Tidsregistrering på nett kan hjelpe deg med å overvåke teamets prestasjoner, identifisere forbedringsområder eller rett og slett spore medarbeidernes tilstedeværelse. Det er også et verdifullt verktøy for prosjektledelse - hvis du vil lære mer om det, kan du lese vår guide om prosjektledelse og tidsregistrering (eller bare tidsstyring av prosjekter).
Tidsregistrering av ansatte gir mange fordeler for organisasjoner. Det er derfor ikke rart at bedrifter av ulik størrelse og i ulike bransjer er på utkikk etter perfekte tidsregistreringsverktøy. Finnes det et tidsregistreringsprogram som passer for alle bedrifter der ute? Sannsynligvis ikke. Men vi er ganske sikre på at alle bedrifter kan finne et verktøy som passer akkurat deres behov, takket være det enorme utvalget av tidsregistreringsapper.
Hva vil du få med denne artikkelen:
Dette blogginnlegget skal hjelpe deg med å forstå organisasjonens behov og fokusere søket etter den beste programvaren for tidsregistrering. Det første trinnet er å ta deg tid til å tenke over "hvorfor" du er på jakt etter det beste programmet.
Tenk: Hva ønsker jeg å oppnå? Se så for deg at teamet ditt bruker en tidsregistreringsapp - hvordan gjør de det? Hvilke enheter og alternativer foretrekker de? Til slutt kan du velge de funksjonene i tidsregistreringsappene du vil ha mest nytte av. Når du har fullført disse trinnene, har du en sjekkliste for tidsregistreringsprogramvare. Alt du trenger å gjøre nå, er å sjekke om det verktøyet du vurderer, kan tilby det du trenger.
Før du begynner å surfe rundt på nettsidene til ulike verktøy og sammenligne funksjoner og priser, bør du fokusere på bedriftens behov. Det er helt avgjørende at du finner ut hvorfor du i det hele tatt trenger et tidsregistreringsverktøy.
Her er noen mulige grunner. Ikke føl at du må velge én, men prøv å prioritere målene dine. Hvis du vet hva som er teamets primære motivasjon for å spore teamets tid, kan du snevre inn søket til de verktøyene som best støtter dette målet.
Programvare for tidsregistrering av ansatte støtter prosjektledere med:
Kanskje har du en annen grunn til å implementere tidsregistreringsprogramvare i bedriften din. Det viktigste er at du setter ord på hovedmotivasjonen din. Hvis du er på utkikk etter en ny tidsregistreringsapp, bør du fokusere på verktøy som bringer deg nærmere dette målet.
Når vi tenker på forståelsen av prosjektledelse, bør vi først og fremst ta utgangspunkt i Project Management Institute (PMI) sin definisjon. Som instituttet antyder, handler prosjektledelse om å bruke kompetanse, ferdigheter, kanskje talenter, kunnskap, utstyr, instrumenter, programvare, teknikker, prosesser, metoder og alt som trengs for å levere "verdi til mennesker".
Uttrykket "verdi for mennesker" - på grunn av sin tvetydighet - oppmuntrer oss til å tro at resultatet av prosjektledelse kan være hva som helst - fra stoler til sosiale bevegelser, inkludert de religiøse. Alt som er nyttig for et visst antall individer.
Men når vi bruker Association for Project Management (APM)-definisjonen, blir forståelsen av prosjektledelse mer konservativ, samtidig som den hjelper oss med å skille mellom ledelse og prosjektledelse. Som de sier:
Prosjektledelse er anvendelsen av prosesser, metoder, ferdigheter, kunnskap og erfaring for å oppnå spesifikke prosjektmål i henhold til prosjektets akseptkriterier innenfor avtalte parametere. Prosjektledelse har endelige leveranser som er begrenset til en begrenset tidsramme og et begrenset budsjett.
Når vi sammenligner de to definisjonene, vil vi se noen likhetstrekk. I begge ser vi at prosjektledelse handler om - la oss si - å drive ting og bruke kunnskap, erfaring, metoder, prosesser og prosedyrer for å få jobben gjort.
Men bare den siste definisjonen er forretningsmessig. I APMs definisjon er det tre aspekter som ikke finnes i PMIs forståelse. De er tid, budsjett og "prosjektets akseptkriterier". Som vi vet, har hvert prosjekt i forretningsverdenen sitt formål. Enten det er en intern eller ekstern forespørsel. Og hvert prosjekt må gjennomføres til en bestemt tid, innenfor budsjettet og med aksept fra oppdragsgiveren.
Og her er hovedforskjellen mellom ledelse og prosjektledelse. Ifølge APM handler forskjellen mellom de to begrepene om tid. Tidspunktet for når prosjektet er klart til å gjennomføres eller allerede er gjennomført. Mens ledelse er en kontinuerlig operasjon, har prosjektledelse sitt endelige resultat i et avgrenset tidsrom.
Med dette i bakhodet blir sammenhengen mellom et tidsregistreringsprogram og prosjektledelsesprosessen ganske åpenbar.
La oss oppsummere det ovennevnte. Vi er allerede klar over at i virksomheten, i prosjektledelsen, er analyse av team- og medarbeiderprestasjoner en viktig del av arbeidet med prosjekter. Og målet med å spore prestasjoner er, ifølge PMI
Prestasjonsledelse er en systematisk tilnærming til å forbedre og utvikle enkeltpersoners og gruppers prestasjoner og kapasitet for å øke effektiviteten i hele organisasjonen.
Du har også allerede fått vite hva som er forskjellen på prosjektledelse og bare ledelse. Det handler om budsjett, akseptkriterier og - selvfølgelig - tid. Her er indikatorene som brukes for å spore og forbedre de ansattes prestasjoner og produktivitet.
Det er den mest åpenbare og mest populære indikatoren. Hvis du vet hvor lang tid de ulike fasene tar, kan du forutse tid og budsjett for fremtidige prosjekter. Og du kan øke budsjettanslagene og styring av prosjektressurser.
Denne KPI-en viser det totale forholdet mellom direkte lønnsomt arbeid og interne kostnader for hver enkelt ansatt. Ulike selskaper har svært ulike syn på verdiforholdet mellom "fakturerbar" og "ikke-fakturerbar" tid, og vi er av den oppfatning at de er like viktige. Uansett hvordan du ser på det, må du se hvor mye tid teamet ditt bruker på ikke-fakturerbar tid for å kunne prissette og planlegge arbeidet på en konkurransedyktig måte.
En nyttig indikator for å evaluere de ansattes trivsel og helse. For mye overtid per ansatt betyr at du bør vurdere å ansette flere medarbeidere, slik at de du har i dag, ikke blir overarbeidet.
Dette målet kan tolkes på flere forskjellige måter. For eksempel for å forstå medarbeidernes helse - både når det gjelder fysisk velvære og engasjement. Noen ganger som en indikator på de ansattes engasjement (men du må være oppmerksom på fenomenet sykenærvær, for det er ikke ensbetydende med god arbeidskvalitet eller entusiasme. Hvis teamet ditt kontinuerlig jobber overtid, er det kanskje på tide å øke arbeidsstyrken.
Medarbeiderkapasitet er et godt mål på produktiv ytelse. På samme måte som overtid viser det deg hvem som er nær ved å bli utbrent, og hvem som har rom for å ta på seg litt mer arbeid. Det er svært nyttig når det gjelder å fordele arbeidet jevnt over hele teamet og forstå hvem som trenger ekstra støtte.
Reklamebyråer og byggefirmaer kan ha samme programvare for tidsregistrering, men bruke den svært ulikt. Det er avgjørende at det verktøyet du ender opp med å velge, er godt tilpasset dine ansattes behov. Derfor må du se for deg hvordan de vil bruke det når du skal velge tidsregistreringsapp.
Vil medarbeiderne dine ha behov for å bruke mobilen til å registrere tid, eller sitter de med bærbare datamaskiner det meste av tiden? Er det fornuftig for medarbeiderne å bruke en automatisk tidsregistreringsløsning (noen verktøy gjenkjenner appene og nettstedene medarbeiderne besøker, og oppretter timelister basert på slike data), eller ønsker de å føre inn tiden manuelt?
Hvis du har en klar formening om hvordan teamet ditt vil bruke tidsregistrering, kan du velge et verktøy som de ansatte raskt vil ta i bruk. Ellers risikerer du å betale for en app som er upraktisk og tidkrevende å bruke.
Nå som du kjenner bedriftens mål og teamets behov, kan du se nærmere på de ulike funksjonene i populære tidsregistreringsverktøy og finne ut hvilke som er nyttige for deg. Hvis du lager en slik "handleliste", er det mindre sannsynlig at du lar deg overtale av overbevisende selgere eller markedsføringstekster. Du vil holde fokus på dine behov og velge programvare som faktisk oppfyller dem.
Nedenfor finner du en liste over funksjoner du kan finne i ulike tidsregistreringsapper for ansatte. Hvilke av disse trenger du?
Forhåpentligvis kan dette blogginnlegget hjelpe deg med å identifisere dine behov for tidsregistrering og velge det beste verktøyet for din bedrift. Tidsregistreringsverktøy er definitivt ikke "one size fits all"-programvare, så vi anbefaler at du undersøker alternativene nøye. Sist, men ikke minst, vil vi gi deg en rask oversikt over tidsregistreringsverktøyet vi har utviklet i løpet av de siste fem årene.Teamdeck. Kanskje det er appen du har lett etter?
Teamdeck er en programvare for styring av prosjektressurserDet betyr at den i tillegg til tidsregistrering også tilbyr prosjekt og verktøy for ressursplanlegging og permisjonshåndteringssystem funksjoner. I bunn og grunn er det en one-stop-app for teamet ditt, der du kan planlegge arbeidet deres, overvåke prestasjonene deres og se hvor tilgjengelige de er.
[/vc_column_text][/vc_column]
Hvis du føler at Teamdeck kan være noe som passer for teamet ditt, men du ønsker å se det i aksjon (og det bør du!), kan du Avtal en samtale med Aniela, våre eksperter på kundesuksess. Hun vil svare på alle spørsmålene dine og vise deg hvordan Teamdeck vil være til nytte for teamet ditt.
Effektiv ressursplanlegging er et avgjørende mål for bedrifter av alle størrelser, enten de driver virksomhet på nettet eller i tradisjonelle bransjer. Gitt det store mangfoldet av virksomheter som har behov for ressursplanlegging, er det utfordrende å gi en anbefaling som passer for alle...
Team over hele verden står overfor lignende utfordringer når det gjelder å planlegge teamets tidsplan. Å lage en prosjektplan er vanskelig i seg selv, og det er enda vanskeligere å holde den oppdatert og reagere på endringer...
Som programvarehus har vi testet mange, kanskje de beste tidsstyringsappene. I IT- og programvarebransjen - som for det meste har forretningskunder fra USA og Storbritannia - er vi vant til å jobbe med en absolutt...