Alle bedrifter finner etter hvert et system for å håndtere forespørsler om avspasering. Det kan være rotete, det kan være tidkrevende, men det er der. Saken er at bedriften din ikke bør slå seg til ro med en hvilken som helst policy for forespørsler om avspasering. Ideelt sett bør prosessen være problemfri for de ansatte og håndterbar for administrasjonen. Hvordan oppnår man det?
I dag skal vi dele tre av de mest populære metodene bedrifter bruker for å håndtere forespørsler om avspasering, sammen med fordelene og ulempene ved dem. Forhåpentligvis kan du finne den metoden som passer best til ditt teams behov.
Hva vil du få med denne artikkelen:
- Forslag til hvordan du kan definere retningslinjer for avspasering
- Rollen til programvare for ressursplanlegging med tidsavbrudd for sporingsfunksjonen
- Slacks rolle som programvare for administrering av avspasering
Definer retningslinjene for forespørsler om avspasering
En ting av gangen - før du velger det beste verktøyet for å håndtere forespørsler om avspasering fra de ansatte, bør du sørge for at bedriftens retningslinjer for avspasering er tydelige og godt kommunisert.
Prøv å tenke på følgende detaljer:
- Hvor mange fridager kan de ansatte ta ut per år? Er det noen regler for lengden på hver feriedag?
- Hvor lang tid i forveien bør ansatte sende ferieønskene sine?
- Hvem skal forespørslene sendes til? En person i HR? En teamleder som i sin tur videresender avgjørelsene til administrasjonen?
- Hvordan vil dere behandle overlappende forespørsler om avspasering? Først til mølla, først til mølla, eller kanskje basert på antall dager som allerede er tatt ut i år?
Når du har funnet ut av disse tingene, må du sørge for å dokumentere bedriftens retningslinjer og gjøre dem tilgjengelige for alle ansatte. Disse dokumentene bør også være obligatorisk lesning for nye medarbeidere.
Nå som du har klare regler for avspasering, kan du tenke på hvordan du skal håndtere forespørsler om avspasering. Nedenfor finner du tre ulike alternativer med tilhørende fordeler og ulemper.
Håndtere forespørsler om avspasering
Programvare for permisjonshåndtering og sporing av ansattes avspasering
Verktøy for permisjonshåndtering hjelper deg med å holde oversikt over teamets tilstedeværelse og avspasering. Du kan finne frittstående verktøy for permisjonshåndtering, men de kan også leveres som en del av en mer omfattende ressursstyringsløsning. Teamdeck er et slikt verktøy som kombinerer permisjonshåndtering med ressursplanlegging og tidsregistreringsfunksjoner. Vi bruker appen som eksempel i dette blogginnlegget, inkludert skjermbilder.
Husk imidlertid at de generelle fordelene med permisjonshåndteringsapper vil være relatert til flere verktøy som er tilgjengelige på markedet. Teamdeck ligger oss rett og slett varmt om hjertet, siden vi har jobbet med det de siste fire årene. Hvis du vil prøve det selv, kan du teste det gratis, og du trenger ikke noe kredittkort. [/vc_column_text]
- Det er veldig praktisk for de ansatte. De kan logge seg inn i appen de bruker hver dag for å følge med på tiden sin og sjekke kommende oppgaver. Alt de trenger å gjøre for å be om ferie, er å velge en dato i kalenderen og fylle ut et kort skjema for å be om fri. Det viktigste er at de ansatte ser sine egne bestillinger i ressurskalender slik at de kan velge fridager med tanke på oppgavene sine. Når medarbeiderne ikke er sikre på hva som venter dem de kommende ukene eller månedene, kan de ved en feiltakelse komme til å velge datoer som ikke passer. Med verktøy som Teamdeck får alle større innsyn i arbeidsmengde og planer.
- Det er også praktisk for de som godkjenner. Hver gang noen sender en forespørsel om fri, blir den aktuelle personen varslet om det i appen. Alt de trenger å gjøre er å verifisere en gitt medarbeiders bookinger for å unngå konflikter i prosjektplanleggingen og klikk på "Godkjenn" eller "Avvis". Alt skjer i samme app, så prosessen er rask og effektiv.
- Du kan skreddersy appen til bedriftens retningslinjer. I permisjonshåndteringsapper kan du som regel tilpasse de ulike typene av avspasering og merke dem som betalte eller ubetalte. Et slikt skille kan være nyttig, spesielt hvis du ønsker å beregne lønn til ansatte ved hjelp av data fra ressursadministrasjonsappen din. I Teamdeck kan du også spesifisere friperioder som de ansatte kan be om (hele dager, halve dager osv.).
- Du kan integrere appen for permisjonshåndtering med andre verktøy du bruker. La oss si at du ønsker å motta varsler om alle nye permisjonsforespørsler direkte til Slack-kontoen din. Robuste apper for ressursadministrasjon tilbyr innebygde integrasjoner eller måter du kan opprette automatiserte arbeidsflyter på (f.eks. via Zapier).
E-post/Slack-forespørsler
Det er kanskje den mest rudimentære måten å håndtere denne prosessen på - vi tar ikke engang hensyn til muntlige forespørsler her. Likevel er e-post fortsatt den viktigste kommunikasjonskanalen for mange team når det gjelder alt som har med fri å gjøre.
Hvordan fungerer det? En ansatt sender en forespørsel om avspasering via e-post eller Slack til sin leder eller en dedikert HR-medarbeider. Mottakeren analyserer forespørselen og informerer den ansatte om avgjørelsen. Det høres bra ut på papiret, men i det virkelige liv er prosessen ofte mindre enn ideell.
Først og fremst kan en e-post eller en Slack-forespørsel lett forsvinne blant andre viktige meldinger. For å holde oversikt over de ansattes forespørsler bør den som er ansvarlig for dem, ha et upåklagelig organisasjonssystem, f.eks. en mappe som hver forespørsel om fri kan tilordnes, eller e-posttagger.
Det kan også bli en utfordring at medarbeiderne kan skrive nesten hva som helst i meldingen sin. La oss si at du tar avgjørelser om avspasering basert på årsaken til forespørselen. Men hva om noen glemmer å legge til en bestemt grunn? Da må du svare og be om flere detaljer og vente på dem før du kan ta noen avgjørelser. Du kan riktignok utarbeide en mal for e-post/Slack-meldinger til de ansatte for å minimere sjansene for at de overser viktig informasjon, men det er likevel ingen garanti for at de alltid vil følge disse reglene.
En annen ulempe med å bruke e-post som primærkanal for å kommunisere ferieforespørsler er at det kan være tidkrevende å ta en informert beslutning om hvorvidt en ansatt skal få fri eller ikke. Den som skal godkjenne forespørselen, må sannsynligvis sjekke den ansattes kalender/bookinger eller kontakte prosjektlederen. Ellers kan et uventet fravær føre til konflikter i prosjektplanleggingen.
Hvis selskapet ikke tilbyr ubegrenset ferie, må man også forsikre seg om at en gitt person ikke har overskredet avspaseringskvoten. Til slutt må de godkjente avspaseringene registreres et sted. Hvis teamet ditt ikke bruker et omfattende ressurs planleggingsverktøykan det bety at man må logge inn i flere ulike apper og dermed bruke mye dyrebar tid på å håndtere en enkelt ansatts forespørsel om avspasering.
Som du ser, er det ikke den mest effektive måten å håndtere forespørsler om avspasering på, verken via e-post eller Slack. Noen forespørsler kan falle mellom stolene, noe som er frustrerende for de ansatte, og selv om du er svært organisert, kan hele prosessen være svært tidkrevende.
Skjema for forespørsler om avspasering fra ansatte
Noen team innfører skjemaer for forespørsler om fri når de skal organisere permisjonshåndteringsprosessen. Vi er enige i at skjemaer, spesielt hvis de er nettbaserte, kan være mer effektive å håndtere enn e-post, spesielt for de ansatte. Den største fordelen er at du som arbeidsgiver kan forme forespørselen. De ansatte fyller bare ut skjemaene. Det betyr at alle nødvendige opplysninger sannsynligvis vil være inkludert i skjemaet de sender inn. I tillegg krever det ikke store investeringer å lage et skjema for avspaseringsanmodning. Du kan bruke gratis programvare, for eksempel Google Forms, til å lage et slikt skjema.
Er det noen ulemper? Du må huske på at det fortsatt krever en del manuelt arbeid å administrere ferieforespørsler. Du må arkivere dem, sjekke om en ansatt er berettiget til mer ferie, og registrere avgjørelsen et sted. På samme måte som med e-postforespørsler, kan det hende du må bruke flere verktøy før du kan behandle en enkelt forespørsel.
Alt i alt kan skjemaer for forespørsler om avspasering forenkle prosessen med å håndtere de ansattes forespørsler om avspasering, men du må huske på at det fortsatt er mulig å optimalisere dem.
Er det noen ulemper med programvare for administrasjon av ansattes permisjoner? Den største vurderingen for bedriften din er sannsynligvis investeringen som er nødvendig for å ta i bruk et slikt verktøy. Heldigvis kommer moderne apper ofte i SaaS modell - du betaler en månedlig avgift, slik at du ikke trenger å bruke mye penger på forhånd.
Teamdeck, for eksempel, vil koste deg $3.99 per ansatt per måned. Tatt i betraktning at dette er en pris for alle funksjoner, inkludert timelister, en online kalenderplanlegger, og kraftfulle rapportervil du sannsynligvis se avkastningen på investeringen din snart. De ansatte vil tross alt kunne jobbe mer effektivt og unngå unødvendig frem og tilbake.
Vil du finne ut hvordan akkurat din bedrift kan dra nytte av å implementere ressursstyring? Avtal en samtale med Aniela, vår ekspert på kundesuksess. Hun vil kunne gi deg en produktomvisning og svare på alle dine spørsmål om forespørsler om avspasering og HR-prosesser.
Men hvis du fortsatt er nysgjerrig på programvare for medarbeideradministrasjon - les artikkelen på bloggen vår.
Leter du etter et verktøy som hjelper deg med ansattes forespørsler om fri?