Nå som du er her, lurer du sikkert på hva du kan gjøre for å planlegge teamet ditt bedre. Du har sikkert lagt merke til at for mye tid forsvinner mellom fingrene dine, at prosjekter noen ganger blir forsinket, og at medarbeiderne føler at det er kaos. Ikke bekymre deg, slike problemer finnes i alle organisasjoner. Heldigvis finnes det flere måter å løse dem på. En av dem er programvare for prosjektplanlegging eller programvare for prosjektstyring - et virkelig interessant verktøy for prosjektplanlegging.
Fra denne artikkelen vil du lære:
Prosjektlederens anbefalinger fra programvareutviklingsselskaper
Oppfordret styring av prosjektplaner verktøy og deres viktigste funksjoner
Hva du bør se etter når du velger prosjektplan og programvare for ressursforvaltning
Hva er prosjektplanlegging, prosjektledelse, prosjektplanlegging og prosjektoppfølging, og hvordan skiller de seg fra hverandre?
Hvorfor programvare for prosjektplanlegging, det vil si prosjektplanleggingsverktøy, er så viktig for ledere
En liten introduksjon før vi skal snakke om viktige ting ved bruk av prosjektplanleggingsverktøy. Programvare for prosjektplanlegging, programvare for ressursplanlegging, programvare for medarbeideradministrasjon, prosjektstyringsverktøy eller programvare for tidsplanlegging - disse begrepene betyr det samme. Og hovedmålet med hver av dem er det samme. Generelt sett, uten å snakke om mange andre funksjoner og funksjonelle forskjeller, hjelper de med planlegging, allokering av ressurser (ansatte) og omfattende prosjektplanlegging.
50% av organisasjonene legger for det meste eller alltid prosjektplanene sine til grunn. Enten du er nybegynner som prosjektleder eller har full kontroll på tidsplanleggingen, trenger du et system som hjelper deg med å samle alle prosessene dine. Det er ikke det at du ikke kan gjøre det på en annen måte - mange bedrifter prøver å administrere arbeidet sitt ved å planlegge det på en tavle eller i Excel.
Problemet er at en slik strategi bare fungerer til et visst punkt. Og det punktet kommer veldig raskt for alle selskaper som er sultne på utvikling og har ambisjoner om å vokse. For moderne programvare utviklingsselskaperI dag er spørsmålet "er det verdt å bruke programvare for timeplanstyring" ikke lenger aktuelt. I stedet spør de seg selv "hvilken tidsplanstyring de skal velge". Og her er det verdt å merke seg noen kriterier.
1. Intuitivt grensesnitt for prosjektplanleggingsverktøy - den mest sannsynlige grunnen til at prosjektplanleggingsverktøyet blir avvist er bare UX og brukervennlighet. Så det er helt klart, før du kjøper - prøv det, la oss prøve folk som vil bruke det. Verktøyet skal gjøre jobben din enklere, ikke mer komplisert, så sørg for at du er komfortabel med å navigere i panelet.
2. Tidsregistrering / Tidsstyring - Det er umulig å drive effektiv prosjektledelse når du ikke vet hva teamet ditt jobber med og hvor lang tid det tar. Verktøy for prosjektplanlegging kan virkelig hjelpe.
[Kilde: Skjermbilde fra programvaren for ressursstyring og prosjektplanlegging].
3. Fraværshåndtering / Fraværsstyring / Teamtilgjengelighet - De ansatte har rett til ferie og fridager, men fraværet deres påvirker hele arbeidsflyten og planleggingen av arbeidet. Et godt prosjektplanleggingsverktøy gir deg full innsikt i teamets tilgjengelighet.
4. Tilpasset rapportering - Hvert selskap har ulike prioriteringer, og ulike måleparametere vil være viktige for dem. Prosjektplanlegging programvaren må generere de rapportene du trenger for deg.
5. Planlegging i sanntid - en av de mest avgjørende tingene i arbeidsplanlegging er en umiddelbar oppdatering. Planendringer som først gjøres etter en viss tid vil skape unødvendig kaos, så verktøyet ditt må oppdatere dem med en gang, så det er verdt å interessere seg for prosjektplanleggingsverktøy.
6. Håndtering av arbeidsmengde - For at timeplanen skal fungere, må du vite hvem som har tid til å ta seg av en bestemt oppgave. Det ideelle verktøyet vil vise deg kapasiteten til de ansatte.
Vi har allerede fortalt deg hvorfor du trenger programvare for prosjektstyring, også kjent som prosjektplanleggingsverktøy, og hva du bør se etter når du skal velge det eneste ene.
Nå er det på tide med noen eksempler.
"Programvare for ressursplanlegging utviklet av programvarehus for deres egne behov, og passer derfor best til bransjens behov." - et av de virkelig interessante verktøyene for prosjektplanlegging.
Teamdeck er en programvare for ressurs- og prosjektplanlegging med funksjoner for tidsregistrering og tilgjengelighetsstyring
Pris (standardpakke): $3,60 / teammedlem / månedlig
Fordeler:
Tilpasset organisering av arbeidstid og tilgjengelighet.
Mulighet for å tilordne egendefinerte felt til personer og prosjekter, f.eks. stillingstitler, ferdigheter, teknologier osv.
Oversiktlig visning av arbeidsplaner og tilgjengelighet for ulike avdelinger og stillinger ved hjelp av kalendervisningen
Egendefinerte tagger
Excel-lignende tilpasset rapportering
Automatiske helligdager for flere lokasjoner
Tilgjengelig i mobilversjon
Datasikkerhetssystem
Integrasjon med andre systemer som Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier og REST API
Ulemper
Mobilappen for timeregistrering gjør det ikke mulig å se kun de aktive prosjektene
Ingen avhengigheter for bestilling
Ingen start-stopp-tidssporing på skrivebordet (kun i mobilappen)
"nOppgave er et av verktøyene for prosjektplanlegging som er utviklet som et samarbeidsverktøy for bedrifter, og som er en komplett prosjektstyringsløsning." - G2
Pris (standardpakke): $3 / teammedlem / månedlig
Fordeler:
Enkelt og intuitivt grensesnitt
Oppgavehåndtering
Prosjektledelse
Risikostyring
Tidsregistrering
Håndtering av timelister
Møteledelse
Kanban-tavler
Gantt-diagrammer
Ulemper:
Mangel på tilpasning
Manglende rapportering
"Resource Guru er spesielt utviklet for å redusere overdreven arbeidsmengde, forbedre teammoralen, redusere utskifting av ansatte og hjelpe deg med å gjøre ditt beste."
Prosjektkalendere hjelper deg med å identifisere og visualisere oppgaver gjennom hele prosjektet.
Pris (standardpakke): $4.16 / teammedlem / månedlig
Fordeler:
Tilgjengelighet av ressurser
Samarbeid i team
Brukervennlig grensesnitt
Tilgjengelighetspanel og planlegging av ressurskapasitet mulighet
Ledelse av planleggingskonflikter
Rapportering og prognoser
System for permisjonshåndtering funksjoner
Prosjekt- og ressursplanlegging
System for booking av konferanserom
Sporing av utstyr
Integrering med Slack, Gmail, Outlook, Google Kalender
Datasikkerhetssystem
Ulemper:
Ingen mulighet til å sortere ressurser etter erfaringsnivå
Ingen "angre"-funksjon i bestillingsdelen
Ingen mulighet til å kopiere ressursoppgaver
Ingen mulighet til å søke etter bestillinger etter nøkkelord
"Legg til prosjekter og team, så er du klar til å sette i gang! Klikk og dra hvor som helst på timeplanen for å begynne å tildele oppgaver."
Float hjelper også til med prosjektoppgaver og oppgaveavhengigheter.
Pris (standardpakke): $ 10 / teammedlem / månedlig
Fordeler:
Fleksibelt og brukervennlig ressursadministrasjonspanel
Enkel navigering og filtrering
Det visuelle dra-og-slipp-grensesnittet til ressursplanlegging
Tidsregistrering forhåndsutfylt med pågående oppgaver
Planlegging av flere prosjekter
Rapportering og prognoser
Integrasjon med Jira, Teamwork, Asana, Trello
Ulemper:
Ukomfortabel navigering på prosjektets tidslinje.
Noen integrasjoner fungerer ikke som forventet.
Tidkrevende oppdatering av ansattlisten.
Alle brukere kan legge til og endre data som skaper rot.
"Spesialutviklet teknologi for klarhet, kontroll og trygghet."
Mavenlink er også med i vår sammenligning av prosjektplanleggingsverktøy som bidrar til å fullføre prosjektet på en vellykket måte
Pris (standardpakke): Individuell prising
Fordeler:
Avansert ressursstyringspanel
Business intelligence-funksjoner
Prosjektmålinger i sanntid
Mulighet for å tildele roller og ulike tillatelser
Beskyttelse av personopplysninger
Ressurser integrert med prosjekt- og ressursplanlegging
Ytterligere kundetjenester som rådgivning, veiledning, coaching og kundesuksessprogram.
Produktopplæring og support døgnet rundt
Integrasjon med Slack, Jira, GSuite, Oracle
Ulemper:
Ingen gratis prøveperiode
Komplisert oppretting av tilpassede rapporter
Avanserte funksjoner kun for Premier- og Enterprise-pakkene
For mange e-postvarsler
Mange måter å oppnå nøyaktig samme effekt på, noe som gjør systemet unødvendig komplisert
"Tilpass Wrike slik at det passer best for din organisasjon. Fra tilpassede dashbord og arbeidsflyter til teamspesifikk automatisering for å effektivisere prosesser."
Oppgavehåndtering med Wrike er en programvare for prosjektplanlegging.
Pris (standardpakke): $ 9,80 / teammedlem / månedlig
Fordeler:
Gratisversjon med grunnleggende funksjoner
Interaktive Gantt-diagrammer
Høy grad av tilpasning av systemet.
Dedikerte grupper av funksjoner.
Kanban-tavler
Avansert analyse
Planlegging, prosjektstyring, tidsregistrering og dokumentopplasting i ett og samme verktøy
Datasikkerhetssystem
Ulemper:
Komplisert å bruke
Ingen mulighet for prosjektstyring offline
Høye maskinvarekrav gjør det upraktisk å bruke på eldre datamaskiner
De mest avanserte funksjonene finnes i premiumpakken, som er dyr
"Samkjør globale team, bygg og skaler forretningsdrevne løsninger, og gjør det mulig for IT å håndtere risiko og opprettholde samsvar på plattformen for dynamisk arbeid."
Gantt-diagrammer er nyttige for å utvikle prosjektplanen og visualisere oppgaveavhengigheter
Pris (standardpakke): $24,80 / teammedlem / månedlig
Fordeler:
Dedikert til innholdshåndtering for kreative team og markedsføringsteam
Et brukervennlig grensesnitt tildeler ressurser, sporer fremdrift eller tid
Arbeidsflyt i prosjektet automatisering
Avansert dashbord for administrasjon
Samarbeid i team
Praktisk kommunikasjon og datautveksling med andre teammedlemmer
Intelligent styring av arbeidsflyten i prosjekter
Datasikkerhetssystem
Synkronisering av data
Administrasjon av tidsplaner
Planlegging av flere prosjekter
Ulemper:
Høy pris
Grunnpakke for opptil 25 ansatte
Noen funksjoner mangler eller er utilgjengelige
Verktøyet er tungt, og noen ganger henger det etter
Uleselig oppgavepanel for noen brukere
"Samle prosjekter, ressurser og økonomi i én AI-innfødt plattform."
For å kunne styre en prosjektplanleggingsprosess på en effektiv måte er Forecast uerstattelig for mange ledere
Pris (standardpakke): $30 / teammedlem / månedlig
Fordeler:
Automatisering og AI-basert funksjonalitet
Enkel å bruke
Programvare for prosjektplanlegging, sporing og prosjektplanlegging
Avansert permisjonshåndteringssystem
Overvåke kostnader og fortjeneste for hvert prosjekt
Omfattende tilpasningsmuligheter
Automatisk planlegging basert på medarbeidernes tilgjengelighet
Integrasjon med Asana, BambooHR, Azure
Rapportering og prognoser
Ulemper:
Høy pris
Mangler noen nyttige funksjoner
For mange prosjektvisualiseringer gjør dataene uleselige
Planleggingen er veldig streng og ikke ideell for smidige selskaper
Verktøyet er estetisk tiltalende, men ikke særlig intuitivt
I den digitale verden, datasikkerhet er altDet er ikke alltid enkelt, spesielt når man jobber med så mye konfidensiell informasjon. Den ideelle programvaren for prosjektstyring og planlegging bør garantere sikkerheten til databasene dine. I tillegg må den være i samsvar med GDPR - den europeiske personvernloven som trådte i kraft i 2018. Den inneholder svært strenge regler for innsamling, behandling og bruk av slik informasjon, så det riktige systemet tar hensyn til dette.
Hvorfor trenger du programvare som du ikke vet hvordan du skal bruke? Selv den mest revolusjonerende funksjonalitet vil være til besvær, ikke til hjelp, hvis du ikke kan utnytte dens potensial. En god prosjektplanlegger tar vare på kundene sine, ikke bare når det gjelder å overtale dem til å kjøpe den, men også gjennom hele samarbeidsprosessen - god verktøy for prosjektplanlegging er viktig. Sørg for at forretningspartneren du velger, gir deg en skikkelig innføringsprosess, slik at du kan dra nytte av alle de mulighetene du betaler for.
Det er helt naturlig at virksomheten din vokser ... og programvare for prosjektplanlegging bør ikke bremse denne prosessen. Det er i hvert fall et av målene for virksomheten din. Spørsmålet er om prosjektplanleggeren du velger, vil være i stand til å holde tritt med deg. Når du skal velge det ideelle verktøyet, bør du tenke fremover, ikke bare på dine nåværende behov, men også på hva du vil trenge i fremtiden.
Forsikre deg om at programvaren vil oppfylle dine nåværende og kommende krav. Det er også veldig viktig å sjekke hvordan prisingen av tjenesten vil endre seg - det kan vise seg at et verktøy vil være den beste løsningen for et lite selskap, mens det er helt ulønnsomt for et mellomstort eller stort programvarehus. Ta hensyn til utviklingsretningen til organisasjonen din for å gjøre ditt valg til det mest optimale.
Tenk deg et lite selskap der alle jobber fra kontoret på heltid og som håndterer maksimalt tre prosjekter samtidig. Forestill deg nå et annet selskap, et multinasjonalt konsern som har ansatte over hele verden. De fleste av dem jobbe eksternt i forskjellige tidssoner. Noen har fulltidsjobber, noen jobber deltid, og noen er frilansere. Opptil flere titalls prosjekter håndteres samtidig.
Som du sikkert kan forestille deg, vil arbeidsflyten i disse to selskapene være helt forskjellig, men det betyr slett ikke at de må bruke forskjellige prosjektplanleggingsverktøy. Den ideelle programvaren for prosjektplanlegging er fleksibel nok til å tilpasse seg hver enkelt bedrifts forventninger.
Vær oppmerksom på om programvaren lar deg enkelt legge til, slette og redigere data, gjøre egendefinerte innstillinger, aktivere og deaktivere tidsregistreringen etter behov, legge til data om hver enkelt ansatt og tilpasse tilgjengeligheten, for eksempel om noen jobber deltid eller har ferie. Systemet bør også gi deg mulighet til å gi individuelle roller og tillatelser til de enkelte medarbeiderne, for eksempel hvem som kan godta permisjonsforespørsler, tildele oppgaver til enkeltpersoner, sette milepæler, godta tidsplaner osv.
Du kan ikke forbedre arbeidet ditt uten data om hva som fungerer og hva som ikke fungerer, og derfor er rapportering en av de viktigste funksjonene i programvare for prosjektplanlegging. Sørg for at systemet genererer grunnleggende rapporter som gir deg de viktigste dataene, og at rapportene kan tilpasses etter dine individuelle behov.
Ja, vi vet at den lange listen over integrasjoner på systemsiden alltid er imponerende. Men når du skal velge programvare, bør du ikke bare se på antall tilpassede logoermen også hvor raskt verktøyet kan introdusere nye integrasjoner.
Ok, la oss si at programvaren på dette tidspunktet har integrasjoner med alle de viktigste applikasjonene du bruker, men hva når en ny kommer på markedet? Vil verktøyet kunne implementere den nye integrasjonen i løpet av noen dager, uker eller måneder? Hurtighet og smidighet i integrasjonen er svært viktige kriterier når du skal velge system.
Alle selskaper vil prøve å overbevise deg om at deres løsning er den beste, og at den vil snu opp ned på hvordan du tenker om arbeidsplanlegging. Sannheten er imidlertid at du ikke kan være helt sikker før du har testet det selv. Selskaper som er trygge på kvaliteten på tjenesten sin, vil ikke være redde for å tilby deg en gratis prøveperiode.
De vil ikke at du skal kjøpe produktet deres i blinde, de sier bare "Se, dette er vårt system, sjekk om det fungerer for deg, og hvis det gjør det - inviterer vi deg til å samarbeide." En gratis prøveperiode er den mest effektive måten å sjekke om en løsning passer for deg, så ikke nøl med å bruke den og se etter selskaper som tilbyr det.
Når du graver deg gjennom Internett på jakt etter informasjon om tidsplanlegging og prosjektplanleggingsverktøy, har du helt sikkert støtt på begreper som prosjektplanlegging, prosjektsporing og prosjektledelse. De virker alle like, opptrer i samme kontekst - optimalisering av programvarehuset - og gir bedriften din de samme fordelene. Vi vet at det er lett å gå seg vill i det, så før vi går videre, skal vi kaste litt lys over denne forvirrende terminologien.
Kanskje du ikke vet det ennå, men prosjektplanlegging og ressursstyring er en del av livssyklusen for prosjektledelse, eller - for å si det på en enklere måte - prosjektledelsesprosessen. Men før vi sier mer om det, la oss begynne med det grunnleggende. Hvordan forstår prosjektledere prosjektledelse, og hvorfor bruker de verktøy for prosjektplanlegging?
For å parafrasere Project Management Institutes (PMI) definisjon handler prosjektledelse om å bruke (spesifikk) kunnskap, kompetanse, ferdigheter, utstyr, verktøy, metoder, teknikker og alt som trengs for å levere "verdi til mennesker". Hvis man ser bort fra tvetydigheten i uttrykket "verdi for mennesker", kan man si at prosjektledelse handler om å bruke sine ressurser (både materielle og immaterielle) til å skape og implementere noe - la oss si - nyttig (ikke nødvendigvis for alle).
Som vi ser, er den ovennevnte forståelsen ganske stor. Fra PMI-perspektivet kan et resultat av prosjektledelse - ser det ut til - være hva som helst. Alt som er nyttig for mennesker. For å gjøre det mer komplisert kan vi selvfølgelig spørre om minst to personer som har skapt noe (materielt eller immaterielt) og har bruk for det, er prosjektledere, og at deres arbeid er et prosjekt? Eller hvor mange av dem må ha hatt nytte av en gitt skapelse for at den skal kunne kalles et prosjekt?
Hvis vi hopper over slike spørsmål, må det sies at definisjonen ovenfor ikke sier noe om absolutt grunnleggende. Det kan sies at det grunnleggende i ethvert prosjekt inkluderer planlegging og planlegging. Og det grunnleggende som skiller mellom prosjektledelse og ledelse. Vi kan heller ikke glemme oppgaveledelse.
Prosjektledelse er anvendelsen av prosesser, metoder, ferdigheter, kunnskap og erfaring for å oppnå spesifikke prosjektmål i henhold til prosjektets akseptkriterier innenfor avtalte parametere. Prosjektledelse har endelige leveranser som er begrenset til en begrenset tidsramme og et begrenset budsjett. Programvare for prosjektplanlegging kan være til hjelp.
Her er tre prosjektledelsesaspekter som ikke vises i PMIs definisjon. Det første er "prosjektets akseptkriterier", det andre er tid, og det tredje er budsjett.
La oss bruke samarbeid med en kunde som et eksempel. Som vi vet, bestilles prosjekter internt eller eksternt - av noen fra din bedrift eller av en ekstern kunde. Hun/han foretar en forretningsbestilling. Hun/han har forventninger til produktene og hvordan de kan bidra til å hjelpe den nåværende eller den nye virksomheten. Og - det viktigste av alt - hun/han har ikke ubegrenset med tid i livet og Warren Buffets lommebok.
Eller, på en annen side, ønsker han å få resultatet av bestillingen raskt og billig. For å si det rett ut - kvaliteten på produktene, tiden han/hun endelig fikk det, og - viktigst av alt - kostnadene bestemmer forretningsbeslutninger fra potensielle og nåværende kunder. Hvis kundens akseptkriterier ikke stemmer overens med resultatet av arbeidet, oppstår det et annet og mye verre problem...
Som APM antyder, handler forskjellen mellom bare "ledelse" og prosjektledelse om tidspunktet når prosjektet er klart til å iverksettes eller allerede er iverksatt. Mens ledelse er en kontinuerlig prosess, har prosjektledelse sitt endelige resultat i et avgrenset tidsrom. Her har vi noen kommentarer fordi vi ikke er sikre på om "begrenset tidsrom" er den beste måten å skille mellom prosjektledelse og bare ledelse.
La oss for eksempel bruke markedsavdelingen eller bare en PPC-spesialist. Begge er ansvarlige for leadgenerering aktiviteter - det er prosjektets mål, å samle leads. Målet inkluderer kampanjeoptimaliseringer, optimaliseringer av destinasjonssider, oppretting av innhold osv. Det har sitt eget budsjett dedikert til det. Hvis antallet leads som samles inn hver måned ikke er nok, begynner virksomheten å få et stort problem. Fra dette punktet, hvis prosjektlederen i form av en PPC-spesialist ikke oppnår målet innen forventet tid og budsjett, mislykkes prosjektet. Som vi ser, handler det noen ganger ikke om tidsspennet, men budsjettet - fordi det siste er det sterkeste aspektet av et prosjekt som bestemmer lønnsomheten til det. Et prosjektplanleggingsverktøy kan være til stor hjelp.
Med denne kommentaren i bakhodet, la oss ta med noen andre lærdommer.
Prosjektledelse er altså - som APM antyder - en anvendelse av metoder og prosesser. På internett kan man finne prosjektledelsesprosessen delt inn i faser. Noen ganger er det 3 faser, andre ganger 4, 5, 6 eller til og med 7. Vi bruker den mest populære som inneholder 5 faser.
Initiering og unnfangelse
Prosjektplanlegging
Lansering og gjennomføring
Overvåking og kontroll
Avslutning av prosjektet
Fra et snevrere perspektiv, prosjektledelse er ansvarlig for HVORDAN oppnå den enkelte prosjektmål med alle detaljer. Det er den utførende delen av arbeidsledelsen, og har som mål å få teamet til å nå målene. Handler om å lede et prosjekt fra start til slutt, med hensyn til alle de enkelte fasene, alle oppgavene innenfor rammen av et definert budsjett og kvalitetsmål. Den er ansvarlig for hvordan omfanget skal leveres. Elementer i prosjektledelse inkluderer blant annet
utarbeidelse og utvikling av prosjektkonseptet,
lede arbeidet til hele teamet,
beslutte prosessen og metodene for prosjektgjennomføring,
utarbeidelse av oppgavelister og prioritering av disse,
oppgavefordeling og oppgavefrister,
kvalitetskontroll og problemløsning,
budsjettstyring,
kontroll av kundetilfredshet,
evaluering av effektiviteten av det utførte arbeidet.
Nå er det terminologiske problemer, fordi prosjektplanlegging, prosjektplanlegging og noen ganger til og med prosjektsporing er ombyttelige begreper.
Som grafikken nedenfor antyder, er prosjektplanlegging en av delene i livssyklusen for prosjektledelse. Det er en av gruppene av oppgaver som hører til prosjektplanleggingsfasen og prosjektgjennomføringen.
Avansert programvare for prosjektplanlegging deltar i nesten alle faser av prosjektstyringens livssyklus
Prosjektplanlegging er den delen av prosjektledelsesprosessen som besvarer spørsmålet HVA SKAL GJØRES i et prosjekt. Den beskriver visjonen og de viktigste trinnene som kreves for å fullføre prosjektet. Formålet er å definere de aktivitetene og metodene som skal gjøre det mulig for teamet å nå målene. Det er en horisontal oversikt over et prosjekt som ennå ikke er veldig detaljert. Planleggingsfasen består av elementer som
beskrivelse av prosjektsponsorer, interessenter og kunder,
beskrivelse av prosjektets omfang, budsjett og tidsfrist,
identifisering av prosjektelementer som er nødvendige for å nå målene,
identifisering av potensielle utfordringer og trusler,
presentere prosjektplanen for investorer, kunder eller andre interessenter.
Målet med prosjektplanleggingen er å utarbeide et formelt, godkjent dokument som brukes til å veilede både prosjektgjennomføring og -kontroll. Målet med prosjektplanen er ifølge PMIs PMBOK Guide å vise "de planlagte datoene for utførelse av aktiviteter og de planlagte datoene for oppfyllelse av milepæler". Som vi leser på Project Cubicle-nettstedet:
Prosjektplanene viser aktiviteter, varighet, avhengigheter, milepæler, start- og sluttdatoer, kalendere og den kritiske veien i et diagram.
Prosjektplanlegging (eller ressursplanlegging eller tidsplanlegging) er en prosedyre for å tildele oppgaver og allokering av ressurser slik at prosjektet kan fullføres innenfor en spesifisert tids- og kostnadsramme.
Denne prosessen består i å estimere tilgjengelig kapasitet og tilleggsressurser som trengs på hvert trinn i prosjektet, og planlegge når bestemte oppgaver og prosjektfaser må være fullført for å overholde den oppgitte tidsfristen. Elementer i tidsplanstyring er:
dele prosjektet inn i faser og definere milepæler,
definere oppgaver innenfor prosjektet basert på omfanget,
fastsettelse av tilgjengelige ressurser og etterspørsel,
ressursallokering,
estimere tiden som trengs for å utføre bestemte oppgaver (prosjektets tidslinjer) for å overholde tidsfristen.
Til slutt må vi trekke frem prosjektsporing, fordi dette begrepet også anses som noe som ligner på prosjektplanlegging.
Prosjektsporing er prosessen med å overvåke fremdriften i et prosjekt (det er en overvåkingsfase i prosjektledelsens livssyklus). Prosjektsporing er knyttet til eller til og med det samme som oppgavesporing - det er fokusert på oppgavefremdrift, som selvfølgelig er en del av hele prosjektet.
Dette er ikke det samme som tidsregistrering for ansatteDet vil si å overvåke hvilke oppgaver de ansatte bruker arbeidstiden sin på. Når alt arbeidet er planlagt, målene er satt og ressursene er fordelt, er det på tide å sjekke om prosjektgjennomføringen går som den skal, om tidsplanen blir gjennomført korrekt, om det ikke er uløste problemer og om det ikke er flaskehalser som hindrer fremdriften i arbeidet.
Prosjektsporing er en svært viktig prosess for prosjektledere og oppdragsgivere, fordi det gir dem mulighet til å kontrollere om alt går som det skal, og om de opprinnelige planene fungerer eller må endres, for eksempel ved å utvide teamet eller legge til nye oppgaver.
Det er vanskelig å foreta en rigid inndeling av de ovennevnte begrepene, ettersom de alle påvirker hverandre og er en del av prosjektledelsen. Noen ganger er det en annen person som er tildelt hvert trinn, andre ganger hviler hele prosessen på skuldrene til en prosjektleder. Jo mer komplisert prosjektet er, jo større organisasjonen er, desto flere elementer vil bidra til arbeidsoptimalisering.
Det er derfor moderne programvareselskaper ikke engang begynner å jobbe med et prosjekt uten riktige verktøy. Det finnes selvfølgelig systemer som er dedikert til individuelle faser, men det vil være mye enklere for deg å jobbe med én programvare som dekker alle dine behov og hjelper deg med å lage en prosjektplan, sette opp en tidsplan, administrere ressurser, overvåke arbeidstid og fremdrift og tildele oppgaver. Nedenfor har vi samlet noen forslag til effektive verktøy for å administrere arbeidet i organisasjonen.
Ved å unnlate å forberede deg, forbereder du deg på å mislykkes.
- Benjamin Franklin
Ok, du vet allerede at du trenger et prosjektplanleggingsverktøy og hvordan du skal velge et... Men er du klar over hvorfor du egentlig trenger det? Vi vet at alle snakker om hvor nødvendig det er, men hva vil det gi deg, og hvordan vil det endre virksomheten din til det bedre?
Kaos koster penger. Det er ingen hemmelighet. I kaoset kaster du bort tid på å prøve å finne ut hva som foregår og hva som må gjøres. Og i et programvarehus er tid penger.... mye av den. Det er tross alt en grunn til at tjenestene dine har en pris. Hvis du vil bruke bedriftens penger til noe, er det til utvikling, innovasjon og markedsføring, ikke til å sløse bort ressurser. Verktøy for prosjektplanlegging kan hjelpe deg.
Dette kan virke trivielt - alle som jobber med et prosjekt, vet jo hva som er målet og hva som trengs, ikke sant? Vel, egentlig ikke. Ofte har en tilsynelatende enkel oppgave mange flere deler enn den ser ut til å ha. Og hver av disse komponentene tar mer tid enn det ser ut til.
En godt forberedt tidsplan gir deg alltid et klart bilde av hva du må gjøre og når du må gjøre det for å nå målene dine. Dette sikrer at du ikke går glipp av noe og unngår forsinkelser. Derfor bør du velge en god programvare for prosjektplanlegging.
Planlegging er svært viktig med tanke på teamarbeid, fordi hvert teammedlem vet hvilket ansvar de har, og at de andres arbeid er avhengig av deres arbeid. Dette bidrar til å skape felles ansvar og solidaritet blant medarbeiderne, noe som har en positiv innvirkning på produktiviteten.
Noen prosjekter starter problemfritt og krever minimalt med ressurser, og så viser det seg plutselig at dette bare var toppen av isfjellet, og at hver påfølgende fase blir vanskeligere og vanskeligere. Hvis du har utarbeidet en prosjektplan, har du helt sikkert forutsett denne situasjonen og sikret deg tid til medarbeidere som kan settes inn for å støtte prosjektet. Hvis ikke, så lykke til.
Du vet den situasjonen når du begynner å jobbe med et prosjekt og alt er perfekt, du gir 110% og kvaliteten på utførelsen er høyest mulig? Dessverre er det slik at jo lenger du jobber, jo mindre tid har du, og til slutt viser det seg at du ikke klarer å fullføre prosjektet samtidig som du opprettholder det opprinnelige nivået.
Og enda verre er det at du må senke standardkvaliteten betydelig for i det hele tatt å overholde tidsfristen. Med hjelp av en god programvare for prosjektplanlegging kan du unngå denne situasjonen, planlegge tiden nøye og opprettholde en jevn, høy kvalitet på arbeidet gjennom hele prosjektet.
Prosjektplanen viser deg tydelig hva som skal skje og når. Hvis spesifikke oppgaver plutselig begynner å skli ut, er det et signal til deg om at noe er på gang, og at du må reagere. På den måten kan du løse problemer på et tidlig tidspunkt og forhindre flaskehalser før de påvirker hele arbeidsflyten. Uten en tidsplan ville du sannsynligvis oppdaget en krise når den allerede var alvorlig,
Trenger du hjelp med å finne den beste programvaren for prosjektplanlegging?
"Et mål uten en plan er bare et ønske"
Forbedring tidsstyring er et av de mest populære nyttårsforsettene. Planer er en integrert del av livene våre. Når vi skal på ferie, lage middag, ønsker å få en forfremmelse eller drømmejobben, delta i en konkurranse, oppnå hva som helst. Siden en plan er en så viktig del av vår individuelle utvikling, kan du tenke deg en organisasjon full av individer, hver med potensial, kompetanse og en begrenset mengde arbeidstid.
Kan du lede et selskap til suksess uten tidsstyring og en god plan? Sannsynligvis ja. Men det er litt som å si opp jobben og vente på å vinne i lotto. Er det verdt å tro på den blinde skjebnen?
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...