Bedrifter som driver ett eller flere prosjekter om gangen, for eksempel byråer eller programvarehus, må sørge for at planleggingsarbeidet er effektivt. En måte å gjøre det på er å måle fakturerbar utnyttelsesgrad. I dette blogginnlegget viser vi deg hvordan du beregner utnyttelsesgraden ved hjelp av et robust programvare for ressursforvaltning - Teamdeck. Men la oss først forklare hvorfor det kan være nyttig for virksomheten din å spore dette målet.
Hva vil du få med denne artikkelen:
Når du fakturerer kundene dine på timebasis etter "time- og materialmodellen", vet du at ikke alle arbeidstimene til teamet ditt teller med i den samlede regningen. Fakturerbare timer inkluderer vanligvis tiden de ansatte har brukt på fakturerbare aktiviteter, for eksempel utvikling av programvare for kundene eller skriving av tekster til kampanjen deres. Du må imidlertid også ta hensyn til det ikke-fakturerbare arbeidet, som vanligvis innebærer opplæring, utarbeidelse av kundeforslag, arbeid med interne prosjekter osv.
Ikke-fakturerbart arbeid kan være nødvendig for å holde virksomheten i gang. Likevel bør du holde et øye med antall og beregne fakturerbare timer og de ikke-fakturerbare for å sikre at bedriften forblir lønnsom. Hvis forholdet er for dårlig, kan du begynne å tape penger - du må tross alt fortsatt betale de ansatte og dekke driftskostnadene.
Du lurer kanskje på om du bør begynne å spore fakturerbar utnyttelse hvis du allerede overvåker den totale utnyttelsen av de ansatte.
Du skjønner, når du beregne ressursutnyttelseNår du sammenligner antall timer noen har jobbet, sammenligner du vanligvis antall timer i forhold til deres totale kapasitet. Det forteller deg mye: Du kan oppdage overarbeidede teammedlemmer eller identifisere underutnyttede personer. Men som du allerede vet, er ikke alle timer like viktige. Bare fordi noen er opptatt, betyr det ikke nødvendigvis at arbeidet deres bidrar direkte til bedriftens fortjeneste. Når du sporer fakturerbar utnyttelse, kan du derimot se hvor stor andel av alles tilgjengelighet som brukes på fakturerbare aktiviteter.
Det betyr ikke at alle skal ha så høy faktureringsgrad som mulig. Tross alt er det sannsynligvis noen i bedriften din som ikke jobber med kundeprosjekter i det hele tatt. For dem kan du stole på at den totale utnyttelsen sørger for at arbeidsmengden deres er balansert. Når det gjelder teammedlemmer som bidrar til kundearbeid, kan den fakturerbare utnyttelsesgraden gi deg verdifull innsikt.
Først og fremst gjør sporing av utnyttelsesgraden det mulig å evaluere planlegging i prosjektledelse. Hvis en person som primært skal jobbe med fakturerbare oppgaver, har en utnyttelsesgrad på 20%, kan det tyde på at timeplanen ikke var planlagt optimalt. Kanskje prosjektestimater ikke var korrekte, og denne medarbeideren trenger rett og slett ikke all den tilmålte tiden for å gjøre jobben sin. Kanskje deltar de i for mange potensielt unødvendige møter. Uansett - det er rom for optimalisering.
Tenk deg en annen situasjon: La oss si at en ansatt har en fakturerbar utnyttelsesgrad på 110%. Det betyr at de bruker mer tid på å jobbe enn kapasiteten deres tillater. Det er ikke uvanlig at et prosjekt krever noen ekstra timer rett før deadline. Hvis du ikke oppdager en overarbeidet medarbeider i tide, kan du likevel risikere at vedkommende blir frustrert eller til og med bestemmer seg for å forlate bedriften.
Til slutt er beregning av fakturerbar utnyttelse en utmerket måte å vurdere hvilke roller som er mest etterspurt og når. Slik innsikt gjør det mulig å beregne nøyaktig prognose for menneskelige ressurser og ta tiden på ansettelsesprosessene riktig.
Du har kanskje allerede gjettet det, men for å samle inn pålitelige data om ressursutnyttelse bør teamet ditt bruke et tidsregistreringsverktøy. Uten et slikt verktøy er det mer snakk om gjetninger enn nøyaktig informasjon. Det finnes selvfølgelig enda flere fordelene ved programvare for tidsregistrering i byråerså hvis du ikke allerede har gjort det, bør du absolutt prøve det!
Teamets timelister gir deg informasjon om hvor mye tid som er brukt på ulike prosjekter. Men hvis du bare vil ta hensyn til fakturerbart arbeid, trenger du et verktøy som lar de ansatte merke tidsregistreringene sine som enten fakturerbare eller ikke-fakturerbare.
Teamdeck gjør det mulig for teammedlemmene å gjøre et slikt skille. De kan bruke de såkalte timeseddel-taggene til å markere tidsoppføringene sine som "fakturerbare", "overtid", "hjemmearbeid" osv. Du bestemmer selv hvilke tagger du vil bruke - du kan velge egendefinerte etiketter og ikoner som passer til dine behov.
Når teamet ditt registrerer tiden sin med Teamdeck og bruker timelapper, kan du enkelt lage en fakturerbar utnyttelsesrapport.
Gå til rapportseksjonen i toppmenyen, og klikk deretter på plussikonet nederst i høyre hjørne for å legge til en ny rapport. Velg "opprett egendefinert" - vi skal lage en rapport fra bunnen av, ikke basert på en mal.
Gi tittelen et navn, og velg riktig datointervall. Nå er det på tide å begynne å legge til diagrammer og tabeller i rapporten. La oss starte med et enkelt søylediagram som viser fakturerbar tid per teammedlem. Klikk på "Legg til graf" og "Legg til søylediagram". Som standard vil du se en sammenligning av alles bestillinger, timelister, ferietimer og tilgjengelighet. Klikk på "beregninger" (ikonet med tre kolonner) og fjern merket for de unødvendige beregningene. Bla i stedet ned til kategorien "Timesheet tags" og velg "Billable".
Dette enkle diagrammet viser hvor mange fakturerbare timer hver person registrerte. Det gir deg imidlertid ikke mye informasjon om faktureringsgraden. La oss legge til en annen beregning i denne grafen - "Timelister: tid". Nå kan du på et øyeblikk se hvor stor andel fakturerbare timer utgjorde av alle timene som ble registrert av en gitt person.
La oss nå legge til en tabell i rapporten som gjør det mulig for oss å beregne fakturerbare utnyttelsesgrader for alle ansatte.
Som standard er en ny tabell som legges til i rapporten, organisert etter prosjekter. Du kan endre denne innstillingen ved å klikke på "Gruppering" og bytte ut personer med prosjekter i dra-og-slipp-redigeringsprogrammet. Hvis du ikke har behov for å se dataene fordelt på dager, kan du trygt fjerne dem fra grupperingen. Klikk på "Bruk" for å lagre grupperingen.
Mens du er i gang, kan du gå til beregninger og fjerne merket for unødvendige kolonner (bestillinger, tilgjengelighet, ferier). Vårt forslag er å legge til en kolonne for timelistekoder: fakturerbar. For øyeblikket bør tabellen din se slik ut:
Det er i utgangspunktet den samme informasjonen som du hadde i søylediagrammet vi tidligere har laget. Det hadde vært fint å legge til utnyttelsesgraden uttrykt som en prosentverdi i tabellen. Det kan du gjøre ved å klikke på "beregninger", deretter "legg til egendefinert" og deretter "legg til egendefinert beregningsfelt". Fakturerbar utnyttelse er ikke en beregning som beregnes som standard i Teamdeck, ettersom ikke alle organisasjoner bruker timelistekoder, men vi kan skrive inn en formel for utnyttelse og opprette en tilpasset beregning.
Utnyttelsesformelen går som følger:
(Fakturerbare timer/Alle timelister)*100
Klikk på "lagre og bruk" - du vil se en ny kolonne i rapporten. Her kan du se de ansattes utnyttelsesgrad.
I vårt tilfelle er det et par teammedlemmer som har svært høy fakturerbar utnyttelse. Det er tydelig at de fleste av timene deres går til klientarbeid. På den annen side har vi også noen ressurser som har en utnyttelsesgrad på 0%. Det kan være at jobben deres ikke gjelder fakturerbare tjenester, så vi bør ikke forvente at de loggfører fakturerbare timer.
En siste ting vi kan gjøre for å gjøre hele rapporten enda mer innsiktsfull, er å endre formelen i "total"-raden i tabellen. I dag er det summen av verdiene i alle radene. Selv om det er nyttig for de to første kolonnene, sier det oss egentlig ikke så mye om kolonnen "Fakturerbar utnyttelse". En gjennomsnittsverdi ville vært mye bedre. Heldigvis kan vi enkelt beregne det. Klikk på denne cellen og skriv inn:
= gjennomsnitt(nested(Gruppe: Personer, Egendefinerte formler: Fakturerbar utnyttelse))
Merk at Teamdeck vil gi deg forslag etter hvert som du begynner å skrive inn variabelnavn. Klikk på enter for å se resultatet. Nå vet vi at den gjennomsnittlige fakturerbare utnyttelsesgraden for teamet vårt er 53,05%
Ved å overvåke teamets prestasjoner kan du oppdage områder som kan optimaliseres til fordel for organisasjonen. De ansatte vil også sette pris på at du holder et øye med utnyttelsen av dem - de ønsker tross alt ikke å bli overarbeidet.
Hvis du føler at Teamdeck kan være et nyttig verktøy for teamet ditt, bør du absolutt prøve det. Du kan registrer deg for en prøvekjøring selv eller Avtal en samtale med Aniela, vår ekspert på kundesuksess. Vi hjelper deg gjerne med å få mest mulig ut av denne appen og forbedre bedriftens prosjekt- og ressursstyringsprosesser.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...