Ressursstyring er viktig for alle bedrifter fordi det øker effektiviteten og medarbeidertilfredsheten, samtidig som det sparer tid og penger. I denne artikkelen vil vi introdusere temaet styring av prosjektressurser og hvordan du kan implementere det i organisasjonen din.
For å sitere Foreningen for prosjektledere:
Ressursstyring handler om å anskaffe, allokere og styre ressursene som kreves for et prosjekt, for eksempel enkeltpersoner og deres kompetanse, økonomi, teknologi, materialer, maskiner og naturressurser. Ressursstyring sikrer at interne og eksterne ressurser brukes effektivt, til rett tid og innenfor budsjettet. Ressursene kan hentes internt fra vertsorganisasjonen eller anskaffes fra eksterne kilder.
Riktig håndtering av disse er av kolossal betydning for effektiviteten i enhver virksomhet.
Kaos er arbeidsoptimaliseringens verste fiende. Det kan oppstå når man har for mange oppgaver og for få medarbeidere, men også når man har for mange medarbeidere som ikke har noe å gjøre. Når prosjekter er dårlig planlagt eller teamet mangler den nødvendige kompetansen. Eller når du har for mange behov og for mye informasjon som skal behandles, og som ikke er godt strukturert og håndtert. Jo større bedriften er, jo flere prosesser og prosjekter du driver, desto lettere er det å gå seg vill i en labyrint av ansvarsområder, tidsfrister og medarbeidernes ferdigheter. Og det er nettopp det å forhindre kaos som er en av hovedoppgavene til ressursstyring.
Det vil gi deg mulighet til det:
Først og fremst trenger du et system (som programvare for ressursforvaltning) der du kan se hvilke ressurser du har tilgjengelig, og hvor det er behov for dem. Hvilket system du bruker, avhenger av virksomhetens art. Det kan være din personlige notatbok, en whiteboardtavle i konferanserommet, en Excel-fil eller en dedikert verktøy for arbeidsledelse. Alle måter er bra så lenge det fungerer og så lenge informasjonen er oppdatert.
Det er vanskelig å holde arbeidsflyten oppe når de involverte ikke vet hvor langt prosjektet er kommet, hvem som har ansvaret for bestemte oppgaver eller hvordan tidsplanen ser ut. Det er mange avdelinger og enheter som er involvert i arbeidet i et programvarehus: utviklere, prosjektledere, markedsavdeling og kunder. I dette tilfellet blir åpenhet i prosessene avgjørende.
Åpenhet i prosjektet gjør det også mulig å reagere raskt på potensielle problemer og forsinkelser, fordi det bidrar til at man umiddelbart merker om det oppstår en flaskehals et sted. For å holde prosessene transparente kan verktøy som online timeplanleggers, milepæler i prosjektetog timelister vil være nyttige. Det kan også være nyttig å vise prosjektet i grafisk form, f.eks. i form av et diagram, en tabell eller en tidslinje.
Teamets kapasitet er den viktigste ressursen din - uten den kan du ikke komme videre. Ressursforvaltning eller ressursplanlegging gir deg mulighet til å administrere de ansattes tid og arbeid på en mest mulig effektiv måte. Hvordan gjør man det? Balanse er nøkkelen: Det er viktig at teamet ditt ikke blir overveldet av oppgaver, da dette reduserer motivasjon, engasjement og arbeidsglede. Utnyttelse av ansatte har ingenting med produktivitet å gjøre.
På den annen side er det også uheldig å ha få ansvarsområder eller å jobbe under sin egen kompetanse, ettersom de ansatte kan kjede seg og miste motet. Finn en middelvei ved å bruke tilgjengelige data: Sjekk timelister for å se om teamet jobber for mye overtid eller omvendt, for lite. En-til-en-møter er også en god mulighet til å høre direkte fra de ansatte om de trives med måten de jobber på.
Selv den mest nyttige prosess blir en hindring hvis du bruker den overflødig eller i feil sammenheng. Teamkommunikasjon er viktig. Statusmøter er viktige. Arbeidsplanlegging er viktig. Tilbakemeldinger fra kunder er viktig... MEN, hvis de ansatte må bruke to timer hver dag på å snakke med hverandre om det pågående arbeidet, ytterligere to timer på teamplanlegging og statusmøter, og så en time til på å lytte til tilbakemeldinger fra kundene, blir det plutselig langt mindre tid igjen til å jobbe enn det burde være. Eksemplet ovenfor kan virke absurd, men tro meg, det finnes mange bedrifter som bruker mange timer hver dag på å snakke om arbeidsoppgavene sine fordi ingen prosesser er automatiserte eller tydelige.
God ressursstyring er derfor nøkkelen til en smidig arbeidsflyt. Sørg for at statusmøtene er hyppige (for eksempel hver morgen), men korte (15-20 minutter). Sørg for at arbeidsplanleggingen er regelmessig, men ikke for hyppig (du kan dele opp arbeidet i ukentlige sprinter). La to dedikerte personer lytte til tilbakemeldinger fra kundene, ikke hele teamet. Det er også lurt å la medarbeiderne fokusere på én engasjerende oppgave i lang tid uten avbrytelser. La medarbeiderne bruke "ikke forstyrr"-modus på Skype eller Slack når de trenger det. Det er riktig, effektiv ressursforvaltning vil sikre at medarbeiderne vet hva de kan forvente, hvordan den daglige kontorrutinen er og hvilke ansvarsområder de har. Holdninger er en mektig psykologisk kraft som bidrar til en smidigere og mer effektiv arbeidsflyt, og ressursstyring gjør det mulig.
Det er vanskelig å styre et prosjekt på en god måte når man stadig blir overrasket av uventede situasjoner. Fleksibilitet er selvsagt svært viktig. Virksomheten er dynamisk, og du må kunne tilpasse deg plutselige vendinger. Men det er stor forskjell på å jobbe når slike situasjoner oppstår, og når de oppstår hele tiden. Det er derfor i din egen interesse å ha kontroll og forutsigbarhet på de områdene der det er mulig. På denne måten vil ikke uventede problemer forstyrre driften av hele programvarehuset. Det blir også mye enklere for deg å finne en passende løsning.
Ressursstyring er en av grunnpilarene i virksomheten din, fordi du kan forutsi ganske nøyaktig hva du har til rådighet. Hvor mange ansatte har du til rådighet, hvor mange prosjekter jobber de med, hvor mye tid har de til rådighet, hvor stort er budsjettet, og hvilke teknologier bruker organisasjonen din?hvilke teknologier organisasjonen din bruker. Denne kunnskapen og dyktig ressursstyring gir deg mye mer kontroll gjennom hele prosjektet, selv når ting ikke går som du vil.
Ressursstyring gir deg mer kontroll når du må:
Mangel på tid og penger er noen av de vanligste hindringene for at en bedrift skal fungere. Begge disse faktorene forsterker hverandre og skaper en ond sirkel. Mangel på tid betyr at du ikke kan tjene penger. Mangel på penger betyr at du ikke kan ansette flere folk, og at du mangler tid til nye prosjekter.
Visste du at bare 43% av bedriftene oppgir at de vanligvis eller alltid holder seg innenfor budsjettet når de gjennomfører prosjekter? (Status for prosjektledelse 2020, Wellingtone 2020)? Denne statistikken viser med all tydelighet hvor stort problemet er. Ressursstyring handler om å styre bedriftens kapasitet på en slik måte at arbeidet går som smurt. Det er like viktig å skape en økonomisk kollisjonspute slik at bedriftens drift ikke forstyrres i krisetider.
Det er frustrerende å jobbe i et dårlig ledet selskap. Følelsen av at de ansattes tid er bortkastet, at organisasjonen ikke investerer i deres utvikling, at arbeidsgiveren kun bryr seg om egen profitt, at arbeidet er overveldende, at det er for mange oppgaver og at det er kaos i bedriften, er alle faktorer som bidrar til at mange begynner å spørre seg selv: Er arbeidsplassen min det beste alternativet for meg? Hvis svaret er nei, er det første skrittet mot å si opp jobben sin. Vi lever ikke lenger i en tid preget av bedriftenes hensynsløse jakt på profitt. De ansatte har rett til å forvente at bedriften tar vare på balansen mellom arbeid og fritid og deres tilfredshet. Uten god ressursstyring er dette ikke mulig.
Min erfaring er at ansatte blir veldig engstelige når de ikke vet hvilket prosjekt de skal jobbe med neste gang; noen ganger begynner de å tro at de har gjort noe galt hvis de ikke har en klar tidsplan! Dette gjør ressursstyring til en avgjørende prosess i et programvarehus, ikke bare fordi det vil gjenspeile hvor godt organisert det er, men også fordi det vil redusere mye stress hos de ansatte.
Patryk Ziemkowski, utviklingssjef i Apptension
Alle de ovennevnte faktorene bidrar til det som først og fremst står på spill, nemlig større sjanse for suksess. Det er ikke så mye å si: Bedrifter som forvalter ressursene sine bedre, har bedre markedsresultater fordi de bruker tiden, kapasiteten og pengene sine mer effektivt, har gladere og dermed mer engasjerte og produktive medarbeidere, jobber mer i tide, gjør færre feil og er i stand til å gjennomføre flere prosjekter enn organisasjoner der det hersker kaos. Ressursstyring er viktig, ikke bare fordi det er morsomt å skryte av det i presentasjonen. Enda viktigere - det gir programvarehuset ditt et reelt konkurransefortrinn.
Du har allerede tatt det første skrittet. Yu har lest denne veiledningsartikkelen, og nå vet du litt mer om ressursstyring, og du har begynt å...
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...