Enten du er prosjektleder eller bedriftsleder, er det viktigste for deg å sørge for at teamet ditt gjennomfører prosjektene sine på en vellykket måte: i tide og innenfor budsjettet. På den annen side ønsker du også at medarbeiderne skal være fornøyde og glade på jobb. Det kan virke komplisert å oppnå begge disse målene, men hvis du ignorerer ett av dem, kan det få katastrofale følger for virksomheten din.
Hva vil du få takket være denne artikkelen:
- hvordan kan prosjekt- og ressursforvaltere se betydningen av ressursforvaltning
- hvorfor bruker de programvare for ressursforvaltning
For mange team har ressursstyringsprosessen vist seg å være en vellykket strategi for å nå begge målene. Hvorfor er styring av prosjektressurser viktig? Det er en strategi for å oppnå konkrete forretningsfordeler og samtidig holde teamet fornøyd. Med effektiv ressursstyring vinner alle på det. La oss se nærmere på de viktigste fordelene med ressursstyring, både når det gjelder organisasjoner og ressurser.
Hva er fordelene med ressursforvaltning?
Før vi går i gang med å liste opp fordelene, kan vi oppsummere hva ressursstyring gir deg mulighet til å gjøre, fordi det er grunnlaget for alle fordelene som beskrives nedenfor.
For det første, ved å bruke Teamdeck-programvare for ressursstyring (enten det er en dedikert app eller bare en ressurskalender) vet du nøyaktig hvem som er tilgjengelig for å jobbe med prosjektet ditt og hvor lenge. Dermed kan du fordele ressursene på ulike oppgaver med tanke på forretningsmålene.
Men ressursforvaltning stopper ikke med ressursallokering-Du må også overvåke teamet mens de jobber med prosjektet, og ta beslutninger deretter, f.eks. bytte team eller endre og håndtere arbeidsmengden av bestemte personer. Kort sagt gir ressursstyring deg inngående innsikt i teamets kapasitet, arbeidsmengde og ytelse.
Hva vil du oppnå når du begynner å styre ressursene strategisk?
Effektivitet og gjennomføring av prosjekter
Ressursstyring kan ha en positiv innvirkning på gjennomføringen av prosjekter. Det er derfor det er et så viktig aspekt ved prosjektledelse. Når du implementerer strategisk ressursplanlegging og allokering, sørger du for at de riktige personene jobber med de riktige prosjektene.
Effektiviteten og gjennomføringen av prosjekter øker også fordi du kan oppdage potensielle utfordringer (planleggingskonflikter(f.eks. ressursmangel, for mye overtid) på forhånd, og justere tidsplanen for prosjektet før disse problemene eskalerer. Et slikt forvarsel kan redde prosjektet fra å mislykkes. På spørsmål om hva som var de viktigste årsakene til at tidligere prosjekter mislyktes i 2017, svarte 23% av Project Management Institutes respondenter kalt "utilstrekkelig ressursprognoser" og "ressursavhengighet".
Åpenhet og forbedret kommunikasjon
Prosjektledere vet at prosjektgjennomsiktighet er avgjørende for å opprettholde tilliten i teamene. Ressursstyring bidrar i stor grad til sunne relasjoner mellom medarbeiderne og lederne deres, men også mellom ulike prosjektledere. Når du har oversikt over ressurstilgjengeligheten og den planlagte arbeidsmengden, er det nemlig mindre sannsynlig at du gjør feilvurderinger. Dermed vil du for eksempel ikke dobbeltbooke enkelte medarbeidere.
Du trenger heller ikke å kaste bort tid på e-poster som i stedet håndteres i ressursadministrasjonsappen. Hvis du for eksempel planlegger å legge til en bestemt medarbeider i prosjektteamet, men selve prosjektet ikke er 100% godkjent, trenger du ikke å ta kontakt med andre prosjektledere for å "rope pippi" på noen medarbeidere. Verktøyet ditt bør gjøre det mulig å legge til en foreløpig booking for den aktuelle personen, slik at andre ledere kan se at vedkommende sannsynligvis kommer til å bli en del av teamet ditt.
La oss kjøre et nytt scenario: Denne gangen handler det om en ansatt som ønsker å ta en kort ferie. De sender en e-post til prosjektet sitt eller ressursforvalter eller en annen overordnet, og e-postkjeden begynner. Når du har en permisjonshåndteringssystem på plass, vil de ansatte kunne håndtere ferieforespørsler med noen få klikk. I tillegg vil selve ferien bli registrert i systemet, slik at det ikke blir noen ubehagelige "jobber du i dag?"-samtaler den dagen. Dette leder oss til neste punkt - teamlykke.
Teamlykke
Tenk deg at du har fri i dag. Du har noen planer, eller kanskje du bare gjør deg klar til å slappe av hele dagen. Uansett tror jeg det ville vært ganske irriterende å få e-poster eller Slack-meldinger fra kollegene dine som om du var på jobb den dagen. Det ville føles som om de ikke legger merke til timeplanen din. Det samme gjelder når du har mye å gjøre, men likevel blir tildelt stadig flere oppgaver. Eller når du er en deltidsansatt som notorisk blir invitert til møter som skjer utenfor arbeidstiden.
Disse situasjonene kan unngås når du bruker en ressurskalender og følger beste praksis for ressursstyring. Det er viktig å få de menneskelige ressursene til å føle at de blir lagt merke til, og at timeplanen deres blir respektert. Når du har enkel tilgang til timeplanen, er det mye lettere å ta hensyn til tiden deres. Dette kan i sin tur øke trivselen blant de ansatte.
Medarbeiderne dine vil også sette pris på en optimal arbeidsmengde, som gjør det mulig for dem å være produktive på jobb og samtidig holde balanse mellom jobb og fritid. Når du som leder vet hvor mye alle har å gjøre, kan du oppdage over- eller underskudd på arbeid. underutnyttet folk med en gang.
Strategisk planlegging og bedre beslutningstaking
Når du har oversikt over bedriftens ressurser, deres timeplan og tilgjengelighet, kan du ta bedre beslutninger om grunnleggende aspekter ved virksomheten.
For eksempel vil du vite med sikkerhet om teamet ditt har en kapasitet for et nytt prosjekt. Selv om du ikke kan se noe umiddelbart i ressurskalenderen, kan du bruke data til å ta en informert beslutning. Analyser teamets timelister fra tidligere prosjekter for å se mønstre i prestasjonene deres, eller sjekk bedriftens nåværende ressursutnyttelse-ressursstyring gir deg verdifulle verktøy som hjelper deg med å ta vanskelige beslutninger.
Du kan også planlegge fremtidige rekrutteringer bedre: Slik bruker du rapporter om teamutnyttelse og historiske data til å prognoser for menneskelige ressurser.
Kutte kostnader
Du vet allerede at ressursstyring vil forbedre teamets kommunikasjon og dermed spare deg for en del penger. Det som også er viktig, er at bruk av dedikert programvare vil hjelpe deg med å kutte unødvendige administrative kostnader (utfylling av timelister på papir eller spore fravær manuelt). Hvis du er interessert i å lære hvordan du kan spare penger med ressursstyringsverktøy, bør du definitivt sjekke ut Apptensions casestudie. De har klart å spare nesten $10k per måned etter at de implementerte Teamdeck i organisasjonen.
Hva er effektiv ressursforvaltning?
Fordelene som er skissert ovenfor, kommer med en asterisk: De er bare synlige når ressursstyringsprosessen din er effektiv. Du lurer kanskje på: Hvordan kan jeg sørge for at innsatsen min er vellykket? Den korte oppskriften på det er å følge beste praksis og regelmessig overvåke resultatene. Slik gjør du det.
Her på Teamdecks blogg publiserer vi jevnlig guider om ressursstyring og prosjektledelse for både nybegynnere og proffer. Hvis du vil lære mer om effektiv ressursstyring, kan det være lurt å starte med denne styring av prosjektressurser guide.
Disse blogginnleggene vil også hjelpe deg med å bli bedre på ressursforvaltning:
- Effektiv styring av prosjektressurser
- Håndtering av teamets arbeidsmengde
- Ressursplanlegging i prosjektledelse
- Tildeling av ressurser - en komplett guide for prosjektledere
Mål ressursforvaltningsinnsatsen din
Overvåking av resultatene er den beste måten å identifisere forbedringsområder på og se hva som fungerer bra når det gjelder styring av prosjektressursene.
Hva kan du måle?
- effektiviteten av ressursplanleggingsprosessene (sammenlign estimerte timer med de sporede timene)
- utnyttelsen av de menneskelige ressursene (for å oppdage både overarbeidede og underutnyttede medarbeidere)
- mengden overtid og fordelingen av den
- oversikt over prosjektets budsjett
- kostnader og tidsbruk for ulike prosjektteam og roller i disse prosjektene.
Det er riktignok umulig å spore disse tallene hvis du ikke samler inn data om teamets tilgjengelighet, bookinger, oppsporet tid eller ferier. Noen prosjektstyringsverktøy har funksjoner som er dedikert til ressursstyring, men du kan også bruke dedikert programvare for ressursstyring til å analysere prosessene dine.
Teamdeck er en programvare for ressursstyring som lar deg planlegge ressurser på tvers av flere prosjekter. Medarbeiderne kan selv planlegge ferie, loggføre tilgjengelighet og spore tiden de bruker på ulike oppgaver. Teamdecks rapporteringsfunksjoner gjør det mulig å lage automatisk oppdaterte analytiske dashbord som du senere kan dele med ledere eller kunder. Du kan registrere deg og prøve appen gratis her.
Hvis du er på utkikk etter maler og ideer til prosjektrapporter, bør du ta en titt på disse innleggene:
- Utform en robust prosjektrapport +. følge opp prosjektets budsjett
- Skap en kraftfull timelisterapport
- Bygg et effektivt fraværsoppfølging prosess
Er du klar til å innføre ressursstyring i organisasjonen din?
Vi håper at dette blogginnlegget har overbevist deg om at ressursstyring kan gi virksomheten din betydelige fordeler. Samtidig forstår vi at det kan være en utfordrende oppgave å implementere en ny prosess i hele bedriften. Hvis det er tilfelle for deg, kan du Avtal en samtale med Aniela, vår ekspert på kundesuksess. Hun vil hjelpe deg med å finne ut av bedriftens behov for ressursstyring, vise deg hvordan du kan administrere ressurser effektivt med et dedikert verktøy, og sette opp en plan for å innføre denne strategien i organisasjonen din.