Med den økende populariteten til ferieloven og fleksible arbeidstidsordninger, virker det som en selvfølge at dagene med registrering av oppmøte snart er forbi, i hvert fall i enkelte bransjer.
Likevel vil jeg argumentere for at fraværsregistrering er en nøkkelprosess for bedrifter som ønsker å opprettholde en transparent teamplan og en velbalansert teamets arbeidsmengde. Det er bare det at fokuset har en tendens til å være mindre på å kontrollere individene og mer på å kunne planlegge arbeidet på en optimal måte.
Hva vil du få med denne artikkelen:
- 4 løsninger på hvordan programvare for ressursplanlegging hjelper med fraværsregistrering
- hvordan velge en relevant og system for håndtering av ansattes permisjoner
- hvordan du administrerer ansattes tilstedeværelse
- hvorfor Teamdeck - programvaren for ressursadministrasjon - er valgt som den viktigste programvaren for fraværsregistrering
Denne teksten beskriver de viktigste stegene du må ta for å bygge opp en fraværsoppfølgingsprosess som er enkel å vedlikeholde. Denne tilnærmingen krever at du benytter deg av digitale verktøy slik at teamet ditt kan samarbeide med deg. Et regneark er et mulig valg, men det har færre alternativer enn dedikerte programvare for ressursforvaltning: apper for fraværshåndtering er ofte utstyrt med rapporteringsfunksjoner eller en arbeidsflyt for ferieforespørsler.
La oss gå gjennom de viktigste trinnene for å introdusere permisjonshåndtering i din bedrift. Hvert punkt vil bli ledsaget av en kort instruksjon om hvordan Teamdeck kan være til nytte her.
Etablere en feriepolicy
Det er et nødvendig skritt i arbeidet med å skape prosesser som har med avspasering å gjøre. Kanskje har du allerede laget et sett med regler som fungerer godt for teamet ditt. I så fall kan du gå videre til neste punkt.
Hvis feriepolicyen din ennå ikke er utarbeidet eller er under utarbeidelse, må du sørge for å dekke disse aspektene:
- Typer fravær (sykefravær, sabbatsår, fødselspermisjon osv.),
- Kompensasjon per ferietype (hvilke typer fravær kompenseres det for?),
- Antall betalte feriedager per ansatt (endres det over tid?),
- Minimum forhåndsvarsel ved forespørsel om helligdager.
Når du er ferdig med å utarbeide reglene, kan du stille deg selv disse spørsmålene:
- Er retningslinjene dine relevante for deltidsansatte og/eller frilansere?
- Er det en stor kulturendring for de ansatte? Bør du gjennomføre en teamkonsultasjon?
- Dekker forsikringen din mindre vanlige tilfeller? Hva skjer for eksempel når noen ikke "bruker" alle feriedagene de har fått tildelt i løpet av året?
Feriereglene må kommuniseres tydelig til eksisterende ansatte og være en del av introduksjonsprogrammet for nyansatte.
Hvordan kan Teamdeck hjelpe deg med fraværsregistrering?
Som organisasjonsadministrator kan du velge mellom en rekke opplastede fraværstyper eller legge til dine egne. Fraværstypene kan tilpasses: Du kan redigere navn, tildele fargekoder og angi om de skal betales eller ikke. Når de ansatte skal be om ferie, trenger de bare å velge en type fra listen.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Forenkle arbeidsflyten for forespørsler om fri for å øke fraværssporingen
Rekk opp hånden hvis du noen gang har vært en del av en lang e-postkjede når du bare prøver å sikre deg en fridag. Det har sikkert de fleste av dere. Det er ikke effektivt og frustrerende for både ansatte og ledere.
Derfor må en arbeidsflyt for forespørsler om avspasering planlegges og implementeres. Ideelt sett ønsker du å eliminere behovet for frem og tilbake. Det kan du gjøre ved å bruke skjemaer for ferieforespørsler som inneholder alle detaljer som er nødvendige for å kunne ta en beslutning. Det samme gjelder for lederens svar: Uansett om forespørselen ble godkjent eller avslått, må den ansatte varsles så snart som mulig.
Hvordan kan Teamdeck hjelpe deg med fraværsregistrering?
Ferieforespørselen og godkjenningsprosessen skjer i appen, og sparer deg dermed for potensielt kommunikasjonskaos. Ansatte kan be om ferie ved å klikke på en valgt dato og fylle ut et kort skjema.
Lederne mottar forespørselen med en gang og kan svare umiddelbart. Når en ny ferieforespørsel er godkjent, oppdateres teamkalenderen tilsvarende.
Synliggjør fravær for viktige teammedlemmer
Dette punktet kunne også hete "gjør fravær synlig for alle teammedlemmer", men det avhenger av hvilke retningslinjer dere har for åpenhet på arbeidsplassen. Selv om det er fullt forståelig at ikke alle teammedlemmene trenger å ha tilgang til alle andres fraværskalendere, kan ikke det samme sies om prosjektledere, teamledere eller nye forretningsutviklere. Alle som har som oppgave å planlegge prosjekter (eller skaffe nye prosjekter - derav salgsteamet), bør kunne se hvem som er tilgjengelige for å jobbe. Ellers vil teamets sanne kapasitet være ukjent, noe som kan føre til store planleggingsfeil.
En oversiktlig teamkalender øker også effektiviteten i hverdagen: Folk trenger ikke å spørre rundt for å finne ut om noen i teamet deres jobber den dagen eller ikke.
Hvordan kan Teamdeck hjelpe deg med fraværsregistrering?
Teamdecks kjernefunksjon er en kraftig teamkalender, der du kan se alles tilgjengelighet, oppgaver og timelister. Personer som er borte på ferie, kan raskt oppdages.
Du trenger heller ikke å bekymre deg når du tildeler lengre arbeidsoppgaver til teammedlemmene dine. Fridager hoppes automatisk over (med mindre du spesifiserer noe annet), og det samme gjelder helligdager.
Oppsummer dataene
Hvis du ikke har ubegrenset ferie, trenger du en måte å samle inn det registrerte fraværet på og sammenligne det med feriepengene til alle. Det kan være et enkelt regneark, eller du kan oppsummere dataene direkte i det ressursstyringsverktøyet du velger. Sørg for å skille mellom ulike typer fravær, ettersom ikke alt fraværet vil telle med i den årlige godtgjørelsen.
Innsamling av fraværsrelaterte data kan hjelpe deg med å planlegge teamets arbeid bedre i fremtiden. Prøv å identifisere gjentakende mønstre. Kanskje er det perioder der sykefravær er betydelig mer vanlig. Når pleier folk å be om de lengste ferieperiodene? Slik innsikt er nyttig når du skal utarbeide en produksjonskalender for de kommende månedene.
Hvordan kan Teamdeck hjelpe deg med fraværsregistrering?
Teamdeck holder oversikt over alles avspasering. Gå til rapportseksjonen og velg en Avspaseringsrapport for å generere en rapport som gir deg svar på følgende spørsmål:
- hvor mange feriedager ble tatt ut av dine ansatte?
- hvilke typer fravær ble tatt av bestemte personer?
- hvor mye feriepenger har alle igjen? (Du kan angi forskjellige feriepenger for hver person hvis det er nødvendig).
Er du klar til å forbedre teamets arbeidsflyt for fraværsregistrering?
Det er ingen god grunn til å holde seg til tidkrevende rutiner og utdaterte skjemaer når det gjelder fraværsregistrering. En robust prosess vil hjelpe deg med å håndtere fravær på en effektiv og ryddig måte. For å få mer kraft bør du vurdere å bruke programvare som er utviklet for å forenkle denne prosessen. Avtal en samtale med Aniela for å diskutere de mest effektive prosessene for fraværsregistrering for ditt team. Men for de som fortsatt ikke er overbevist om hva som er riktig permisjonshåndteringssystem - la oss lese artikkelen vår.