen til at mange organisasjoner velger å tilby ulike avspaseringsordninger til sine medarbeidere.
PTO ser ut til å være svært populært blant de ansatte, spesielt i USA, der føderal lovgivning ikke garanterer betalte feriedager. I en fersk rangering av favorittfordeler kom PTO på andreplass, rett etter helsetjenester.
Trivsel på arbeidsplassen bør være en prioritet for enhver leder som ønsker å lede et sunt og produktivt team. Å innføre retningslinjer for betalt fritid er imidlertid også en fordel for bedriften selv. Det bidrar til å forebygge uplanlagt fravær og opprettholder arbeidsmiljøet og prosjektgjennomsiktighet. Med dette i bakhodet må du bestemme deg for hva slags PTO-policy du ønsker å innføre i din organisasjon. La oss begynne med å forklare selve begrepet.
PTO-policyen (eller bare PTO) beskriver reglene for hvordan ansatte kan bruke en viss mengde fritid. Det finnes ulike typer PTO-strategier. Noen bedrifter velger å tilby et fast antall betalte timer per år/måned som kan brukes til alle formål. Andre bedrifter samler disse timene i kategorier: ferie, sykemeldingstid, personlig avspasering osv.
Det finnes også såkalt opparbeidet PTO, som innebærer at de ansatte etter hvert som tiden går får rett til mer fritid (i motsetning til å få hele godtgjørelsen f.eks. i begynnelsen av året). En annen type avspaseringspolicy er å tilby ubegrenset PTO. I de neste avsnittene i denne artikkelen går vi gjennom de mest populære formene for avspasering og diskuterer fordeler og ulemper ved dem.
Det er en tradisjonell form for betalt fritid: En bedrift tilbyr et antall fridager gruppert i ulike kategorier (f.eks. ferie eller sykedager). En av fordelene med denne tilnærmingen er at bedriften kan forutse antall fraværsdager og dermed bedre tildele ressurser og planlegge rekrutteringstiltak.
Ulempen med en fast PTO-policy er at de ansatte kanskje ikke er så glade for at avspaseringen er delt inn i faste kategorier. De vil for eksempel heller bruke flere dager til ferieformål i stedet for å ha dem gjemt som potensielle sykedager som de ikke ender opp med å bruke.
En annen ulempe med fast PTO var at det tidligere var ganske tungvint å spore fravær innenfor ulike kategorier. Nå er det heldigvis annerledes, verktøy for ressursforvaltning har løst denne utfordringen ved å tilby automatiserte fraværssporere. Les mer om dette i siste del av denne artikkelen.
Det finnes flere typer PTO-policyer som kan beskrives som fleksible. For det første har du systemet med "ubegrenset antall feriedager", der de ansatte har rett til så mange fridager per år som de trenger. Det finnes også PTO-strategier der antallet betalte fridager er fast, men der de ansatte kan bruke dem opp uansett årsak (oppspart PTO).
Denne tilnærmingen er til fordel for de ansatte som liker den ekstra friheten, men den er også fordelaktig for bedrifter som fortsatt kan forutse fraværet (det maksimale antallet betalte fridager er angitt i retningslinjene). Fridagene kan være tilgjengelige totalt fra begynnelsen av året, opptjenes hver måned eller til og med beregnes fortløpende basert på antall arbeidstimer.
Et annet aspekt ved utformingen av PTO-planer som du må ta hensyn til, er hva som skjer med ubrukte dager fra godtgjørelsen. Overføres de til neste år? Har du planer om å refundere de ansatte for resterende feriedager? Sørg for at du tar lovbestemmelser ta hensyn til: Avhengig av hvor du driver virksomhet, kan utbetalingen være obligatorisk.
Ubegrenset feriefritid er et av de mest omtalte personalgodene de siste årene. Å ikke begrense antall feriedager de ansatte kan ta ut, kan virke som et stort sjansespill fra arbeidsgiverens side. På den annen side kan det vise seg at de ansatte ender opp med å ta ut færre feriedager når de har ubegrenset antall feriedager. Dessuten kan noen medarbeidere se på det som et PR-stunt eller en markedsføringstaktikk for å rekruttere nye medarbeidere. Hvordan kan man forhindre det?
Retningslinjer for ubegrenset betalt ferie krever minst like mye planlegging og intern kommunikasjon som retningslinjer med tilsynelatende langt flere regler. De ansatte må vite hva de kan forvente: Hva er minimumsbeløpet for årlig ferie? Hvor tidlig bør de informere lederne sine om planlagt fravær? Hva er reglene når det gjelder sykefravær og fridager?
Selv om denne policyen handler om å gi teamet ditt muligheten til å velge når de skal ta ut PTO, er du likevel ansvarlig for å gi dem noen retningslinjer. Ellers kan de bli skeptiske til de nye reglene. Men hvis du lykkes med å innføre de nye retningslinjene for ubegrenset avspasering, vil du sannsynligvis øke medarbeidernes engasjement, styrke deres forpliktelse og bygge tillit mellom deg og teamet ditt.
Enten du velger faste eller fleksible PTO-policyer, vil du sannsynligvis være på utkikk etter en effektiv fraværsoppfølging prosessen. Det er relativt enkelt hvis du tilbyr én enkelt godtgjørelse av fridager, men blir stadig vanskeligere når du har separate avspaseringskategorier eller en policy for opptjent PTO. Sporing av betalt og ubetalt avspasering kan bli en betydelig administrativ byrde, med mindre du velger å benytte deg av automatiserte løsninger.
Den mest praktiske måten å spore avspasering på er å bruke et verktøy som gjør de nødvendige beregningene for deg. Det er ikke bare tidsbesparende, det gir også én kilde til sannhet som er tilgjengelig for både de ansatte og HR-teamet.
Teamdeck lar deg opprette en avspaseringsrapport for dine ansatte. Du kan oppsummere de ansattes avspasering basert på ulike kategorier (sykefravær, personlig avspasering, ferie osv.). Avspaseringsgodtgjørelsen kan settes av deg eller beregnes av appen vår, for eksempel basert på antall timer en gitt person har jobbet.
[/vc_column_text]
Vi anbefaler en slik datadrevet tilnærming fordi den gjør det mulig for bedrifter å avdekke verdifull innsikt uten å måtte analysere store mengder data for hånd. Registrer deg i dag for å se hvor enkelt det er å bygge en time off tracker ved hjelp av Teamdecks rapporteringspakke.
Teamdeck har funksjoner som er utviklet for å administrere de ansattes forespørsler om fri. Alt skjer inne i appen, slik at din permisjonshåndteringssystem er enkel og grei.
Har du en idé om hvilke PTO-retningslinjer bedriften din bør ha, men du er usikker på hvordan du best kan holde oversikt over teamets fridager? Avtal en samtale med Aniela, vår ekspert på kundesuksess. Vi er her for å hjelpe deg!
Den kritiske betydningen av å måle teamlykke Forskere har lenge undersøkt sammenhengen mellom ansattes lykke og deres prestasjoner på jobben. Ulike studier tyder på at lykke faktisk gjør folk mer produktive. Den direkte sammenhengen mellom arbeidsmoral...
Når du tenker på hvordan du kan forbedre bedriftens sjanser til å lykkes, er det sannsynligvis ikke medarbeiderengasjement som er det første du tenker på. I første omgang vil du heller fokusere på aspekter som prestasjoner, motivasjon og kompetanseutvikling. Det er tross alt...