Anser du deg selv som en travel leder?
I så fall, hvilken beskrivelse passer best på deg?
Forhåpentligvis ser du at disse to måtene å forklare begrepet "travel" på har svært ulike konnotasjoner. Som leder vil du sannsynligvis ofte være opptatt i den forstand at du har ting å gjøre. Du har mål og prioriteringer, og teamet ditt vil søke råd hos deg. Men å alltid være opptatt er noe du definitivt kan unngå med vellykket strategier for tidsstyring.
I dette blogginnlegget vil vi dele våre tips til tidsstyring. Noen av dem er relativt enkle å ta i bruk, mens andre vil kreve at du revurderer arbeidsvanene dine. Vi er imidlertid sikre på at det er verdt innsatsen å være i stand til å styre tiden din effektivt.
Vi anbefaler på det sterkeste at du begynner å jobbe med tidsstyringen din ved å analysere arbeidsvanene dine. Hvorfor er du opptatt? Kanskje bruker du timevis hver dag på å sitte i møter? Eller bytter du ofte kontekst for å løse nye oppgaver og utfordringer så snart de dukker opp? Prøv å evaluere måten du jobber på, og finn potensielle forbedringsområder.
Hvordan går man frem i en slik analyse? Hvis bedriften din bruker programvare for tidsregistrering av ansatteHvis du har en god oversikt, kan du kanskje stole på historiske data. Ellers kan du bruke et par dager på å notere ned hva du holder på med og hvor lang tid du bruker på å gjøre det. Du kan også prøve å plukke opp røde flagg: stress, negative tilbakemeldinger fra teamet ditt, manglende evne til å levere viktige oppgaver i tide. Vi vil fortsatt prøve å overbevise deg om at du bør begynne med skikkelig tidsregistrering (se tips #7), men raske notater kan være en god start for å forstå hvorfor du har det så travelt.
Kan du på stående fot liste opp de viktigste målene du ønsker å oppnå denne uken/måneden/kvartalet? Kan du si hvilket overordnet mål din nåværende oppgave bidrar til? For å være en produktiv leder bør du ha klare mål som er i tråd med bedriftens og teamets målsettinger. Hvis du bruker et par dager på å utforme mål for teamet ditt og deg selv, kan du spare mye tid i det lange løp. Det blir lettere å holde fokus og motivasjon når du vet at du jobber mot et spesifikt, målbart mål. I tillegg vil du kunne unngå tidstyver - aktiviteter som kan virke presserende, men som i realiteten har lite å gjøre med teamets suksess.
Nå som dere har definert målene, bør dere skissere og prioritere oppgavene som skal ta dere dit. Som leder vil du sannsynligvis bare jobbe med noen av oppgavene, så sørg for at du velger ut de oppgavene som virkelig krever din ekspertise. Hvis du vil lese mer om prioriteringsteknikker, kan du ta en titt på vår guide til prioritering av prosjektoppgaver.
Når vi først er inne på temaet prioriteringer og tidsstyring, er det helt avgjørende å huske på at du må holde deg til prioriteringene dine. Med fare for å høres ut som en gledesdreper: Ikke jobb med ting bare fordi de er spennende!
La oss sette opp et scenario: Tenk deg at du er toppleder i et kreativt byrå. Du har begynt å din karriere som UX-designerDu er en av dem som har jobbet i mange år, og du verdsetter fortsatt følelsen av flyt når du jobber med wireframes. I din nåværende jobb må du ha oversikt over alle kreative forslag fra byrået ditt og samarbeide med et team av UX-spesialister og illustratører. Du synes de er flinke til jobben sin, men du liker likevel å hoppe inn og ta over noen design nå og da. Denne typen atferd er et tegn på detaljstyringmen det kan også være forferdelig for produktiviteten din.
Vi prøver ikke å si at du skal bruke dagene dine på trivielle oppgaver - ideelt sett vil du også være begeistret for dine primære lederoppgaver. Det handler om å holde seg på sporet og komme et skritt nærmere målene dine. Men hvis du føler deg frustrert over dine nåværende ansvarsområder og heller vil utforske en annen karrierevei innen andre teknologierkan det være et tegn på at du bør se nærmere på dette behovet.
Nye e-poster i innboksen, Slack-varsler, ansatte som kommer inn på kontoret og spør "kan jeg få et øyeblikk?" - Vi er sikre på at de fleste ledere kan ramse opp mange potensielle forstyrrelser i løpet av arbeidsdagen. Som leder kan du sannsynligvis ikke unngå alle distraksjoner, men du kan håndtere dem på en mer effektiv måte. Sett noen regler, både for deg selv og for teamet ditt. Du kan for eksempel bestemme deg for å bare sjekke e-posten din to ganger om dagen og håndtere alle viktige e-poster umiddelbart i stedet for å "stjernemerke" dem og utsette dem til senere. En annen idé kan være å planlegge en "ikke avbryt"-periode i kalenderen. Det kan gjøre underverker for produktiviteten din, så lenge du bruker den til fokusert arbeid.
Noen jobber best når de lytter til musikk i lydisolerte hodetelefoner. Andre setter pris på små ritualer i begynnelsen av en fokusert arbeidsøkt - for eksempel å brygge grønn te. Kan du identifisere ting og omstendigheter som støtter fokuset ditt? Hvis du vet hva som setter deg i flyt-tilstand, vil det være til stor hjelp for tidsstyringen, så lenge du også følger det neste tipset.
Når du har funnet ut hva som fremmer produktiviteten din, kan du dra nytte av det. Hvis du er mest produktiv før middagstid, kan du sette av tid til fordypningsarbeid. Hvis du sliter med kreative oppgaver i andre halvdel av arbeidsdagen, kan du legge dem til de tidlige morgentimene. Å kjenne til produktivitetsmønstrene dine og utnytte dem på best mulig måte er grunnlaget for god tidsstyring.
Vi har snakket mye om å analysere arbeidsvanene og produktivitetsmønstrene dine. Vet du hva som kan hjelpe deg med å legge merke til dem? Tidsregistrering. Vi snakker riktignok ikke om timelistene du signerer på slutten av uken eller måneden bare for å overholde organisasjonens retningslinjer. Disse er ofte ubrukelige til å måle noe som helst. Men hvis du fyller ut timelisten i sanntid ved hjelp av et robust tidsregistreringsprogramkan du lære mye av disse dataene. Du vil se hvordan du bruker tiden din på jobb: hvor mye tid som går med til aktuelle oppgaver, teamledelse eller potensielle distraksjoner. Med denne kunnskapen for hånden kan du gjøre optimaliseringer: omfavne effektiv møteledelse, prøv ut forskjellige teknikker for tidsstyringog flytte rundt på ting i kalenderen.
Bonusfordel: Hvis du bruker tidsregistrering i hele teamet, kan du også få mer innsikt i de ansattes produktivitet og holde oversikt over fremdriften i prosjektene deres. Les mer om hvordan håndtering av timelister.
Når du ser etter optimaliseringer i timeplanen din, bør du ikke glemme teamet ditt. Du trenger naturligvis fortsatt tid til å snakke med dem, gi dem tilbakemeldinger og hjelpe dem med å utvikle seg profesjonelt. Det er lurt å sette av tid til en-til-en-møter på forhånd, slik at du ikke glemmer dem eller legger dem til et tidspunkt som ikke er optimalt. Det er mange grunner til at det er viktig å knytte bånd og kommunisere med teamet ditt, men en av dem har direkte med tidsstyring å gjøre. Når du vet mer om teammedlemmenes styrker og svakheter, vet du også bedre hvem du bør delegere en gitt oppgave til.
Hva skjer med kalenderen din når du har en "tom" dag? Sannsynligvis begynner man å planlegge møter, brainstorming, jobbintervjuer med potensielle medarbeidere osv. Noen ganger må du rett og slett delta i et møte, men du kan gjøre det på dine egne premisser. Bruk nettkalenderen din til å blokkere tiden du allerede vet at du vil bruke til en bestemt aktivitet, for eksempel fokuserte arbeidsøkter. Det betyr ikke at du skal blokkere hele dagen bare fordi du ikke vil bli forstyrret av møter eller andre forespørsler. Som vi sa, vil du ikke kunne unngå dem en gang for alle. Det du definitivt kan gjøre, er å sette de viktigste aktivitetene dine i kalenderen og la andre få litt tid til å booke.
Skisserte mål? Prioriterte oppgaver? Flott! Nå er det på tide å sørge for at du og medarbeiderne dine har akkurat nok å gjøre i løpet av dagen. Å opprettholde optimal ressursutnyttelse er avgjørende: Du ønsker ikke å overbelaste dine ansatte (eller deg selv), men du må også unngå underutnyttelse.
Hvordan spiller det inn på tidsstyringen din? Som leder bør du være villig til å delegere noen oppgaver til medarbeiderne dine. Når du ikke er sikker på arbeidsmengden deres, kan du utilsiktet legge ekstra press på noen som allerede har mye å gjøre.
Nå lurer du kanskje på: Hvordan skal jeg holde oversikt over arbeidsmengden og utnyttelsen av arbeidsstyrken min? Det handler ikke om å se medarbeiderne dypt i øynene og lete etter tegn på utmattelse. A ressursplanlegger som Teamdeck gir deg en robust måte å spore medarbeidernes timeplaner på og optimalisere dem for bedre produktivitet. Du vil også kunne overvåke din egen tidsplan, og når du ser at det begynner å bli trangt, kan du delegere oppgaver til teamet ditt på forhånd.
Ressursplanleggingsverktøy som Teamdeck gir deg god oversikt over teamets arbeidsmengde, timelister og ferier. Høres det ut som en god løsning for teamet ditt? Send oss en melding og bestill en produktdemonstrasjon med Joanna.
Å være overarbeidet er ikke bra for trivselen, og det kan gå ut over privatlivet. Travle ledere er også dårligere til jobben sin: å lede team. Forskning ("Research: When Managers Are Overworked, They Treat Employees Less Fairly", 2018) viser at "sjefer med større (vs. mindre) arbeidsbelastning prioriterte tekniske kjerneoppgaver fremfor å behandle de ansatte rettferdig, og som et resultat av dette var det mindre sannsynlig at de ansatte rapporterte at de opptrådte rettferdig."
Du vil helt sikkert ikke være en slik leder. Bruk listen vår med tips om tidsstyring og velg ut et par punkter som passer best for deg. Deretter kan du jobbe med å implementere dem i løpet av de neste par ukene. Du vil sannsynligvis se en reell forskjell snart. Vi ønsker deg lykke til!
En av de vanskeligste oppgavene for bedriftseiere og ressursansvarlige er skiftplanlegging. Det kan være ganske utfordrende og tidkrevende å planlegge hvem som skal jobbe når og med hva, basert på deres personlige preferanser og...
Som programvarehus har vi testet mange, kanskje de beste tidsstyringsappene. I IT- og programvarebransjen - som for det meste har forretningskunder fra USA og Storbritannia - er vi vant til å jobbe med en absolutt...
