Slik planlegger og analyserer du arbeidstiden din med Teamdeck.io - Ressursplanleggeren

"Puh! Jeg aner ikke hvor all denne tiden ble av", sier du kanskje etter en travel dag på jobben. Likevel gjentar du det om og om igjen, uten å være i stand til å reflektere helt over hva du bruker mest tid og krefter på. Hvis dette bare er en midlertidig følelse du får i et spesielt travelt prosjekt, vil du kanskje bare kjempe deg gjennom det. Problemet blir større hvis du eller lederne dine merker at viktig informasjon om teamets arbeidsoppgaver regelmessig glipper på slutten av dagen. I slike tilfeller er en god løsning å bruke tagger for å kategorisere bookinger og tidsregistreringer. Ikke bare i henhold til de tildelte prosjektene, men også mer spesifikke egenskaper som type, budsjett, sannsynlighet eller utførte aktiviteter.

Bestillinger

Bookinger er generelt gode til å forutsi og fortelle folk hva som venter dem. Å se alle forpliktelsene i Kalendervisning kan forkorte kommunikasjonssløyfene og være en effektiv måte å planlegge på. Det kan likevel være tilfeller der det er mer informasjon du ønsker å inkludere enn det et enkelt prosjektnavn kan håndtere. I slike tilfeller vil forhåndsdefinerte tagger være et godt alternativ til omfattende og til tider tvilsomme beskrivelser. De kan bety følgende:

Type

Mange ganger ønsker du å beskrive den nøyaktige arten av bestillingene dine for teamet uten å bruke potensielt tvetydige beskrivelser. Hvis du for eksempel tilbyr en vedlikeholdstjeneste eller en garanti, kan du, akkurat som Apptension er det viktig at teamet ditt forstår hva slags forpliktelser de skal oppfylle. Disse oppgavene kan enkelt markeres med Garanti og Vedlikehold Du kan legge til bestillingskoder slik at du raskt kan legge dem til, og de har begreper som er felles for hele selskapet. På den måten kan du også enkelt analysere hvor mye tid og penger disse eller lignende tjenester innenfor ett prosjekt koster deg i rapportdelen uten å blande dem sammen.

Prosjektbudsjett

Ikke alle bestillinger betyr betalt arbeid. Du kan inkludere denne viktige informasjonen i bestillingene dine som en Fakturerbar eller en Ikke fakturerbar tag. På den måten er det veldig tydelig hvilke av dine og teamets Bokførte timer skal senere legges til fakturaene du vil generere. Takket være dette forveksler Apptension aldri gratis konsultasjoner, lederstøtte eller forhåndssalgsaktiviteter med betaling for vanlig prosjektarbeid uten å skrive omfattende bestillingsbeskrivelser.

Sannsynlighet

I Apptension er Teamdecks kalender en god og faktisk eneste kilde til informasjon om teamets tilgjengelighet og den generelle produksjonskapasiteten i hele selskapet innenfor en gitt tidsramme. Det er til stor hjelp å se den generelle oversikten over når bestemte prosjekter er planlagt, og hvilke team som er tilgjengelige for å sette i gang et nytt prosjekt. Vi har imidlertid alltid støtt på en gråsone av prosjekter som vi vet med stor sannsynlighet kommer til å starte, men som ikke er offisielt bekreftet ennå. For å håndtere slike situasjoner på en ikke-forvirrende måte har vi utviklet en Foreløpig tagg for å signalisere arbeid vi ønsker å begynne å planlegge uten å villede andre Teamdeck-brukere til å tro at slike prosjekter er fullstendig godkjent.

Timelister 

Timelister handler om de faktiske forhold. Vi bruker dem til å forstå hva som skjer i selskapet vårt og i våre eksterne og interne prosjekter på daglig basis. En rask titt på kalenderen gir imidlertid ikke nødvendigvis all nødvendig innsikt i trendene i teamene dine. Tagger kan avhjelpe dette problemet, samtidig som de gir et solid grunnlag for en mer avansert og kompleks rapportering. Det finnes flere kategoriseringer du kan opprette ved hjelp av tagger i Teamdeck:

Type

I mange organisasjoner vil ikke garantireparasjoner eller introduksjon av nye teammedlemmer eller ansatte bli belastet for, og må derfor holdes adskilt. Det gjør vi ved å bruke Garanti og Ombordstigning tagger i timelistene våre. Det kan også være lurt å dele teamet ditt inn i ulike tjenester innenfor ett team, for eksempel RnD, Vedlikehold eller Produksjon. Disse kan også gjøres om til timelapper, slik at teamet kan rapportere hvilken tjeneste de har levert, uten at det er nødvendig å opprette for mange separate prosjekter.

Prosjektbudsjett

På samme måte som prosjektbookinger, bør også timelister tilordnes riktig budsjett. Hvis du har forskjellige priser avhengig av om teamet ditt jobber i kontortid eller overtid, ved hjelp av en Betalt overtid tag vil hjelpe deg med å generere lønnsrapporter som inkluderer denne informasjonen. Det vil også gjøre det mye enklere å belaste kundene dine med nøyaktig riktig beløp for teamtjenestene dine. På den annen side kan det være tjenester som er gratis, og som du ønsker å ekskludere fra budsjettrapporten. I slike tilfeller kan du skille dem fra andre tidsoppføringer med Ikke fakturerbar og Fakturerbar tagger kan være nødvendig for å ha kontroll over prosjektets totalbudsjett.

Aktivitet

Som leder i Apptension ønsker jeg alltid å vite hvor mye tid teamet mitt bruker på de mest kritiske oppgavene. På den måten kan jeg forstå behovene i et bestemt prosjekt og tilby løsninger hvis vi støter på problemer med tidsstyringen. I teamene våre ble vi enige om at vi skal merke aktiviteter som arbeid med dokumentasjon, kommunikasjon med team og kunder, deltakelse på møter, onboarding av nye teammedlemmer eller arbeid med personlige mål med egne tagger: Dokumentasjon, Intern kommunikasjon, Ekstern kommunikasjon, Møte, Ombordstigning og Selvutvikling. Dette gir oss innsikt i hvilke områder vi fokuserer mest på, og hvilke som tar mest tid i prosjektet. Når disse er identifisert, kan vi enkelt jobbe videre med optimalisering av prosesser og sørge for at det på den ene siden blir gitt nok oppmerksomhet til spesifikke oppgaver, og på den andre siden at disse blir utført på en mest mulig effektiv måte. 

 

Tagger er en god metode for å kommunisere repeterbar informasjon på en effektiv måte. De hjelper oss med å kategorisere arbeidet vårt og sørger for at vi alltid har oversikt over hva som skjer på en enkel og lettfattelig måte. Slik kategorisering går så langt som til avansert rapportering, der du kan gruppere og sammenligne prediksjoner med faktiske resultater og trekke mye mer presise konklusjoner og resultater. Neste gang du har problemer med å forstå hvordan og på hva dagen din gikk så fort, hvorfor budsjettet ditt virker feil eller du rett og slett tar deg selv i å taste inn postbeskrivelsen mens du føler at du har gjort dette så mange ganger før, tenk på hvordan tagger kan forbedre opplevelsen din og dra nytte av alle fordelene ved å bruke Teamdeck.

Hvorfor Hill-Knowlton og Unit9 har valgt vår programvare for ressursplanlegging?