Apptension - programvarehuset fra Polen - sparer nesten $10 000 i måneden, og vi bruker bare ett verktøy for å oppnå det.

Men det har ikke alltid vært så enkelt.

Vi er et programvarehus som jobber med flere prosjekter om gangen, og vi har prøvd ut flere verktøy for tidsregistrering og ressursplanlegging.

Men når alt kommer til alt, er vi likevel litt skuffet.

Tidsregistratorer basert på utfylling av regneark er tidkrevende og unøyaktige. Vi er lei av meningsløse gjetterapporter og har bestemt oss for å bygge vårt eget verktøy, og det er slik Teamdeck ble levende.

Vi har implementert det internt fra første stund. Det hjalp oss med å holde tritt med prosjektene våre, både de interne og eksterne teammedlemmene, samt deltidsansatte.

"Å booke medarbeidernes tilgjengelighet strekker seg lenger enn den tradisjonelle listen over planlagte ferier og fridager. I en tid med digitale nomader og virtuelle team er det en utfordring å administrere teammedlemmer som er spredt over ulike tidssoner, og som jobber fleksible arbeidstider." - Zbigniew Czarnecki, CEO i Apptension

Vi har satt sammen denne casestudien for å vise deg et eksempel fra det virkelige liv på hvordan du kan dra nytte av å bruke Teamdeck i teamet ditt.

Hva bruker vi Teamdeck til?

Feil fordeling av ressurser og ikke forutsi tilgjengeligheten av dem, fører til svikt i 26% av prosjektene.

For å unngå dette trengte vi et verktøy som vi kunne bruke til å holde oversikt over de ansattes tid, planlegge deres tilgjengelighet, ferier og fridager.

Vi ønsket å gjøre alt dette for å unngå nedetid, ansattes underutnyttelse eller overarbeid. Med andre ord ønsket vi bare å kunne planlegge og styre arbeidet deres bedre.

Med Teamdeck kan vi gjøre alt.

1. Enkel tidsregistrering

I Teamdeck kan vi angi timer brukt på bestemte prosjekter manuelt, eller spore dem med en tidtaker på skrivebordet med ett klikk.

Siden vi ikke trenger å gjette, får vi mer nøyaktige rapporter og pålitelige timelister. Vi kan også sammenligne den estimerte tiden med den faktiske tiden som er brukt på et prosjekt, og bruke den til å estimere fremtidige oppgaver bedre.

* Det er en stund siden vi la ut denne casestudien...
For et par måneder siden lanserte vi Teamdeck for mobil. Med mobilappen vår kan du utvide Teamdecks funksjoner til smarttelefonen din. Du kan følge med på arbeidstiden din, se over timelister og bla gjennom kalenderen uten å måtte gå inn på nettversjonen av Teamdeck. 

Merk: Teamdeck for mobil er kun tilgjengelig for registrerte brukere av Teamdeck. Sørg for at du har registrert deg på datamaskinen før du prøver påloggingen på mobilen. 

2. Avansert ressursplanlegging

Ved hjelp av ett og samme verktøy kan vi holde oversikt over de ansattes fridager, nasjonale helligdager og prosjektbookinger. Vi kan overvåke teammedlemmenes timeplaner, slik at det blir enklere for prosjektlederne våre å planlegge teamets allokering og administrere flere prosjekter.

3. Mer nøyaktige tidslinjer og budsjetter

Vi har også inkludert Teamdeck i salgspipelinen vår, noe som har gitt oss muligheten til å forutsi tid og tilgjengelige medarbeidere bedre når vi forhandler om nye avtaler. Tidslinjene og budsjettene ble mer nøyaktige.

Slik har vi hatt nytte av Teamdeck

Nå som du vet hva du kan bruke Teamdeck til, la oss se på fordelene med å implementere det i bedriften din.

Vi har delt denne delen inn i økonomiske gevinster og fordeler sett fra prosjektlederens perspektiv.

Hvor mye penger sparer vi hver måned?

For å beregne kostnadene ved personalledelse i selskapet vårt har vi stilt oss selv tre grupper med spørsmål som ofte stilles av de ansatte selv:

1. Hva bør jeg jobbe med i dag? / Hvor mye tid bør jeg bruke på det?
2. Kan jeg ta en fridag? Hvor mange fridager har jeg tatt ut? Ble ferieforespørselen min godkjent?
3. Hvor mye tid har jeg sporet denne måneden? Hvor mye budsjett har jeg brukt til nå? Hva er den nåværende ressursbruken?

Siden vi for tiden har rundt 50 ansatte, har vi brukt dette tallet og timeprisen på $30 til å beregne hvor mye penger vi kaster bort basert på tiden vi bruker på å svare på disse spørsmålene.

Det krevdes et regneark og litt grunnleggende matematikk for å innse at uten Teamdeck hadde vi sløst bort $11 130 i ansattes tid hver måned på å håndtere denne vanlige lederutfordringen.

Teamdeck hjalp oss med å redusere dette svinnet til 1 249,50TP4T1 249,50, noe som gir oss en besparelse på 9 880,50TP4T9 880,50 i måneden.

Det interessante er at 40% av våre ansatte brukte mest tid på å spørre prosjektlederen sin om de daglige oppgavene. Vi har anslått at det førte til 56 bortkastede timer hver måned, noe som til sammen utgjorde $1 680 som vi kunne ha brukt bedre.

Er det lettere for prosjektlederne våre å administrere prosjektene?

En annen fordel med Teamdeck er at det er enklere for prosjektlederne å lede prosjektene, fordi de vet nøyaktig hvilke medarbeidere som er tilgjengelige til enhver tid, eller som snart er ferdige med oppgavene sine.

Først og fremst kan vi sette opp langsiktige planer, med tanke på ulike fridager og helligdager.

Prosjektlederne våre kan lage nøyaktige rapporter og følge opp budsjettet. De kan deretter bruke denne kunnskapen til å allokere ansatte til fremtidige prosjekter, planlegge budsjetter og lage bedre estimater for kundene våre når de inngår nye avtaler.

Rapporter kan lastes ned i PDF-filer og legges ved sprintgjennomgangene våre, noe som gjør kommunikasjonen mellom teamene enda enklere.

Til slutt kan vi enkelt spore når våre deltidsansatte er tilgjengelige.

Alt dette sparer prosjektlederne våre for mye arbeid, slik at de kan lede teamene mer effektivt.

Ressursstyring lønner seg

31% av selskaper Access Group har intervjuet, hevdet at lav synlighet av bestemte menneskelige ressurser i organisasjonen er en stor utfordring de sliter med.

Det viste seg å være svært nyttig å bruke et verktøy for ressursplanlegging, fraværshåndtering og tidsregistrering i selskapet vårt. Ikke bare hjalp det oss med å spare penger, men det gjorde det også mulig for oss å planlegge og administrere pågående og fremtidige prosjekter på en bedre måte. Dette er også viktig for å holde de ansatte fornøyde, sier Zbigniew Czarnecki:

"Det lønner seg å bruke tid på å gå gjennom alle aspekter av ressursforvaltningen. På den ene siden unngår vi å gjøre kostbare feil, og på den andre siden opprettholder vi trivselen og gleden hos de ansatte."

Spar tid og penger - invester i et ressursstyringsverktøy for bedre sporing og allokering av ansatte i prosjekter.