Enten du jobber i et programvareselskap eller et kreativt byrå, vet du sikkert godt at prosjekter ikke avsluttes når noen legger inn den siste forpliktelsen i kodebasen, eller når kunden svarer "ser bra ut" på arbeidet ditt. Leveransen er kanskje over, men det er nå det er på tide å avslutte et prosjekt på riktig måte. I dette blogginnlegget viser vi deg noen av de viktigste trinnene du bør inkludere i bedriftens prosjektstyringsprosesser ved avslutningen av et prosjekt.
La oss først ta for oss hvorfor du i det hele tatt bør bry deg om en prosjektavslutningsprosess.
En prosjektavslutningsprosess er nyttig for å sikre at alle som er involvert i prosjektet, er på samme side, og at prosjektet offisielt er avsluttet. Hva skjer når du ikke avslutter prosjektet på riktig måte? For det første kan du fortsatt motta endringsforespørsler fra kunden som ikke er klar over at det ikke lenger er tid for slike forespørsler. Å avslutte et prosjekt er også fordelaktig sett fra styring av prosjektressurser perspektiv. Du slipper å holde medarbeiderne unødvendig opptatt med et allerede avsluttet prosjekt - de får tid til å jobbe med nye oppgaver. Til slutt får du muligheten til å se tilbake på prosjektet og evaluere hva som gikk bra og hva som kan forbedres.
Hva med medarbeiderne dine? Å delta i en avslutningsprosess etter et prosjekt, uansett om det er vellykket eller ikke, vil gi dem en følelse av avslutning og bedre teammoralen.
Hvis du ønsker å bygge opp en enhetlig prosess for prosjektavslutning, kan det være lurt å starte med en grundig analyse av status quo.
Møt prosjektledelsen og diskuter aktivitetene deres mot slutten av prosjektets livssyklus. Sammen kan dere analysere fordeler og ulemper ved ulike tilnærminger og utarbeide en prosedyre som passer bedriftens behov.
Først og fremst bør du gå gjennom kravlisten og forsikre deg om at prosjektteamet har forberedt alle leveransene. Prosessen med å avslutte prosjektet kan starte når du er klar til å overlevere prosjektet.
Ta kontakt med kunden for å formelt overføre alle leveranser sammen med nødvendig dokumentasjon. Det kan være at du har overlevert ulike prosjektelementer tidligere i prosessen. Det er helt i orden. Du må bare sørge for at kunden har tilgang til hele leveransen. Husk også å dele nettadresser, pålogginger og passord.
Neste trinn er å få en offisiell godkjenning fra kunden. Ideelt sett bør du ha en skriftlig erklæring - en e-post er nok - om at prosjektteamets arbeid har blitt vurdert som akseptabelt av kunden. Hvis du ikke får en slik godkjenning, kan du få en ubehagelig overraskelse senere: Hvis det er noen problemer, er det bedre å ta tak i dem nå.
Det er også en utmerket mulighet til å få tilbakemelding fra kunden. Du kan avtale en samtale for å få en retrospektivt møte med kunden. Etter en slik samtale vil du sannsynligvis ha noen tiltakspunkter for fremtidige forbedringer og potensielt en fin attest som du kan legge ut på nettstedet ditt.
Det er mange prosjektdokumenter en prosjektleder må forholde seg til gjennom hele prosjektets livssyklus. Avslutningsfasen er et godt tidspunkt for å organisere alle disse dokumentene og sørge for at det ikke finnes noen løse tråder.
De som jobber med et prosjekt, føler kanskje at de kan alt om prosjektet. Det er sannsynligvis tilfelle for øyeblikket, men hva med om et par måneder når kunden ønsker å spørre om en teknisk detalj? Da er det mye bedre å ha alle de prosjektrelaterte dokumentene ordentlig organisert.
I tillegg bør du også formelt avslutte prosjektkontrakter med ulike leverandører eller frilansere. Ikke glem å betale dem!
Som nevnt tidligere er prosjektavslutningen et perfekt tidspunkt for å reflektere over teamets prestasjoner. Gå til prosjektstyrings- eller ressursstyringsprogrammet ditt og analyser prosjektrapportene. Her er et par ideer til hva du kan ta en nærmere titt på:
Bruk Teamdeck for å lage en rapport over estimater og faktiske tall.
Teamdeck kan også hjelpe deg med å beregne ressursutnyttelse.
Ved å beregne både fakturerbare og ikke-fakturerbare timer kan du finne flere ideer til forbedringer når det gjelder å øke teamets produktivitet.
Når du går gjennom prosjektet, bør du også organisere et prosjektgruppemøte for å diskutere erfaringer og ideer for fremtiden.
Hvis bedriften din jobber med flere prosjekter samtidig, slik tilfellet er for mange byråer eller programvarehus, er det ikke sikkert at det er åpenbart for alle at et gitt prosjekt nettopp er avsluttet. Det kan være en god idé for en prosjektleder å sende ut en melding til hele bedriften om at prosjektet er fullført, og anerkjenne teamets harde arbeid. De bør prøve å fremheve prestasjonene til hvert enkelt teammedlem og sørge for å inkludere alle. En slik gest vil definitivt få medarbeiderne til å føle seg verdsatt og lagt merke til.
Selv om en pandemi kan hindre deg i å organisere en feiring for prosjektteamet, bør du likevel prøve å ha det litt gøy sammen med dem. Selv en virtuell feiring kan være en morsom anledning til å fremme kameratskap.
Nå har du diskutert prosjektet grundig med prosjektteamet, fått tilbakemeldinger fra kunden og sett på dataene. Det er svært sannsynlig at du sitter på verdifull innsikt som kan komme bedriftens fremtidige prosjekter til gode. Det er viktig at du dokumenterer denne innsikten og deler den med andre som er ansvarlige for bedriftens prosjektledelse.
I tillegg er det et godt tidspunkt for å skape litt markedsføring rundt prosjektet: legg det ut i teamets portefølje på nettet, publiser en casestudie. Det er en fordel å ha planlagt slike tiltak, ellers kan det hende at de aldri blir gjort blant andre prosjekter og oppgaver.
Selv om du er sikker på at medarbeiderne dine vet at prosjektet er klart, bør du likevel offisielt frita dem fra denne oppgaven. Når du ser på bedriftens ressurs- eller online kalenderplanleggerskal disse medarbeiderne ikke lenger bokføres for det fullførte prosjektet.
Sørg for at teamet ditt ressurskalender er oppdatert. På denne måten kan andre prosjektledere booke dem til nye prosjekter.
Når du leser om de ulike trinnene i en avslutningsprosess, har du sikkert lagt merke til at denne fasen vil ta noe tid. Det er enda en grunn til å ha slike prosedyrer på plass før prosjektet starter. Når du vet hvor mange timer det i gjennomsnitt tar å avslutte et prosjekt, kan du ta høyde for det når du estimerer prosjektkostnadene.
Vi håper at dette blogginnlegget vil hjelpe deg med å planlegge effektive prosjektavslutningstrinn som passer til din bedrifts behov. Det vil definitivt komme teamets fremtidige prosjekter til gode.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...