En scrum-retrospektiv er et viktig møte i teamets kalender. Det er en sjanse til å analysere den forrige sprinten og "lage en plan for forbedringer som skal gjennomføres i løpet av neste sprint" (kilde: Scrum-guiden). Hvis du ønsker at teamet skal prestere bedre og at teammedlemmene skal føle seg bedre i stand til å utføre arbeidet sitt, er det retrospektivmøtet du bør legge mest vekt på.
Siden retrospektiver gjennomføres regelmessig (mellom hver sprintgjennomgang og sprintplanlegging), har du mange muligheter til å inspirere teammedlemmene til å dele sine ideer til forbedringer. Ulempen med at retrospektiver skjer ganske ofte, er at de lett kan bli rutinesamlinger som folk bare ønsker å sitte gjennom og overleve.
Hvis teamet ditt også har blitt rammet av retrospektiv tretthet, eller hvis du ikke ser konkrete resultater av disse møtene, vil du finne dette blogginnlegget spesielt nyttig. Vi har samlet et par ideer til hvordan du kan oppdatere den agile retrospektive seremonien og maksimere fordelene for teamet ditt.
Rist om på de vanlige delene av agile retrospektiver
Vi finner ikke opp hjulet på nytt her. En scrum-retrospektiv har en etablert struktur som ikke trenger å tas fra hverandre for å gjøre møtet mer produktivt. Du kan imidlertid endre måten du vanligvis går frem på i enkelte deler av retrospektivet:
Samle inn tilbakemeldinger og data
Å samle inn notater fra ulike teammedlemmer er en viktig del av en scrum-retrospektiv. Sannsynligvis har du brukt den samme formelen for å samle inn tilbakemeldinger en stund. Det kan være en tabell med start, stopp, fortsette kolonnene, eller seilbåt metafor. De fungerte kanskje bra i begynnelsen, men etter hvert ble de litt uaktuelle.
Du kan friske opp ved å gjøre det samme, men endre litt på formen på øvelsen. Det vil føles friskt og kan inspirere teamet til å komme med nye forslag:
- Kolonner/diagrammer - du kan holde deg til det som grunnlag for øvelsen, men endre kategoriene til lært, manglet, elsket eller glad, sint, trist. Denne endringen er ikke revolusjonerende, men den kan gi folk et nytt perspektiv på hva de ønsker å si eller skrive på lappene sine. Hvis du vil bruke de kreative musklene her, kan du bruke superhelter og deres viktigste egenskaper som kategorier (Supermann er superer Doctor Strange merkelig, og Batman kan være dårlig hvis du bare bytter ut en bokstav i kallenavnet hans ;). Æren for superhelt-tilnærmingen går til Ralph van Roosmalen fra Agile Strides.
- Metaforer - hvis du liker seilbåtøvelsen, men teamet ditt kanskje er litt trøtt av å bruke den, kan du bytte til lignende, men til syvende og sist litt annerledes analogier. Prøv for eksempel varmluftsballong eller fjelltur.
Skap innsikt
Målet med denne fasen av retrospektivet er å gå dypere inn i de punktene som teamet har tatt opp. Du ønsker å vite hvorfor gikk det som det gikk? Før du dykker dypere ned i utvalgte elementer, må du velge hvilke som krever mest oppmerksomhet. Denne avgjørelsen tas ofte ved å stemme. Du kan imidlertid finne andre måter å avgjøre temaet for resten av det agile retrospektivet på.
En av ideene for å filtrere klistrelappene dine (eller virtuelle lapper hvis du kjører en scrum-retrospektiv for eksterne medarbeidere) er å plassere dem på lSannsynlighet vs. innvirkning diagram. Tegn et diagram der x-aksen representerer effekten av en gitt handling (hvis den gjennomføres), og y-aksen representerer sannsynligheten for at handlingen i det hele tatt vil skje.
Be deretter gruppen om å plassere alle punktene på de riktige stedene i diagrammet. Når de er kartlagt, kan du velge ut de prioriterte punktene (stor innvirkning, stor sannsynlighet) og de som sannsynligvis ikke trenger å bli diskutert (liten innvirkning, liten sannsynlighet). Denne øvelsen ble beskrevet av Morsomme tilbakeblikk.
Tiltak
Utfordringen med å lage aksjonspunkter er å få dem til å feste seg. Hvis du har lagt merke til at aksjonspunkter fra tidligere retrospektiver raskt ble forlatt, bør du endre måten du formulerer dem på.
Tenk på SMART-rammeverket. Handlingspunktene dine (og målene de støtter) bør være:
- Spesifikk
- Målbar
- Oppnåelig
- Relevant
- Tidsavgrenset
Sørg for at deltakerne i retrospektivet kan svare på følgende spørsmål om tiltakspunktene sine:
- Hva ønsker vi å oppnå?
- Hvilke trinn kreves for å fullføre dette elementet?
- Hvordan vet vi at det er oppnådd?
- Når bør det være gjennomført?
Det du også kan gjøre med disse handlingselementene, er å gjøre dem mer synlige. Hvis det er mulig, kan du sette dem opp på klistrelapper, eller som billetter i programvare for prosjektledelse. Kontinuerlige tiltak (f.eks. "Oppdater timelistene dine etter hver dag") kan forenkles med automatiske påminnelser på Slack (eller et annet verktøy du bruker for kommunikasjon).
Innfør nye elementer i agile retrospektive møter
Følgende aktiviteter kan bli en del av ditt neste agile retrospektiv. Du trenger ikke å innføre alle, men prøv i det minste én eller to av dem.
Minn folk på målet bak en scrum-retrospektiv
Retrospektiver kan lett bli til dystre klagefester. Du tenker kanskje at det ikke er så farlig, for det er en anledning til å snakke om de dårlige tingene også. Det er sant, men møtet bør resultere i et sett med tiltak som vil forbedre teamets prosesser betydelig. Hvis det bare er en time (eller tre timer) med klaging, er det lite sannsynlig at det skjer noen forbedring.
Et annet viktig element i et vellykket retrospektivt møte er å sørge for at det ikke er noe å klandre noen for. Selvsagt oppfordres folk til å si hva de mener, men det betyr ikke at de skal peke fingre. Målet er tross alt å komme opp med konstruktive ideer til forbedringer. Dette er ikke alltid like lett å få til, spesielt ikke når scrum-retrospektivet arrangeres etter en ubehagelig hendelse i løpet av sprinten (programvareavbrudd eller teamkonflikt).
Hvordan sørger du for at teamet ditt husker disse reglene? Du kan gjenta dem når du starter retrospektivet, eller du kan bruke visuelle påminnelser: plakater eller skissenotater som minner teammedlemmene om hva dette møtet dreier seg om.
Kanskje vil teamet ditt bli inspirert av ordene fra Hoveddirektivet:
Uansett hva vi oppdager, forstår og tror vi at alle gjorde så godt de kunne, ut fra det de visste på det aktuelle tidspunktet, sine ferdigheter og evner, de tilgjengelige ressursene og den aktuelle situasjonen.
Norm Kerth, Prosjektretrospektiver: En håndbok for teamgjennomgang
Overvåk teamets trivsel i starten av retrospektivet
Det er nyttig for møtelederen å sjekke hvordan teamet ditt har det, men det er også en utmerket ice breaker i begynnelsen av det agile retrospektivet.
Bruk en flippover, en tavle eller klistrelapper for å representere folks humør visuelt. Be dem vise følelsene sine med emojier, eller lag en skala som de kan plassere seg selv på. Det vil hjelpe deg med å lese rommet under retrospektivet. Hvis du samler inn denne typen data regelmessig, kan du avdekke interessante mønstre.
Bytt fasilitator
Hvis du alltid er den personen som leder retrospektiver, kan det bli litt repeterende for deltakerne. En av de retrospektive ideene som teamene synes er effektive, er å be forskjellige personer om å fasilitere i det minste en del av møtet. Det gjør at andre kan involvere seg og grave litt dypere i teorien bak retrospektiver. Den nye fasilitatoren kan komme med ideer til øvelser i møtet som styrker hele teamet.
Bruk kvantitative beregninger
Som prosjektleder eller teamleder har du tilgang til rapporter fylt med verdifull innsikt til teamets prestasjoner. Det er en god idé å dele dem med deltakerne i etterkant. De vil få vite viktige fakta, og du kan basere hele diskusjonen på både kvalitative tilbakemeldinger og kvantitative data.
Hva slags data kan du bruke?
- Prosjektnedbrytningsdiagram: Du finner det i prosjektstyringsverktøyet ditt (f.eks. Jira)
- Sammenligning av planlagte timer og faktiske timer eller overtidsrapporten: disse kan genereres i Teamdeck, ressursstyringsløsningen din.
Bruk disse ideene til agile retrospektive møter for å blåse nytt liv i teammøtene dine
Vi håper at denne guiden gir deg noen retrospektive ideer som kan fungere for ditt prosjekt. Uansett hvilke du velger, må du huske at for å få teamet ditt med på nye initiativer, er det best å gi dem innsikt i målene med disse tiltakene. Når de vet hvorfor du gjør det, er det mer sannsynlig at de vil følge opp og kanskje til og med bidra med egne ideer til det retrospektive verktøysettet ditt.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]