Dashbord for prosjektledelse - hvordan bygger man det?

Når du leder et byrå eller et programvareselskap der teamet ditt jobber med flere prosjekter samtidig, kan det være utfordrende å holde tritt med alt. Selv om du som prosjektleder leder ett enkelt prosjekt, kan du ofte slite med å overvåke de ulike elementene i det.

Hva vil du lære av denne artikkelen:

• Nyttige verktøy som gjør det mulig å bygge dashbord i prosjektledelse
• Fordeler med dashbord i prosjektledelse
• Rollen til programvare for ressursplanlegging

Hvis det bare fantes en måte å få en informativ oversikt over prosjektets helsetilstand på uten å måtte grave seg gjennom PM-appen i lang tid.

Heldigvis gir prosjektoversikter en mulighet til å gjøre nettopp det - de fungerer som det eneste stedet der du kan sjekke kritiske KPI-er og vurdere prosjektets fremdrift. De blir også en enkelt kilde til sannheten om prosjektets status - noe du enkelt kan dele med kunden eller lederne dine. Et prosjektstyringsinstrumentbord består vanligvis av flere widgeter - grafer, datapunkter eller tabeller - som omhandler ulike elementer i prosjektet.

I dette blogginnlegget skal vi fortelle deg litt mer om fordelene med prosjektoversikter og gi deg noen tips til hvordan du kan lage en slik oversikt.

 

Hvorfor bør du lage et dashbord for prosjektledelse?

Først og fremst er det å ha et dashbord for prosjektledelse en enorm tidsbesparelse for de som bruker det. Som teamleder må du for eksempel vanligvis sjekke flere rapporter/skjermbilder i prosjektet ditt planleggingsverktøy for å få et helhetlig bilde av hvordan det går med et gitt prosjekt. På den annen side må prosjektledere ofte bruke flere timer hver uke på å utarbeide statusrapporter for prosjektet og sammenstilling av nøkkelindikatorer. Dashbord gjør det enkelt å få en automatisk oppdatert "rapport" med sanntidsdata og innsikt som er skreddersydd for en bestemt målgruppe.

Når vi snakker om skreddersydd innsikt, må det sies at selv om prosjekt- og ressursstyringsverktøy vanligvis er utformet for å gi brukerne verdifull informasjon, må de likevel ta hensyn til mange teams behov. Derfor er det ikke sikkert at standard dashbord eller rapporter som tilbys i disse appene, er spesielt nyttige for teamet ditt. Det er en fordel å lage en tilpasset prosjekt- og ressursstyring dashbord, eller til og med et par stykker, som hver er utarbeidet for å tjene et bestemt formål. For eksempel kan det hende at bedriftens økonomidirektør er interessert i andre måltall enn kunden.

Kundeorienterte dashbord for prosjektledelse vil også være svært praktisk for deg. Ikke bare kan du spare tid på å utarbeide nye rapporter nå og da, men prosjektets interessenter kan også ta en titt på skannbare dashbord og enkelt forstå hva som skjer i prosjektet. I tillegg vil et veldesignet dashbord få bedriften din til å se veldig bra ut i kundens øyne.

Til slutt er det å analysere et prosjektdashboard en god mulighet til å identifisere forbedringsmuligheter som du ellers ville gått glipp av. Et fugleperspektiv på ulike prosjektaspekter kan få deg til å tenke på løsninger du ikke har vurdert ennå. La oss si at prosjektoversikten din inkluderer innsikt om ressursutnyttelse og fullførte oppgaver. På den måten kan du sammenligne de to og for eksempel se at noen oppgaver ligger etter, men at ikke alle teammedlemmene utnyttes optimalt, og at de med fordel kunne tatt på seg flere oppgaver.

Beste praksis for å bygge dashbord for prosjektledelse

Når du setter sammen et tilpasset prosjektinstrumentbord, bør du huske på noen viktige kjennetegn ved effektive instrumentbord.

Til å begynne med inneholder virkelig kraftige dashbord kun relevant informasjon. Derfor er det en fordel å starte med en liste over de tallene/elementene du virkelig trenger å vise, eller de svarene du ønsker at prosjektstyringsinstrumentbordet skal gi. Ellers kan det være fristende å legge til et par ekstra fargerike diagrammer for å få oversikten til å se mer "profesjonell" ut. Dessverre vil det ikke hjelpe teammedlemmene dine med å skille verdifull innsikt fra støyen. Igjen, husk at du kan utarbeide ulike typer oversikter som er utformet for ulike målgrupper, og som bare inneholder de elementene som er viktigst for dem.

Prosjektoversikten din bør også være lett å skanne. Når du utarbeider de enkelte widgetene eller diagrammene som skal vises på dashbordet, må du alltid sørge for at de er lesbare. Informasjonen bør være lett å få oversikt over uten å måtte lese gjennom komplekse tabeller eller gjøre hoderegning. Du kan alltid be et teammedlem om tilbakemelding på om dashbordet er lett å lese. 

Vær alltid oppmerksom på om instrumentpanelene dine inneholder nøyaktige data. Hvis ikke, går hele formålet med et dashbord tapt. Bruk kun pålitelige datakilder, og utform om mulig prosjektets dashbord slik at det gir innsikt i sanntid.

 

Verktøy som lar deg bygge et dashbord for prosjektstyring

Du lurer kanskje på hvordan du kan lage et prosjektdashboard. Trenger jeg å investere i et dedikert dashbordverktøy?

Det finnes faktisk et par alternativer du kan følge:

• Skaff deg en app for datadashbord. Det finnes flere dashbord-apper på markedet som gjør det mulig å lage skreddersydde datadashbord, også for prosjektstyring. Slike verktøy gir deg vanligvis stor fleksibilitet når det gjelder utformingen av dashbordet. Du må imidlertid finne ut om datakildene du er avhengig av, er tilgjengelige i en gitt app. Verktøy du kanskje vil prøve: Geckboard, Klipfolio.
• Bruk prosjektstyringsprogramvaren din. Mange prosjektstyringsprogrammer har funksjoner som gjør det mulig å opprette et dashbord for å overvåke prosjektstatusen. Verktøy du kanskje vil prøve: Klikk opp, Mandag.
• Bruk programvaren for ressursstyring. Selskaper bruker de beste ressursstyringsverktøyene til å planlegge og styre teamets arbeid. De inneholder derfor mye verdifull informasjon om hvordan prosjektene og ressursene har det. Teamdeck er en ressursstyringsapp vi har utviklet, og i neste del av dette blogginnlegget viser vi deg hvordan du kan bruke den til å lage et robust prosjektdashbord.

Bygg et tilpasset instrumentpanel for prosjektledelse med Teamdeck

Som standard leveres Teamdeck med et personlig dashbord som er tilgjengelig for alle brukere med administratorrettigheter, der du kan sjekke grunnleggende detaljer som

• Hvor mange timer har du sporet denne måneden?
• Hvor mange feriedager har du tatt ut?
• hva er utnyttelsen av teamet ditt?

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]